Regeling Blauwdruk Nazorg Organisatie VNOG

Ondertekening

Regeling Blauwdruk Nazorg Organisatie VNOG

Datum: 24 februari 2025

Versie: (1.0) Zaaknummer:

Auteur:

Organisatieonderdeel: Brandweerzorg

Inhoudsopgave

1. Inleiding 3

2. Doelen van het bedrijfsopvangteam 3

3. RC BOT VNOG 3

4. Bedrijfsopvang Brandweer 4

5. Bedrijfsopvang MKON 6

6. Bedrijfsopvang GHOR 6

7. Bedrijfsopvang Crisisbeheersing 7

8. Doorverwijzen naar professionele hulpverlening 7

9. Vertrouwelijkheid en verschoningsrecht 7

10. Financiën 8

11. Procedure grootschalige nazorg 8

1. Inleiding

Hulpverleners moeten soms onder uiteenlopende omstandigheden taken verrichten. Het personeel van VNOG kan daarbij worden geconfronteerd met bijzondere, ingrijpende incidenten. In dergelijke situaties is een goede begeleiding van het personeel van groot belang. Het niet verwerken van ervaringen kan immers traumatische gevolgen met zich meebrengen (waaronder PTSS). Voor de hulpverleners in VNOG is er een netwerk voor psychosociale nazorg: een Bedrijfsopvangteam (BOT).

Binnen VNOG is de BOT-organisatie vormgegeven vanuit de gedachte dat goede nazorg verankerd is in de organisatie, op de werkvloer en onderdeel is van de cultuur. Collegiaal elkaar bijstaan, in gesprek gaan, signaleren of er meer nodig is en externen inzetten waar nodig.

Deze regeling beschrijft hoe de nazorg binnen VNOG is georganiseerd. Voor de brandweer is de leerlijn Nazorg opgesteld en zijn de doelen, kennis en vaardigheden per doelgroep beschreven. Daarnaast is er nog een Toolbox en een bestand met les- en leerstof. Aandachtskaart Nazorg-BOT VNOG (Aro 56004) geeft kort en bondig een samenvatting van de werkwijze.

De collegiale opvang in VNOG past binnen het gedachtengoed van de “Richtlijn psychosociale ondersteuning geüniformeerden” en de verplichtingen die de werkgever heeft op het gebied van Arbo- en nazorg.

2. Doelen van het Bedrijfsopvangteam

• Het geven van informatie over emotionele en lichamelijke reacties na schokkende gebeurtenissen.

• Het bieden van een luisterend oor, een helpende hand en eventueel, een korte persoonlijke begeleiding ter vermindering/ stoppen van directe emotionele gevolgen van een schokkende gebeurtenis.

• Het in goede banen leiden van het verwerkingsproces om daarmee gevolgen van schokkende gebeurtenissen op langere termijn (ziekteverzuim, slecht functioneren) te voorkomen.

• Het in een vroeg stadium signaleren van problemen om vervolgens mogelijkheden aan te geven voor professionele hulpverlening, wanneer collegiale hulp niet voldoende is.

• Het houden van een debriefing (BOT-evaluatie) indien nodig.

3. RCBOT-VNOG

Het Regionaal Coördinatie Team BOT (RC BOT) bestaat uit:

• Een voorzitter/ coördinator (vanuit OV)

• Een beleidsmedewerker (vanuit OV)

• Secretariële ondersteuning (uit ondersteuningspool)

• Vertegenwoordigers uit de vier districten

• Vertegenwoordiger GHOR

• Vertegenwoordiger meldkamer (brandweer gedeelte)

• Vertegenwoordiger Crisisbeheersing

• Vertegenwoordiger HRM/ Arbeidsveiligheid

• Twee externe psychosociaal deskundigen

Vanuit het RC BOT worden de activiteiten op hoofdlijnen gecoördineerd/ afgestemd en wordt informatie gedeeld vanuit o.a. het Landelijk Netwerk Nazorg. Het RCBOT monitort of de doelstellingen van de nazorg organisatie behaald worden en stuurt waar nodig bij.

Voor het inhuren van externen voor het RC BOT overleg en het afsluiten van contracten voor bereikbaarheid heeft het team OV een budget.

4. Bedrijfsopvang Brandweer

Het thema collegiale opvang komt binnen de (brandweer)organisatie op diverse momenten aan de orde. Tijdens de beëdiging van nieuwe brandweermensen worden de partners sinds 2023 geïnformeerd over de nazorg in VNOG. Tijdens de opleidingen Manschap en Bevelvoerder is nazorg structureel een standaard onderwerp. In dit hoofdstuk is beschreven hoe de nazorg binnen de brandweer is georganiseerd.

Postavonden

Eén keer in de vier jaar wordt er voor iedere post een postavond nazorg ingeroosterd. Deze avond wordt verzorgd door een (externe) psychosociaal deskundige. Tijdens deze avond komt het verwerkingsproces ter sprake, de BOT organisatie en de laatste ontwikkelingen en inzichten. Er is tevens ruimte voor het bespreken van de ervaringen en de incidenten die aangedragen worden vanuit de post.

Partneravonden

Alle posten krijgen éénmaal per vier jaar een algemene instructie voor partners aangeboden. Deze partner avonden worden alleen gehouden als er belangstelling voor is. De nadruk tijdens de instructie ligt op de rol die partners kunnen vervullen bij het verwerken van ervaringen.

1e-lijns BOT-ers

Iedere brandweerpost heeft minimaal één en bij voorkeur twee opgeleide 1e-lijns BOT-ers (bij grote posten kan besloten worden hiervan af te wijken).

De 1e-lijns BOT-ers hebben een open relatie naar elkaar en naar hun omgeving. Het zijn gemotiveerde, representatieve collega's die goed binnen de groep liggen en capabel zijn voor deze taak. Het maakt niet uit welke (operationele) rol of functie de 1e-lijns BOT-er vervult. De 1e-lijns BOT-ers zijn het eerste aanspreekpunt op de posten voor nazorg, voeren 1e-lijns gesprekken, hebben een signaalfunctie en verwijzen indien nodig door voor 2e-lijnsgesprekken met een (externe) psychosociaal deskundige (via de Coördinator van het district).

Bij het werven en selecteren wordt er rekening gehouden met onderstaande punten:

• De 1e-lijns BOT-er heeft affiniteit met het onderwerp

• De 1e-lijns BOT-er wordt gedragen door de post

• De 1e-lijns BOT-er stelt zichzelf beschikbaar en wordt niet aangewezen

• De 1e-lijns BOT-er is bereid om één thema-avond per jaar te volgen

• De 1e-lijns BOT-er is ten minste vier jaar in dienst van de brandweer

• De 1e-lijns BOT-er kan goed luisteren en over gevoelens praten

• Opleidingen op het gebied van Sociale Vaardigheden zijn wenselijk

Indien nodig of gewenst kunnen 1e-lijns BOT-ers ook ingezet worden op andere posten dan hun eigen post.

Opleiding 1e-lijns BOT-ers

De opleiding tot 1e-lijns BOT-er wordt gegeven door een psychosociaal deskundige en bestaat uit vier dagdelen. Onderwerpen die o.a. aan bod komen zijn:

• Wat is PTSS

• Veerkracht/ weerbaarheid

• Het verloop van het verwerkingsproces

• De BOT organisatie

• Uitleg van de toolbox

• Gesprekstechnieken

• Eigen ervaringen en kwaliteiten

• Rollenspelen

• Groepsevaluaties

• Stressmanagement

Thema-avond(en) binnen het district

Eén tot tweemaal per jaar wordt er voor alle 1e-lijns opgeleide mensen binnen het district een thema-avond georganiseerd. Hierbij worden ook de OvD-en uitgenodigd en de 1e-lijns BOT-ers uit de meldkamer.

Per district kan er ieder jaar gekozen worden uit verschillende thema's (“menukaart”). De keus hangt af van de behoefte van de 1e-lijns BOT-ers. Ook kan er vanuit het RC BOT aangegeven worden dat er bepaalde thema's besproken worden. Voor deze thema-avonden worden externe deskundigen ingezet.

OvD-en

De OvD maakt onderdeel uit van de BOT-structuur en vervult m.n. een rol als gespreksleider bij de evaluatie gelijk na het incident. Tijdens deze evaluatie ligt de nadruk op de “technische afhandeling” van het incident. Betrokkenen krijgen een completer beeld van het incident en de wijze waarop er opgetreden is. Het hebben van een compleet beeld helpt bij de verwerking van de ervaringen. De OvD geeft ook informatie over de mogelijkheden die de BOT-organisatie biedt in het kader van het verwerken van ervaringen.

Doelen

• •

  Het houden van een technische debriefing/ evaluatie om de beeldvorming zoveel mogelijk compleet te krijgen.

• •

  Het bieden van een luisterend oor en/of een helpende hand na een incident.

• •

  Het geven van informatie over emotionele en lichamelijke reacties na schokkende gebeurtenissen.

• •

  Het in een vroeg stadium signaleren van problemen om vervolgens mogelijkheden aan te geven voor professionele hulpverlening, wanneer collegiale hulp niet voldoende is.

• •

  Het ondersteunen bij het in goede banen leiden van het verwerkingsproces.

Training en bijscholing

Iedere nieuwe OvD/OvD in opleiding wordt opgeleid voor zijn rol binnen de BOT-organisatie (één dagdeel). Om ervoor te zorgen dat de OvD-en binding houden met de werkvloer, kennis hebben van het verwerken van ervaringen en de BOT-organisatie, worden zij ook uitgenodigd voor de thema-avonden in het district.

Waar kan de OvD terecht als hij zelf collegiale hulp nodig heeft?

De OvD-en kunnen terecht bij hun collega OvD-en, hun leidinggevenden, de 1e-lijns BOT-ers, bij één van de district vertegenwoordigers of de voorzitter van het RC BOT. Daarnaast zijn er binnen de OvD-piketten afspraken gemaakt over de wijze waarop collegiaal ondersteuning wordt geboden (b.v. nabellen, buddysysteem)

Organisatie van de opleidingen

Ieder jaar wordt de behoefte aan opleidingen geïnventariseerd door de districtsvertegenwoordigers en de vertegenwoordiger uit de meldkamer. Het organiseren van de opleidingen wordt centraal uitgevoerd door het team Vakbekwaamheid (onderdeel vakbekwaam worden). Eén van de psychosociaal deskundigen van het RC BOT verzorgt de opleidingen.

Organiseren van postavonden/ partneravonden en Thema-avonden

Het organiseren/plannen van de post-, partnerinstructies en thema-avonden wordt door Vakbekwaamheid uitgevoerd in overleg met de districten/posten. Eén van de psychosociaal deskundigen van het RC BOT is aanwezig om de bijeenkomst te begeleiden.

Districtsoverleg (Optioneel)

Het kan handig zijn om binnen een district een klein werkgroepje samen te stellen. Het werkgroepje kan:

• •

  Bij elkaar komen voor overleg over de thema-avonden.

• •

  Zorg dragen voor de uitnodigingen voor de thema-avonden.

• •

  Tijdens het overleg bespreken welke thema’s relevant zijn, bijzondere gebeurtenissen, zaken vanuit het district, etc.

• •

  Ervoor zorgen dat informatie gedeeld wordt onder de 1e-lijns BOT-ers van het district.

Deelnemers aan deze werkgroep kunnen bij afwezigheid van de RC BOT- vertegenwoordiger hem/haar vervangen in het RC BOT overleg.

5. Bedrijfsopvang MKON

De Meldkamer Brandweer verricht diensten voor vijf regio's. Al het personeel van het brandweerdeel van de meldkamer is in dienst van VNOG. Binnen de groep centralisten en CaCo's zitten 1e-lijn BOT-ers. De meeste vervullen deze rol ook bij een brandweerpost. De meldkamer heeft ook een vertegenwoordiger in het RC BOT. De meldkamer wordt binnen de BOT-organisatie gezien als een brandweerpost. Er wordt dan ook zoveel mogelijk gewerkt conform het onderdeel Brandweer. Omdat de werksituatie anders is dan op een brandweerpost kan er wel maatwerk geleverd worden. Over de dekking van de kosten zijn afspraken gemaakt met de leidinggevenden van de Meldkamer Brandweer.

6. Bedrijfsopvangteam GHOR

Organisatie BOT op hoofdlijnen binnen de GHOR-keten.

Over de opvang zijn met de ketenpartners van de GHOR (GGD, GGnet, Ambulancedienst, Meldkamer, Rode Kruis, Ziekenhuizen en Huisartsenposten) afspraken gemaakt:

• •

  Een GHOR-functionaris die bij een ketenpartner in dienst is, wordt primair door het eigen BOT van de ketenpartner opgevangen. Voor ondersteuning van het BOT kan men secundair een beroep doen op het Regionaal Coördinatie en Bedrijf Opvang Team (RC BOT) van VNOG.

• •

  Een GHOR-functionaris in dienst van VNOG, wordt primair opgevangen door het RC BOT (door het GHOR-lid of één van de andere leden) van VNOG.

• •

  De OvD-en GHOR kunnen in eerste instantie terecht bij de AC-GZ. Voor de 2e-lijnsopvang kunnen de extern deskundigen die verbonden zijn aan VNOG.

Voor de GHOR worden de volgende nazorgtrajecten voor operationele functionarissen gehanteerd;

• •

  Persoonlijk vangnet door het thuisfront en de directe collega’s.

• •

  Collegiale nazorg doormiddel van een nabespreking door de operationeel leidinggevende en opvang door het eigen BOT van de ketenpartner of door het RC BOT van VNOG.

• •

  Nazorg door het management en de bedrijfsarts van de ketenpartner of van VNOG.

• •

  In de werkinstructie van de GHOR-functionaris is aandacht voor de eigen nazorg en die van anderen opgenomen.

7. Bedrijfsopvang Crisisbeheersing

Binnen de crisisorganisatie worden geo-informatiemedewerkers, loggers, informatiemanagers, adviseurs crisiscommunicatie, beleidsondersteuners, Leiders COPI en Operationeel Leiders ingezet bij grotere, multidisciplinaire incidenten. Vanuit Crisisbeheersing is georganiseerd dat er twee medewerkers beschikbaar zijn voor de eerste collegiale opvang. Zij hebben de opleiding 1e-lijns BOT-er gevolgd en zijn aangesloten bij het RC BOT. Als 1e-lijns BOT-er zijn zij het eerste aanspreekpunt voor collega's uit de crisisorganisatie. Indien nodig kunnen zij doorverwijzen naar de psychosociaal deskundigen die verbonden zijn aan VNOG.

8. Doorverwijzen naar professionele hulpverlening

De inzichten op het gebied van het voorkomen van PTSS geven aan dat in eerste instantie traumatisering kan worden voorkomen door niet onnodig diep te graven. Verwerken kost nu eenmaal tijd en ieder heeft zijn eigen manier van verwerken (coping). In de eerste weken na het incident moet blijken of en hoe snel de verwerking plaatsvindt. De 1e-lijns BOT-ers houden de voortgang in de gaten en pakken hun taken op indien nodig. Als blijkt dat professionele hulp nodig is, dan neemt de 1e-lijns BOT-er contact op met de districtsvertegenwoordiger/vertegenwoordiger meldkamer of de voorzitter van het RC BOT. Deze kan een psychosociaal deskundige die verbonden is aan VNOG inschakelen. De AC-GZ kan een OvD-G doorverwijzen naar één van de psychosociaal deskundigen. De psychosociaal deskundige voert maximaal drie gesprekken met de hulpverlener. Als blijkt dat er meer nodig is dan wordt hij of zij verwezen naar het reguliere zorgcircuit.

9. Vertrouwelijkheid en verschoningsrecht

Een lid, maar ook ex-lid, van het BedrijfsOpvangTeam (BOT) is verplicht alle zaken strikt vertrouwelijk te behandelen. Deze verplichting geldt zowel binnen als buiten VNOG.

Binnen VNOG is het verschoningsrecht (het recht om te weigeren informatie openbaar te maken) toegekend aan de medewerkers van de BOT-organisatie (1e-lijns BOT-ers, OvD-en, leden van het RC BOT en de psychosociaal deskundigen die verbonden zijn aan de VNOG-/BOT-organisatie).

Door deze toekenning kan een 1e-lijns BOT-er zich beroepen op het verschoningsrecht en het in stand houden van de noodzakelijke vertrouwelijkheid. Buiten VNOG kan het verschoningsrecht wel worden ingeroepen, maar zodra blijkt dat er gevaarzetting voor de betreffende persoon zelf, andere personen of de directe omgeving ontstaat of gaat ontstaan, het vaak als een plicht wordt gezien om de vertrouwelijkheid te doorbreken.

Informatie die bekend wordt in het kader van het BOT mag enkel bekend gemaakt worden als zonder die informatie een gevaarlijke situatie voor de persoon zelf, andere personen of de directe omgeving ontstaat.

10. Financiën

De kosten die voortvloeien uit het uitvoeren van de genoemde acties worden gedekt vanuit verschillende budgetten. De brandweer dekt:

• •

  De kosten voor de contractuele verplichtingen met de psychosociaal deskundigen, het advies aan het RC BOT en het voeren van 2e-lijnsgesprekken uit het budget Nazorg (van OV);

• •

  De opleidingen voor OvD-en en 1e-lijns BOT-ers uit het budget Vakbekwaam worden en

• •

  De post-, partner- en thema-avonden uit het budget Vakbekwaam blijven.

De kosten voor de Meldkamer Brandweer, de GHOR en Crisisbeheersing worden vanuit de budgetten van respectievelijk de meldkamer, de GHOR en Crisisbeheersing gedekt.

11. Procedure grootschalige nazorg (zie ook de Toolbox)

Bij hele grote bijzondere incidenten (waarbij heel veel hulpverleners ervaringen opdoen waarbij de inschatting wordt gemaakt dat hulpverleners PTSS kunnen gaan ontwikkelen), kan maatwerk nodig zijn. Dit maatwerk wordt georganiseerd door het kernteam Nazorg van VNOG.

Kernteam

De Algemeen Commandant Brandweer kan besluiten om een kernteam te laten formeren door de voorzitter van het RC BOT. Het kernteam bestaat uit:

• •

  De voorzitter RC BOT

• •

  Een psychosociaal deskundige

• •

  Districtsvertegenwoordiger uit het district waar het incident plaats heeft gevonden

Indien de voorzitter niet bereikbaar is dan neemt de plv voorzitter (beleidsmedewerker OV) deze rol over (zie lijst met RC BOT-leden). Eén van de psychosociaal deskundige is altijd bereikbaar. De districtsvertegenwoordiger van het betrokken district neemt ook deel aan het kernteam. Als hij niet bereikbaar is dan neemt een vertegenwoordiger uit een ander district deze rol over.

Overleg met de lijnorganisatie

De voorzitter van het kernteam neemt contact op met de lijnorganisatie (o.a. met de directeur en/of afdelingshoofd Brandweerzorg). De behoefte en de voorlopige plannen worden gedeeld en in overleg uitgevoerd en er vanuit de lijn toestemming is om diensten in te huren. Belangrijk is dat er regelmatig contact is en blijft tussen de lijn en het kernteam.

Uitbreiding van het kernteam

Het kernteam kan na behoefte uitgebreid worden met andere leden van het RC BOT. Indien nodig kan er ook versterking worden aangevraagd bij de andere regio's in Oost-5 of kan er expertise ingehuurd worden. Eventueel kan er ook aan communicatie ondersteuning gevraagd worden voor interne communicatie zodat voor betrokkenen helder is wat er aan nazorg is en gaat komen.

Taken kernteam

Het kernteam gaat de nazorg organiseren die de eerste drie maanden (mogelijk) nodig is om het personeel goed op te vangen.

Het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland,

de secretaris, de voorzitter,

drs. D.G.L. Kransen A.J.M. Heerts

Twello, 3 april 2025