Controleprotocol subsidies gemeente Zutphen 2025

1. Dit protocol is van toepassing op subsidies van meer dan €100.000,-.

2. Bij subsidies vanaf €50.000,- tot en met €100.000,- is dit protocol alleen van toepassing als in de subsidieverleningsbeschikking is vermeld dat dit protocol van toepassing is.

1. Een eenmalige of jaarlijkse subsidie wordt verantwoord met:

• a.

  een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd en aan de verplichtingen is voldaan;

• b.

  een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);

• c.

  een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop;

• d.

  een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant.

2. In de subsidieverleningsbeschikking kan worden bepaald dat bij de verantwoording van een eenmalige of jaarlijkse subsidie in plaats van een controleverklaring, als bedoeld in het eerste lid, onder d., een bijlage bij de jaarrekening volstaat.

3. De controle van de onafhankelijk accountant richt zich op de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoordingsinformatie.

4. In de controleverklaring verklaart de onafhankelijk accountant dat de financiële verantwoording van de subsidie een getrouw beeld van de werkelijkheid geeft en is opgesteld in overeenstemming met de criteria zoals opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking, de eventueel van toepassing zijnde subsidieregeling en de verordening, alsmede dit controleprotocol.

5. In dit protocol worden geen toleranties voorgeschreven voor de getrouwheid. Het is de verantwoordelijkheid van de onafhankelijk accountant om deze te bepalen met inachtneming van wat hierover in de standaarden van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) is opgenomen.

6. De onafhankelijk accountant hanteert als percentage voor de rechtmatigheid van de subsidielasten: 1%.

7. Geconstateerde onjuistheden die herstelbaar zijn, moeten worden gecorrigeerd. Dat geldt ook voor onjuistheden waarbij de tolerantiegrens niet wordt overschreden. De niet herstelde onjuistheden wegen mee in de oordeelsvorming over de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoording.

8. Alle ongecorrigeerde fouten of onrechtmatigheden groter dan €10.000,- moeten worden gerapporteerd.

9. Voor de strekking van de controleverklaring - goedkeurend, met beperking, oordeelonthouding of afkeurend - zijn de volgende toleranties1 bepalend:

1. Aandachtspunten bij de controle van de financiële verantwoording:

• a.

  de financiële verantwoording is opgesteld in overeenstemming met de voor de subsidieontvanger geldende grondslagen voor waardering- en resultaatbepaling en de specifieke subsidievoorwaarden en/ of verplichtingen;

• b.

  de financiële verantwoording en het activiteitenverslag bij een rechtspersoon zijn vastgesteld door (of namens) het bevoegd orgaan van de subsidieontvanger;

• c.

  de begroting voor het verslagjaar is de begroting, die als basis voor de subsidieverleningsbeschikking heeft gediend;

• d.

  de ontvangen subsidie en de betreffende uitgaven en andere inkomsten zijn per subsidieverleningsbeschikking, gespecificeerd naar de onderscheiden activiteiten, duidelijk herkenbaar in de financiële verantwoording opgenomen;

• e.

  de toelichting bij de financiële verantwoording bevat een sluitende analyse van de financiële resultaten over het verslagjaar vergeleken met de bij de aanvraag om subsidieverlening ingediende begroting. Dit betekent dat ook de oorzaken van de verschillen worden toegelicht;

• f.

  de financiële verantwoording is in overeenstemming met de informatie die in de (gepubliceerde) jaarrekening is opgenomen;

• g.

  eventuele risico's en niet uit de balans blijkende verplichtingen, die gevolgen kunnen hebben voor de exploitatie in de volgende jaren, worden toegelicht.

2. Aandachtspunten voor het beoordelen van de rechtmatigheid zijn:

• a.

  de subsidie is besteed voor het doel en aan de activiteiten waarvoor zij beschikbaar is gesteld;

• b.

  als de subsidieontvanger voor dezelfde activiteiten tevens subsidie heeft aangevraagd bij andere bestuursorganen, organisaties en/of instellingen, wordt daarvan melding gedaan bij de aanvraag tot subsidievaststelling, onder vermelding van de stand van zaken over die andere subsidie aanvra(a)g(en);

• c.

  alle in de subsidieverleningsbeschikking nader beschreven specifieke voorwaarden en/ of verplichtingen zijn nageleefd. Zie ook artikel 4 van dit controleprotocol;

• d.

  er wordt getoetst of de maatregelen die betrekking hebben op de administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover relevant voor de subsidieverantwoording, daadwerkelijk in de praktijk zijn gebracht, bestaan en werken;

• e.

  de reservepositie is overeenkomstig de door het college vastgestelde beleidsregel over reservevorming verantwoord;

• f.

  of door het college specifiek toestemming is verleend om (een deel van de) gesubsidieerde activiteiten en de daarmee gemoeide subsidie in een volgend jaar uit te voeren en te besteden;

• g.

  in de financiële verantwoording is een overzicht opgenomen van eventuele gelieerde rechtspersonen (deelnemingen) en de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen.

1. De externe accountant van de gemeente, of een door het college aan te wijzen toezichthouder, kan een review uitvoeren op de door de onafhankelijk accountant uitgevoerde controle over de verantwoording.

2. De met de controle van de verantwoording belaste onafhankelijk accountant verstrekt aan de externe accountant of de toezichthouder die namens het college de review uitvoert op verzoek alle inlichtingen en bescheiden op een wijze zoals de externe accountant of toezichthouder dat wenselijk acht.