Besluit van gedeputeerde staten Zeeland tot vaststelling van het Protocol hotspotmonitor archiefbescheiden Provincie Zeeland

Ondertekening

Bijlage 1 Protocol Hotspotmonitor archiefbescheiden Provincie Zeeland

Procedure voor het selecteren, vaststellen en verwerken van archief ‘hotspots’

Aanleiding

Archieven hebben verschillende functies, onder andere als bron voor (toekomstig) historisch onderzoek. Daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, is het vanuit het cultuur-historisch perspectief van belang om de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen veilig te stellen en te bewaren. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten voor archiefbescheiden als te vernietigen gewaardeerd, zo ook in de selectielijsten waarvan de Provincie Zeeland gebruik maakt: interprovinciale selectielijst Provinciale organen (Provisa) en selectielijst Commissaris van de Koning als rijksorgaan.

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefbescheiden die in de selectielijst zijn gewaardeerd als ‘te vernietigen’ alsnog worden gewaardeerd als ‘te bewaren’.

Het aanmerken van informatie die toch bewaard moet blijven heeft consequenties. Door het volledig digitaliseren van informatie is deze vaak niet op één plek aanwezig, maar betreft het versnipperde informatie op diverse locaties. Dit betekent echter niet dat de informatie vanuit de verschillende locaties (analoog/digitaal) samengevoegd hoeven te worden. De oorspronkelijke ordening en context van de informatieobjecten mag blijven behouden. Ook hoeft niet alle te vernietigen informatie over een hotspot bewaard te blijven. Dit zal in samenspraak met de provinciearchivaris bepaald worden.

De benoemde aspecten vanuit cultuur-historisch en technisch perspectief zorgen ervoor dat de Provincie Zeeland verantwoorde keuze moet maken voor het toch archiveren van informatie die normaliter voor vernietiging in aanmerking zou komen. Een mogelijk instrument hiervoor is de periodieke ´Hotspotmonitor’ wat in 2017 is ontwikkeld door het Nationaal Archief, Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO), VNG, IPO en Unie van Waterschappen1.

Het toepassen van deze monitor is een taak die elke overheidsinstantie afzonderlijk dient te doen. Dit beleidsdocument beschrijft deze procedure waarbij de landelijke handreiking is vertaald naar de situatie binnen de Provincie Zeeland.

Doel en scope

Het doel van de hotspotmonitor is: het veiligstellen en bewaren van de neerslag van bijzondere gebeurtenissen vanuit cultuur-historisch perspectief.

De “Hotspotmonitor archiefbescheiden Provincie Zeeland” bevat:

• •

  de procedure en randvoorwaarden voor het selecteren, vaststellen en verwerken van hotspots binnen Provincie Zeeland. Dit is geen eenmalige actie, maar een terugkerend proces. Deze terugkerende cyclus is in figuur 1 kort weergegeven. De stappen worden nader toegelicht in de volgende hoofdstukken.

• •

  een lijst met vastgestelde hotspots (zie sjabloon in bijlage). De eerste selectie hotspots dient dus als basis, waarna deze lijst jaarlijks wordt aangevuld. Daarom is ervoor gekozen om de lijst met hotspots als aparte bijlage toe te voegen aan de hotspotmonitor, zodat de procedure niet elk jaar vastgesteld hoeft te worden.

Figuur 1: Jaarlijkse cyclus Hotspotmonitor Provincie Zeeland

De hotspotmonitor geldt voor alle archiefvormende organen:

• •

  Provinciale organen (= provinciaal archief):

  • °

    Provinciale Staten;

  • °

    Gedeputeerde Staten;

  • °

    Commissaris van de Koning;

  • °

    Rekenkamer Zeeland.

• •

  Commissaris van de Koning als rijksorgaan (= rijksarchief);

De hotspotmonitor wordt vastgesteld door Gedeputeerde Staten in hun rol als zorgdrager voor de archieven van de provinciale organen (Archiefwet 1995, artikel 27 lid 1) en door de commissaris van de Koning als zorgdrager voor de archieven van zijn rijkstaken (Archiefwet 1995, artikel 23 lid 2).

Stap 1 – Selecteren van hotspots

1.1 Definitie en criteria

Een hotspot is “een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken. Hotspots zijn iets anders dan trends.”2

Voor het benoemen van een hotspot bestaan criteria3 . Er is sprake van een hotspot indien er voldaan is aan een of meer van de volgende criteria:

Het uitgangspunt is dat hotstpots ‘kort achteraf’ in beeld worden gebracht. Daarvoor de landelijke handreiking twee redenen:

• •

  De reeds eerder benoemde digitale omgeving is kwetsbaarder/complexer dan papieren informatie. Digitale documenten zijn vluchtig. Door informatie kort na vorming veilig te stellen wordt de kans dat deze verloren gaat verminderd;

• •

  Door gebeurtenissen kort na hun ontstaan in beeld te brengen en vast te leggen wordt direct de actualiteit meegenomen.

Echter, hoe korter de terugblik hoe lastiger het is om te beoordelen of iets zich daadwerkelijk ontwikkelt tot een hotspot.

1.2 Voorbereiding in het Tactisch informatieoverleg (TIO)

De lijst met hotspots wordt voorbereid in het periodieke TIO wat bestaat uit medewerkers van de Team Informatiebeheer (Afdeling Informatie & Automatisering) van de Provincie Zeeland en uit medewerkers van Team Inspectie & Advies van het Zeeuws Archief op tactisch niveau.

Eén keer per jaar staat de hotspotmonitor standaard op de agenda van het TIO. Voor de bespreking hiervan kan het overleg ad-hoc worden uitgebreid met een of meerdere interne en/of externe deskundigen.

1.2.1 Longlist met mogelijk hotspots

Het TIO houdt gedurende het jaar een ‘longlist’ bij van gebeurtenissen die mogelijk in aanmerking komen als ‘hotspot’. De ‘longlist’ wordt middels het sjabloon (zie bijlage) beoordeeld op de genoemde criteria. Hierbij worden zowel interne als externe bronnen geraadpleegd. Hierbij valt te denken aan het geheugen van de deelnemers, informatiesystemen van de Provincie Zeeland, maar ook kranten, artikelen op het internet en hotspotlijsten van andere (Zeeuwse) overheden.

Op het moment dat er hotspots worden benoemd die betrekking hebben op meerdere zorgdragers, is het van belang om de betreffende bescheiden bij alle archiefvormers uit te zonderen van vernietiging. Echter, wat voor de ene zorgdrager een hotspot is hoeft dat voor de andere niet per se te zijn.

Indien er gebeurtenissen op de ‘longlist’ afvallen wordt hiervan vastgelegd waarom. Hierbij valt te denken aan een verwijzing naar de selectielijst dat de informatie hoe dan ook als blijvend te bewaren is gedefinieerd.

1.2.2 Shortlist met mogelijk hotspots

De ‘shortlist’ met hotspots die volgens het TIO voldoet aan de criteria, wordt aangeboden aan het Strategisch Informatieoverleg (SIO). Het kan voorkomen dat een bepaalde gebeurtenis of kwestie pas na enige tijd als hotspot wordt gesignaleerd, bijvoorbeeld als gevolg van nieuwe inzichten en/of ontwikkelingen.

Stap 2 – Advies over voorgestelde hotspots door SIO

De ‘shortlist’ wordt beoordeeld door het SIO en waar nodig aangevuld/gewijzigd.

Het SIO is vertegenwoordigd door medewerkers van de Provincie Zeeland en het Zeeuws Archief op strategisch niveau. Voor de Provincie Zeeland zijn dit de provinciesecretaris, het afdelingshoofd informatie & automatisering en de unitmanager functioneel- en informatiebeheer. Vanuit het Zeeuws Archief zijn dit de directeur en de provinciearchivaris.

Stap 3 Vaststelling door Gedeputeerde Staten en cvdK als rijksorgaan

Na positief advies door het SIO wordt de hotspotmonitor voorgelegd aan GS en de cvdK (als rijksorgaan). GS en de cvdK stellen de hotspotmonitor al dan niet gewijzigd vast. In de praktijk zal de hotspotmonitor met name voor de provinciale organen worden uitgevoerd. Bij het opstellen van de hotspotmonitor, wordt gekeken of een van de hotspots betrekking heeft op de taken van de cvdK als rijksorgaan. Als dit het geval is, neemt de cvdK als rijksorgaan een beslissing over het aanwijzen van de hotspot. Dit besluit wordt toegevoegd aan het besluit van GS over de vaststelling van de hotspotlijst voor de provinciale organen.

Stap 4 – Verwerken van de hotspots

4.1 Verwerken van hotspots in de archieven

Nadat de hotspots zijn vastgesteld is het belangrijk dat de betreffende archiefbescheiden ook de ‘hotspotstatus’ krijgen en uitgezonderd worden van vernietiging.

Uitgangspunten:

• •

  Het Zeeuws Archief houdt van alle Zeeuwse zorgdragers een lijst bij van vastgestelde hotspots en kent hier unieke kenmerken aan toe. Dit met het oog op het kunnen ontsluiten van overgebracht archief van de verschillende zorgdragers over de betreffende hotspot.

• •

  Per hotspot moet in kaart gebracht worden waar informatie over deze hotspot is vastgelegd. Dit kan zowel in het analoge (fysieke) archief als in digitale systemen zijn.

• •

  Informatieobjecten die onder een hotspot vallen moeten in de oorspronkelijke ordening en context blijven. Het is niet de bedoeling dat deze informatieobjecten worden samengevoegd.

• •

  Archiefbescheiden, die reeds terug te vinden zijn, krijgen een kenmerk mee uit de hotspotmonitor (Disclaimer: het is mogelijk dat informatieobjecten al vóór vaststelling van een hotspotlijst zijn vernietigd volgens de geldende selectielijst.)

4.2 Publiceren van de lijst met hotspots

Uitganspunt is dat overheden transparant zijn over het gehanteerde selectiebeleid en dus laten zien welke hotspots worden bewaard. Hierdoor wordt in de toekomst het doen van historisch onderzoek in bredere context mogelijk, omdat meer informatie beschikbaar is over een bepaalde hotspot. Bijkomend voordeel is dat andere zorgdragers in dezelfde regio hiervan kennis kunnen nemen. Publicatie zal plaatsvinden in het Provinciaal Blad, de Staatscourant en op de provinciale website.

Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens.

De grondslag om eventuele persoonsgegevens te verwerken is juridisch terug te voeren op archivering in het algemeen belang onder de AVG (art. 89 AVG op basis van art. 5 (1)(e) Archiefbesluit en de ‘Handreiking Periodieke hotspotmonitor decentrale overheden’, en art. 9 (2)(j) AVG ten aanzien van de bijzondere persoonsgegevens (zie ook art. 2a Archiefwet)). Voor blijvend te bewaren gegevens geldt zodoende gelet op de AVG hetgeen bepaald is onder ‘archivering in het algemeen belang’.

Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.

Feitelijk vormt de Archiefwet een aanvulling/specificering van de bewaartermijn en het uitgangspunt onder de AVG dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is. De Archiefwet (het Archiefbesluit, Selectielijsten en lagere regelgeving) vormt daarbij een wettelijke basis en kan legitiem worden gebruikt als grondslag (wettelijk instrument) om de bewaartermijn(en) – ook voor de Hotspotmonitor – vast te stellen.

Daarbij moet de informatie voor de Hotspotmonitor worden geselecteerd en zal deze informatie/archiefbescheiden moeten voldoen aan de voorwaarden op basis waarvan de informatie en documentatie wordt geselecteerd. Ten aanzien van de te selecteren informatie zal terughoudend moeten worden omgegaan met het ‘verwerken en archiveren’ van persoonsgegevens en dient conform artikel 15 Archiefwet en daarin gestelde voorwaarden gelet op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer te worden gehandeld.

De hotspotlijst bouwt voort op de selectielijst Provinciale organen (Provisa) en de selectielijst voor de Commissaris van de Koning als rijksorgaan en dient dus enkel de (eventuele) gewijzigde waardering te verantwoorden, zonder alle informatie uit de selectielijst te hernemen.4

Verwijzingen

AIDO / Archief2020. (2017). Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden. Opgehaald van https://vng.nl/publicaties/handreiking-periodieke-hotspot-monitor-decentrale-overheden

Nationaal Archief. (2011, november 30). Sjabloon hotspotlijst. Opgehaald van www.nationaalarchief.nl: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/sjablonen#collapse-107857

Nationaal Archief. (Z.D.). Hotspotlijst maken. Opgehaald van www.nationaalarchief.nl: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/hotspotlijst-maken#collapse-5149

Bijlagen

Sjabloon hotspotlijst

* = kruis aan welk criterium / welke criteria van toepassing zijn op de hotspot.

Criteria:

• •

  Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.

• •

  Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en het debat over de kwestie maakt veel emoties los.

• •

  Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.

• •

  Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept