REGELING BEHEER EN TOEZICHT BASISREGISTRATIE PERSONEN, GEMEENTE BRUMMEN

Inleiding

Hoofdstuk 1: Aanwijzen functionarissen

Hoofdstuk 2: Het informatiebeheer

Hoofdstuk 3: Het gegevensbeheer BRP

Hoofdstuk 4: Functioneel beheer BRP

Hoofdstuk 5: Het privacybeheer BRP

Hoofdstuk 6: De gegevensverwerking BRP

Hoofdstuk 7: Het toezichtsbeheer BRP

Hoofdstuk 8: Het beveiligingsbeheer

Hoofdstuk 9: Fraudecoördinator (BRP)

Hoofdstuk 10: Slotbepalingen

Bijlage 1: Begrippen

Bijlage 2: Aanwijzing van beheerfunctionarissen door burgemeester en wethouders

De gemeente Brummen beheert persoonsgegevens van de inwoners in de Basisregistratie Personen (BRP). Inwoners zijn verplicht om veranderingen in hun persoonsgegevens door te geven aan de gemeente. De gemeente verwerkt deze gegevens via hun eigen computersysteem in de Basisregistratie Personen.

Een kopie van deze gegevens komt in de (landelijke) Basisregistratie Personen Verstrekkingsvoorziening (BRP-V). Gebruikers van de informatie krijgen gegevens aangeleverd uit de BRP-V. Met die gegevens kunnen de gebruikers hun wettelijke taken uitvoeren.

Naast het beheer van persoonsgegevens van inwoners hebben gemeenten nog een aantal taken die in de Wet Basisregistratie Personen:

• -

  De gemeente geeft op verzoek van een inwoner inzage in de gegevens over die persoon in de BRP;

• -

  De gemeente wijzigt gegevens die veranderen, bijvoorbeeld een verhuizing of de geboorte van een kind;

• -

  De gemeente verstrekt uittreksels uit de BRP;

• -

  Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gegevens in de BRP.

Jaarlijks doen ze een zelfevaluatie naar de kwaliteit van die gegevens en de processen.

De afgelopen jaren zijn steeds meer functies gemeentebreed beschreven die ook van belang zijn voor de bijhouding van de BRP.

De functies voor beveiligingsbeheer, privacybeheer, systeembeheer, toezicht en control hebben inmiddels aandacht voor meer taken en processen binnen de gemeente en niet meer alleen voor burgerzaken. De taken van deze functies die betrekking hebben op de bijhouding van de BRP zijn opgenomen in deze regeling.

Het college wijst in deze regeling alleen nog de informatiebeheerder aan.

De informatiebeheerder zorgt voor invulling van de specifieke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor burgerzaken, zoals gegevensbeheer en -verwerking BRP, applicatiebeheer BRP, fraudecoördinator BRP. Daarnaast worden functionarissen aangewezen die een verklaring onder ede mogen opnemen, toegang hebben tot de beveiligde ruimte van burgerzaken en gegevens mogen verwerken.

Artikel 1:

De informatiebeheerder BRP is de manager Bedrijfsvoering. Als plaatsvervanger is de coördinator KCC en Burgerzaken aangewezen.

Artikel 2:

De informatiebeheerder wijst functionarissen aan, die worden belast met en bevoegd zijn tot:

• -

  het gegevensbeheer BRP;

• -

  het functioneel beheer BRP;

• -

  de gegevensverwerking BRP;

• -

  het beveiligingsbeheer BRP;

• -

  fraudecoördinator BRP;

• -

  het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet BRP bedoelde verklaring;

• -

  de toegang tot en verwerking in Burgerzaken gerelateerde applicaties;

• -

  de toegang tot de beveiligde ruimte Burgerzaken.

Artikel 3:

De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en de autorisatiebesluiten.

Artikel 4:

De informatiebeheerder voorziet in:

• a.

  de jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• b.

  de jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

• c.

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d.

  administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

• e.

  het periodieke overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;

• f.

  de richtlijnen voor de bijhouding van de Basisregistratie Personen.

Artikel 5:

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;

• b.

  de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 6:

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:

• a.

  persoonsinformatievoorziening;

• b.

  beveiliging BRP;

• c.

  gegevenskwaliteit;

• d.

  personeelsaangelegenheden.

Artikel 7:

De informatiebeheerder beslist:

• a.

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;

• b.

  op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;

• c.

  op verzoeken van derden, als genoemd in artikel 3.6 van de Wet BRP en als genoemd in de, bij Verordening BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;

• d.

  over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.

Artikel 8:

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b.

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet BRP, de Verordening BRP en AVG;

• c.

  de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen worden nageleefd;

• d.

  alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede systeembeheer op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening omtrent de Basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;

• e.

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 9:

De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 2 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor Basisregistratie personen aangaan.

Artikel 10:

De gegevensbeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

• a.

  de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden, in de gemeentelijke voorziening voor Basisregistratie personen;

• b.

  het beheer van documentatie op het gebied van de overige wet- en regelgeving op het gebied van de Basisregistratie personen;

• c.

  de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de Basisregistratie persoenen en andere houders van voorzieningen voor de Basisregistratie personen omtrent gegevensverwerking;

• d.

  het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de Basisregistratie personen;

• e.

  het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens, binnen de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen.

• f.

  De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen over het in behandeling nemen van meldingen van een overheidsorgaan, waarbij gerede twijfel bestaat over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de Basisregistratie personen opgenomen (authentieke) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van de genomen beslissing.

Artikel 11:

De gegevensbeheerder BRP voorziet in:

• a.

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP;

• b.

  de controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Basisregistratie personen.

Artikel 12:

De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, in overleg met de manager Bedrijfsvoering, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor Basisregistratie personen.

Artikel 13:

Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de Basisregistratie personen, onderworpen aan een inhoudelijke controle door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

De gegevensbeheerder BRP voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen, gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het ministerie van Binnenlandse Zaken.

De gegevensbeheerder BRP voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.

Artikel 14:

De gegevensbeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 9 genoemde overleg.

Artikel 15:

De functioneel beheerder BRP voorziet in:

• a.

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• b.

  de verzorging een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• c.

  de toekenning van de autorisatieniveaus voor de toepassing van actualiseringen, aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de functioneel beheerder BRP en de informatiebeheerder, op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

• d.

  de bijhouding van een dossier omtrent de autorisaties, die overeenkomstig artikel 7 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

• e.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• f.

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• g.

  de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

• h.

  een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder artikel 15 punt g genoemde problemen en klachten;

• i.

  de voorlichting aan alle in artikel 1 en 2 genoemde functionarissen, met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• j.

  een rol in de werkzaamheden in geval van uitwijk, die gebruikers weer in staat stelt de BRP te gebruiken en werkzaamheden te hervatten, in overleg met ICT;

• k.

  de opmaak van documenten, die rechtstreeks aan de Basisregistratie personen worden ontleend;

• l.

  het faciliteren in de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

• -

  een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.

Artikel 16:

De functioneel beheerder BRP is verantwoordelijk voor:

• a.

  de ondersteuning bij gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  het beheer van de tabellen van de Basisregistratie personen;

• c.

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 17:

De functioneel beheerder BRP is bevoegd:

• a.

  gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de Basisregistratie personen, aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  instructies op te stellen omtrent het gebruik van het toepassingssysteem BRP.

Artikel 18:

De functioneel beheerder BRP is medeverantwoordelijk voor een uitvoering van de uitwijkprocessen BRP.

Artikel 19:

De functioneel beheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures vanuit functioneel beheertaken worden nageleefd.

Artikel 20:

De functioneel beheerder BRP neem deel aan:

• -

  het overleg genoemd in artikel 9;

• -

  het externe gebruikersoverleg.

Artikel 21:

De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet en Verordening BRP.

De privacybeheerder is in het kader van de wet BRP verantwoordelijk voor:

• a.

  de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 7, onder b, c en d van deze regeling;

• b.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 22:

De privacybeheerder adviseert in het kader van de wet BRP over:

• a.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de BRP overeenkomstig artikel 2.55 van de wet BRP respectievelijk artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inzage);

• b.

  de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de Wet BRP ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de Wet BRP;

• c.

  de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 17 en 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• d.

  de kennisgeving ingevolge artikel 19 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• e.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 23:

De privacybeheerder is bevoegd:

• a.

  op grond van het in artikel 21, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij sprake is van het in geding zijn van de persoonlijke levenssfeer.

Artikel 24:

De privacybeheerder is betrokken bij alle aan de Wet BRP gerelateerde bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen, de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Artikel 25:

De gegevensverwerkers die vallen onder specialisatie BRP voorzien in:

• a.

  het verwerken van de gegevens in de BRP overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• b.

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• c.

  archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• d.

  de behandeling van mutaties;

• e.

  de behandeling van het netwerkverkeer;

• f.

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

• g.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de Wet BRP en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;

• h.

  de dagelijkse controle van de in de BRP aangebrachte actualiseringen;

• i.

  de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

• -

  wijziging van het naamgebruik;

• -

  vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de BRP;

• -

  de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene in geval van een inschrijving in de BRP;

• -

  de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de Wet BRP ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de Wet BRP;

• -

  in het kader van de BRP de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 17 en 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• -

  de kennisgeving gerelateerd aan de BRP ingevolge artikel 19 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De gegevensverwerkers die vallen onder specialisatie eerste lijn voorzien in:

• a.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de BRP overeenkomstig artikel 2.55 van de Wet BRP respectievelijk artikel 15 van de AVG (inzage);

• b.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden;

• c.

  De gegevensverwerkers die vallen onder specialisatie BRP:

• -

  beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet BRP worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 25 van deze Regeling en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

• -

  beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;

• -

  stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing.

Artikel 26:

De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.

Artikel 27:

De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38 Wet BRP), de wijziging van diens adres (artikel 2.39 Wet BRP), het rechtmatig gebruik van een briefadres (artikelen 2.40 t/m 2.42 Wet BRP), zijn vertrek uit Nederland (artikel 2.43 Wet BRP), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.

Artikel 28:

De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.

Artikel 29:

De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht.

De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 27 van de regeling BRP, bevoegd:

• -

  met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met inbeslagname van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);

• -

  zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;

• -

  zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;

• -

  inlichtingen te vorderen;

• -

  inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;

• -

  zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;

• -

  onderzoek te doen;

• -

  rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 32.

Artikel 30:

De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker specialisatie BRP en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensbeheerder.

Artikel 31:

De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen.

De toezichthouder neemt bij gebruik van deze bevoegdheid binnen de gemeente ter zake geldende beleidsregels in acht.

Artikel 32:

De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

Artikel 33:

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.

De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van de beveiligingsrichtlijn voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee de gemeente Brummen uitvoering geeft aan de Wet BRP en tevens is hij verantwoordelijk voor het gegevensmagazijn, voor zover aanwezig.

Artikel 34:

De beveiligingsbeheerder ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op dusdanige wijze, dat deinformatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 4 en 5 van dit reglement op deugdelijke wijze kan invullen.

De beveiligingsbeheerder coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van de beveiligingsrichtlijn BRP.

Artikel 35:

De beveiligingsbeheerder is bevoegd:

• a.

  uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 38, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij de beveiliging in het geding is.

Artikel 36:

De beveiligingsbeheerder:

• a.

  onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;

• b.

  stelt passende normen en controlemaatregelen op;

• c.

  implementeert beveiligingsmaatregelen;

• d.

  coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c.

Artikel 37:

De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.

Artikel 38:

De beveiligingsbeheerder:

• -

  neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg;

• -

  participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 39:

De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de gemeentebrede managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.

Artikel 40:

De fraudecoördinator is verantwoordelijk voor het nagaan van signaleringen over fraude- en/of twijfelgevallen bij de identificatie of het opgeven van informatie aan de gemeente. Denk hierbij ook aan adresfraude.

Artikel 41:

De fraudecoördinator is bevoegd om binnengemeentelijke bronnen te raadplegen en te combineren met als doel om fraudegevallen op te sporen.

Artikel 42:

De fraudecoördinator voorziet in:

• a.

  het actief controleren en signaleren van woon- en adresfraude;

• b.

  het ondernemen van actie bij fraudegevallen;

• c.

  het delen van de uitkomsten met zowel binnen- als buitengemeentelijke organisaties;

• d.

  de samenwerking met gemeentelijke afdelingen of externe ketenpartners om fraudegevallen tegen te gaan;

• e.

  een jaarlijkse rapportage over de uitgevoerde fraudeonderzoeken.

Artikel 43:

De fraudecoördinator neemt deel aan relevante binnengemeentelijke overleggen over dit onderwerp.

Artikel 44:

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.

Artikel 45:

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen.

Dit besluit is genomen tijdens de vergadering van het College van Burgemeester en Wethouders van 15 april 2025 en vastgelegd in besluit D455987.

Het college B&W van de gemeente Brummen,

Burgemeester G.J.M. van Rumund.