Inkoop- en aanbestedingsbeleid

De afgelopen jaren kocht de Gemeente Zeist voor ruim 130 miljoen euro per jaar in. Dit geld wordt uitgegeven aan bijvoorbeeld de aanleg en onderhoud van infrastructuur, het beheer van gebouwen en installaties, milieukundige diensten, juridische zaken en advies, afvalverwerking voor burgers, personeelskosten en de grootste post bestaat uit subsidieverstrekking.

De gemeente wil een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper én opdrachtgever zijn.

In dit kader biedt dit beleid de medewerkers van de Gemeente Zeist én haar opdrachtnemers een handvat voor een professionele samenwerking bij inkoop- en aanbestedingstrajecten.

Het is aangepast aan de nieuwe wet- en regelgeving, de laatste maatschappelijke en economische ontwikkelingen en het geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken. In dit beleid staan tevens de doelstellingen vermeld die Zeist heeft bij het professioneel inkopen voor de inwoners van Zeist én de eigen organisatie.

Het professionaliseren van de gemeentelijke inkoopfunctie is een continu proces.

Ook de komende jaren stelt Zeist alles in het werk om door middel van haar inkopen maximale toegevoegde maatschappelijke waarde te leveren voor de stad en optimaal om te gaan met het geld van haar burgers. Doel- en rechtmatigheid blijven hierbij voorop staan.

Deze ambities en ontwikkelingen, samen met wijzigingen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen in de Aanbestedingswet 2012, hebben aanleiding gegeven tot een vernieuwde versie van het Inkoop en Aanbestedingsbeleid. Het is inmiddels de 4e editie op dit vakgebied binnen de gemeente Zeist en opgesteld naar inspiratie van zowel het voorgaande beleid als het VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) model Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012.

Voor de goede leesbaarheid wordt soms alleen gesproken over ‘inkopen’, ook al wordt daar ook ‘aanbesteden’ bedoeld.

Voor de gemeente gelden de volgende juridische inkoopkaders:

• 1.

  Europese richtlijn 2004/18/EC1;

• 2.

  Aanbestedingswet (2012). De Aanbestedingswet is op 1 juli 2016 gewijzigd naar aanleiding van de implementatie van de Europese aanbestedingsrichtlijnen per 18 april 2016;

• 3.

  Aanbestedingsbesluit (2012);

• 4.

  Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016);

• 5.

  Gids Proportionaliteit januari 2013;

• 6.

  Richtsnoer Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (vooralsnog facultatief);

• 7.

  Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (voor de gemeente uitgewerkt in een klachtenregeling aanbestedingen gemeente Zeist opgenomen in bijlage 2 van deze nota).

Daarnaast zijn ook de volgende kaders van belang:

• •

  De Algemene Beginselen van Behoorlijk Bestuur (gelijkheids-, motiverings- en

• •

  vertrouwensbeginsel);

• •

  Algemene Wet Bestuursrecht;

• •

  Gemeentewet;

• •

  Burgerlijk Wetboek;

• •

  De Mededingingswet;

• •

  Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB);

• •

  Wet Markt & Overheid;

• •

  Gemeentelijke regelgeving:

  • -

    Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Zeist 2019-2022;

  • -

    Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Zeist 2018;

  • -

    Mandaatbesluit en de budgethouders regeling;

  • -

    Gedragscode ‘de 10 gouden regels’.

Bij elke Europese en nationale aanbestedingsprocedure zijn de onderstaande beginselen van kracht;

• •

  Gelijke behandeling: gelijke gevallen worden niet verschillend behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is.

• •

  Non-discriminatie: beoogt een gelijke behandeling van alle individuele personen te garanderen, ongeacht hun nationaliteit, geslacht, ras of etnische afstamming, godsdienst of overtuiging, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid.

• •

  Transparantie: de gevolgde procedure is altijd navolgbaar en daarmee ook controleerbaar.

• •

  Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht.

• •

  Wederzijdse erkenning (Europees): diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie worden toegelaten voor zover deze op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

Rechtmatigheid

Aanbesteden is de manier om professioneel opdrachten in de markt te zetten. Door concurrentiestelling optimaliseren aanbestedende diensten hun kansen op de beste prijs-kwaliteitverhouding en worden vraag en aanbod beter op elkaar afgestemd.

De jaarlijkse accountantscontrole ziet onder andere toe op rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op naleving van de juridische inkoopkaders maakt onderdeel uit van de controle.

Niet rechtmatig gevoerde aanbestedingen kunnen bij overschrijding van de vastgelegde goedkeuringstoleranties leiden tot een afgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekeningen.

Daarnaast brengt het niet naleven van de aanbestedingsregels met zich mee dat belanghebbenden een klacht in kunnen dienen of een kort geding aanspannen. Mogelijke gevolgen voor de gemeente zijn verplichte herbeoordeling, een heraanbesteding of betaling van schadevergoeding.

Naast de wettelijke verplichting is het voor de gemeente zelf ook belangrijk de regels te benutten.

Gelijke kansen voor alle potentiële aanbieders leiden –nogmaals - tot concurrerende aanbiedingen en daarmee tot een doelmatige besteding van het overheidsgeld.

Klachtenafhandeling

In geval van een meningsverschil of ontevredenheid tijdens een aanbestedingsprocedure die uitmondt in een klacht, geldt de klachtenregeling aanbestedingen uit bijlage 2.

De gemeente streeft waar mogelijk naar het hanteren van de volgende uniforme – meestal landelijke – aanbestedingsreglementen, standaard bestekken en inkoopvoorwaarden;

• ▪

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

• ▪

  Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016);

• ▪

  Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Zeist 2014 voor diensten en leveringen;

• ▪

  De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV en UAV-GC);

• ▪

  De Nieuwe Regeling voor ingenieurs- en architectdiensten (DNR);

• ▪

  Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (ARBIT);

• ▪

  Rationalisering Automatisering Wegenbouw (RAW-bestek).

Uniformiteit in de uitvoering draagt bij aan eenduidigheid en duidelijkheid voor ondernemers. Tevens bevordert de uniformiteit samenwerking met andere aanbestedende diensten.

De bevoegdheden wat betreft het aangaan van overeenkomsten zijn vastgelegd in het gemeentelijk mandaatbesluit en de budgethoudersregeling.

Bestuurders en ambtenaren

Integriteit staat voorop. Er kan geen sprake zijn van belangenverstrengeling. Verkregen informatie wordt, waar vereist, vertrouwelijk behandeld. Voor bestuurders en ambtenaren geldt de gedragscode van de gemeente, “de 10 gouden regels”.

Leveranciers

Leveranciers handelen conform wet- en regelgeving en overigens in overeenstemming met hetgeen in het maatschappelijk verkeer betaamt. De gemeente kan in dit kader de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ als bewijsstuk opvragen.

BIBOB

Bij een grotere aanbesteding, voornamelijk binnen de ICT, bouw en milieu gerelateerd, kan de gemeente het van belang achten gebruik te maken van het BIBOB instrumentarium. De wet BIBOB is er op gericht dat overheidsinstanties malafide en criminele organisaties tegen kunnen gaan. Bij een dergelijke toepassing wordt dit in de aanbestedingsstukken vermeld en geldt tevens het BIBOB beleid van de gemeente Zeist.

In lijn met het landelijk programma ‘Duurzaam Inkopen’ en de Millenniumcampagne (Gemeente4globalgoals 2030 door VNG) heeft de gemeente de volgende doelstellingen:

• ▪

  het stellen van een voorbeeld voor anderen;

• ▪

  het bereiken van directe milieuwinst;

• ▪

  het stimuleren van arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;

• ▪

  het weren van producten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand zijn gekomen;

• ▪

  het beïnvloeden van de markt door vraag te creëren en te vergroten naar minder milieubelastende producten;

• ▪

  meewerken aan de ontwikkeling van een eerlijker handelssysteem.

Maatschappelijk Verantwoord

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return een rol. De gemeente stimuleert - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces.

Duurzaamheid

Duurzaam inkopen is het meenemen van zowel sociale als milieuaspecten in het totale inkoopproces.

De gemeente wenst - waar mogelijk en doelmatig - mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen people, planet & profit als volgt af te wegen:

• ▪

  Bij aanvang van een inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend.

  In de praktijk betekent dit dat de gemeente bij de product- en marktanalyse, waar van toegevoegde waarde, inventariseert welke leveringen, diensten of werken op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden en afweegt of en hoe deze een plek binnen de inkoop kunnen krijgen.

• ▪

  In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie-, minimum- en gunningscriteria) en in de overeenkomst worden waar mogelijk en van toegevoegde waarde duurzaamheidscriteria opgenomen.

Voor een aantal productgroepen zijn door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Deze zijn terug te vinden op (www.pianoo.nl). Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld energiezuinige lichtbronnen in verkeersregelinstallaties, milieuvriendelijke materialen voor het vervaardigen van kantoormeubilair en energiezuinige vervoermiddelen.

Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft daarnaast de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam inkopen’.

Zoals geformuleerd in de motie “Het goede voorbeeld” (november 2018) wil de Gemeente Zeist het goede voorbeeld geven op het gebied van duurzaamheid in de breedste zin. Dit betekent onder andere dat bij aanbestedingen nadrukkelijk gestuurd wordt op duurzaamheid, zo mogelijk nog meer dan de landelijke eisen op Pianoo, dat duurzame, ecologisch verantwoorde en/of biologische producten worden ingekocht binnen de gemeentelijke organisatie en dat elektriciteit binnen gemeentelijke gebouwen echt groen wordt ingekocht (waar we aan zonnepanelen niet voldoende hebben).

Circulair inkopen

Circulair inkopen is een relatief nieuw onderwerp op de inkoopagenda. In de circulaire economie bestaat afval niet. Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en waardevernietiging te minimaliseren. Voorwaarde hierbij is waardebehoud van producten en materialen. Uitgangspunt hierbij is dat waardevernietiging door 'downcycling' (bijvoorbeeld papier om op te schrijven dat wordt verwerkt tot toiletpapier) zoveel mogelijk moet worden voorkomen. Bij circulair inkopen borgt de inkopende partij dat de producten of materialen aan het einde van de levens- of gebruiksduur weer optimaal in een nieuwe cyclus worden ingezet.

De ambitie van de gemeente Zeist is om samen met regiogemeenten het circulair inkopen zo veel mogelijk op de kaart te zetten. Sinds voorjaar 2018 is hiertoe het regionaal circulair inkoopoverleg in het leven geroepen. Doel is kennisdeling en de samenwerking in circulair aanbesteden te bevorderen. Tevens geeft de gemeente hiermee het signaal af naar de markt dat circulair inkopen hoog op de agenda staat.

Fair Trade

De gemeente wil voldoen aan de uitgangspunten van de campagne ‘Fair Trade gemeente’. Daar waar

mogelijk koopt de gemeente Fair Trade producten in.

Social return

Social return houdt in dat een opdrachtgever (de gemeente) contractueel sociale voorwaarden stelt aan een opdrachtnemer om zo mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt kansen te bieden.

De gemeente maakt hiervoor binnen de inkoop gebruik van de ‘bouwblokkenmethode’.

Opdrachtnemers kunnen met deze methode zelf in samenspraak met het Werkgeversservicepunt Kromme Rijn Heuvelrug (Bureau Social Return) verschillende inspanningen combineren in een voor hen optimale mix. Zo kan een persoon met een WW-uitkering ingezet worden of een leerwerkplek geboden worden aan een MBO-er. De uitwerking van de ‘bouwblokkemethode’ en de daarbij horende kaders zijn opgenomen in bijlage 1 van deze nota (Aanpak Social Return).

Total Cost of Ownership (TCO)

Total Cost of Ownership houdt in dat naast de aanschafprijs ook alle bijkomende kosten gedurende en na het gebruik ervan meegenomen worden in de beoordeling van de offertes. Per aanbesteding overweegt de gemeente of deze aanpak geschikt en gewenst is in relatie tot het beoogde eindresultaat.

De term innovatiegericht aanbesteden ziet zowel op het gevraagde product (innovatiegericht inkopen), het gebruik van innovatieve contractvormen als op vernieuwende aanbestedingsprocedures (innovatief aanbesteden).

Binnen het aanbestedingsproces kan de gemeente innovatieve aanbiedingen genereren door toestemming te geven aan inschrijvers om varianten op het standaardbestek toe te staan.

Ook kan de gemeente aanbesteden door middel van het principe van prestatie inkoop. Hierbij wordt bij een inkoop het einddoel en de verplichte kaders gegeven en van marktpartijen gevraagd om hiervoor de beste oplossing te bieden. De gemeente zal ook innovatieve contractvormen toepassen wanneer dit betere oplossingen biedt.

Per opdracht bepaalt de gemeente welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is.

Daarbij gelden onderstaande drempelbedragen als uitgangspunt:

N.B.

• ▪

  Bedragen zijn exclusief BTW.

• ▪

  De vigerende drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese commissie.

• ▪

  Opdrachten mogen niet in deelopdrachten worden gesplitst enkel en alleen om een bepaalde aanbestedingsprocedure te ontlopen.

Van de Europese aanbestedingsrichtlijnen en drempelbedragen kan in geen geval afgeweken worden.

Bij de definitieve keuze voor een aanbestedingsprocedure onder de Europese drempels dienen, naast de bovengenoemde financiële omvang, ook altijd de volgende aspecten in overweging genomen te worden:

• ▪

  transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• ▪

  aantal potentiële inschrijvers;

• ▪

  gewenst eindresultaat;

• ▪

  complexiteit en type van de opdracht;

• ▪

  karakter van de markt.

In sommige gevallen kan dit betekenen dat de bovengenoemde gemeentelijke drempelbedragen, exclusief de Europese drempels, niet gevolgd worden.

Voorbeeld

In gevallen waar een opdracht qua financiële omvang middels een enkelvoudig onderhandse procedure aanbesteed zou worden, máár er meerdere spelers op de markt zijn die de opdracht graag gegund zouden krijgen én voor wie de financiële omvang van de opdracht interessant is, kán er worden gekozen om de opdracht aan te besteden middels een meervoudig onderhandse procedure.

Afwijken van de gemeentelijke drempelbedragen onder de Europese drempel is verder, afhankelijk van de specifieke situatie, onder andere ook in de volgende gevallen denkbaar:

• ▪

  bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden;

• ▪

  vanwege de aard van de opdracht en de onzekere omstandigheden, waardoor de totale financiële omvang niet vooraf vast te stellen is;

• ▪

  indien het gaat om opdrachten die om artistieke, exclusieve of technische redenen slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd;

• ▪

  bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou brengen.

Aan een afwijking dient een gedegen en juridisch houdbare schriftelijke motivatie ten grond te liggen en schriftelijk akkoord van het Directie Team.

Het toepassen van EMVI (nu een overkoepelende term geworden) is een methode om extra kwaliteit te honoreren en kent drie gunningscriteria:

• •

  Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV, voorheen EMVI genoemd)

• •

  Laagste prijs (ongewijzigd gebleven)

• •

  Laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit zoals de levenscycluskosten (nieuw gunningscriterium)

Bij de beoordeling van offertes kunnen verschillende criteria gehanteerd worden, namelijk wat betreft:

• ▪

  de aanbieder: uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria;

• ▪

  de inhoudelijke aanbieding/opdracht: minimumeisen en gunningscriteria.

Het is aan de gemeente door het vormen van een optimale mix van bovenstaande criteria voor zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer, te komen tot de Economisch Meest Voordelige Inschrijving voor haar opdracht.

Om te bepalen welke ondernemer de meest geschikte partij voor de opdracht is en daarmee als eerste gegadigde voor de opdracht in aanmerking komt, worden gunningscriteria vastgesteld per aanbesteding. Voorbeelden van kwalitatieve gunningscriteria zijn: doorlooptijd van de werkzaamheden, social return, duurzaam gebruik/verwerking van materialen, levertijd en garantie.

Met het in werking treden van de Aanbestedingswet 2012 is het gunningcriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) in de basis verplicht gesteld. Gunning op laagste prijs is daarbij nog steeds toegestaan, mits de gemeente de keuze motiveert in de aanbestedingsstukken. Mocht het bijvoorbeeld voor partijen niet mogelijk of proportioneel zijn om zich te onderscheiden bij een standaard levering of standaard werk, dan kan de gemeente het gunningscriterium ‘laagste prijs’ toepassen.

De betrokken ondernemers bij een aanbestedingsprocedure verdienen ieder een eerlijke kans om de opdracht gegund te krijgen. Dat draagt ook bij aan een gezonde marktwerking.

Prijzen niet openbaar maken

De gemeente maakt geen gebruik meer van zogenaamde openbare openingen en maakt de geoffreerde prijzen bij BPKV-aanbestedingen, niet bekend. Het bekend maken van de prijzen bij BPKV levert zowel de gemeente als inschrijvers geen bewezen voordelen op. Hiermee wordt beoogd de rechtmatige commerciële belangen van inschrijvers te beschermen.

Waar mogelijk en wettelijk toegestaan, wil de gemeente lokale en regionale ondernemers kansen bieden. Naast de gemeente hebben de ondernemers hierbij ook een taak om zich te profileren. De gemeente streeft dan ook naar onderlinge samenwerking en kennisdeling om bovenstaand doel te bereiken.

Zo zal de gemeente lokale ondernemers ondersteunen door middel van onder andere workshops over de juridische en praktische aspecten van het aanbesteden.

In geval van een enkelvoudige of meervoudige onderhandse aanbesteding streeft de gemeente ernaar op zijn minst één lokale/regionale ondernemer uit te nodigen om een offerte uit te brengen.

De gemeente blijft te allen tijde op zoek naar de beste EMVI verhouding en laat dan ook niet onnodig nationale, Europese of mondiale kansen liggen. Bovenstaande stimulans mag ook niet tot enigerlei vorm van discriminatie leiden.

De kansen van het MKB vormen de rode draad van de Aanbestedingswet 2012 en de daarbij behorende Gids Proportionaliteit. Hierbij mag een eventuele stimulans ook niet tot discriminatie leiden.

Kansen voor het MKB kunnen op de volgende manieren worden verhoogd:

• ▪

  gebruik maken van percelen in aanbestedingen;

• ▪

  de schaal van de opdracht zo inrichten dat het MKB in staat is de opdrachten uit te voeren en daarvoor een aanbieding kan doen;

• ▪

  het toestaan van het aangaan van combinaties en beroep op derden (onderaanneming) en aan hen geen onnodige extra eisen stellen;

• ▪

  het verminderen van de administratieve, organisatorische en financiële lasten;

• ▪

  voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningcriteria.

De gemeente heeft oog voor inkoopsamenwerking. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie alsook met andere (regionale) gemeenten of aanbestedende diensten. Het doel van samenwerken is het creëren van meerwaarde ten opzichte van wat de gemeente individueel tot stand kan brengen. Deze meerwaarde hoeft niet per definitie alleen tot een financieel voordeel te leiden, maar kan ook leiden tot efficiency-, kennis- en capaciteitsvoordelen.

Indien er samen met één of meerdere aanbestedende dienst(en) een aanbesteding op de markt wordt gebracht, wordt de wetgeving op het gebied van onnodig samenvoegen in ogenschouw genomen.

Binnen de gemeente zijn afdelingen zelf budgetverantwoordelijk, wat maakt dat er een decentrale inkooporganisatie bestaat binnen de gemeente. Voor een optimaal resultaat is een combinatie van de vakinhoudelijke kennis op de afdelingen en de inkoop-technische en aanbestedingsrechtelijke kennis nodig.

De inkoopadviseur vervult een centrale advies-, ondersteunings- en controlefunctie op het brede vlak van de gemeentelijke inkopen en aanbestedingen.

Om centraal inzicht in alle inkopen en aanbestedingen te bevorderen, moeten budgethouders voor inkopen met een raming hoger dan € 25.000,- deze melden bij de inkoopadviseur door middel van de inkoopchecklist.

Een aanbestedingsprocedure kenmerkt zich door vele administratieve handelingen die van zowel de gemeente als de inschrijvers gevraagd wordt. De gemeente streeft naar zo laag mogelijke administratieve lasten om zo de inspanningen voor een aanbesteding voor alle betrokkenen proportioneel te houden. Daarbij zijn drie kernbegrippen van belang: standaardisatie, verlichting bewijslast en digitalisering. De standaardisatie is al bij uitgangspunt 2 toegelicht.

Verlichting bewijslast

Een onderdeel van de administratieve lastenverlichting betreft de bewijslast. De gemeente zal zoveel mogelijk de bewijsstukken alleen van de voorlopig gegunde partij opvragen. Daarbij dient de ondernemer bij inschrijving te verklaren te voldoen aan de gestelde eisen door middel van het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument).

Digitaal aanbesteden

Alle aanbestedende diensten zijn vanaf 1 april 2013 verplicht gebruik te maken van de publicatiemodule van TenderNed (www.tenderned.nl). De verplichting geldt onder meer voor het doen van (voor)aankondigingen, de mededeling van gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure.