Reglement van Orde voor vergaderingen van de raadscommissies gemeente Vaals 2025

1. De griffier zendt bij voorkeur 11 dagen, doch ten minste 7 dagen voor een vergadering aan de commissieleden en het college een digitale oproep voor de commissievergadering. In de oproep wordt vermeld dat de conceptagenda met de daarbij behorende stukken op het raadsinformatiesysteem zijn gepubliceerd.

2. De voorlopige agenda wordt vastgesteld door het presidium.

1. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een digitale oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt via het raadsinformatiesysteem.

2. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem van de gemeente. Als na het verzenden van de digitale oproep stukken worden gepubliceerd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en -zo mogelijk- door middel van openbare kennisgeving.

2. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen aan de vergadering deelnemende commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal aan de raadscommissie toegewezen zetels zijn bezet.

2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het voorgenomen tijdstip van de vergadering is gelegen.

3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd, alleen beraadslagen of aanbevelingen doen als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

1. Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

2. De vergaderingen beginnen om 19:00 uur en worden uiterlijk 23:00 uur door de voorzitter afgesloten. Indien niet alle agendapunten zijn afgehandeld, legt de voorzitter tijdig aan de raadscommissie voor om: later dan 23:00 uur door te gaan óf de raadscommissievergadering te verdagen naar een andere datum/tijdstip, bij voorkeur de daarop volgende dag, te beginnen om 19:00 uur.

1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

2. Het advies van de raadscommissie houdt in dat een agendastuk als hamerstuk, danwel als bespreekstuk naar de raadsvergadering wordt gebracht. Ook kan de raadscommissie -met redenen omkleed- adviseren dat een agendastuk nog niet rijp is voor behandeling in de raad.

3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, wel wordt er gestemd over een voorstel tot geheimhouding en voorstellen met betrekking tot de orde.

1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

3. Een lid mag in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over alle mogelijke onderwerpen.

2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk de maandag voor de vergadering om 12:00 uur aan de griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover ingesproken wordt.

3. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

4. De spreker voert maximaal 5 minuten het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De spreker kan zijn tekst desgewenst ondersteunen door een presentatie.

5. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers korte, verhelderende vragen te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

6. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de verdere behandeling van de inbreng van de burger.

1. De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

2. De commissievoorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

3. De commissievoorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming van dat voorstel verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. Hierover beslist het seniorenconvent.

4. De commissievoorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

1. De commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

2. Een verslag bevat in ieder geval:

• a.

  de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord hebben gevoerd;

• b.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c.

  een samenvatting van het advies aan de raad.

3. Inhoudelijke verslaglegging geschiedt tevens door audio/videoregistraties, welke ook aan de agenda van het raadsinformatiesysteem gekoppeld worden en openbaar gemaakt worden tenzij de aard van een behandeld onderwerp zich daartegen verzet.

4. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

2. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen commissievergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.