Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR73863
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR73863/1
Regeling vervallen per 01-04-2013
Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht van 22 april 2008, nr. 2008INT200984, houdende beleidsregels voor het vervangen van archiefbescheiden
Geldend van 20-05-2008 t/m 31-03-2013
Intitulé
Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht van 22 april 2008, nr. 2008INT200984, houdende beleidsregels voor het vervangen van archiefbescheidenGedeputeerde staten van Utrecht; Gelet op artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht; Overwegende dat: artikel 7 van de Archiefwet 1995 zorgdragers de mogelijkheid geeft om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen; ingevolge artikel 1, onderdeel c, onder 4, van de Archiefwet 1995 reproducties daarna de status krijgen van origineel en daarmee archiefbescheiden zijn in de zin van deze wet; bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid dient te worden betracht, omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden; voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden een machtiging van gedeputeerde staten vereist is; gedeputeerde staten de procedure wensen te beschrijven die gehanteerd wordt bij het al dan niet verlenen van die machtiging;
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
- a.
archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 van de Archiefwet 1995;
- b.
archivaris: gemeentearchivaris als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet 1995 en waterschapsarchivaris als bedoeld in artikel 37 van de Archiefwet 1995;
- c.
gedeputeerde staten: gedeputeerde staten van Utrecht;
- d.
machtiging tot vervanging: machtiging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
- e.
vervanging: reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
- f.
zorgdrager: degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.
Artikel 2. Toepassingsbereik
Dit besluit is van toepassing op alle gevallen van vervanging door hetzij digitale reproductie, hetzij microverfilming, waarvoor een machtiging tot vervanging nodig is, ongeacht of de vervanging direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand in de semi-statische of statische fase gebeurt.
Artikel 3. Machtiging
-
1 Een machtiging tot vervanging is vereist voor te vervangen archiefbescheiden die op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 Archiefwet 1995 voor blijvende bewaring in aanmerking komen of indien de te vervangen archiefbescheiden op een andere wijze niet als te vernietigen zijn aangemerkt.
-
2 Geen machtiging is vereist indien bij de vervanging van archiefbescheiden geen sprake is van vervanging in de zin van de Archiefwet 1995.
Artikel 4. Zorgdrager
-
1 De zorgdrager vraagt een machtiging tot vervanging aan bij gedeputeerde staten met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995.
-
2 De zorgdrager zorgt dat de vervangende archiefbescheiden bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats voldoen aan de eisen ingevolge de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden.1
-
3 De zorgdrager legt in een Handboek digitale vervanging of een Handboek vervanging door middel van verfilming (bijlagen 3 en 5, behorende bij dit besluit) vast op welke manier aan het bepaalde in het eerste en tweede lid kan worden voldaan.
-
4 De zorgdrager wint voorafgaand aan de vervanging advies in bij de archivaris, indien deze benoemd is en voorzover dit geregeld is in een besluit informatiebeheer van de zorgdrager.
Artikel 5. Archivaris
-
1 De archivaris toetst of de reproducties in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden beheerd en overgebracht.
-
2 De archivaris adviseert de zorgdrager over de voorgenomen vervanging.
Artikel 6. College van gedeputeerde staten
Gedeputeerde staten winnen op grond van artikel 21, onderdeel a, van de Archiefverordening provincie Utrecht 1997 voorafgaand aan het verlenen of weigeren van een machtiging advies in bij de provinciaal archiefinspecteur.
Artikel 7. Afwijzingsgronden
Geen machtiging wordt verleend indien:
- a.
de vervanging niet geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Hierbij wordt juiste en volledige weergave opgevat overeenkomstig het bepaalde in artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden;
- b.
het conceptbesluit tot vervanging, alsmede de onderliggende documenten, geen of onvoldoende rekening houden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 8. De machtigingsaanvraag
-
1 De aanvraag om machtiging wordt ingediend conform het model van bijlage 1 behorende bij dit besluit.
-
2 De aanvraag gaat vergezeld van een conceptbesluit van de betreffende zorgdrager tot vervanging conform het model uit bijlage 2 behorende bij dit besluit.
-
3 De aanvraag gaat vergezeld van een concept Handboek digitale vervanging of een Handboek vervanging door middel van microverfilming dat in het geval van vervanging door digitale reproducties tenminste omvat de onderdelen beschreven in het model uit bijlage 3 behorende bij dit besluit. Wanneer er sprake is van vervanging door middel van verfilming, omvat het Handboek ten minste de onderdelen beschreven in bijlage 5 behorende bij dit besluit.
-
4 Indien de zorgdrager een archivaris heeft benoemd, gaat de aanvraag vergezeld van een positief advies over de voorgenomen vervanging van deze archivaris.
Artikel 9. Termijnen
-
1 Gedeputeerde staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag om machtiging. Indien na deze termijn geen besluit omtrent de machtiging is genomen, dan wordt de machtiging geacht te zijn verleend.
-
2 De in het eerste lid genoemde termijn kan conform de Algemene wet bestuursrecht ten hoogste één maal met 13 weken worden verlengd.
Artikel 10 Toetsing
-
1 In het geval van vervanging door digitale reproducties, zal het concept Handboek digitale vervanging worden beoordeeld aan de hand van de Checklist Handboek digitale vervanging uit bijlage 4 behorende bij dit besluit. Indien de vervanging gebeurt door middel van verfilming, zal het Handboek vervanging door middel van verfilming beoordeeld worden aan de hand van de Checklist Handboek verfilming uit bijlage 6 behorende bij dit besluit.
-
2 Naar aanleiding van de beoordeling bedoeld in het eerste lid ontvangt de zorgdrager binnen 4 weken na ontvangst van de aanvraag om machtiging een lijst van aan te brengen verbeteringen in het in het eerste lid genoemde Handboek vervanging.
-
3 Afhankelijk van de gevraagde verbeteringen wordt hierbij een reactietermijn gehanteerd waar binnen de zorgdrager een aangepast concept Handboek digitale vervanging of het Handboek vervanging door middel van microverfilming en conceptbesluit tot vervanging zal sturen.
-
4 Wanneer het Handboek digitale vervanging of het Handboek vervanging door middel van microverfilming en het conceptbesluit tot vervanging daarna voldoen aan de gestelde eisen, verlenen gedeputeerde staten zo spoedig mogelijk de machtiging tot vervanging.
-
5 Wanneer het Handboek digitale vervanging of het Handboek vervanging door middel van microverfilming en het conceptbesluit tot vervanging, na verbetering, nog steeds niet voldoen aan de gestelde eisen, delen gedeputeerde staten de zorgdrager schriftelijk mee dat gedeputeerde staten voornemens zijn de machtiging niet te verlenen als niet binnen vier weken na de in dit lid bedoelde mededeling alle door gedeputeerde staten gevraagde verbeteringen zijn aangebracht.
Artikel 11 Nazorg
-
1 De zorgdrager informeert gedeputeerde staten over het genomen besluit tot vervanging. Het Handboek digitale vervanging of het Handboek vervanging door middel van microverfilming en de door gedeputeerde staten verleende machtiging maken integraal deel uit van het besluit.
-
2 Bij het verlenen van een machtiging kan een termijn worden gesteld waarbinnen de zorgdrager een besluit tot vervanging moet nemen.
Artikel 12 Intrekken
De Beleidsregels vervanging archiefbescheiden provincie Utrecht 1999 worden ingetrokken.
Artikel 13 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst.
Artikel 14 Citeertitel
Dit besluit wordt aangehaald als: Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Utrecht 2008.
Ondertekening
Bijlage 1 Model verzoek om machtiging tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders van de gemeente … / het dagelijks bestuur van het waterschap … / het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling … / de korpsbeheerder van de regio … verzoeken / verzoekt gedeputeerde staten om een machtiging tot vervanging als bedoeld in art. 7 van de Archiefwet 1995 en art. 6, lid 2 van het Archiefbesluit ten einde over te kunnen gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende archiefbescheiden, welke ingevolge … (titel selectielijst invullen) voor bewaring in aanmerking komen, en deze na reproductie te vernietigen:
Waarborging van belangen:
- 1.
Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: …
- 2.
Reproductie is noodzakelijk wegens …
- 3.
Reproductie geschiedt op de volgende wijze …
- 4.
Het belang van de gegevens voor de gemeente / het waterschap / het openbaar lichaam ex Wgr / de politieregio en de overige overheidsorganen is als volgt gewaarborgd: …
- 5.
Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd: …
Hierbij treft u aan het concept Handboek Digitalisering, waarin bovenstaande punten nader zijn uitgewerkt, het advies van onze archivaris en het concept-besluit zoals wij dat voornemens zijn vast te stellen. Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met …
Plaats:
Datum:
Ondertekening:
Bijlage 2 Model besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders van de gemeente … / het dagelijks bestuur van het waterschap … / het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam ex Wgr … / de korpsbeheerder van de regio … hebben/heeft besloten na verkregen machtiging van gedeputeerde staten over te gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende archiefbescheiden, welke ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, en deze na reproductie te vernietigen:
Waarborging van belangen:
- 1.
Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: …
- 2.
Reproductie is noodzakelijk wegens …
- 3.
Reproductie geschiedt op de volgende wijze …
- 4.
Het belang van de gegevens voor de gemeente / het waterschap / het openbaar lichaam ex Wgr / de politieregio en de overige overheidsorganen is als volgt gewaarborgd: …
- 5.
Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed isals volgt gewaarborgd: …
Plaats:
Datum:
Ondertekening:
Bijlage 3 Model Handboek digitale vervanging
De zorgdrager stelt bij ieder machtigingsverzoek een Handboek vervanging samen, dat in ieder geval voldoet aan de volgende vormeisen:
- -
titelpagina;
- -
datum;
- -
versie;
- -
naam van de opsteller(s);
- -
inhoudsopgave.
Verder omvat het handboek in ieder geval de volgende onderdelen (de noten verwijzen naar de toelichting in de volgende paragraaf):
- 1.
Verantwoording
- 1.1.
Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden1
- a
Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden, voor zover inhoud, structuur en vorm kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces2
- b
Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt
- c
De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden
- d
Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed3
- e
Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek4
- a
- 1.1.
- 2.
Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces
- 2.1.
Selectieproces5
- 2.2.
Voorbereiding documenten / dossiers6
- 2.3.
Digitaliseringsproces7
- 2.4.
Registratieprocedure8
- 2.5.
Opname in beheerssysteem9
- 2.6.
Kwaliteitsprocedures10
- a
Juistheid
- b
Volledigheid
- c
Leesbaarheid
- d
Terugvindbaarheid
- a
- 2.7.
Vernietigingsprocedure van vervangen analoge ‘originelen’11
- 2.1.
- 3.
Technische inrichting
- 3.1.
Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat12
- 3.2.
Kwaliteit van de reproducties13
- a
Gedrukte teksten
- b
Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc.
- a
- 3.1.
Toelichting op Model Handboek Digitalisering
- 1
A, b en c zijn gebaseerd op artikel 2 uit de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden; d en e zijn gebaseerd op artikel 6 van het Archiefbesluit 1995.
- 2
In deze paragraaf dienen de vorm, structuur en inhoud van originele archiefbescheiden beschreven te worden en in hoeverre deze van belang zijn voor een juiste interpretatie van de reproducties. Wanneer de originele bestanden onderverdeeld kunnen worden in verschillende documenttypen, kan hier volstaan worden met een opsomming en beschrijving van de verschillende typen. Aspecten waar aandacht aan besteed dienen te worden zijn onder andere:
- •
De betekenis van het kleurgebruik in de originelen
- •
De wijze waarop de originele maatvoering en schaal kunnen worden gereproduceerd, wanneer tekeningen vervangen worden
- •
- 3
Hierbij gaat het om de intrinsieke waarde van het analoge document. Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:
- 1.
De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).
- 2.
Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde.
- 3.
Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke).
- 4.
Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.
- 5.
Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.
- 6.
Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.
- 7.
Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.
- 8.
Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.
- 9.
Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.
- 1.
- 4
Het gaat hierbij om de waarden en belangen zoals bedoeld bij c en d van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995.
- 5
Een beschrijving van de wijze waarop wordt bepaald of ingekomen stukken wel of geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn en welke archiefbescheiden niet in aanmerking komen voor vervanging;
Een opsomming van de criteria voor de keuze tussen scanning in zwartwit en scanning in kleur, waarbij wordt aangegeven welke functionaris de afweging maakt;
- 6
Hier dient beschreven te worden op welke manier de documenten en/of dossiers gereed gemaakt worden voor het scannen. Denk aan: verwijderen van nietjes, controle compleetheid dossier, toevoegen scheidingsvellen etc. Indien relevant dienen hier ook de procedures met betrekking tot de postbehandeling beschreven te worden. Daarbij is het met name van belang om ook aan te geven wat er gebeurt met archiefbescheiden die niet direct gescand kunnen/mogen worden (bijvoorbeeld in verband met formaat of vertrouwelijkheid).
- 7
Op welke manier worden de analoge originelen gedigitaliseerd? Welke correctietechnieken (deskew, despeckle etc) worden eventueel toegepast?
- 8
Welke metadata worden wanneer door wie toegekend?
- 9
Op welke wijze worden de gescande documenten opgenomen in een DMS/RMA? Hoe verloopt de importprocedure? Wie is hiertoe geautoriseerd?
- 10
Uitgangspunt bij de vervanging is dat deze geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
De procedures die gevolgd worden om de kwaliteit van de reproducties te garanderen, dienen duidelijk beschreven te worden. Hierbij dient aangegeven welke kwaliteitsnormen gehanteerd worden, door wie, wanneer en hoe vaak de reproducties gecontroleerd worden en wat er gebeurt als de kwaliteitsnormen niet gehaald worden (correcties). Uitgangspunt hierbij zouden de “Richtlijnen voor de kwaliteitscontrole van het digitaliseren” van Het Geheugen van Nederland kunnen zijn.
- 11
Een machtiging van gedeputeerde staten voor de vervanging van archiefbescheiden, is tevens een machtiging tot vernietiging van de documenten die vervangen zijn.
Daarom dient in het Handboek beschreven te worden op welke wijze ervoor wordt gezorgd dat de papieren documenten nadat deze zijn gescand en gecontroleerd uit het werkproces worden verwijderd, en hoe de daadwerkelijke vernietiging van de vervangen documenten is ingericht.
- 12
Specificatie van het bestandformaat, waarin de documenten gescand worden, plus het eventuele omzettingsproces.
- 13
De kwaliteit (leesbaarheid) van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (= Quality Index). De bepaling van de QI voor gedrukte teksten wijkt af van de bepaling van de QI voor afbeeldingen. Daarnaast moet bij de berekening ook de bitdiepte waarin gescand wordt, verdisconteerd worden. Wanneer de reproducties in zwart-wit (bitonaal) gemaakt worden, moet er meer rekening gehouden worden met het wegvallen van details (door thresholding) dan bij scanning in grayscale of kleur.
QI voor gedrukte teksten Voor gedrukte teksten wordt de kwaliteit gerelateerd aan lettergrootte (h = de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast in het originele document in mm) en resolutie (dpi). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen: QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar) De formule om de kwaliteit van bitonale scans van gedrukte teksten te berekenen luidt:
Q1= (dpi x 0.039h) gedeeld door 3
De formule om de kwaliteit van grayscale of kleurenscans van gedrukte teksten te berekenen luidt:
Q1= (dpi x 0.039h) gedeeld door 2
QI voor afbeeldingen Bij afbeeldingen (kaarten, tekeningen etc) is de kwaliteit gerelateerd aan resolutie (dpi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn (w). Ook hierbij is sprake van een driedeling: QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar) QI De formule om de kwaliteit van bitonale scans van afbeeldingen te berekenen luidt:
Q1= (dpi x 0.039w) gedeeld door 1.5
De formule om de kwaliteit van grayscale of kleurenscans van afbeeldingen te berekenen luidt:
Q1= dpi x 0.039w
Voor meer informatie over het gebruik van de Quality Index zie onder andere Moving theory into practice. Digital Imaging Tutorial van Cornell University Library en Benchmarking Image Quality: From Conversion to Presentation van Anne R. Kenney.
Bijlage 4 Checklist Handboek digitale vervanging
Gedeputeerde staten zal het Handboek Digitalisering aan de hand van onderstaande checklist toetsen
|
Hoofdstuknummer |
Eis |
|
1. Verantwoording |
|
|
1.1. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden |
|
|
a Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden, voor zover inhoud, structuur en vorm kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces |
* Het belang van de inhoud van de archiefbescheiden bij de uitvoering van het werkproces is duidelijk en volledig omschreven * Het belang van de structuur van de archiefbescheiden bij de uitvoering van het werkproces is duidelijk en volledig omschreven * Het belang van de vorm van de archiefbescheiden bij de uitvoering van het werkproces is duidelijk en volledig omschreven |
|
b Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt |
* De periode waarin de archiefbescheiden zijn of worden ontvangen of opgemaakt is duidelijk afgebakend * De taken, handelingen of werkprocessen op grond waarvan dearchiefbescheiden zijn of worden opgemaakt zijn beschreven |
|
c De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden |
* De relatie met andere (eventueel niet vervangen) archiefbescheiden is duidelijk beschreven |
|
d Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed |
* De intrinsieke waarde van de analoge archiefbescheiden is beschreven * De intrinsieke waarde is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van cultureel erfgoed tot gevolg heeft |
|
e Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek |
* Het belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- enbewijszoekende en historisch onderzoek is beschreven * Het belang is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek |
|
2. Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces |
|
|
2.1. Selectieproces |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het vaststellen of documentenarchiefbescheiden zijn in de zin van de Archiefwet 1995 is beschreven * De procedure die gehanteerd wordt om vast te stellen of de archiefbescheiden op grond van artikel 7 van deze regeling vervangen mogen worden is beschreven * De criteria op grond waarvan gekozen wordt voor scanning in zwart-wit, grayscale of kleur zijn beschreven, waarbij is aangegeven welke functionaris deze afweging maakt |
|
2.2. Voorbereiding documenten / dossiers |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het voorbereiden van de archiefbescheiden is beschreven |
|
2.3. Scanproces |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het digitaliseren van de archiefbescheiden is beschreven |
|
2.4. Registratieprocedure |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het registreren van de archiefbescheiden is beschreven |
|
2.5. Opname in beheerssysteem |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het opnemen van de metadata en archiefbescheiden in het beheersysteem is beschreven |
|
2.6. Kwaliteitsprocedures |
|
|
a Juistheid |
*De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op juistheid van de reproducties is beschreven |
|
b Volledigheid |
*De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op volledigheid van de reproducties is beschreven |
|
c Leesbaarheid |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op leesbaarheid van de reproducties is beschreven |
|
d Terugvindbaarheid |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op terugvindbaarheid van de reproducties is beschreven * De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op de kwaliteit van de metadata is beschreven |
|
3. Technische inrichting |
|
|
3.1. Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat |
* Het gebruikte bestandsformaat is afdoende beschreven * De manier waarop de reproducties uiteindelijk tot stand komen is afdoende beschreven |
|
3.2. Kwaliteit van reproducties |
* De reproducties dienen te voldoen aan de volgende minimum eisen: |
|
a Gedrukte teksten |
QI ≥ 5 |
|
b Afbeeldingen |
QI ≥ 1,5 |
Bijlage 5 Model Handboek vervanging door middel van verfilming
De zorgdrager stelt bij ieder machtigingsverzoek een Handboek vervanging samen, dat in ieder geval voldoet aan de volgende vormeisen:
- •
titelpagina;
- •
datum;
- •
versie;
- •
naam van de opsteller(s);
- •
inhoudsopgave.
Verder omvat het handboek in ieder geval de volgende onderdelen (de noten verwijzen naar de toelichting in de volgende paragraaf):
- 1.
Verantwoording
- 1.1.
Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden1
- a
Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden 1 , voor zover inhoud, structuur en vorm kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces2
- b
Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt
- c
De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden
- d
Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed3
- e
Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek4
- a
- 1.1.
- 2.
Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces
- 2.1.
Selectieproces5
- 2.2.
Voorbereiding documenten / dossiers6
- 2.3.
Kwaliteitsprocedures7
- a
Juistheid
- b
Volledigheid
- c
Leesbaarheid
- d
Terugvindbaarheid
- a
- 4.
Vernietigingsprocedure van vervangen ‘originelen’8
- 2.1.
- 3.
Technische inrichting 3.1. Aantal films
- 3.2.
Type film
- 3.3.
Verkleining
- 3.3.
Verkleining
- 3.4.
Scherpte9
- 3.5.
Densiteit
- 3.6.
Opnamewijze
- 3.7.
Symbolen
- 3.8.
Arrangement van de opnamen
- 3.9.
Bestandsorganisatie
- 3.10.
Houdbaarheid
- 3.11.
Verslaglegging
- 3.2.
Toelichting op Model Handboek vervanging door middel van verfilming
- 1
A, b en c zijn gebaseerd op artikel 2 uit de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden; d en e zijn gebaseerd op artikel 6 van het Archiefbesluit 1995.
- 2
In deze paragraaf dienen de vorm, structuur en inhoud van originele archiefbescheiden beschreven te worden en in hoeverre deze van belang zijn voor een juiste interpretatie van de reproducties. Wanneer de originele bestanden onderverdeeld kunnen worden in verschillende documenttypen, kan hier volstaan worden met een opsomming en beschrijving van de verschillende typen.
Aspecten waar aandacht aan besteed dienen te worden zijn onder andere:
- •
De betekenis van het kleurgebruik in de originelen
- •
De wijze waarop de originele maatvoering en schaal kunnen worden gereproduceerd, wanneer tekeningen vervangen worden
- •
- 3
Hierbij gaat het om de intrinsieke waarde van het analoge document. Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:
- 1.
De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).
- 2.
Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde.
- 3.
Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke).
- 4.
Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.
- 5.
Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.
- 6.
Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.
- 7.
Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.
- 8.
Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.
- 9.
Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.
- 1.
- 4
Het gaat hierbij om de waarden en belangen zoals bedoeld bij c en d van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995.
- 5
Een beschrijving van de wijze waarop wordt bepaald of ingekomen stukken wel of geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn en welke archiefbescheiden niet in aanmerking komen voor vervanging;
Een opsomming van de criteria voor de keuze tussen verfilming in zwartwit en scanning in kleur, waarbij wordt aangegeven welke functionaris de afweging maakt;
- 6
Hier dient beschreven te worden op welke manier de documenten en/of dossiers gereed gemaakt worden voor het verfilmen. Denk aan: verwijderen van nietjes, controle compleetheid dossier, toevoegen scheidingsvellen etc. Indien relevant dienen hier ook de procedures met betrekking tot de postbehandeling beschreven te worden. Daarbij is het met name van belang om ook aan te geven wat er gebeurt met archiefbescheiden die niet direct verfilmd kunnen/mogen worden (bijvoorbeeld in verband met formaat of vertrouwelijkheid).
- 7
Uitgangspunt bij de vervanging is dat deze geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. De procedures die gevolgd worden om de kwaliteit van de reproducties te garanderen, dienen duidelijk beschreven te worden. Hierbij dient aangegeven welke kwaliteitsnormen gehanteerd worden, door wie, wanneer en hoe vaak de reproducties gecontroleerd worden en wat er gebeurt als de kwaliteitsnormen niet gehaald worden (correcties).
- 8
Een machtiging van gedeputeerde staten voor de vervanging van archiefbescheiden, is tevens een machtiging tot vernietiging van de documenten die vervangen zijn.
Daarom dient in het Handboek beschreven te worden op welke wijze ervoor wordt gezorgd dat de papieren documenten nadat deze zijn verfilmd en gecontroleerd uit het werkproces worden verwijderd, en hoe de daadwerkelijke vernietiging van de vervangen documenten is ingericht.
- 9
De scherpte wordt bepaald met behulp van de scherpte-testkaart ISO Resolution Test chart No. 2 en een microscoop. De vergrotingscapaciteit van de microscoop moet minimaal 60 zijn.
Met de scherpte-testkaart en de microscoop wordt de Quality Index berekend. De Quality Index is een waarde die aangeeft hoe scherp de film minimaal moet zijn, wil deze nog goed leesbaar en reproduceerbaar zijn. De Quality Index geeft de relatie aan tussen het scheidend vermogen van de film en de grootte van de letter in het originele document. De Quality Index is te berekenen door het kleinste nog met een microscoop te onderscheiden target op de scherpte-testkaart te vermenigvuldigen met de grootte in mm van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast in het originele document. De uitkomst, dus gerelateerd aan de lettergrootte van het originele document, is bepalend voor de kwaliteit van het moedernegatief en de volgende generaties.
De Quality index is ingedeeld in drie groepen:
• QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder duidelijk leesbaar)
• QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar)
• QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar)
Bij de beoordeling van de Quality Index speelt de reductiefactor ook een rol. Hoe groter de reductiefactor, hoe moeilijker het is om de gewenste Quality Index te halen.
Bijlage 6 Checklist Handboek verfilming
Gedeputeerde staten zal het Handboek Vervanging door middel van verfilming aan de hand van onderstaande checklist toetsen:
|
Hoofdstuknummer |
Eis |
|
1. Verantwoording |
|
|
1.1. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden |
|
|
a Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden, voor zover inhoud, structuur en vorm kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces |
* Het belang van de inhoud van de archiefbescheiden bij de uitvoeringvan het werkproces is duidelijk en volledig omschreven * Het belang van de structuur van de archiefbescheiden bij de uitvoering van het werkproces is duidelijk en volledig omschreven * Het belang van de vorm van de archiefbescheiden bij de uitvoering van het werkproces is duidelijk en volledig omschreven |
|
b Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt |
* De periode waarin de archiefbescheiden zijn of worden ontvangen of opgemaakt is duidelijk afgebakend * De taken, handelingen of werkprocessen op grond waarvan de archiefbescheiden zijn of worden opgemaakt zijn beschreven |
|
c De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden |
* De relatie met andere (eventueel niet vervangen) archiefbescheiden is duidelijk beschreven |
|
d Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed |
* De intrinsieke waarde van de analoge archiefbescheiden is beschreven * De intrinsieke waarde is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van cultureel erfgoed tot gevolg heeft |
|
e Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek |
* Het belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek is beschrevenW * Het belang is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek |
|
2. Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces |
|
|
2.1. Selectieproces |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het vaststellen of documenten archiefbescheiden zijn in de zin van de Archiefwet 1995 is beschreven * De procedure die gehanteerd wordt om vast te stellen of de archiefbescheiden op grond van artikel 7 van deze regeling vervangen mogen worden is beschreven * De criteria op grond waarvan gekozen wordt voor verfilming in zwart-wit, grayscale of kleur zijn beschreven, waarbij is aangegeven welke functionaris deze afweging maakt |
|
2.2. Voorbereiding documenten / dossiers |
|
|
2.3. Kwaliteitsprocedures |
|
|
a Juistheid |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op juistheid van de reproducties is beschreven |
|
b Volledigheid |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op volledigheid van de reproducties is beschreven |
|
c Leesbaarheid |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op leesbaarheid van de reproducties is beschreven |
|
d Terugvindbaarheid |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op terugvindbaarheid van de reproducties is beschreven * De procedure die gehanteerd wordt bij het controleren op de kwaliteit van de metadata is beschreven |
|
2.4. Vernietigingsprocedure van vervangen ‘originelen’ |
* De procedure die gehanteerd wordt bij het vernietigen van de originelen is beschreven, inclusief de vernietigingsfrequentie |
|
3. Technische inrichting |
|
|
3.1. Aantal films |
* Minimaal 1 moederfilm, 1 duplicaatfilm en 1 werkkopie. Die laatste mag ook in digitale vorm aangemaakt zijn. |
|
3.2. Type film |
* Moederfilm en duplicaatfilm: zilverfilm op polyesterbasis, negatief ontwikkeld * Werkkopie(ën): diazofilm, zwart, of digitaal medium |
|
3.3. Verkleining |
* De verkleiningsfactor is zodanig dat met inachtneming van ruimte voor blipcodering onder het document en opnamenummering en titelinformatie boven het document een maximale beeldvulling wordt bereikt. |
|
3.4. Scherpte |
* QI ≥ 5 |
|
3.5. Densiteit |
* Densiteit tussen 0,8 en 1,1 |
|
3.6. Opnamewijze |
* Afwijking van de normale opnamerichting is toegestaan voor documenten die zodanig zijn ingebonden dat de leesrichting afwijkt van de normale leesrichting van het bestanddeel/ inventarisnummer. * Indien de opnamen genummerd worden geschiedt zulks doorlopend per rol telkens vanaf 1. * Opnamenummering en eventuele bliptelling dienen synchroon te lopen vanaf het begin van de rol * Waar nodig wordt een klein blad onderscheiden van deg rotere achtergrond door er een zwart blad onder te leggen. Zo worden ook beschadigde bladen zichtbaar gemaakt. |
|
3.7. Symbolen |
* De volgende symbolen worden gebruikt: - Begin van de filmrol volgens ISO 9878 - Micrographics Graphical Symbols for Use in Micro-filming. - Einde van de filmrol volgens ISO 9878. - Begin van het bestanddeel volgens ISO 9878. - Einde van het bestanddeel volgens ISO 9878. - Bestanddeel wordt vervolgd op een andere rol, c.q. is begonnen op een andere rol volgens ISO 9878. - Origineel moeilijk te lezen volgens ISO 9878. Gebruik: in marge van opname, vervolgens achterlaten in origineel op de plaats van het als zodanig beoordeelde document. - Blanco pagina’s weggelaten. Gebruik: op laatste nog wel opgenomen pagina of, indien daar onvoldoende ruimte voor is en er meer dan één pagina wordt weggelaten, na de laatste nog wel opgenomen pagina. - Begin van de filmrol volgens ISO 9878 - Micrographics Graphical Symbols for Use in Micro-filming. - Einde van de filmrol volgens ISO 9878. - Begin van het bestanddeel volgens ISO 9878. - Einde van het bestanddeel volgens ISO 9878. - Bestanddeel wordt vervolgd op een andere rol, c.q. is begonnen op een andere rol volgens ISO 9878. - Origineel moeilijk te lezen volgens ISO 9878. Gebruik: in marge van opname, vervolgens achterlaten in origineel op de plaats van het als zodanig beoordeelde document. - Blanco pagina’s weggelaten. Gebruik: op laatste nog wel opgenomen pagina of, indien daar onvoldoende ruimte voor is en er meer dan één pagina wordt weggelaten, na de laatste nog wel opgenomen pagina. |
|
3.8. Arrangement van de opnamen |
* De opnamen dienen als volgt geordend te zijn: 1. Symbool “begin van de filmrol”. 2. Testopname scherpte: ISO 3334 Micrographics - ISO Resolution Test Chart met aanduiding gebruikte verkleiningsfactor. Voor opnamen van A4 tot A3 testkaart op A4-formaat; van A3 tot A2 op A3-formaat; enz. Deze testopname binnen filmrol herhalen indien over wordt gegaan op andere verkleiningsfactor. 3. Symbool “begin van het bestanddeel”. 4. Voorblad met beschrijving bestanddeel, conform specificaties opdrachtgever. 5. Documenten, het bestanddeel. 6. Symbool “einde van het bestanddeel”. 7. Indien nog een bestanddeel op dezelfde rol wordt verfilmd: ten minste 5 blanco opnamen, c.q. 10 cm. 8. 3 t/m 7 herhalen tot volgende bestanddeel niet meer op dezelfde rol kan. 9. Testopname als 2. 10. Symbool “einde van de filmrol”. 1. Symbool “begin van de filmrol”. 2. Testopname scherpte: ISO 3334 Micrographics - ISO Resolution Test Chart met aanduiding gebruikte verkleiningsfactor. Voor opnamen van A4 tot A3 testkaart op A4-formaat; van A3 tot A2 op A3-formaat; enz. Deze testopname binnen filmrol herhalen indien over wordt gegaan op andere verkleiningsfactor. 3. Symbool “begin van het bestanddeel”. 4. Voorblad met beschrijving bestanddeel, conform specificaties opdrachtgever. 5. Documenten, het bestanddeel. 6. Symbool “einde van het bestanddeel”. 7. Indien nog een bestanddeel op dezelfde rol wordt verfilmd: ten minste 5 blanco opnamen, c.q. 10 cm. 8. 3 t/m 7 herhalen tot volgende bestanddeel niet meer op dezelfde rol kan. 9. Testopname als 2. 10. Symbool “einde van de filmrol”. |
|
3.9. Bestandsorganisatie |
* Er vinden geen overgangen plaats van logische bestanddelen van de ene film naar de andere. |
|
3.10. Houdbaarheid |
* Per moederfilm mogen maximaal twee lassen voorkomen |
|
3.11. Verslaglegging |
* Van elke film wordt een verslag meegeleverd, bevattende: - naam verfilmingsbedrijf - naam operator die de film heeft opgenomen. - datum van het opnemen - aantal opnamen - korte aanduiding van het opgenomene - naam van de controleur - datum van de controle - resultaten van de controle: gehaalde target scherpte, hoogste en laagste voorkomende densiteitswaarden voor de verfilmde documenten, nummer van het voor de film geldige methylene blue testcertificaat, geconstateerde fouten - correctieve acties - eventuele lassen - merk, type en emulsienummer van de film - naam verfilmingsbedrijf - naam operator die de film heeft opgenomen. - datum van het opnemen - aantal opnamen - korte aanduiding van het opgenomene - naam van de controleur - datum van de controle - resultaten van de controle: gehaalde target scherpte, hoogste en laagste voorkomende densiteitswaarden voor de verfilmde documenten, nummer van het voor de film geldige methylene blue testcertificaat, geconstateerde fouten - correctieve acties - eventuele lassen - merk, type en emulsienummer van de film * een lijst van opname waarvan het origineel als “moeilijk te lezen" beoordeeld is. |
1) Respectievelijk gepubliceerd in de Staatscourant 1 maart 2002, nr. 43 en 18 september 2001, nr. 180.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl