Voorwaarden voor goed bestuur bij subsidieverlening gemeente Zutphen 2025

1. Het bestuur handelt te allen tijde transparant, integer en verantwoordelijk.

2. Het bestuur ziet erop toe dat in de statuten en eventueel in het huishoudelijk reglement de beginselen van behoorlijk bestuur zijn verankerd en voldoen aan de daaraan te stellen eisen.

3. Het bestuur bestaat uit een oneven aantal leden waaronder een voorzitter, secretaris en een penningmeester. De functie van secretaris en penningmeester kan door dezelfde persoon worden vervuld. De meerderheid van het bestuur is geen familie van elkaar in de 1e en/ of 2e graad.

4. Het bestuur geeft iedere wijziging in de statuten of in de samenstelling van het bestuur onverwijld door aan het college.

5. Het bestuur moet zodanig zijn samengesteld dat de taken en verantwoordelijkheden evenwichtig zijn verdeeld.

6. In de statuten wordt de zittingstermijn van bestuursleden vermeld en is geregeld hoe vaak een bestuurslid herbenoemd kan worden. In de statuten of het huishoudelijk reglement is opgenomen dat, en hoe de bestuursleden tussentijds van hun functie kunnen worden ontheven bij onvoldoende functioneren.

7. Bestuursleden ontvangen als zodanig geen bezoldiging, middellijk noch onmiddellijk, voor het uitoefenen van hun bestuurstaken.

8. Bestuursleden mogen - binnen de fiscale mogelijkheden - een vergoeding ontvangen voor gemaakte onkosten, mits deze onkosten voor de uitoefening van de bestuursfunctie in redelijkheid zijn gemaakt.

9. Het bestuur is transparant over eventuele (vrijwilligers)vergoedingen aan het bestuur. Eventuele (vrijwilligers)vergoedingen worden expliciet vermeld in het jaarverslag van de organisatie/ instelling. (Vrijwilligers)vergoedingen worden rechtstreeks aan bestuursleden uitbetaald; in geen geval via (al dan niet fiscale) omwegen en/ of constructies.

10. Met uitzondering van de algemeen directeur/ bestuurder, vervullen bestuursleden geen operationele of managementtaken bij de betreffende organisatie/ instelling, al dan niet in loondienst én al dan niet tijdelijk, anders dan met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van het college.

11. Voor instellingen met een Raad van Toezicht (RvT) geldt dat de leden van de Raad van Toezicht als bestuur en bestuursleden, onder meer in de zin van het bepaalde onder 7 e.v., moeten worden beschouwd. De algemeen directeur/ bestuurder wordt beloond op basis van de met hem of haar aangegane arbeidsovereenkomst en toepasselijke CAO-voorwaarden. Kosten van mogelijke honorering van leden van de Raad van Toezicht als bedoeld in de Wet Normering Topfunctionarissen zijn niet subsidiabel bij de gemeente.

12. Het bestuur neemt in het jaarverslag de nevenfuncties van de bestuursleden en, indien van toepassing, de algemeen directeur/ bestuurder op en geeft aan of deze bezoldigd of onbezoldigd zijn. Nevenfuncties kunnen belangenverstrengeling met zich brengen; als dit aan de orde is, wordt dit vermeld in het jaarverslag met de genomen maatregelen om dit te voorkomen.

13. Het bestuur zorgt er voor dat de organisatie/ instelling over een deugdelijke klachtenregeling beschikt en dat klachten op een behoorlijke wijze worden afgehandeld.

14. Het bestuur is verantwoordelijk voor de correcte naleving van de branche specifieke Governance Code of, bij gebreke daarvan, deze Voorwaarden voor goed bestuur bij subsidieverlening, ook wel te noemen: de Zutphense Voorwaarden voor goed bestuur.

15. Conform het bepaalde in de Algemene subsidieverordening gemeente Zutphen of in de van toepassing zijnde subsidieregeling wordt na afloop van elk kalenderjaar het jaarverslag van het voorafgaande jaar vastgesteld door het bevoegde orgaan van de organisatie/ instelling en aan het college verstrekt.

16. Naast haar statutaire verplichtingen met betrekking tot begroting en jaarrekening overlegt het bestuur ten minste éénmaal per jaar aan het college een besluit over:

• a.

  het algemene beleid;

• b.

  het eigen functioneren van bestuur en de taakverdeling;

• c.

  de financiële stand van zaken, en

• d.

  indien van toepassing: het functioneren van de algemeen directeur/ bestuurder of directie.

17. Indien van toepassing laat het bestuur zich door de algemeen directeur/ bestuurder of directie regelmatig voorlichten over de risico’s in de bedrijfsvoering, de activiteiten van de organisatie/ instelling en de maatregelen ter beheersing daarvan.

18. Het bestuur informeert het college onverwijld als er belangrijke ontwikkelingen zijn op het gebied van financiën, bedrijfsvoering en activiteiten van de organisatie/ instelling.

1. Het bestuur van de organisatie/ instelling is zelf verantwoordelijk voor de governance binnen de eigen organisatie/ instelling en dat deze governance voldoet aan de daaraan te stellen eisen naar de meest recente inzichten; het bestuur is daarmee ook verantwoordelijk voor de naleving van het bepaalde in artikel 1.

2. Bij een vermoeden of als het college is gebleken dat dit niet zo is, kan het college bij de organisatie/ instelling gegevens opvragen en nader onderzoek doen naar de naleving van het bepaalde in artikel 1, onverlet de verplichting van het bestuur tot het onmiddellijk naleven van het bepaalde in artikel 1.