Besluit van burgemeester en wethouders van Gemeente Utrechtse Heuvelrug tot vaststelling van het besluit vervanging archiefbescheiden Utrechtse Heuvelrug 2025

Ondertekening

Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit binnen zes weken na de dag van publicatie een bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Utrechtse Heuvelrug via ons digitaal loket (www.heuvelrug.nl/form/contactformulier/contactformulier-0) of per post naar postbus 200, 3940 AE Doorn. Een bezwaarschrift schorst de werking van het besluit niet.

Belanghebbenden kunnen bij de voorzieningenrechter van de rechtbank Midden-Nederland locatie Utrecht, Postbus 16005, 3500 DA Utrecht verzoeken een voorlopige voorziening te treffen indien onverwijlde spoed, gelet op de betrokken belangen, dat vereist. Voorwaarde is dat ook een bezwaarschrift is ingediend

Het bezwaarschrift moet worden ondertekend en moet ten minste bevatten:

• •

  de naam en het adres van de indiener;

• •

  de datum waarop u het bezwaarschrift schrijft;

• •

  een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht, en

• •

  de reden(en) waarom u het niet eens bent met het besluit.

Toelichting

De gemeente Utrechtse Heuvelrug neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid.

Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen na scanning niet worden vernietigd) zijn beschreven in het Handboek vervanging gemeente Utrechtse Heuvelrug.

Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden voor zover de processen zijn opgenomen in het Handboek vervanging gemeente Utrechtse Heuvelrug.

Reproductie en vernietiging vinden plaats volgens de procedures zoals beschreven in het Handboek vervanging gemeente Utrechtse Heuvelrug.

Bij het scannen van papieren archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. De gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft hiertoe waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het Handboek vervanging gemeente Utrechtse Heuvelrug.