Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Noordoostpolder

1.1 Doelstelling van dit beleid

Dit beleidsdocument is in eerste instantie voor medewerkers en inkoopadviseurs van de Gemeente die belast zijn met de dagelijkse inkoop- en aanbestedingspraktijk. Het inkoopbeleid maakt duidelijk wat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn die tot de inkoopfunctie behoren.

Het beleid schrijft op hoofdlijnen de kaders en procedures voor, die gelden voor Inkopen en Aanbestedingen onder en boven de Europese drempelbedragen. Hierin zijn onder andere ook specifieke eisen over bijvoorbeeld duurzaam Inkopen en sociale aspecten van Inkopen opgenomen.

De beleidsaspecten die op hoofdlijnen zijn beschreven en een nadere uitwerking nodig hebben zijn verder uitgewerkt in het Handboek Inkoop & Aanbesteding.

Het Handboek Inkoop & Aanbesteding biedt uitvoeringsinstructies voor de dagelijkse inkoop- en aanbestedingspraktijk en schrijft daarbij ook het gebruik van standaarddocumenten en processen voor.

Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is een openbaar document. Door middel van publicatie van dit document worden inwoners en ondernemers geïnformeerd over de wijze waarop de Gemeente zaken wenst te doen en over de beleidsaspecten die hierbij een belangrijke rol spelen.

Naast het realiseren van de gemeentelijke doelstellingen en de hiervan afgeleide inkoopdoelstellingen wordt met het Inkoop- en aanbestedingsbeleid een optimale bijdrage geleverd aan Inkopen en Aanbestedingen die voortvloeien uit de zes bestuurlijke Programma’s van de huidige Programmabegroting:1

• •

  Programma 1 Fysieke leefomgeving

• •

  Programma 2 Sociale Leefbaarheid

• •

  Programma 3 Economische Ontwikkeling

• •

  Programma 4 Dienstverlening en Besturen

• •

  Programma 5 Financiën

• •

  Programma 6 Krachtig Noordoostpolder

In de praktijk valt hierbij in willekeurige volgorde bijvoorbeeld te denken aan:

• -

  Infrastructurele werken

• -

  Energietransitie

• -

  Circulaire economie

• -

  Afvalinzameling

• -

  Stimuleren lokale economie

• -

  Sociaal Domein

• -

  Mobiliteit

• -

  Interne Dienstverlening

Hiermee sluit het Inkoop- en aanbestedingsbeleid zoveel mogelijk aan op het algemeen beleid van de Gemeente. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en het Handboek Inkoop & Aanbesteding zijn bindend voor de gehele organisatie van de Gemeente.

1.2 Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

1.3 Leeswijzer

Na de inleiding van hoofdstuk 1, geeft hoofdstuk 2 inzicht in de centrale doelstellingen die de Gemeente nastreeft. In de hoofdstukken 3 tot met 6 worden de uitgangspunten beschreven die de Gemeente hanteert bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten.

De Gemeente wil met het Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het collegeakkoord concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:

2.1 Rechtmatigheid en doelmatigheid

De Gemeente doet haar Inkopen rechtmatig en doelmatig zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven dragen daadwerkelijk bij aan de realisatie van het beoogd doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

2.2 Professioneel Opdrachtgeverschap

De Gemeente is een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever. Professionaliteit houdt in dat wij op bewuste en zakelijke wijze omgegaan met Inkopen. Wij investeren continu in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

2.3 Creëren van Maatschappelijke waarde

De Gemeente creëert zoveel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. Bij Inkopen kan de Gemeente ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

2.4 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen draagt bij aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente. De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente levert bij de Inkopen hieraan waar mogelijk een bijdrage.

2.5 Goed prestatieniveau van de Gemeente

Wij leveren continu een positieve bijdrage aan het goed presteren van de Gemeente. Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

2.6 Administratieve lastenverlichting

Bij Inkopen besteden wij zoveel mogelijk aandacht aan het verlagen van de administratieve lasten voor zowel de Gemeente als voor Ondernemers. Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet voert de Gemeente hiertoe meervoudig onderhandse- en Europese Aanbestedingen digitaal uit via het aanbestedingsplatform TenderNed. De Gemeente maakt, waar noodzakelijk en proportioneel, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

3.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft te allen tijde de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door de Gemeente restrictief uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante Europese- en Nationale wet- en regelgeving volgen onder andere uit:

• -

  Aanbestedingsbesluit van 11 februari 2013;

• -

  Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016);

• -

  Aanbestedingswet 2012 (Aw. 2012);

• -

  Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);

• -

  Burgerlijk Wetboek (BW);

• -

  Europese Richtlijnen (in bijzonder de Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/23/EU betreffende het plaatsen overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten);

• -

  Gemeentewet;

• -

  Gids Proportionaliteit (Gids P);

• -

  Jurisprudentie;

• -

  Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU-Verdrag);

• -

  Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob);

• -

  Wet Markt en Overheid;

• -

  Wet open overheid (Woo).

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

3.3 Uniforme documenten

De Gemeente hanteert zoveel mogelijk uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval de meest recente versie toe van:

• -

  De Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten (AIV);

• -

  De Algemene voorwaarden Inhuur Flexibele Arbeidskrachten (AVIFA);

• -

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

• -

  De Nieuwe Regeling 2011 (herziening 2013);

• -

  Rationalisering Automatisering Grond- Water- en Wegenbouw (RAW-bestek);

• -

  Standaard bestekken Bouw en Utiliteitsbouw (STABU);

• -

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

• -

  Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV);

• -

  Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC).

In beginsel wijzen wij algemene voorwaarden van Ondernemers van de hand en gelden in voorkomend geval een van de hiervoor genoemde voorwaarden. Tenzij er branche en/of paritair opgestelde algemene voorwaarden beschikbaar zijn. In dat geval zijn deze integraal van toepassing. De Gemeente kan in dat geval afwijkende bepalingen opnemen in de aanbestedingsstukken.

3.4 Mandaat en volmacht

De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Het college van B en W is het bevoegd orgaan dat namens de Gemeente overeenkomsten mag (ondertekenen) aangaan. Inkopen en Aanbestedingen vinden plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en budgetregeling van de Gemeente.

Wij houden bij het voorbereiden van een Aanbesteding rekening met de benodigde ambtelijke en of bestuurlijke besluitvorming. In de praktijk vindt de besluitvorming tussen de volgende fasen in het proces plaats:

• -

  bij het goedkeuren van een voorgestelde aanbesteding en of aanbestedingsprocedure via het Inkoopmeldingsformulier of Projectvoorstel (kredietbeheerder en inkoopadviseur);

• -

  bij het bestemmen van de financiële middelen (budgetbeheerder/budgethouder);

• -

  bij de gunningsbeslissing betreffende de uitslag van de aanbestedingsprocedure (budgetbeheerder/budgethouder of portefeuillehouder);

• -

  bij het verlenen van de definitieve opdracht en of het aangaan van de overeenkomst (budgetbeheerder/budgethouder of portefeuillehouder).

Afhankelijk van de waarde van de opdracht en de geldende mandaat- en budgetregeling kan de bevoegdheid tot het nemen van een besluit per Aanbesteding verschillen.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van directie en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

In het Handboek Inkoop & Aanbesteding is de afwijkingsprocedure opgenomen. De directie is namens het college van B en W bevoegd om besluiten te nemen tot afwijken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving.

3.6 Klachtenregeling

De Gemeente lost klachten en geschillen van Ondernemers tijdens een Aanbesteding op een onafhankelijke wijze, snel en laagdrempelig op. Hiermee voorkomt de Gemeente dat een geschil onnodig aan een rechter wordt voorgelegd.

Tijdens Aanbestedingen wordt steeds in de aanbestedingsstukken de bijlage “Spelregels tijdens het aanbestedingstraject” toegevoegd waarin onder andere de klachtenregeling van de Gemeente is opgenomen. Hierin wordt aandacht besteed aan de wijze van indiening, de randvoorwaarden, de afhandeling en rechtsbescherming.

3.7 Rechtmatigheid en (accountants) controle

Het college van B en W is verantwoordelijk voor het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Hiermee legt zij verantwoording af aan de raad over de naleving van de regels omtrent subsidies, Europese Aanbestedingen, oneigenlijk gebruik en lasten.

Naast de interne (accountants) controle wordt minimaal twee keer per jaar een spendanalyse door team inkoop uitgevoerd op de beïnvloedbare Inkopen en Aanbestedingen van de Gemeente. Ook worden accountgesprekken met de verschillende clusters gevoerd. Uit de controle moet blijken dat de Gemeente de publieke middelen op een integere en doelmatige wijze besteedt en daarmee de nalevering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de Europese wet- en regelgeving, in bijzonder de Aanbestedingswet, gewaarborgd is. Het betreft hier dus alle Inkopen en Aanbestedingen zowel boven als onder de Europese drempelbedragen.

3.8 Staatssteun

Bij het verlenen van steun aan Ondernemers neemt de Gemeente de staatssteunregels in acht die zijn vastgelegd in de artikelen 107, 108 en 109 van het VWEU-verdrag. Steun aan Ondernemers mag nooit leiden tot ongeoorloofd staatssteun.

4.1 Integriteit

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

5.1 Product- en marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een analyse van de markt kan bestaan uit een marktverkenning en of een marktconsultatie.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers, zowel tijdens als na de contractperiode, niet wenselijk. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

5.4 Innovatie

De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.6 Externe inhuur

Voor de tijdelijke inhuur van extern personeel plaatst de interne opdrachtgever, na afstemming met de HR Adviseur, de vacature via het Dynamisch Aankoopsysteem voor inhuur van tijdelijk extern personeel, of maakt gebruik van de raamovereenkomsten die voor deze vorm van dienstverlening zijn afgesloten.

Voor het afwijken hiervan geldt de afwijkingsprocedure zoals is vastgelegd in het Handboek Inkoop & Aanbesteding.

5.7 Contractbeheer en contractmanagement

Alle inkoopcontracten worden centraal in een digitaal contractenregister geregistreerd. Binnen de clusters voeren de contractbeheerders actief contractbeheer op de door hen afgesloten contracten. Afhankelijk van de financiële impact op de dienstverlening en de omvang van de dienstverlening passen de contractmanagers contractmanagement toe op hun contracten. Actief contractbeheer en contractmanagement waarborgt het optimaal benutten van het contract en het realiseren van de contractdoelstellingen.

5.8 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) de geraamde waarde van de opdracht als uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

5.9 Raming en financiële budget

Inkopen en Aanbestedingen vinden plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

De geraamde waarde van een opdracht is exclusief btw en wordt berekend over de totale waarde van de opdracht - inclusief meerwerkopties – over de gehele looptijd van de overeenkomst inclusief verlengingsopties.

5.10 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.1 De Inkooporganisatie

De inkooporganisatie van de Gemeente is een professionele organisatie en blijft zich continu ontwikkelen. De inkooporganisatie is ingericht volgens het gecoördineerd inkoopmodel. Kenmerkend voor dit model is dat de inkoopactiviteiten zowel centraal als decentraal zijn belegd. De inkooporganisatie is onderverdeeld in drie domeinen:

• 1.

  Sociaal Domein

• 2.

  Fysiek Domein

• 3.

  Interne Bedrijfsvoering

Aan elk domein is een inkoopadviseur gekoppeld die als aanspreekpunt fungeert. De inkoopadviseurs maken onderdeel uit van het cluster Advies.

Centrale inkoopactiviteiten

De centrale inkoopactiviteiten, zoals Europese aanbestedingen, worden uitgevoerd door de inkoopadviseurs in de rol van procesverantwoordelijke. De clusters zijn als materiedeskundigen verantwoordelijk voor de inhoud, al dan niet met externe ondersteuning.

Decentrale inkoopactiviteiten

De decentrale inkoopactiviteiten, zoals onderhandse aanbestedingen, worden desgewenst met ondersteuning van de inkoopadviseur, voornamelijk door de clusters uitgevoerd. De verantwoordelijkheid voor de controle op de naleving van de gestelde kaders bij onderhandse Aanbestedingen ligt bij de inkoopadviseurs. Dit betekent concreet dat de inkoopadviseurs voorafgaand aan de publicatie de aanbestedingsstukken ter controle ontvangen.