Regeling Mandaat, Volmacht en Machtiging Gooise Meren 2025

Ondertekening

Bijlage 1 Niet gemandateerde bevoegdheden college van burgemeester en wethouders en niet gemandateerde bevoegdheden burgemeester

Algemeen

• 1.

  Indien het besluit een afwijking zou inhouden van bestaand beleid, vastgestelde richtlijnen en/of voorschriften en/of tot precedentwerking kan leiden.

• 2.

  Indien een bevoegdheid in een wettelijke regeling expliciet wordt uitgezonderd van mandaat en derhalve geacht wordt voorbehouden te zijn aan het orgaan aan wie het is toebedeeld.

• 3.

  Indien het besluit een overschrijding van een budget, krediet of grondexploitatie tot gevolg heeft of een financieel risico groter dan € 70.000,- met zich brengt.

• 4.

  Indien een lid van het college of de leidinggevende van de mandataris heeft aangegeven dat hij/zij het voorstel aan de mandaatgever wenst voor te leggen.

• 5.

  Indien de mandaatgever heeft aangegeven zelf te willen besluiten.

• 6.

  Indien het besluit bestuurlijk gevoelig is, te bepalen door de hiërarchisch leidinggevende.

• 7.

  De voordracht voor of benoeming van personen op grond van een wettelijk voorschrift, anders dan het aangaan van een dienstverband.

• 8.

  Het benoemen en ontslaan van personen in adviesorganen van het college, met uitzondering van Het Beraad en de Adviesraad Werk & Inkomen.

• 9.

  Het benoemen en ontslaan van personen als vertegenwoordiger van de gemeente in organen van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen.

• 10.

  Het aangaan van overeenkomsten voor bedragen vanaf € 5.000.000,- (inclusief verlenging, exclusief indexering, exclusief btw).

• 11.

  Het toepassing geven aan een hardheidsclausule.

• 12.

  Besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet.

• 13.

  Besluit tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

• 14.

  Het geven van een zienswijze op een voorgenomen besluit van een bestuursorgaan van een ander openbaar lichaam.

• 15.

  Het doen van voorstellen aan de raad.

• 16.

  Het afleggen van verantwoording, het informeren en raadplegen van de raad.

• 17.

  Het instellen van commissies als bedoeld in artikel 83 en 84 Gemeentewet.

• 18.

  Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften of beleidsregels.

• 19.

  Het nemen van een besluit dat is voorbereid met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure en waarbij zienswijzen zijn ingediend.

• 20.

  Het nemen van besluiten met betrekking tot subsidies groter dan € 500.000,-.

• 21.

  Het nemen van besluiten op grond van de Wmo en de Jeugdwet voor bedragen groter dan € 500.000,-.

• 22.

  De bevoegdheden uit de vigerende Algemene Plaatselijke Verordening Gooise Meren.

• 23.

  De bevoegdheden uit de Wet tijdelijk huisverbod.

• 24.

  De bevoegdheden uit de Wet verplichte geestelijke gezondheidzorg.

• 25.

  De bevoegdheden uit hoofdstuk XI van de Gemeentewet.

• 26.

  De bevoegdheden uit de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur, met uitzondering van de bevoegdheden genoemd in de artikelen 5 lid 2, 5a, 6 lid 2, 7 lid 2, 7a lid 1 (als één of meer indicatoren uit het vigerende BIBOB-beleid van toepassing zijn), 7b, 28 lid 2 en 32.

• 27.

  Het opleggen van een last onder bestuursdwang op grond van artikel 13b Opiumwet.

• 28.

  Het vaststellen van een noodverordening en een noodbevel.

• 29.

  Besluiten over het begrenzen van inwoners en bedrijven die een onevenredig beslag leggen op de ambtelijke capaciteit.

• 30.

  De bevoegdheden op grond van de Wet veiligheidsregio’s voor besluiten waarmee een bedrag groter dan € 100.000,- gemoeid is.

Gerechtelijke procedures

• 31.

  Besluiten tot het aangaan van civielrechtelijke procedures voor vorderingen boven of met een belang groter dan € 70.000,-.

• 32.

  Besluiten tot het instemmen met alternatieve geschillenbeslechting.

• 33.

  Besluiten tot het treffen van een schikking groter dan € 70.000,-.

• 34.

  Besluiten op bezwaar wanneer het primaire besluit door B&W is genomen.

• 35.

  Besluiten op bezwaar waarbij wordt afgeweken van het advies van de commissie voor bezwaarschriften.

• 36.

  Besluiten op een verzoek om in te stemmen met rechtstreeks beroep bij de bestuursrechter, als bedoeld in artikel 7:1a Awb.

Privaatrecht

• 37.

  Het besluit tot borgstelling.

• 38.

  Het aanvragen van surseance van betaling of faillissement.

• 39.

  Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van een schenking, erfstelling of legaat.

• 40.

  Het besluit tot schenking.

• 41.

  Het beslissen inzake verzekeringsaangelegenheden, waaronder aansprakelijkheid van de gemeente, boven de € 70.000,- per geval.

• 42.

  Het oninbaar verklaren van een vordering groter dan € 70.000,-.

• 43.

  Het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen, anders dan middels subsidie.

• 44.

  Het aantrekken van een lening groter dan € 10.000.000,-.

• 45.

  Besluiten om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten in gevallen waarvoor de raad heeft verzocht om van tevoren te worden ingelicht danwel de raad op grond van een wettelijk voorschrift wensen en/of bedenkingen mag aandragen.

• 46.

  Het besluit tot oprichting van of deelneming in een rechtspersoon.

Ambtelijke organisatie

• 47.

  Het vaststellen van definitieve functiebeschrijvingen/functiewaarderingen.

• 48.

  Het aangaan van een arbeidsovereenkomst met de (beoogd) gemeentesecretaris.

• 49.

  Het aanwijzen van de gemeentesecretaris.

• 50.

  Het verlenen van strafontslag.

• 51.

  De uitoefening van alle bevoegdheden op grond van de CAO Gemeenten en de daarop gebaseerde regelingen ten aanzien van de gemeentesecretaris.

• 52.

  Besluiten op bezwaar als het gaat om personeelsaangelegenheden.

Bijlage 2 Mandaat voorbehouden aan de directeur

• 1.

  Het aangaan van arbeidsovereenkomsten met managers.

• 2.

  Het ontzeggen van de toegang tot het gemeentehuis of gemeentedienst.

• 3.

  Het ontslaan van medewerkers.

• 4.

  Het opleggen van een disciplinaire maatregel.

• 5.

  Het vaststellen van voorlopige functiebeschrijvingen.

• 6.

  Het voeren van het Lokaal Overleg met de vakbonden.

• 7.

  Het aanwijzen van verplichte verlofdagen.

• 8.

  Het optreden als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

• 9.

  Het vaststellen, wijzigen of intrekken van regels omtrent de ambtelijke organisatie.

• 10.

  De bevoegdheden op grond van de Wet veiligheidsregio’s voor besluiten waarmee een bedrag kleiner dan € 100.000,- gemoeid is.

Bijlage 3 Mandaat voorbehouden aan managers

• 1.

  Alle bevoegdheden op grond van de CAO Gemeenten en de daarop gebaseerde regelingen, voor zover niet opgenomen in bijlage 1 en bijlage 2.

• 2.

  Het benoemen van (bijzondere) ambtenaren van de burgerlijke stand.

• 3.

  Het aanwijzen van toezichthouders.

• 4.

  Het aangaan van arbeidsovereenkomsten.

• 5.

  Het aangaan van overeenkomsten voor bedragen tussen € 220.000,- en € 5.000.000,- (inclusief verlenging, exclusief indexering, exclusief btw).

• 6.

  Het nemen van besluiten met betrekking tot subsidies voor bedragen tussen € 220.000,- en € 500.000,-.

• 7.

  Het nemen van besluiten op grond van de Wmo of de Jeugdwet voor bedragen tussen € 220.000,- en € 500.000,-.

• 8.

  Het aantrekken van een lening voor een bedrag lager dan € 10.000.000,-.

• 9.

  Besluiten tot het aangaan van civielrechtelijke procedures voor vorderingen met een belang kleiner dan € 70.000,-.

• 10.

  Het indienen van een zienswijze, het maken van bezwaar, het indienen van beroep of hoger beroep of het verzoeken om een voorlopige voorziening in een bestuursrechtelijke procedure.

• 11.

  Het beslissen op bezwaar indien conform het advies van de Adviescommissie voor bezwaarschriften wordt besloten.

• 12.

  Het nemen van besluiten op verzoeken om planschade en nadeelcompensatie voor bedragen tot € 70.000,-.

• 13.

  Het aanvragen van subsidie namens en ten behoeve van de gemeente.

• 14.

  Het beslissen op verzoeken op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming.

• 15.

  Het verlenen, wijzigen of intrekken van vergunningen, ontheffingen en vrijstellingen ten behoeve van de gemeente zelf.

• 16.

  Het benoemen en ontslaan van personen in de adviesorganen Het Beraad Gooise Meren en de Adviesraad Werk & Inkomen

Bijlage 4 Mandaat voorbehouden aan teamleiders

• 1.

  Het aangaan van overeenkomsten voor bedragen tussen € 30.000,- en € 220.000,- (inclusief verlenging, exclusief indexering, exclusief btw).

• 2.

  Het vaststellen van werkinstructies en procesbeschrijvingen.

• 3.

  Het nemen van besluiten met betrekking tot subsidies voor bedragen tussen € 30.000,- en € 220.000,-.

• 4.

  Het nemen van besluiten op grond van de Wmo of de Jeugdwet voor bedragen tussen € 30.000,- en € 220.000,-.

Bijlage 5 Toelichting

Algemeen

In onze gemeente streven we ernaar om doelgericht en met impact te werken, voor zowel het bestuur, onze inwoners, als onze collega's. Om werkelijk impact te hebben, is het van belang dat er helderheid bestaat over de structuur, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen onze organisatie. Deze aspecten moeten echter nauw verweven zijn met de cultuur in de organisatie. Onze organisatie staat bekend om haar hartelijke cultuur. We hechten waarde aan echte verbindingen, waarbij relaties worden gekoesterd en eerlijke feedback wordt omarmd als een middel voor groei. Wij vinden het belangrijk om plezier te hebben in ons werk en succes te vieren met elkaar. Wij hechten veel belang aan duidelijkheid over ieders rol en bijdrage aan de oplossing. Wij stimuleren een doortastend en actiegericht handelen, waarbij wij helder, kort en zonder onnodige complexiteit te werk gaan.

Een belangrijk aspect van onze werkwijze is het mandateren van verantwoordelijkheden naar het laagst mogelijke niveau binnen de organisatie. Dit bevordert een slagvaardige en voortvarende uitvoering van ons werk. Het vereist echter ook dat we onze medewerkers het vertrouwen schenken om op verstandige wijze gebruik te maken van hun bevoegdheden. Dit vraagt om een zeker inschattingsvermogen en politieke sensitiviteit van de betrokken functionarissen.

Methodiek

De onderhavige regeling is onderhoudsvriendelijk en komt tegemoet aan de kernwaarden van de gemeente (vertrouwen, samenwerken en ondernemen). In de basis wordt elke collegebevoegdheid gemandateerd aan de medewerker, zolang de bevoegdheid past binnen het taakveld en het budget van zijn/haar afdeling en binnen de taak van de medewerker, tenzij de bevoegdheid expliciet is uitgezonderd (mandaat tenzij). Het directe gevolg van deze methode is, dat alle bevoegdheden die niet zijn uitgezonderd van het mandaat zijn gemandateerd tot op medewerkersniveau en dus zo laag mogelijk in de organisatie liggen. Hierdoor heeft de medewerker de bevoegdheid om besluiten te nemen ten aanzien van de taken waarvoor hij/zij verantwoordelijk is. Er is mandaat, tenzij anders is bepaald.

Grondslag

In afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. Degene die het mandaat geeft is de mandaatgever of mandans, degene die het mandaat ontvangt is de mandataris. De mandataris kan namens de mandaatgever besluiten nemen, maar hoeft dat niet te doen, het is geen verplichting. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet, kan de bevoegdheid (ook) te allen tijde zelf uitoefenen en mag aanwijzingen en instructies geven aan de mandataris.

Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek (boek 3 titel 3, artikel 60 en verder) en wordt in artikel 10:12 van de Awb gelijkgesteld met mandaat. Hierdoor kan de bevoegdheid die bij volmacht (in plaats van mandaat) kan worden doorgelegd gelijk in onderhavige regeling worden meegenomen. Een volmacht houdt in dat de volmachtgever de bevoegdheid verleent aan een ander om in zijn naam (privaatrechtelijke) rechtshandelingen te verrichten. Voor de gemeente is van belang dat dit een rol speelt bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld hiervan is het sluiten van een overeenkomst. De bevoegdheid om te besluiten een overeenkomst aan te gaan is aan het college op grond van artikel 160 lid 1 sub d van de Gemeentewet, de bevoegdheid om de koopovereenkomst te ondertekenen is aan de burgemeester op grond van artikel 171 lid 1 van de Gemeentewet. Beide bevoegdheden betreffen een privaatrechtelijke rechtshandeling.

Machtiging is ook een middel om een bevoegdheid te verlenen. Ook dit middel is gelijkgesteld aan mandaat in artikel 10:12 van de Awb en kan dus gelijk in onderhavige regeling worden meegenomen. Een machtiging wordt gebruikt voor bevoegdheden die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling betreffen, dus voor feitelijk handelen. Een voorbeeld hiervan is de bevoegdheid om een betaling te verrichten.

Mandaatbesluit

Mandaatbesluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Een mandaatbesluit namens het college of de burgemeester is dus een besluit van het college of de burgemeester. Dat betekent onder andere dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingediend bij het bestuursorgaan en niet bij de ambtenaar die het besluit bij mandaat heeft genomen.

Een mandaatbesluit moet, net als een college- of burgemeestersbesluit, worden gemotiveerd en bekend gemaakt. Het moet navolgbaar zijn wat er is besloten, op welke datum, door wie en wat de motivatie is. In veel gevallen is bekendmaking, anders dan alleen per brief aan de aanvrager/belanghebbende, wettelijk vereist. De voorschriften omtrent bekendmaking zijn voor een mandaatbesluit hetzelfde als voor een besluit met dezelfde strekking van het college of de burgemeester zelf.

Er bestaat geen verplichting om van een mandaatbevoegdheid gebruik te maken. De mandataris staat het vrij om een besluit te laten aan de hiërarchisch leidinggevende of aan het college.

Uitzonderingen

In de bijlagen 1 tot en met 4 zijn uitzonderingen opgenomen. In deze uitzonderingen zijn ook de wettelijke uitzonderingen uit artikel 10:3 Awb meegenomen.

Uitzondering 6 van bijlage 1 verdient een bijzondere vermelding. Deze uitzondering slaat op zogenaamde ‘bestuurlijk gevoelige’ besluiten. De hiërarchisch leidinggevende van de mandataris moet bepalen of de mandataris zijn/haar mandaatbevoegdheid mag uitoefenen. Bij twijfel is het onverstandig om de mandaatbevoegdheid uit te oefenen.

Verder kan in een wettelijke regeling een verbod op mandatering staan. Het is dus altijd verstandig om bij besluitvorming op grond van specifieke regelgeving te checken of in die regelgeving mandaat is toegestaan.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

In sub d wordt de functionaris gedefinieerd. De crux zit in ‘onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur’. Door de formulering is de regeling niet van toepassing op wethouders. Wethouders zijn politieke ambtsdragers zonder zelfstandige bevoegdheid tot besluitvorming, niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college. Wethouders komt dus geen mandaat toe om besluiten te nemen.

Artikel 2

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de regeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.

Artikel 3

Degene die bevoegd is bij mandaat een besluit te nemen is tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten zijn. Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg (besluiten in de zin van de Awb) als overige beslissingen bedoeld.

Het ligt voor de hand dat bij mandatering van een bevoegdheid ook de daarbij behorende handelingen door de mandataris mogen worden verricht. Denk hierbij aan het stellen van voorwaarden in een besluit, het bekendmaken van besluiten, etcetera.

Artikel 4

In lid 1 sub a is opgenomen dat de gemandateerde bevoegdheid wordt beperkt tot het taakveld van de eigen afdeling en de taken van de mandataris. Dit is een beperking van de mandaatbevoegdheid om te voorkomen dat elke bevoegdheid door iedereen kan worden uitgeoefend. Dit betekent bijvoorbeeld dat de aanschaf van een softwarepakket enkel door de afdeling FIA wordt gedaan, dat het aangaan van een lening bij de BNG enkel door de afdeling F&B wordt gedaan en dat een besluit op grond van de Jeugdwet enkel door de afdeling USD wordt gedaan. De regeling is dus geen vrijbrief om taken uit een taakveld van een andere afdeling toe te eigenen.

In lid 1 sub b is opgenomen dat de consequenties van een mandaatbesluit moeten passen binnen de begroting of de grondexploitatie, om te voorkomen dat bij mandaat overschrijding van vastgestelde budgetten plaatsvindt.

In lid 6 is opgenomen dat ondermandaat niet is toegestaan. Dat betekent dat de mandataris niet mag besluiten om een aan hem/haar toekomende bevoegdheid te ondermandateren. Slechts als B&W of de burgemeester besluit dat ondermandaat voor een bepaalde bevoegdheid is toegestaan, mag de mandataris ondermandaat verlenen.

In lid 7 is een regeling opgenomen voor de samenhang tussen de mandaatregeling en de budgethoudersregeling. De mandaatregeling geeft de bevoegdheid om een besluit te nemen, de budgethoudersregeling geeft de financiële ruimte waarbinnen de besluitbevoegdheid kan worden uitgeoefend. Er geldt echter altijd de algemene financiële beperking uit lid 1 sub b, waardoor geen mandaatbesluiten mogen worden genomen die de vastgestelde begroting of grondexploitatie overstijgen.

In lid 8 is een regeling opgenomen voor de mogelijkheid om bevoegdheden te mandateren, die om welke reden dan ook niet vallen onder onderhavige regeling en waarvan het opportuun is om deze wel te mandateren.

In lid 9 is een regeling opgenomen om te voorkomen dat een mandataris zichzelf (onbedoeld) kan verrijken. Het is te allen tijde aan de functionaris zelf om hier alert op te zijn, zijn/haar leidinggevende te informeren over zijn/haar belangen en zijn/haar besluit om geen gebruik te maken van mandaatbevoegdheid.

In lid 10 is een regeling opgenomen die is gebaseerd op artikel 10:3 lid 3 Awb. Dit betekent dat de functionaris die bij mandaat een besluit heeft genomen waartegen bezwaar is gemaakt, niet bij mandaat het besluit op bezwaar mag nemen.

In lid 11 is een regeling opgenomen die is gebaseerd op artikel 10:3 lid 4 Awb. Dit betekent dat de functionaris, die van een overtreding waarop een boete hoger dan € 340 kan worden opgelegd een rapport of proces-verbaal opmaakt, niet bij mandaat de boete mag opleggen.

Artikel 5

Door de mandaatregeling te beperken tot functionarissen die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de gemeente is er sturing en controle mogelijk en wordt de regeling eenvoudig gehouden. Bovendien leent de methodiek van onderhavige regeling zich niet voor mandatering van bevoegdheden aan derden, vanwege het uitgangspunt dat er mandaat is, tenzij anders is bepaald. Het zou onverstandig zijn om derden, die niet onder verantwoordelijkheid van de gemeente werkzaam zijn en dus ook niet rechtstreeks worden aangestuurd en gecontroleerd, zelf te laten afwegen of een bevoegdheid gemandateerd is. Verder moet de mandataris die geen ondergeschikte is van de gemeente instemmen met het mandaat en in die extra handeling is niet voorzien in de regeling.

Artikel 6

In lid 1 is bepaald dat een leidinggevende alle mandaten van ondergeschikten kan uitoefenen. Dit geldt ook als er geen teamleider is. betekent ook dat de bevoegdheden van een teamleider aan de manager toekomen en dat is van belang voor de afdelingen zonder teamleiders.

In lid 2 is een vervangingsregeling opgenomen, zodat bij afwezigheid van een manager niet gelijk terug hoeft te worden gevallen op het college of de burgemeester.

In lid 3 is een onderlinge vervangingsregeling opgenomen voor de managers. Zij kunnen hierdoor niet alleen door de gemeentesecretaris vervangen worden, maar ook door elkaar.

Artikel 7

Het is van belang dat duidelijk is wie een besluit neemt of een rechtshandeling verricht èn namens wie het besluit wordt genomen of de rechtshandeling wordt verricht, zodat de rechtmatigheid van het besluit vast te stellen is, in voorkomende gevallen (bijvoorbeeld in rechte). Door een wijze van ondertekening voor te schrijven bestaat er eenduidigheid en navolgbaarheid.

Artikel 9

De mandaten aan derden worden niet ingetrokken en blijven dus ook na in werking treden van onderhavige regeling gelden.

Bijlage 1 uitzondering 6

Wanneer is sprake van bestuurlijke gevoeligheid? In ieder geval, maar niet uitsluitend, kan hiervan sprake zijn als:

• a)

  de aangelegenheid tot negatieve berichtgeving in de media heeft geleid of redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren;

• b)

  over de aangelegenheid in een eerder stadium door de raad vragen zijn gesteld aan het college of de burgemeester;

• c)

  de aangelegenheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor een groot aantal inwoners, bedrijven, verenigingen, stichtingen of belangengroepen;

• d)

  over de aangelegenheid ambtelijk geen eensgezindheid bestaat, doordat verschillende standpunten worden ingenomen door bij de advisering betrokken afdelingen.

Het is raadzaam om bij twijfel af te stemmen met de portefeuillehouder.

Als in een incidenteel geval een verkeerde inschatting wordt gemaakt heeft dat geen gevolgen voor het besluit en/of derden immers, de betreffende functionaris was formeel bevoegd. Intern kan de functionaris echter aangesproken worden op een onjuist of onterecht gebruik van zijn bevoegdheden. Dat hoort ook bij een lerende organisatie