Verordening van provinciale staten van Utrecht van 5 februari 1997 betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen en het wettelijk toezicht door gedeputeerde staten op de zorg voor de archiefbescheiden van andere bestuursorganen

ARTIKEL 5.

• 1 Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2 Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

ARTIKEL 13.

• 1 De beheerders verstrekken aan de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2 De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

ARTIKEL 16.

• 1 De zorgdragers verstrekken aan gedeputeerde staten en de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van hun taak en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van de hulpmiddelen en systemen waarin deze zijn opgenomen.

• 2 De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

ARTIKEL 17.

• 1 De inspecteur deelt aan gedeputeerde staten mede welke voorzieningen naar zijn oordeel door de zorgdragers moeten worden getroffen. Gedeputeerde staten geven, voor zover zij dit nodig oordelen, hiervan kennis aan de zorgdrager.

• 2 De zorgdragers stellen gedeputeerde staten in kennis van de maatregelen welke zij naar aanleiding van de kennisgevingen, bedoeld in het eerste lid, hebben getroffen.

• 3 Wanneer gedeputeerde staten van oordeel zijn dat de verplichting voor de archiefbescheiden zorg te dragen onvoldoende wordt nagekomen, kunnen zij, nadat de zorgdrager de gelegenheid is geboden zijn zienswijze naar voren te brengen, bepalen voor welk tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getroffen. De inspecteur brengt aan gedeputeerde staten ter zake verslag uit. Indien uit het verslag blijkt, dat nog niet of niet voldoende aan de verplichting is voldaan, kunnen gedeputeerde staten gebruik maken van de bevoegdheid bedoeld in artikel 34, eerste lid, en 39, eerste lid, van de wet. Na het overleg bedoeld in artikel 34, tweede lid, en artikel 39, tweede lid, van de wet volgen zij daartoe de procedure omschreven in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht. 

ARTIKEL 19.

• 1 De zorgdragers geven aan gedeputeerde staten tijdig kennis van het voornemen tot het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden die berusten in een archiefbewaarplaats waarvan het beheer niet is opgedragen aan een gemeentearchivaris of een waterschapsarchivaris in de zin van artikel 32 onderscheidenlijk 37 van de wet, tenzij het ordenen en beschrijven is opgedragen aan een persoon, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

• 2 Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden als bedoeld in het eerste lid geschiedt onder leiding van de inspecteur. 

ARTIKEL 20.

• 1 De zorgdragers doen aan gedeputeerde staten tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een overheidsorgaan of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

  • b.

    uitlening van archiefbescheiden ingevolge artikel 18, eerste lid, van de wet indien deze voor langer dan zes maanden is voorzien;

  • c.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • d.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

• 2 Gedeputeerde staten stellen de inspecteur in kennis van de mededelingen in het vorige lid, alsmede van de door de zorgdragers medegedeelde verordeningen, bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35, eerste lid, en 37, tweede lid, van de wet. Deze brengt indien hij daartoe aanleiding ziet advies uit aan gedeputeerde staten.

• 3 Gedeputeerde staten stellen de inspecteur in kennis van de voorzieningen die zij naar aanleiding van zijn advies hebben getroffen.

ARTIKEL 23.

• 1 De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven een archivaris aanstellen die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

• 2 De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voorzieningen treffen tot bevordering van de openbaarheid in de zin van de wet, met inachtneming van de beperkingen die daarop bij of krachtens de wet zijn gesteld.