Besluit van de regeringscommissaris van 30 oktober 2018 no.5.2 in plaats van het bestuurscollege tot vaststelling van de Instructie voor de eilandsecretaris van Sint Eustatius

1. De eilandsecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de gezaghebber, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het bestuurscollege.

2. Hij is in de vergaderingen van het bestuurscollege aanwezig en draagt zorg voor een deugdelijke vastlegging van de besluiten van dat college, dit met inachtneming van het daaromtrent bepaalde in het reglement van orde voor de vergaderingen van het bestuurscollege.

3. Desgevraagd of uit eigen beweging draagt hij er zorg voor dat de voorzitter en de leden van het bestuurscollege over alle informatie kunnen beschikken om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

4. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het bestuurscollege.

5. Voor zover dat van hem afhankelijk is, zorgt hij er voor dat de besluiten van het bestuurscollege met de nodige voortvarendheid worden uitgevoerd.

6. Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de voorzitter en de leden van het bestuurscollege.

1. De eilandsecretaris staat de gezaghebber terzijde bij diens taken.

2. Voorts is hij de gezaghebber behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen onderling alsmede bij de bewaking van het functioneren van het bestuurscollege als collegiaal bestuur.

3. Hij bevordert samen met de gezaghebber een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

4. Hij draagt er zorg voor dat de gezaghebber over alle informatie kan beschikken om zijn functie goed te kunnen uitoefenen.

1. De eilandsecretaris bevordert en draagt de eindverantwoordelijkheid voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van door het bestuurscollege dan wel door de gezaghebber ingestelde commissies.

2. Hij bevordert en draagt de eindverantwoordelijkheid voor een deugdelijke verslaglegging van de vergaderingen van de commissies met inachtneming van wat hierover nader is bepaald.

3. Hij bevordert en draagt er de eindverantwoordelijkheid voor dat de commissies over alle informatie kunnen beschikken om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

4. Hij bevordert en draagt de eindverantwoordelijkheid voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de commissies.

1. De eilandsecretaris staat aan het hoofd van en is belast met de leiding van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie.

2. De eilandsecretaris heeft het recht bij alle aan het bestuurscollege ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

3. Hij regelt de verdeling van taken over de onderdelen van de ambtelijke organisatie en over de daartoe behorende ambtenaren.

1. De eilandsecretaris draagt zorg voor een doelmatig functioneren van de ambtelijke organisatie.

2. Hij bevordert een goede samenwerking tussen de onderdelen van de ambtelijke organisatie.

3. Hij draagt er zorg voor dat de ambtelijke organisatie de bestuursorganen op doelmatige wijze terzijde staat.

4. Mede ter uitvoering van dit artikel belegt hij periodiek een overlegvergadering met hoofden van onderdelen van de ambtelijke organisatie. In die overlegvergadering licht hij in ieder geval de door het eilandsbestuur genomen besluiten toe en laat hij zich informeren over de voortgang van beleidsadvisering en de uitvoering van beleidsbeslissingen.

1. De eilandsecretaris is voorzitter van het diensthoofdenoverleg. In die kwaliteit kan hij aan de leden van de vergadering aanwijzingen geven, gericht op coördinatie van werkzaamheden tussen de onderdelen van de ambtelijke organisatie, de planning en de voortgang.

2. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de diensthoofden heeft de eilandsecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning; in dat kader is hij bevoegd onvolledige stukken ten behoeve van besluitvorming in het bestuurscollege aan te vullen of te doen aanvullen en daartoe terug te zenden;

• c.

  een voldoende planning en uitvoering van activiteiten met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid; in dat kader stelt de eilandsecretaris in overleg met het diensthoofdenoverleg procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

• d.

  de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden afdelingen;

• e.

  een vlot verloop van informatiestromen;

• f.

  een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat.

1. De eilandsecretaris is, onverminderd bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het eilandsbestuur, verantwoordelijk voor het beheer van de voor de ambtelijke organisatie ingerichte gebouwen.

2. Onder beheer wordt in dit verband mede verstaan het dagelijks onderhoud en de beveiliging.

1. In buitengewone omstandigheden neemt de eilandsecretaris, zo mogelijk in overleg met de gezaghebber, gepaste maatregelen:

• a.

  ter verzekering van een zo goed mogelijke voortgang van de werkzaamheden van de ambtelijke organisatie;

• b.

  voor de beveiliging, voor zover die van hem afhangt, van de zich binnen de voor de ambtelijke organisatie ingerichte gebouwen bevindende personen, bescheiden en voorwerpen.

2. Hij brengt de genomen maatregelen zo spoedig mogelijk ter kennis van het bestuurscollege.

1. Indien de eilandsecretaris verhinderd is zijn werkzaamheden te verrichten, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gezaghebber en aan degene die hem vervangt.

2. Hij regelt zijn vakantieverlof in overleg met degene die hem vervangt en geeft daarvan kennis aan het bestuurscollege.

3. Vakantieverlof voor vijf dagen of langer wordt verleend door het bestuurscollege of namens het college door de gezaghebber.

1. Bij afwezigheid of ontstentenis wordt de eilandsecretaris vervangen door een door het bestuurscollege aan te wijzen ambtenaar.

2. Deze instructie is ook van toepassing op degene die de eilandsecretaris vervangt.

1. Deze instructie treedt in werking op de dag na haar bekendmaking in het Afkondigingsblad.

2. De Eilandsverordening regelende de instructie voor de eilandsecretaris van het eilandgebied Sint Eustatius, voor zover nog van toepassing, wordt ingetrokken.