Regeling grote projecten gemeente Roosendaal

1. Er is een raadsbegeleidingsgroep grote projecten. Uit haar midden kiest de raadsbegeleidingsgroep een (technisch) voorzitter;

2. Elke fractie vaardigt 1 (burger)raadslid af voor de raadsbegeleidingsgroep. In uitzonderlijke gevallen kan dat lid agendalid zijn hetgeen betekent dat dit lid zijn aanwezigheid afhangt van de noodzaak daartoe op basis van de agenda.

3. De fractie die de voorzitter levert mag één extra lid afvaardigen. De voorzitter heeft geen stemrecht.

1. De raadsbegeleidingsgroep grote projecten is bevoegd dossiers aan te wijzen als groot project. Met het aanmerken van een project als groot beoogt de raadsbegeleidingsgroep de informatiepositie van de gemeenteraad op dat dossier te versterken.

2. De raadsbegeleidingsgroep is bevoegd om, in afstemming met de agendacommissie, bijeenkomsten over grote projecten te (laten) organiseren.

1. Een groot project is hoofdzakelijk een dossier uit het ruimtelijk domein ten aanzien waarvan de raadsbegeleidingsgroep vindt dat de raad meer informatie nodig heeft voor een goede uitoefening van zijn kaderstellende/controlerende taak, dan die via de producten binnen de financiele cyclus (begroting, bestuursrapportages en jaarrekening) wordt aangeboden;

2. Het begrip ‘’groot’’ wordt geduid aan de hand van tenminste één van de volgende criteria, maar niet limitatief tot:

• a.

  Multidisciplinair/directieoverstijgend;

• b.

  Complex (bijv. uitgedrukt in aantal actoren, ingewikkeldheid ontwikkeling);

• c.

  Grote risico’s op financieel, juridisch, organisatorisch gebied;

• d.

  Innovatief/bijzonder/uniek van aard;

• e.

  Politiek gevoelig;

• f.

  Eindigheid in tijd, geld en andere middelen.

1. Na aanwijzing van een groot project organiseert het college, op verzoek van de raadsbegeleidingsgroep grote projecten, een startbijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst geeft het college via een presentatie inzicht in het project. Voor deze bijeenkomst kunnen externen worden uitgenodigd. In bijlage 1 zijn de elementen opgenomen die in ieder geval aan de orde komen;

2. Aan het einde van de bijeenkomst, of zo snel mogelijk daarna, worden afspraken gemaakt tussen de aanwezige (burger)raadsleden en het college over de gewenste inhoud van de daarop volgende rapportages. Leidend hierbij is de ontwikkelde checklist grote projecten. Deze afspraken worden ter kennis gebracht van de raad;

3. Er wordt minimaal halfjaarlijks gerapporteerd over de voortgang van de aangewezen projecten. Indien nodig geacht door de raadsbegeleidingsgroep wordt deze frequentie verhoogd of verlaagd.

4. Als de raad(sbegeleidingsgroep) het nodig acht voor het versterken van de beeldvorming van een te nemen raadsbesluit dan kan in afstemming met de budgetbeheerder (griffier) van de raad externe expertise worden ingehuurd.

1. Telkens aan het einde van het eerste en het derde kwartaal levert het college een rapportage op waarin minimaal de afgesproken aandachtspunten van het als groot project aangewezen dossier worden behandeld. Indien door de raad(sbegeleidingsgroep) gewenst, wordt een andere frequentie bepaald;

2. De rapportages kunnen behandeld worden in een bijeenkomst van de raadsbegeleidingsgroep, een themabijeenkomst of een commissievergadering;

3. De raadsbegeleidingsgroep kan gevraagd of ongevraagd een advies aan de raad uitbrengen over de verstrekte informatie, dat deel kan uitmaken van een bijeenkomst uit het tweede lid genoemde bijeenkomsten of vergaderingen.

1. Nadat naar het oordeel van de raadsbegeleidingsgroep een dossier er geen noodzaak meer bestaat om de aanwijzing als groot project te laten voortduren of wanneer een ruimtelijk dossier is afgerond, dan doet het college een voorstel om te komen tot een evaluatie aan de raadsbegeleidingsgroep. Na afronding van deze evaluatie wordt deze aan de raad aangeboden;

2. Als de raadsbegeleidingsgroep de eindevaluatie voldoende acht, besluit zij tot beëindiging van de aanwijzing van een groot project.