Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap van Delfland 2025

1. Het college legt na afloop van ieder begrotingsjaar verantwoording af aan de VV over de geconstateerde rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de jaarrekening, door middel van een rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering, met een toelichting daarop.

2. Voor zover het totaalbedrag aan rechtmatigheidsfouten of het totaalbedrag aan onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid hoger is dan de verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van het hoogheemraadschap, exclusief toevoegingen aan reserves, neemt het college deze op in de rechtmatigheidsverantwoording.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag worden de geconstateerde rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden groter dan € 0,2% van de totale lasten, exclusief toevoegingen aan reserves, nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium, als gedefinieerd in artikel 1, heeft betrekking op de eisen en voorwaarden die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen, afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, en heeft betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het college biedt de VV jaarlijks een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

1. De begrotingsrechtmatigheid, zoals gedefinieerd in artikel 1, wordt beoordeeld op programmaniveau, het niveau waarop de begroting door de VV is geautoriseerd, zoals opgenomen in artikel 6.

2. Bij investeringsprojecten die zijn onderverdeeld in deelprojecten, wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal beschikbaar gestelde investeringskrediet voor het gehele investeringsproject. Een overschrijding van de jaarbegroting die binnen dit krediet valt, wordt als rechtmatig beschouwd.

3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting, die niet tijdig is gemeld aan de VV, als onrechtmatig wordt beschouwd. Onder tijdig wordt de laatste tussenrapportage in het boekjaar bedoeld, zoals opgenomen in de door de VV vastgestelde beleids- en verantwoordingscyclus, zoals bedoeld in artikel 2. Als dit niet het geval is, kan de melding tussentijds bij de VV plaatsvinden of bij de jaarstukken.

4. Begrotingsonrechtmatigheden worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  overschrijdingen van de lasten waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

• b.

  overschrijdingen van lasten of investeringsuitgaven die vallen binnen de bepalingen van artikel 9;

• c.

  overschrijdingen van lasten die passen binnen het bestaande beleid maar die niet eerder konden worden gemeld aan de VV;

5. Begrotingsonrechtmatigheden die als acceptabel worden aangemerkt door de VV, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden is overschreden). Deze worden toegelicht in het jaarverslag, maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

6. Overschrijding van baten, investeringsinkomsten en/of onderschrijding van lasten, investeringskredieten en baten zijn onrechtmatig als deze niet tijdig aan de VV zijn gemeld. Voor tijdig wordt verwezen naar lid 3 van dit artikel.

1. Het college doet voorstellen aan de VV die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het hoogheemraadschap ten aanzien van de volgende onderwerpen:

• a.

  waardering en afschrijving van activa;

• b.

  weerstandsvermogen en risicomanagement;

• c.

  reserves en voorzieningen;

• d.

  kostenverdeling en onderbouwing van tarieven;

• e.

  treasury.

2. Het college zorgt ervoor dat de in het eerste lid bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn met de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Besluit, met andere regelgeving die van toepassing is, en met de in deze verordening opgenomen aanvullende eisen.

3. Wanneer tijdens de realisatie is afgeweken van de kaders die zijn vastgelegd in het desbetreffende onderdeel van het in het eerste lid bedoelde beleid, wordt daarop specifiek ingegaan, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld.

1. Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa omvat in ieder geval:

• a.

  een drempelbedrag waaraan de verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs minimaal moet voldoen om te mogen worden geactiveerd. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd;

• b.

  dat op gronden en terreinen niet wordt afgeschreven;

• c.

  de afbakening tussen investering en exploitatie;

• d.

  de wijze waarop het hoogheemraadschap omgaat met de bijdragen van eigen personeel, de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend en de mogelijkheid dat een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het hoogheemraadschap in de vervaardigingsprijs van vaste activa worden opgenomen;

• e.

  de afschrijvingsmethodiek en de afschrijvingstermijnen;

• f.

  het moment van starten met afschrijven;

• g.

  de restwaarde;

• h.

  de regels voor investeringen in een activa van derden.

2. Het beleid ten aanzien van activering, waardering en afschrijving van kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen.

3. De uitwerking van dit artikel geschiedt in de Nota Activabeleid.

1. De VV stelt het beleid vast omtrent het weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen. Het beleid omvat in ieder geval:

• a.

  een beschrijving van de soorten risico’s die het hoogheemraadschap loopt;

• b.

  de weerstandscapaciteit van het hoogheemraadschap, zijnde de middelen en mogelijkheden van het hoogheemraadschap om niet begrote kosten en risico’s te dekken;

• c.

  het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, reserves, de weerstandscapaciteit of anderszins;

• d.

  het doel, de vorming, gewenste omvang en besteding van reserves;

• e.

  het doel, de vorming, noodzakelijke omvang en besteding van voorzieningen;

• f.

  de berekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen;

• g.

  de reserves en voorzieningen worden jaarlijks bij zowel de begroting als de jaarrekening getoetst en de onderliggende bestedingsplannen worden hierbij geactualiseerd.

2. De uitwerking van dit artikel geschiedt in de nota’s ‘Beleidsnotitie Risicomanagement’ en ‘Uitvoeringskader Beleidsnotitie Risicomanagement’.

1. Het beleid van het college omtrent kostenverdeling en onderbouwing van tarieven omvat in ieder geval:

• a.

  een beschrijving van het systeem van kostenverdeling;

• b.

  de wijze waarop het hoogheemraadschap invulling geeft aan de eis uit het Besluit dat de kostenverdeling plaatsvindt op basis van objectieve, bedrijfseconomische criteria;

• c.

  de kwantitatieve grondslagen die onderdeel vormen van de kostenverdelingssystematiek;

• d.

  de methodiek voor de berekening van de rentelasten van vaste activa;

• e.

  de onderbouwing van de tarieven die gelden voor de door het bestuur in rekening te brengen rechten als bedoeld in artikel 115 van de Waterschapswet;

• f.

  de onderbouwing van de prijs van producten en diensten die het hoogheemraadschap aan derden kan leverenen waarmee het in concurrentie treedt met marktpartijen;

• g.

  de mate van kostendekkendheid van de onder e en f bedoelde tarieven.

2. Ten aanzien van het eerste lid, onderdeel f, geldt aanvullend dat:

• a.

  voor de levering van producten en diensten door het hoogheemraadschap ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening wordt gebracht;

• b.

  bij het verstrekken van leningen of garanties door het hoogheemraadschap ten minste de geraamde integrale kosten in rekening worden gebracht;

• c.

  bij het verstrekken van kapitaal door het hoogheemraadschap ten minste wordt uitgegaan van de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

3. Het college zorgt ervoor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, prijzen en kosten van de in dit artikel bedoelde rechten, diensten en zaken.

4. De uitwerking van dit artikel geschiedt onder meer in de legesverordening, de kostentoedelingsverordening, de nota Systematiek kostenverdeling en de nota Reserves en voorzieningen.

1. Het college zorgt ervoor dat bij de uitoefening van de financieringsfunctie:

• a.

  een continue toegang tot de financiële markten aanwezig is;

• b.

  voldoende financiële middelen beschikbaar zijn om de programma’s binnen de door de VV met de begroting vastgestelde kaders te kunnen uitvoeren;

• c.

  de onderstaande risico’s verbonden aan de financieringsfunctie worden beheerst: renterisico’s, kredietrisico’s, liquiditeitsrisico’s, koersrisico’s, debiteurenrisico’s en valutarisico’s;

• d.

  de rentekosten van de leningen zo veel mogelijk worden beperkt en er een voldoende rendement op de uitzettingen wordt bereikt.

2. Het risicobeheer van het hoogheemraadschap wordt gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

• a.

  de uitvoering van de financieringsfunctie is er op gericht toekomstige (financiële) risico’s te beperken;

• b.

  bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de reglementaire taak bedingt het college, indien mogelijk, zekerheden;

• c.

  bij het beheersen van renterisico’s vormen de kasgeldlimiet en de renterisiconorm uit de Wet fido de ondergrens waaraan wordt voldaan;

• d.

  de VV wordt geïnformeerd indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigt te worden of is overschreden.

3. De secretaris-directeur, gemandateerd door het college, neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen en limieten in acht:

• a.

  in besluiten over uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties wordt het openbaar belang van dergelijke uitzettingen gemotiveerd;

• b.

  het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen die voldoen aan één van de volgende criteria, waarbij geldt dat deze criteria niet van toepassing zijn op uitzettingen tegen waardepapieren waarvoor een solvabiliteitsratio van 0 procent geldt:

  • I.

    zij zijn gevestigd in een lidstaat die ten minste beschikt over een AA-rating afgegeven door ten minste twee ratingbureaus; en

  • II.

    zij kunnen voor henzelf of voor de door hen uitgegeven waardepapieren aantonen dat ze ten minste over een A-rating beschikken, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus.

• c.

  overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet bij een instelling die voldoet aan het hiervoor onder b gestelde, tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom ten minste aan het eind van de looptijd intact is;

• d.

  bij het gebruik van derivaten wordt voldaan aan de bepalingen van artikel 4 van de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden;

• e.

  geldleningen kunnen slechts worden aangegaan of verstrekt en de nakoming van uit geldleningen voortvloeiende verplichtingen ten aanzien van de betaling van rente en aflossing kan slechts worden gegarandeerd, indien de wederzijdse betalingsverplichtingen zijn uitgedrukt in euro of in één van de nationale munteenheden van de lidstaten van de Europese Unie die deelnemen aan de Economische en Monetaire Unie;

• f.

  geldleningen kunnen slechts worden aangegaan of verstrekt en de nakoming van uit geldleningen voortvloeiende verplichtingen ten aanzien van de betaling van rente en aflossing kunnen slechts worden gegarandeerd, indien de hoofdsom niet onderhevig is aan enige vorm van indexatie;

• g.

  aandelen worden uitsluitend gekocht indien dit plaatsvindt in het kader van de uitvoering van de Waterschapstaken.

4. In het Treasurystatuut wordt aangegeven voor welke bedragen en onder welke voorwaarden het college middelen mag aantrekken en uitzetten, en wordt dit artikel uitgewerkt.

1. Het college geeft in de paragraaf ‘uiteenzetting van de financiële positie’ van de begroting en van het jaarverslag de risico’s van materieel belang en hun financiële consequenties weer. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s die worden genoemd in het beleid, zoals bedoeld in artikel 18.

2. Het college geeft in de paragraaf ‘uiteenzetting van de financiële positie’ van de begroting en van het jaarverslag aan wat de weerstandscapaciteit is en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

3. In de begroting en het jaarverslag neemt het college in de paragraaf ‘uiteenzetting van de financiële positie’ naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 4.14 van het Besluit in ieder geval op:

• a.

  algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de financieringsfunctie;

• b.

  de relatie met de meerjarenraming.

1. In de paragraaf ‘bedrijfsvoering’ in de begroting en het jaarverslag gaat het college in op de bedrijfsvoeringsonderwerpen die aandacht behoeven.

2. In de begroting en het jaarverslag besteedt het college in de paragraaf ‘bedrijfsvoering’ naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 4.16 van het Waterschapsbesluit, onderdelen a en b van het Besluit, in ieder geval aandacht aan:

• a.

  het aantal personeelsleden in vaste en in tijdelijke dienst,

• b.

  de instroom, uitstroom en het percentage ziekteverzuim van het personeel;

3. In het jaarverslag besteedt het college in de paragraaf ‘bedrijfsvoering’, gelet op artikel 4.16, onderdelen c en d van het Besluit, aandacht aan:

• a.

  alle rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 12, derde lid overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• b.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• c.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• d.

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

4. Het college rapporteert in de paragraaf ‘bedrijfsvoering’ van de begroting en het jaarverslag over de plannen en voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten van de organisatie.

1. Het college zorgt ervoor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is aan:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het hoogheemraadschap als geheel en in zijn organisatieonderdelen;

• b.

  het geven van een actueel en volledig inzicht in de bezittingen van het hoogheemraadschap, waaronder ook worden begrepen de niet-geactiveerde objecten met cultuurhistorische waarde (waaronder panden, bedrijfsgebouwen, bedrijfsmiddelen en kunstvoorwerpen) alsmede overige investeringen die niet zijn geactiveerd;

• c.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de (vaste) activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• d.

  het verstrekken van informatie over geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten van het beleid;

• e.

  het verstrekken van informatie over baten, lasten, prestaties, maatregelen en effecten aan budgethouders voor zowel de planning, de uitvoering als de verantwoording van de realisatie;

• f.

  een doelmatig beheer van geldstromen en financiële posities;

• g.

  een goede interne en externe informatievoorziening over de uitvoering van de financieringsfunctie;

• h.

  het verkrijgen van inzicht in en bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• i.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• j.

  de controle van de registratie van gegevens en de controle op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid.

2. Het college zorgt ervoor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoen aan het Besluit en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de financiële administratie tijdig:

  • I.

    alle door de VV en het college genomen besluiten waaraan financiële gevolgen zijn verbonden alsmede,

  • II.

    alle overige gegevens en stukken verstrekt krijgt, die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de verslaggeving en het beheer van de vermogenswaarden nodig is;

• c.

  de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de provincie(s), de Europese Unie en het Centraal Bureau voor de Statistiek, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het hoogheemraadschap.

1. Het college zorgt voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie van het hoogheemraadschap en een eenduidig toewijzing van de taken van het hoogheemraadschap aan organisatorische eenheden;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;

• d.

  de verlening van mandaten en volmachten voor:

  • I.

    het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • II.

    het innen van baten.

• e.

  de te maken afspraken met de verantwoordelijken voor organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen die waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese en nationale regels ter zake;

• g.

  de regels die aangeven welke elementen in ieder geval moeten worden opgenomen in voorstellen voor investeringen die aan het college of VV worden voorgelegd;

• h.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• i.

  de wijze waarop de gegevensbestanden worden beveiligd en veilig gesteld.

2. Het college actualiseert de in het eerste lid bedoelde organisatie en regeling zodra hiertoe aanleiding is.

1. Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie en werkt terug tot en met 1 januari 2025.

2. De verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap Delfland 2017 wordt ingetrokken per de datum waarop de verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap Delfland 2025 van kracht wordt, doch behoudt zijn werking voor 2024 en de daaraan voorafgaande jaren.