Reglement van orde van de verenigde vergadering en commissies van het Hoogheemraadschap van Delfland houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van de verenigde vergadering en commissies

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

De belangrijkste regels over de samenstelling en inrichting van het waterschapsbestuur zijn opgenomen in titel II van de Waterschapswet (hierna: wet). Het Reglement van Bestuur voor het Hoogheemraadschap van Delfland (hierna: Reglement van Bestuur) regelt een aantal specifieke zaken voor het hoogheemraadschap, zoals de benaming van de bestuursorganen, de maximale omvang van het dagelijks bestuur, het aantal zetels per categorie en de wijze van benoeming van de vertegenwoordigers van enkele specifieke categorieën. Het Reglement van Bestuur draagt het algemeen bestuur op voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vast te stellen. Als het algemeen bestuur adviescommissies instelt, moeten in het reglement ook regels worden opgenomen over de benoeming, zittingsduur, adviestaken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van deze commissies.

Artikelsgewijs

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1.1. Begripsbepalingen

In dit artikel worden een aantal begrippen uit dit reglement van orde gedefinieerd.

Volgens het Reglement van Bestuur worden het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter van het hoogheemraadschap van Delfland (hierna: Delfland) respectievelijk aangeduid onder de benamingen verenigde vergadering (hierna: VV), dijkgraaf en hoogheemraden en dijkgraaf.

Artikel 1.2. Gedragscode

De VV heeft een gedragscode voor haar leden vastgesteld. De verplichting hiertoe volgt uit artikel 33, derde lid, van de wet. Artikel 1.2 regelt dat deze gedragscode niet alleen geldt voor de leden van de VV, maar ook voor commissieleden die geen lid van de VV zijn. Deze gedragscode moet altijd worden nageleefd.

Artikel 1.3. De dijkgraaf

De dijkgraaf is de voorzitter van de VV. Artikel 10, tweede lid, van de wet schrijft dit dwingend voor.

In artikel 51a van de wet is bepaald dat een door het dagelijks bestuur aan te wijzen ander lid van dat bestuur het voorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter. Bij verhindering of ontstentenis van alle leden van het dagelijks bestuur wordt het ambt waargenomen door het oudste lid in jaren van het algemeen bestuur, tenzij het algemeen bestuur een ander lid met de waarneming belast. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter op de dag met ingang waarvan het zittende algemeen bestuur is afgetreden, wordt het ambt waargenomen door een, door de afgetreden leden van het dagelijks bestuur aan te wijzen, afgetreden lid van het dagelijks bestuur, of, bij ontstentenis van alle afgetreden leden van het dagelijks bestuur, door het oudste afgetreden lid in jaren van het algemeen bestuur, een en ander tot in de waarneming is voorzien.

In de vergadering van de VV heeft de dijkgraaf een raadgevende stem op grond van artikel 94, derde lid, van de wet.

In artikel 94, vierde lid, van de wet is geregeld dat de dijkgraaf alle stukken tekent die van de VV uitgaan.

Artikel 1.4. De secretaris

Op grond van artikel 53 van de wet wijst de VV de secretaris aan.

In artikel 55 van de wet is bepaald dat de secretaris de VV, dijkgraaf en hoogheemraden en de dijkgraaf ter zijde staat bij de uitoefening van hun taak. De secretaris is aanwezig in de vergadering van de VV en dijkgraaf en hoogheemraden en ondertekent de stukken die van de VV en dijkgraaf en hoogheemraden uitgaan, mede.

Op grond van artikel 55a van de wet regelen dijkgraaf en hoogheemraden de vervanging van de secretaris.

Artikel 1.5. De griffier

De functie van griffier komt niet voort uit de wet, maar is door Delfland ingesteld. De griffier is het eerste aanspreekpunt voor leden van de VV, met uitzondering van de hoogheemraden.

Hoofdstuk 2. Toelating en benoeming

Artikel 2.1. Geloofsbrievencommissie

In dit artikel is geregeld dat de VV een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht, nadat nieuwe leden zijn benoemd.

Artikel 2.2. Onderzoek geloofsbrieven, toelating en beëdiging VV-leden

Bij de toelating van nieuwe leden van de VV worden de volgende stappen doorlopen:

• 1.

  Voorzitter centraal stembureau stelt uitslag verkiezing vast;

• 2.

  Voorzitter centraal stembureau geeft benoemde lid kennis van benoeming;

• 3.

  Benoemde lid aanvaardt benoeming;

• 4.

  Geloofsbrievencommissie onderzoekt geloofsbrieven;

• 5.

  VV besluit over toelating lid;

• 6.

  Toegelaten lid legt eed of verklaring en belofte af.

De benoeming van de leden van de VV in de categorie ingezetenen, zoals bedoeld in artikel 12, tweede lid, onder a, van de wet, is geregeld in de Kieswet. De voorzitter van het centraal stembureau geeft met de geloofsbrief aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde meldt schriftelijk aan de VV of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met deze mededeling legt de benoemde aan de VV stukken over waaruit blijkt dat hij voldoet aan de eisen om als lid van de VV te worden toegelaten. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die de benoemde bekleedt en een uittreksel uit de basisregistratie personen met diens woonplaats, geboorteplaats, geboortedatum en de vermelding dat benoemde niet van het kiesrecht is uitgesloten (artikel V 3 van de Kieswet en artikel 31, eerste lid, van de wet).

De benoeming van de vertegenwoordigers van de categorieën ongebouwd en natuurterreinen is geregeld in hoofdstuk IV van de wet. Zij worden benoemd door de organisaties die daartoe zijn aangewezen in artikel 9 van het Reglement van Bestuur. De organisaties geven de benoemden en de VV schriftelijk kennis van de benoeming. Deze kennisgeving is de geloofsbrief. Het verschil is dus dat de geloofsbrief voor de kandidaten voor de categorie ingezetenen van de voorzitter van het centraal stembureau komt en voor de kandidaten van geborgde zetels van de benoemende instantie. De verdere toelatingsprocedure is gelijk aan die voor de vertegenwoordigers van de categorie ingezetenen in de Kieswet.

Wanneer sprake is van herbenoeming van een zittend lid hoeft niet opnieuw een uittreksel uit de basisregistratie personen te worden overgelegd (artikel V 3, tweede lid, van de Kieswet en artikel 18, derde lid, van de wet).

Eerste en tweede lid

Het onderzoek van de geloofsbrieven en de beslissing over de toelating moeten in een openbare vergadering gebeuren. De commissie die de geloofsbrieven onderzoekt, brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

Op grond van artikel V 4 van de Kieswet beslist de VV over de toelating van haar leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe VV of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na de waterschapsverkiezingen beslist de VV in oude samenstelling in haar laatste vergadering over de toelating van de nieuwgekozen leden.

Derde lid

Het onderzoek van het proces-verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezingen of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude VV, vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe VV na de waterschapsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal heeft geen betrekking op de geldigheid van de kandidatenlijsten.

Het derde lid ziet op de specifieke taak die de VV heeft na de waterschapsverkiezingen. Na de verkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de VV ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (of deze juist is vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau (artikel V 4 van de Kieswet). De VV neemt op basis van dit advies een besluit over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag.

Vierde en vijfde lid

Na een verkiezing van de VV kunnen de toegelaten leden op de eerste vergadering in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De dijkgraaf zal hen hiervoor oproepen (vierde lid).

Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de VV over de toelating van het betrokken lid van de VV plaatsvinden (vijfde lid). De tekst van de eed of verklaring en belofte die een lid bij het aanvaarden van het lidmaatschap van de VV moet afleggen, is in artikel 34 van de wet vastgelegd. Tegen de beslissing van de VV over de toelating kan geen beroep worden ingesteld. Dit is bepaald in artikel 8:4, vierde lid, onderdeel a, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Artikel 2.3. Benoeming hoogheemraden

De wet schrijft niet (zoals voorheen) voor dat de benoeming van hoogheemraden in de eerste vergadering van de VV na de verkiezingen plaatsvindt. Daardoor is er ruimte voor het onderhandelingsproces van de coalitievorming en voor activiteiten rondom de borging van integriteit.

In het derde lid van dit artikel is geregeld dat in opdracht van de dijkgraaf een integriteitstoets plaatsvindt. De borging van de bestuurlijke integriteit is als taak specifiek bij de dijkgraaf belegd. Dit is vastgelegd in artikel 94, tweede lid, van de wet.

Daarnaast is in artikel 41, eerste lid, van de wet bepaald dat de beoogde hoogheemraden bij de benoeming in het bezit zijn van een verklaring omtrent het gedrag als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, die niet ouder is dan drie maanden.

De dijkgraaf krijgt zicht op de volledige rapportage van de risicoanalyse. Zo heeft hij een goed beeld van de kandidaat en kan hij met de kandidaat een gesprek voeren over de uitkomsten. De dijkgraaf kan over de risicoanalyse en de conclusies geheimhouding opleggen aan de VV. Met de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (artikel 55b van de wet) is de dijkgraaf hiertoe expliciet bevoegd gemaakt.

Zie ook de toelichting bij artikel 6.18 over het stemmen over personen.

Artikel 2.4. Tussentijds ontslag hoogheemraad

Dit artikel regelt het tussentijds ontslag van een hoogheemraad uit eigen beweging (eerste lid) of door de VV (tweede lid). Voor de benoeming van een nieuwe hoogheemraad gelden de regels van artikel 2.3. Eventueel kunnen in het fractievoorzittersoverleg nadere afspraken worden gemaakt over het proces bij tussentijdse opvolging.

Hoofdstuk 3. Fracties, fractievoorzittersoverleg en agendacommissie

Artikel 3.1. Fracties

Eerste en tweede lid

De Kieswet en de wet kennen het begrip fractie niet. In artikel 12 van de wet wordt wel uitgegaan van het bestaan van in het algemeen bestuur vertegenwoordigde categorieën van belanghebbenden. Voor de categorie ingezeten hebben verkiezingen plaatsgevonden waaraan politieke groeperingen konden deelnemen. In navolging van vertegenwoordigende lichamen van andere overheidslagen ligt het in de rede ook bij waterschapsbesturen te spreken van fracties.

Vanaf het begin van de eerste zitting van de nieuwe VV na de verkiezingen worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer maar één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de VV de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de verhouding tussen de fractie in de VV en de fractie op de kandidatenlijst voor iedereen duidelijk. Ook de geborgde zetels worden als fracties beschouwd.

Derde lid

Het aanwijzen van een fractievoorzitter en een vervanger is onder meer van belang voor deelname aan het fractievoorzittersoverleg (zie artikel 3.2)

Vierde lid

In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat een lid van de VV uit een fractie stapt. Dit lid kan als zelfstandige fractie verder gaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd. De wet kent bij de verkiezingen deelnemende belangengroeperingen, maar een zetel ‘hoort’ niet bij een belangengroepering. Deze is verbonden aan de ‘volksvertegenwoordiger’ die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. De VV heeft geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. Een schriftelijke mededeling aan de dijkgraaf is voldoende. De VV is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.

Vijfde lid

De naam van de fractie wordt getoetst aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet. Deze toetsing vindt ook plaats wanneer een politieke groepering zich voor het eerst wil laten registreren. Op grond van artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet wordt de naam van de nieuwe fractie onder meer geweigerd als deze in strijd is met de openbare orde of als deze overeenkomt met of erg lijkt op de naam van een politieke groepering die al geregistreerd is voor de Tweede Kamer- of Statenverkiezingen, én daardoor verwarring te verwachten is. Voor het overige is de nieuwe fractie vrij in het kiezen van een naam.

Artikel 3.2. Het fractievoorzittersoverleg

Het fractievoorzittersoverleg heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de VV over de organisatie en het functioneren van de VV en de commissies).

Artikel 3.3. Agendacommissie

De agendacommissie vervult een coördinerende rol bij de agendering van zaken in de VV. De agendacommissie heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de VV zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning.

De agendacommissie stelt de agenda’s van de VV voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van de VV gebeurt bij het begin van de vergadering.

Hoofdstuk 4. Vaste commissies van advies

Artikel 4.1. Instelling commissies

Dit artikel is een uitwerking van artikel 16 van het Reglement van Bestuur. De naam en het werkgebied van de commissies worden bij besluit van de VV bepaald.

Artikel 4.2. Taken en werkwijze commissie

De taak om de besluitvorming van de VV voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De commissie is gericht op beeldvorming en oordeelsvorming over bestuurlijke voorstellen (B en O van het BOB-model). De commissie bepaalt net als de VV haar eigen agenda.

Artikel 4.3. Samenstelling commissie en benoeming commissieleden

De commissieleden worden door de VV benoemd, op voordracht van de fracties (eerste lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is alleen mogelijk – volgens het tweede lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen commissielid, niet zijnde lid van de VV, te weigeren als het niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het tweede lid).

Uit het tweede lid volgt dat de leden van een commissie geen lid van de VV hoeven te zijn. Dit is aan een maximum verbonden van drie commissieleden per fractie. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. Deze commissieleden moeten, net als VV-leden, voldoen aan wat is bepaald in de artikelen 31, 31b, 32, 33 en 34 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 31, tweede lid, van de wet mogen vervullen.

In het derde lid is geregeld dat personen alleen in aanmerking voor benoeming als commissielid als zij eerder kandidaat zijn geweest voor het lidmaatschap van de VV. Dit vloeit niet voort uit de wet, maar is een keuze die specifiek door Delfland is gemaakt. Voor de categorie ingezetenen geldt dat men op de kandidatenlijst moet hebben gestaan voor de laatstgehouden waterschapsverkiezingen. Voor de categorieën ongebouwd en natuurterreinen geldt dat men op een kandidatenlijst moet hebben gestaan of reserve kandidaat is.

Het onderzoek naar de in het tweede lid genoemde vereisten wordt uitgevoerd door de commissie die voor VV-leden het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die moeten worden onderzocht zijn gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de commissieleden die geen lid van de VV zijn) gaat vooraf aan het besluit van de VV waarmee de commissieleden worden benoemd. Tijdens de vergadering van de VV waarin dit besluit wordt genomen, legt het commissielid de eed of verklaring en belofte af.

Artikel 4.4. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de commissieleden is even lang als de zittingsperiode van de leden van de VV, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt van rechtswege, de VV hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een commissie eindigt ook van rechtswege, als een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4.3, tweede lid, gestelde eisen (tweede lid).

De VV kan een lid van een commissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4.3, eerste lid, recht op een eigen lid.

Artikel 4.5. Commissievoorzitter

De VV benoemt de commissievoorzitter en diens plaatsvervanger. Op grond van dit artikel kan alleen een lid van de VV als voorzitter of plaatsvervangend voorzitter van een commissie worden benoemd.

Artikel 4.6. Commissiesecretaris

De rol van commissiesecretaris wordt vervuld door een medewerker van Delfland. De commissiesecretaris ondersteunt de commissie in haar werkzaamheden en maakt geen deel uit van de commissie.

Hoofdstuk 5. Vergaderingen van de commissies

Paragraaf 5.1. Voorbereiding

Artikel 5.1. Oproep, agenda en vergaderstukken

Het eerste lid stelt verplicht dat namens de commissievoorzitter ten minste achttien dagen vóór een vergadering een schriftelijke oproep aan de commissieleden wordt verstuurd, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

In het tweede lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van Delfland zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In die situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (derde lid).

Uiteindelijk bepaalt een commissie haar eigen agenda. De agenderende rol van een commissie komt tot uitdrukking in het vierde lid.

Artikel 5.2. Openbare kennisgeving en terinzagelegging stukken

In artikel 5.2 is vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd.

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. Dit gaat door plaatsing op de website van Delfland.

Zie ook de toelichting bij artikel 6.3.

Paragraaf 5.2. Vergadering

Artikel 5.3. Vertegenwoordiging fracties

Dit artikel schrijft voor dat tijdens een commissievergadering een maximumaantal leden per fractie aanwezig is. Dit zorgt voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de VV vertegenwoordigde groeperingen.

Artikel 5.4. Presentielijst

De presentielijst is onder andere van belang om de vergoedingen van de commissieleden die geen lid zijn van de VV te kunnen vaststellen.

Artikel 5.5. Geen vergaderquorum

Voor commissievergaderingen geldt geen vergaderquorum. Dit betekent dat er geen minimumaantal commissieleden aanwezig hoeft te zijn om te kunnen vergaderen.

Artikel 5.6. Werkwijze; geen stemmingen

Een commissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de VV voor. Alleen in de vergadering van de VV kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een commissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de VV. De taken van een commissie zijn omschreven in artikel 4.2.

Artikel 5.7. Spreekregels

In dit artikel zijn de spreekregels vastgelegd die gelden in de commissievergadering.

Artikel 5.8. Spreektermijnen en woordvoering

Het stellen van vragen moet ook als een spreektermijn worden beschouwd. Een spreektermijn wordt door de commissievoorzitter afgesloten (tweede lid). Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, wordt niet gehonoreerd door de commissievoorzitter. Als de commissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).

Uiteraard heeft ieder commissielid het recht het woord te voeren. Om doelmatig te kunnen vergaderen wordt echter afgesproken dat in principe per onderwerp één commissielid per fractie het woord voert (vijfde lid).

Artikel 5.9. Spreektijd

Er geldt niet standaard een maximumspreektijd voor fracties tijdens een commissievergadering. Vanwege de omvang van een bespreekstuk of de agenda van de vergadering kan op voorstel van de commissievoorzitter of een commissielid een spreektijd per fractie worden vastgesteld.

Artikel 5.10. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de commissieleden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.

Artikel 5.11. Inspreekrecht

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de VV. De insprekers kunnen zich ten minste 24 uur voor de vergadering melden bij de griffier.

In het derde lid is ervoor gekozen om een inspreker alleen éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Daarbij is als richtlijn 5 minuten spreektijd per inspreker aangehouden. De commissievoorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan besluiten van deze richtlijn af te wijken.

Artikel 5.12. Handhaving orde en schorsing

Op grond van het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de commissievoorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het onderwerp het woord worden ontzegd. Ook kan de commissievoorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een commissielid het verdere verblijf in de vergadering ontzeggen en hem uit de vergadering laten verwijderen. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 5.19.

Artikel 5.13. Voorstellen van orde

Ieder commissielid heeft altijd het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de commissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de commissie. Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de commissieleden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 5.14. Verslag

Van een commissievergadering wordt een kort verslag gemaakt. In dit artikel is bepaald uit welke onderdelen het verslag in ieder geval bestaat.

Paragraaf 5.3 Geheimhouding en besloten vergaderingen

Artikel 5.15. Geheimhouding

Hoofdstuk VIIIa van de wet bevat regels over geheimhouding. Een commissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie ook aan de VV verstrekken. Deze informatie wordt opgenomen in het register geheimhouding van de VV. Zie ook de toelichting bij artikel 6.23.

Artikel 5.16. Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van het reglement van orde van overeenkomstige toepassing zijn op een commissievergadering achter gesloten deuren. Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer worden gedacht aan de bepalingen over het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van dit reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsopnamen voor openbaar gebruik kunnen worden gemaakt.

In artikel 35 van de wet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor het ‘sluiten van de deuren’, de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt. Artikel 35 geldt weliswaar voor vergaderingen van de VV, maar in artikel 16, vierde lid, van het Reglement van Bestuur is dit artikel van toepassing verklaard op adviescommissies die worden ingesteld ten behoeve van de VV.

Artikel 5.17. Toegang tot besloten vergadering

Dit artikel regelt wie in elk geval toegang hebben tot een besloten vergadering. De commissie kan anderen toestaan aanwezig te zijn.

Artikel 5.18. Verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 35, vierde lid, van de wet rust op informatie die is uitgewisseld tijdens een besloten vergadering de verplichting tot geheimhouding van rechtswege. Deze verplichting geldt totdat de commissie haar opheft. In samenhang hiermee geeft artikel 5.18 afwijkende voorschriften voor het verslag. Daarbij wordt uitwerking gegeven aan artikel 35, vijfde lid, van de wet. In dat artikel is geregeld dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij expliciet wordt besloten de geheimhouding op te heffen.

In artikel 16, vierde lid, van het Reglement van Bestuur is artikel 35 van de wet van toepassing verklaard op commissies.

Paragraaf 5.4 Toehoorders en pers

Artikel 5.19. Toehoorders en pers

Dit artikel gaat over de handhaving van de orde op de publieke tribune. Tot verstoring van de orde wordt ook gerekend het geven van tekenen van goed- of afkeuring. Deze belemmeren de voortgang van de vergadering en vormen een ongewenste inbreuk op de democratische beraadslaging. De commissievoorzitter is bevoegd toehoorders die de orde verstoren of zo nodig alle toehoorders uit de vergadering te (laten) verwijderen.

Artikel 5.20. Beeld- en geluidsopnamen

Alle openbare commissievergaderingen en de vergaderingen van de VV worden opgenomen en zijn via een livestream te volgen op de website van Delfland.

Aangezien de vergaderingen van een commissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations beeld- en geluidsopnamen maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening te worden gehouden met de privacy van insprekers of publiek. Commissieleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek alleen vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat insprekers niet mogen worden gefilmd, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met de opnamen.

Hoofdstuk 6. Vergaderingen van de VV

Paragraaf 6.1. Voorbereiding

Artikel 6.1. Vergaderfrequentie

De VV vergadert zo vaak zij daartoe heeft besloten en verder als ten minste een vijfde van het aantal leden van de VV daarom vraagt.

Artikel 6.2. Oproep, agenda en vergaderstukken

Namens de dijkgraaf nodigt de griffier de leden van de VV schriftelijk uit voor de vergadering. Dat kan zowel op papier als elektronisch, maar in de praktijk zal het meestal via e-mail gaan. De vergaderstukken worden beschikbaar gesteld via het digitale vergadersysteem (iBabs).

Het eerste lid bepaalt dat namens de dijkgraaf ten minste een week vóór een vergadering aan de leden een oproep wordt verstuurd, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De oproep vermeldt dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

In de dagelijkse praktijk van het waterschap zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen die ook zicht heeft op de actualiteiten. In die situatie kan de dijkgraaf na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig aanvullende stukken rondsturen (derde lid).

Als over informatie van de VV of aan de VV verstrekte informatie op grond van hoofdstuk VIIIa van de wet geheimhouding is opgelegd, wordt hiervan melding gemaakt in het bestuursvoorstel en op de stukken.

Het vierde lid heeft tot doel om de VV een actieve rol te geven in de opstelling van de agenda. Individuele leden kunnen bij het begin van de vergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele VV-lid invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.

Artikel 6.3. Openbare kennisgeving en terinzagelegging stukken

In dit artikel is vastgelegd op welke wijze vergaderingen van de VV worden aangekondigd.

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. Dit gaat door plaatsing op de website van Delfland.

Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet open overheid (Woo). Een document houdt in: een door een bestuursorgaan opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, (concept)adviezen, wel of niet in elektronische vorm, verkrijgen de status van document in de zin van de Woo.

Uiteraard wordt informatie waarvoor geheimhouding is opgelegd, niet op de website geplaatst.

Paragraaf 6.2. Vergadering

Artikel 6.4. Presentielijst

De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 38b van de wet. De ondertekening door de secretaris waarborgt dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.

Artikel 6.5. Vergaderquorum

De vergadering kan beginnen als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden van de VV aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. In het geval een vergadering niet kan worden geopend, kan op grond van artikel 38b, tweede lid, onder b, van de wet in een volgende vergadering besluitvorming plaatsvinden zonder quorum.

Artikel 6.6. Spreekregels

In dit artikel zijn de spreekregels vastgelegd die gelden in de vergadering van de VV.

Artikel 6.7. Spreektermijnen en woordvoering

Als de VV van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid). Het tweede lid benadrukt dat de dijkgraaf elke spreektermijn afsluit. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de leden van de VV in de eerste en tweede termijn.

Het stellen van vragen moet ook als een spreektermijn worden beschouwd. Een verzoek van een lid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, wordt niet gehonoreerd door de dijkgraaf.

Uiteraard heeft ieder lid het recht het woord te voeren. Om doelmatig te kunnen vergaderen wordt echter afgesproken dat in principe per onderwerp één lid per fractie het woord voert (vijfde lid).

Artikel 6.8. Spreektijd

Er geldt niet standaard een maximumspreektijd voor fracties tijdens een vergadering van de VV. Vanwege de omvang van een bespreekstuk of de agenda van de vergadering kan op voorstel van de dijkgraaf of een lid van de VV een spreektijd per fractie worden vastgesteld.

Artikel 6.9. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is opgenomen in verband met de in artikel 39 van de wet geregelde onschendbaarheid van leden van de VV en anderen die deelnemen aan de vergadering. De dijkgraaf heeft het recht deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 94 van de wet.

Artikel 6.10. Inspreekrecht

De inspreker meldt zich uiterlijk 24 uur voor het begin van de vergadering aan bij de griffier onder vermelding van het agendapunt of onderwerp. Het onderwerp hoeft dus niet op de agenda te staan. Als een inspreker dat wenst kan de inspreektekst op papier worden uitgereikt aan de leden van de VV en het aanwezige publiek of digitaal ter beschikking worden gesteld. De dijkgraaf geeft leden van de VV de gelegenheid om na afronding van het inspreken de inspreker verhelderende vragen te stellen, waarna de inspreker deze kan beantwoorden. De inspreker spreekt als deze daartoe het woord krijgt van de dijkgraaf en neemt dus niet deel aan de bestuurlijke beraadslagingen. De portefeuillehouder kan door de dijkgraaf in de gelegenheid worden gesteld tot het geven van een korte mondelinge reactie.

De dijkgraaf geeft insprekers het woord op volgorde van aanmelding. De dijkgraaf kan van de volgorde afwijken, als dat in het belang is van de orde van de vergadering. De dijkgraaf kan de VV bijvoorbeeld voorstellen de inspreker het woord te geven direct voorafgaande aan de behandeling van het agendapunt waarover de inspreker het woord wil voeren. Ook kan de dijkgraaf de VV voorstellen om het agendapunt, waarover de inspreker het woord wil voeren, naar voren te halen. In dat geval hoeft de inspreker minder lang te wachten tot het agendapunt aan de orde is.

Artikel 6.11. Handhaving orde en schorsing

Om te bevorderen dat leden van de VV zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten is in artikel 39 van de wet bepaald dat zij niet in rechte kunnen worden vervolgd of aangesproken voor wat zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Los daarvan zal de dijkgraaf moeten ingrijpen als een lid van de VV zich gedraagt zoals in het tweede lid beschreven.

Artikel 6.12. Voorstellen van orde

De dijkgraaf legt aan de VV voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de VV. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (omdat het ordevoorstel betrekking heeft op de lopende vergadering is artikel 6.15, vierde lid, hierop logischerwijs niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Als het gaat om een niet geagendeerd voorstel, moet de procedure voor een initiatiefvoorstel worden gevolgd (artikel 7.5).

Paragraaf 6.3. Besluitvorming

Artikel 6.13. Beslissing

De dijkgraaf kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de VV anders beslist (eerste lid). De dijkgraaf formuleert daarna de te nemen eindbeslissing (tweede lid). Als geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen.

Artikel 6.14. Stemverklaring

Stemverklaringen zijn kort en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven voordat de stemming begint.

Artikel 6.15. Stemming

Als een lid te kennen geeft stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden (eerste lid). Als regel zal stemmen bij handopsteking toereikend zijn. Maar een lid kan ook vragen om hoofdelijke stemming. De VV heeft niet de bevoegdheid hiervan af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

De regeling in het tweede lid kan alleen toepassing krijgen als de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en alleen enkele leden zouden tegenstemmen. Een lid van de VV kan zich alleen onthouden van stemming op grond van artikel 38a, eerste lid, van de wet. Hierin is bepaald dat een lid niet deelneemt aan de stemming over:

• a.

  een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken;

• b.

  de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort.

In alle andere gevallen moet een lid stelling innemen en stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers of benoemende organisaties) duidelijk hoe zij worden vertegenwoordigd.

Een lid van de VV dat op grond van artikel 38a van de wet niet mag deelnemen aan de stemming, mag volgens datzelfde artikel ook niet deelnemen aan de beraadslaging. Zo wordt voorkomen dat het lid de stemming beïnvloedt.

Als bij het staken van de stemmen de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.

Artikel 6.16. Procedure hoofdelijke stemming

In dit artikel wordt ingegaan op de procedure van hoofdelijke stemming. Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering; deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering.

In het tweede lid wordt bewust de term ‘verklaren’ gehanteerd (en niet ‘uitspreken’), waarmee buiten twijfel staat dat dit artikellid ook van toepassing is op eventuele digitale stemmingen.

Artikel 6.17. Volgorde stemming over amendementen en moties

Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement houdt een wijziging van een voorstel in en komt daarom in stemming voorafgaand aan de stemming over dat voorstel. Een motie houdt niet een wijziging van een voorgesteld besluit in; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing.

Artikel 6.18. Stemming over personen

Over de benoeming, voordracht of aanbeveling van personen, moet de eventuele stemming (als deze wordt verlangd) schriftelijk gebeuren met gesloten en ongetekende stembriefjes. Op deze wijze is geheimhouding gewaarborgd. In artikel 38c, tweede lid, van de wet is geregeld dat onder het uitbrengen van een stem wordt verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje. In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. De VV oordeelt uiteindelijk of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld. Dit is ter beoordeling aan het stembureau. Gedacht kan worden aan een onleesbaar stembriefje, een ondertekend stembriefje, een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld of een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt. Als het gaat om een benoeming op voordracht, is een stembriefje niet behoorlijk ingevuld als op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen.

Bij een benoeming stelt de VV een specifiek persoon aan in een bepaald ambt (hoogheemraad, secretaris, ombudsman, etc.). Op het stembiljet kan de naam van de te benoemen persoon (niet de partij) met daarachter de opties “voor” en “tegen” worden vermeld. Onder voordracht wordt verstaan het als kandidaat voorstellen van een persoon voor een bepaald ambt. Een voordracht is voor de VV bindend, op de stembiljetten moeten de namen van de voorgedragen perso(o)n(en) worden vermeld met daarachter de opties “voor” en “tegen”. Bij een aanbeveling wordt voorgesteld om bepaalde personen voor een bepaald ambt voor te dragen, de VV mag van de aanbevelingen afwijken. Het betreft hier een zogenaamde vrije stemming. Op de stembiljetten kunnen de namen van de aanbevolen personen worden vermeld met daarachter de opties “voor” en “tegen” én een vrije ruimte waar een kandidaat van eigen keuze kan worden ingevuld.

Bij een stemming over de benoeming van een hoogheemraad is er sprake van een vrije stemming. Er is geen sprake van een voordracht, maar van een aanbeveling. Een lid van de VV mag als beoogd hoogheemraad meestemmen over zijn eigen benoeming. Een voorstel tot benoeming gaat hem persoonlijk aan ‘wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt’ (artikel 38a, vierde lid, van de wet). Dat is in dit geval niet aan de orde, omdat dit artikel niet ziet op politieke benoemingen. Artikel 38a van de wet is één op één overgenomen uit de Gemeentewet (artikel 28). Het betreffende artikel ziet op situaties waar het privédomein van een lid van de VV raakt aan het publieke domein. En daarnaast omdat er ook op een ander persoon kan worden gestemd.

Artikel 6.19. Herstemming over personen

Dit artikel bevat regels over herstemmen, als bij een eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft gekregen.

Artikel 6.20. Beslissing door het lot

Wanneer een herstemming geen beslissing oplevert over een benoeming of een tussenstemming, beslist het lot. Dit artikel regelt hoe de loting dan wordt uitgevoerd.

Paragraaf 6.4. Verslaglegging; ingekomen stukken

Artikel 6.21. Verslag

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het verslag wordt op de website van Delfland geplaatst.

Artikel 6.22. Ingekomen stukken

Ingekomen stukken worden op de agenda van de eerstvolgende commissievergadering geplaatst. Dit maakt het mogelijk voor commissieleden om vóór de vergadering technische vragen over deze stukken te stellen en tijdens de vergadering eventuele dringende politieke vragen aan de hoogheemraad te stellen.

Paragraaf 6.5. Geheimhouding en besloten vergaderingen

Artikel 6.23. Geheimhouding

Hoofdstuk VIIIa van de wet bevat regels over geheimhouding.

Dit artikel schrijft voor dat een register wordt bijgehouden van de informatie waarvoor geheimhouding geldt. Deze verplichting is niet herleidbaar tot de wet, maar komt voort uit de gedachte dat een dergelijk register bijdraagt aan de naleving van de geheimhoudingsbepalingen.

Op grond van artikel 55b van de wet kan geheimhouding op informatie worden opgelegd door de VV, dijkgraaf en hoogheemraden, de dijkgraaf en een commissie. De opgelegde geheimhouding voor aan de VV verstrekte informatie vervalt als de VV de verplichting tot geheimhouding opheft (artikel 55d, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 6.24. Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van het reglement van orde van overeenkomstige toepassing zijn op een vergadering van de VV achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan de bepalingen over het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie en het maken van het verslag.

De bepalingen van het reglement van orde zijn echter niet van toepassing voor zover het toepassen van die bepalingen in strijd is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsopnamen voor openbaar gebruik kunnen worden gemaakt. Over de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de VV moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 35, vierde lid, van de wet wordt opgeheven.

In artikel 35 van de wet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor het ‘sluiten van de deuren’, de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.

Artikel 6.25. Toegang tot besloten vergaderingen

Dit artikel regelt wie in elk geval toegang hebben tot een besloten vergadering. De VV kan anderen toestaan aanwezig te zijn.

Artikel 6.26. Verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 35, vierde lid, van de wet geldt de verplichting tot geheimhouding bij besloten vergaderingen van rechtswege. Deze verplichting geldt totdat de VV haar opheft. In samenhang hiermee geeft artikel 6.26 afwijkende voorschriften voor het verslag. Daarbij wordt uitwerking gegeven aan artikel 35, vijfde lid, van de wet.

Paragraaf 6.6. Toehoorders en pers

Artikel 6.27. Toehoorders en pers

Dit artikel gaat over de handhaving van de orde op de publieke tribune. Tot verstoring van de orde wordt ook gerekend het geven van tekenen van goed- of afkeuring. Deze belemmeren de voortgang van de vergadering en vormen een ongewenste inbreuk op de democratische beraadslaging.

De bevoegdheid van de dijkgraaf om toehoorders die de orde verstoren of zo nodig alle toehoorders uit de vergadering te (laten) verwijderen is in overeenstemming met de regels in de Provinciewet en de Gemeentewet. Een dergelijke regeling ontbreekt in de Waterschapswet en is daarom in dit reglement opgenomen.

Artikel 6.28. Beeld- en geluidsopnamen

Alle openbare commissievergaderingen en de vergaderingen van de VV worden opgenomen en zijn via een livestream te volgen op de website van Delfland.

Aangezien de vergaderingen van de VV in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations beeld- en geluidsopnamen maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening te worden gehouden met de privacy van insprekers of publiek. Leden van de VV daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek alleen vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat insprekers niet mogen worden gefilmd, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met de opnamen.

Hoofdstuk 7. Bevoegdheden en instrumenten

Paragraaf 7.1. Voorbereiding vergadering

Artikel 7.1. Schriftelijke vragen

Het vragenrecht stelt de leden van de VV in staat informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van dijkgraaf en hoogheemraden of de dijkgraaf behoren. Deze vragen hebben een bestuurlijk karakter. Op grond van deze bepaling kan een lid van de VV schriftelijke vragen stellen aan dijkgraaf en hoogheemraden of de dijkgraaf, al naar gelang wie verantwoordelijk is. De schriftelijke vragen en antwoorden worden geplaatst op de lijst van ingekomen stukken. Er geldt een beantwoordingstermijn van 30 dagen.

Artikel 7.2. Technische vragen

Onder technische vragen wordt verstaan: feitelijke vragen die niet van politieke of bestuurlijke aard zijn en ambtelijk kunnen worden afgedaan (artikel 1.1). Technische vragen kunnen betrekking hebben op geagendeerde onderwerpen, maar ook buiten de vergadering om worden gesteld. Hiervoor geldt een beantwoordingstermijn van drie respectievelijk vijf werkdagen.

Paragraaf 7.2. Tijdens de vergadering

Artikel 7.3. Amendementen en subamendementen

Elk lid van de VV kan wijzigingen op het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden of op initiatiefvoorstellen indienen, de zogenaamde amendementen. Het indienen van een amendement heeft geen steun (‘drempelsteun’) nodig van andere leden van de VV. Zie ook de definities van amendement en subamendement in artikel 1.1 (begripsomschrijvingen) van dit reglement van orde. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander lid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat in procedure is gebracht. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Als (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de VV besluiten tot een derde termijn (artikel 6.7).

Artikel 7.4. Moties

In artikel 1.1 is de definitie van het begrip ‘motie’ gegeven. Een ‘motie’ is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke of procedurele aard), het uitspreken van instemming of afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn dijkgraaf en hoogheemraden formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door dijkgraaf en hoogheemraden leiden tot een vertrouwensbreuk tussen VV en dijkgraaf en hoogheemraden. Hieruit kunnen dijkgraaf en hoogheemraden dan hun consequentie trekken.

Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure over een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een geagendeerd onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft (tweede lid).

Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp (een zogenaamde ‘motie vreemd aan de orde van de dag’) vindt aan het einde van de vergadering plaats (derde lid). Die moties benaderen de in artikel 7.5 geregelde initiatiefvoorstellen. Het indienen van een motie heeft geen steun (‘drempelsteun’) nodig van andere leden van de VV.

De griffier houdt een overzicht bij van alle ingediende moties, de stemmingsuitslag en, voor zover relevant, de stand van zaken van de uitvoering. Dit overzicht is openbaar en staat op de website van Delfland.

Artikel 7.5. Initiatiefvoorstellen

Het is de taak van dijkgraaf en hoogheemraden om aan de VV de nodige voorstellen te doen. Maar leden van de VV kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing bij de VV indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend. Het indienen van een initiatiefvoorstel heeft geen steun (‘drempelsteun’) nodig van andere leden van de VV.

Initiatiefvoorstellen worden eerst besproken in een commissie, voordat zij worden behandeld in de VV. Dijkgraaf en hoogheemraden hebben na ontvangst van het initiatiefvoorstel 30 dagen de tijd om het met een voorstel voor afdoening door te geleiden naar de commissie, Als er sprake is van spoedeisendheid kan een initiatiefvoorstel, in afwijking van het eerste tot en met het derde lid, direct op de agenda van de eerstvolgende VV worden geplaatst.

Artikel 7.6. Mondelinge vragen

Leden van de VV kunnen tijdens de vergadering mondelinge vragen stellen aan de dijkgraaf en hoogheemraden. Deze vragen moeten ten minste 24 uur voor de vergadering bij de dijkgraaf en griffier worden gemeld, zodat de beantwoording goed kan worden voorbereid.

In spoedeisende gevallen kan, in overleg met de dijkgraaf, van deze termijn worden afgeweken.

Artikel 7.7. Interpellatie

Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht en is een zwaarder instrument. Het gaat om een recht van een lid van de VV om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan dijkgraaf en hoogheemraden of de dijkgraaf te vragen. De interpellatie wordt vaak gehouden in de vorm van een debat. Het instrument is bedoeld om een politiek gevoelig, actueel en belangrijk onderwerp aan de orde te stellen en daarover de portefeuillehouder te bevragen. Voor het houden van een interpellatie is toestemming van de VV nodig, omdat de vergaderorde wordt doorbroken. Een verzoek tot interpellatie kan uiterlijk tot 24 uur vóór een vergadering van de VV worden ingediend, zodat er voldoende tijd is om het voor te bereiden. Als er minder tijd zit tussen het verzoek en de vergadering, schuift het door naar de eerstvolgende vergadering.

Paragraaf 7.3. Overige instrumenten

Artikel 7.8. Informatieve bijeenkomsten, excursies en werkbezoeken

Naast de reguliere vergaderingen van de commissies en de VV organiseert Delfland informatieve bijeenkomsten, excursies en werkbezoeken. Meerdere keren per jaar staan zogenoemde informatieve VV’s op de agenda. Dat zijn bijeenkomsten gericht op informatie- en kennisuitwisseling over specifieke onderwerpen. Deze informatieve VV’s zijn openbaar, maar worden niet uitgezonden en er wordt geen verslag van gemaakt. Geheimhouding kan alleen aan de orde zijn bij reguliere vergaderingen, waarbij sprake is van een presentielijst en verslaglegging. Artikel 35 van de wet is in dat geval van toepassing.

Artikel 7.9. Ambtelijke bijstand

Op verzoek kan er bijstand worden verleend door medewerkers van Delfland.