Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Hilversum 2025

B en W besluit

Burgemeester en wethouders van Hilversum,

Gelet op het voorstel “Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg (SIO) gemeente Hilversum 2025” met kenmerk 1459540,

besluiten:

Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Hilversum 2025

Intitulé

Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Hilversum 2025.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilversum;

• gelet op de artikelen 3 en 3a van het Archiefbesluit 1995;

• gelet op artikel 4 van de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Hilversum 2023.

Besluit:

vast te stellen het Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Hilversum 2025.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

a. SIO: het Strategisch Informatieoverleg waar dit besluit betrekking op heeft;

b. Archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, welke zijn ontvangen of opgemaakt door de organisatie, en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten.

Artikel 2 Organisatie

1. Er is een Strategisch Informatieoverleg gemeente Hilversum (verder genaamd: SIO).

2. De taak van het SIO wordt als volgt omschreven: het uitbrengen van advies aan het college inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatie-huishouding.

Artikel 3 Bevoegdheden

1. Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan burgermeester en wethouders van de gemeente Hilversum inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

2. Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd, conform de beperkte wijziging van het Archiefbesluit 1995 in 2012:

a. situaties van vervreemding van archiefbescheiden;

b. situaties van uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de geldende Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken.

3. Het SIO kan inhoudelijk deskundigen van alle gemeentelijke werkgebieden en het Archief Gooi en Vechtstreek uitnodigen bij het overleg.

Artikel 4 Samenstelling SIO

1. In het SIO hebben zitting:

a. de Chief Information Officer (CIO).

b. het afdelingshoofd Interne Dienstverlening/vertegenwoordiger van de bedrijfsproces(sen) ‘’Documenteren en Archiveren’’.

c. de archivaris (of archiefinspecteur) van de gemeente Hilversum.

d. de strategisch informatieadviseur.

e. de enterprise architect/Chief Information Security Officer (CISO).

e. de vertegenwoordiger/senior Recordmanagement.

f. de managementassistent(e)/notulist(e).

2. Op verzoek van één of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp.

Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Dit instellingsbesluit treedt in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking.

2. Deze regeling wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Hilversum 2025.

Hilversum, 18 maart 2025

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera dr. ir. G.M. van den Top

Toelichting

Dit betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit).

Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur.