Financiële verordening GR MijnGemeenteDichtbij 2025

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• • Uitvoeringsorganisatie MGD: Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Boxtel – Sint-Michielsgestel, zoals bedoeld in hoofdstuk 1 van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Boxtel – Sint-Michielsgestel.

• • Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de uitvoeringsorganisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• • Overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de uitvoeringsorganisatie al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

• • Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Programma-indeling en paragrafen

• 1. De begroting en jaarverslag hebben een bestaande programma-indeling. Bij besluit van het Algemeen bestuur kan de indeling gewijzigd worden.

• 2. De begroting en jaarverslag van MijnGemeenteDichtbij bevat de bedrijfsvoeringsbudgetten.

• 3. Het Algemeen bestuur stelt per programma vast:

  • a.

    Wat wil het Algemeen bestuur bereiken?;

  • b.

    Wat gaat het Dagelijks bestuur daarvoor doen?;

  • c.

    Wat kost het?

• 4. De begroting en jaarverslag bevatten de relevante paragrafen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Op verzoek van het Algemeen bestuur kan een paragraaf toegevoegd worden.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Het resultaat van alle baten en lasten van alle bedrijfsvoeringsbudgetten wordt jaarlijks uitgekeerd. c.q. ten laste gebracht van de gemeente Boxtel en van de gemeente Sint-Michielsgestel. Hierbij wordt de verhouding gehanteerd van de ingebrachte budgetten per 1 januari 2016 inclusief de daarop gevolgde begrotingsmutaties.

• 2. De meerjarenramingen per programma worden opgenomen in de Financiële begroting.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar en de komende 4 jaren weergegeven.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten in het lopende boekjaar en over de komende 4 jaren weergegeven.

• 5. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 25.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1. Elk jaar biedt het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur een planningsoverzicht met data waarop de verschillende P&C-documenten aan het Algemeen bestuur worden aangeboden.

• 2. Het Dagelijks bestuur biedt aan het Algemeen bestuur een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het Algemeen bestuur stelt deze kadernota voor 1 maart vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het Algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting en begrotingswijzigingen de baten en de lasten per programma.

• 2. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een voorstel aan het Algemeen bestuur voor ter vaststelling van een investeringskrediet. Bedoeld voorstel geeft tevens aan de voorgestelde dekking.

• 3. De kredieten van de toekomstige voorgenomen investeringen plaatsen we in de laatste jaarschijf. Wanneer duidelijk is wanneer de voorgenomen investeringen daadwerkelijk plaats gaan vinden, worden de kredieten naar voren gehaald. Het Algemeen bestuur autoriseert het Dagelijks bestuur om kredieten die geplaatst zijn in de laatste jaarschijf naar voren te halen. Dit onder de voorwaarde het Algemeen bestuur hierover te informeren en de effecten hiervan te verwerken in de eerstvolgende rapportage.

• 4. Bij een gevoteerd investeringskrediet met een meerjarig karakter kunnen verschuivingen in de begrote investeringsinkomsten en/of de begrote investeringsuitgaven tussen de jaarschijven worden doorgevoerd. Niet begrote investeringsinkomsten op een gevoteerd investeringskrediet moeten eerst door het Algemeen bestuur geautoriseerd worden alvorens het Algemeen bestuur kan instemmen met een verhoging van de begrote investeringsuitgaven van op dat gevoteerde investeringskrediet.

• 5. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen bestuur tijdig als zij verwacht dat de geautoriseerde baten en/of lasten van een programma dreigen te worden onder- of overschreden. De investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet onder- of overschrijden. Tijdig houdt in zodra de overschrijding duidelijk is wordt deze gemeld in de eerstvolgende verantwoordingsrapportage van de P&C cyclus. Tot en met 31 augustus in de tussentijdse rapportages en vanaf 1 september in de jaarrekening van dat boekjaar.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1. Het Dagelijks bestuur informeert het Algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages (bestuursrapportages) over de realisatie van de (meerjaren)begroting.

• 2. In de tussenrapportages worden afwijkingen op het beleid en de daarbij horende ramingen van de baten en de lasten van programma en investeringskredieten in de begroting toegelicht en worden voorstellen gedaan voor aanpassingen (groter dan € 10.000) van baten en lasten en van investeringskredieten. Ook de voorgestelde dekking van de aanpassingen wordt weergegeven.

• 3. In de tussentijdse rapportages worden samenvattende overzichten opgenomen voor:

  • a.

    de begrotingsmutaties op het niveau van programma;

  • b.

    het totale saldo van de baten en lasten;

• 4. De tussenrapportage ná het zomerreces geeft daarnaast inzicht in de voortgang van de investeringen.

Artikel 7. Informatieplicht

• 1. In het kader van de actieve informatieplicht beslist het Dagelijks bestuur niet over:

  • a.

    de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten (voor zover niet eerder geautoriseerd) groter dan € 100.000;

  • b.

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties (voor zover niet eerder geautoriseerd) groter dan € 100,000.

Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het Algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de Gemeenschappelijke Regeling.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde niet-acceptabele onrechtmatigheden die betrekking hebben op het begrotings- voorwaarden – of misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (fouten of onduidelijkheden) groter dan de rapportagegrens van € 100.000 nader toegelicht. Tevens wordt toegelicht welke maatregelen zijn genomen om deze onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.

• 4. In het controleprotocol rechtmatigheid stelt het algemeen bestuur de nadere aanwijzingen voor de toetsing op het begrotingscriterium vast.

• 5. Acceptabele afwijkingen worden in het hoofdstuk begrotingsrechtmatigheid van de jaarrekening per onderdeel samengevat en toegelicht.

Artikel 10. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het Dagelijks bestuur biedt het Algemeen bestuur jaarlijks een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 11. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatiebudgetten en investeringskredieten waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3. Uitgangspunt is dat alle overschrijdingen van de lasten en investeringskredieten van de geautoriseerde begroting als onrechtmatig worden beschouwd. Het Algemeen bestuur stelt in het controleprotocol rechtmatigheid vast in welke situaties deze overschrijdingen acceptabel zijn.

• 4. Uitgangspunt is dat alle onderschrijdingen van lasten en/of investeringskredieten en/of afwijkingen van de baten als rechtmatig worden beschouwd. Mits ze tijdig, conform art 5, lid 5 van deze verordening, gemeld zijn. Het algemeen bestuur stelt in het controleprotocol rechtmatigheid nadere aanwijzingen voor deze afwijkingen vast.

• 5. Uitgangspunt is dat alle ongeautoriseerde reservemutaties als onrechtmatig worden beschouwd.

• 6. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen de voorwaarden van het controleprotocol rechtmatigheid worden geclassificeerd als acceptabel. Deze worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het Dagelijks bestuur zorgt voor en legt de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen vast.

Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Het Dagelijks bestuur stelt een nota Uitvoeringsregeling Activeren, afschrijven en rente vast. Deze wordt ter kennisgeving aan het Algemeen bestuur verzonden en bevat in ieder geval:

  • a.

    het minimaal bedrag om te activeren;

  • b.

    de afschrijvingsmethode en maximale afschrijvingstermijn per categorie;

  • c.

    het moment van starten met afschrijven;

  • d.

    restwaarde.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

• 1. MijnGemeenteDichtbij heeft geen eigen reserves en gaat deze ook niet instellen. Voordelige exploitatieresultaten worden naar verhouding uitgekeerd aan beide gemeenten.

• 2. De benodigde omvang een voorziening wordt steeds onderbouwd in P&C-documenten.

Artikel 15. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van MijnGemeenteDichtbij, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door MijnGemeenteDichtbij verleende diensten.

• 2. Bij de kosten worden betrokken de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

• 3. Voor de inzet van materiele activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden uiterlijk bij de behandeling van de begroting van MijnGemeenteDichtbij vastgesteld.

Artikel 16. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten en werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij MijnGemeenteDichtbij in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt MijnGemeenteDichtbij ten minste de geraamde integrale kosten in rekening.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal aan overheidsbedrijven en derden gaat het Dagelijks bestuur uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

• 4. Bij afwijking van het eerste, tweede of derde lid vanwege een publiek belang doet het Dagelijks bestuur vooraf een voorstel aan het Algemeen bestuur waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

• 5. Besluiten van het Algemeen bestuur met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

Artikel 22. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in MijnGemeenteDichtbij en de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel als geheel;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid;

• e. het afleggen van verantwoording door het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 23. Financiële organisatie

Het Dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a. een eenduidige indeling van de uitvoeringsorganisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de uitvoeringsorganisatie;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;

• h. het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het Algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 24. Interne controle

• 1. Het Dagelijks bestuur draagt zorg voor systematische interne controle van de getrouwheid (de juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de (bestuurlijke) informatievoorziening en van de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen.

• 2. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het Dagelijks bestuur het Algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen

• 3. Voor de uitvoering van interne controles hanteren we de uitvoeringstolerantie van de accountant voor getrouwheid.

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2025 en is van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening GR MijnGemeenteDichtbij 2025.