Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025-2029

Met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft de gemeente Alphen aan den Rijn (hierna: Gemeente) vorm aan hoe zij omgaat met haar inkopen en aanbestedingen.

Het doel van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is het weergeven van de doelstellingen, uitgangspunten en kaders, die van toepassing zijn op de inkopen en aanbestedingen binnen de Gemeente. Zo zorgen we ervoor dat de prijs en kwaliteit in verhouding zijn, kansen in de markt worden benut en Ondernemers eerlijk worden behandeld.

De gemeentelijke doelen vormen hierbij de basis, ons inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit aan bij het bredere beleid van de Gemeente. Maatschappelijke thema’s zoals milieubewust en sociaal inkopen zorgen ervoor dat onze inkopen bijdragen aan de toekomst. Ook onze lokale economie heeft een belangrijke plaats in dit beleid.

Of het nu gaat om het aanbesteden van grote bouwprojecten, specialistische zorg in de Gemeente of kantoorartikelen voor onze medewerkers, met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid beoogt de Gemeente dat iedere aanbesteding op een passende manier wordt uitgewerkt en, voor zover mogelijk, in overleg met de markt wordt vormgegeven.

1.1 Leeswijzer

De volgende thema’s komen in chronologische volgorde aan de orde:

• •

  Hoofdstuk 2: Gemeentelijke doelstellingen

• •

  Hoofdstuk 3: Juridische uitgangspunten

• •

  Hoofdstuk 4: Organisatorische uitgangspunten

• •

  Hoofdstuk 5: Ethische en integriteitsnormen

• •

  Hoofdstuk 6: Maatschappelijke uitgangspunten

• •

  Hoofdstuk 7: Interactie met de markt

• •

  Hoofdstuk 8: MKB en lokale economie

• •

  Hoofdstuk 9: Afwijkingsbevoegdheid

2.1 Gemeentelijke doelstellingen

Het inkoopproces draagt bij aan de doelstellingen die voortvloeien uit het coalitieakkoord. De Gemeente wil samen verder bouwen aan een duurzame en vitale gemeente Alphen aan den Rijn waar het goed leven, wonen en werken is.

We maken met elkaar de keuzes voor de toekomst. Dat is nodig omdat de keuzes die we maken richting geven aan de komende decennia. Denk aan de ontwikkeling van nieuwe woningbouwlocaties. De route naar energieneutraal, circulair en klimaatbestendig in 2050. De samenleving verandert: minder jongeren, meer ouderen en nieuwkomers. Dat heeft consequenties voor de arbeidsmarkt, de economie en de zorg.

De Gemeente heeft zes opgaven centraal gezet. De opgaven staan niet op zichzelf, maar hangen sterk met elkaar samen. Niet alleen in onze organisatie, maar juist ook in het leven van onze inwoners. Die samenhang maakt het noodzakelijk om onze inwoners als uitgangspunt te nemen in wat we doen.

• 1.

  Bestaanszekerheid als basis

• 2.

  Kansengelijkheid

• 3.

  Gezond leven in een gezonde leefomgeving

• 4.

  Energietransitie

• 5.

  Groene verstedelijking

• 6.

  Transformatie landelijk gebied

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid beschrijft de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop in de Gemeente plaatsvindt.

2.2 Inkoopdoelstellingen

De Gemeente wil met de uitvoering van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende inkoopdoelstellingen realiseren:

• 1.

  Het waarborgen van rechtmatige en doelmatige inkoop;

• 2.

  Het waarborgen van een integere, betrouwbare en professionele uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

• 3.

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding;

• 4.

  Het continu bijdragen aan de doelstellingen van de Gemeente;

• 5.

  Het creëren van maatschappelijke waarde met publieke middelen;

• 6.

  Het verlichten van administratieve lasten voor zowel de Gemeente als voor de Ondernemers;

• 7.

  Lokaal en regionaal inkopen, daar waar dit mogelijk is.

De Gemeente leeft alle relevante wet- en regelgeving na. De Gemeente neemt de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. Daarnaast neemt de Gemeente bij inkopen de beginselen van het aanbestedingsrecht in acht.

3.1 Beginselen van het aanbestedingsrecht

De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht zijn als volgt:

3.2 Wettelijk kader

De meest relevante wet- en regelgeving voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid volgt uit:

4.1 Effecten van het beleid

In dit beleidsdocument zijn verschillende doelstellingen en kaders benoemd. De praktische invulling hiervan wordt vormgegeven in de periode nadat het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld.

Tijdens de looptijd van dit beleid monitort en stuurt de Gemeente bij waar nodig. Iedere twee jaar nadat het beleid is vastgesteld, meet de Gemeente de praktische uitvoering ten opzichte van de doelstellingen en kaders van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en rapporteert daarover.

4.2 Verbonden partijen

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt voor alle opdrachten waar de Gemeente als inkopende- of aanbestedende dienst handelt, inclusief:

• •

  samenwerkingsverbanden met derden waarbij de Gemeente in meerderheid deelneemt in de kosten van het project of de leidende partij is;

• •

  projecten waarin de Gemeente optreedt als gedelegeerd opdrachtgever voor derden.

4.3 Inkoopvoorwaarden

Bij het sluiten van een overeenkomst van Leveringen, Diensten of Werken stelt de Gemeente de overeenkomst op, inclusief de van toepassing zijnde voorwaarden. In principe gelden de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente Alphen aan den Rijn voor Leveringen en Diensten, de van kracht zijnde versie van DNR, UAV of UAV-GC voor Werken of de GIBIT voor ICT-producten en -diensten.

Het aanpassen van de gehanteerde inkoopvoorwaarden in een overheidsopdracht wordt met een inkoopadviseur van de Gemeente afgestemd. De inkoopadviseur stemt indien nodig af met een jurist en adviseert over de mogelijke aanpassingen(en).

4.4 Standaarddocumenten

Binnen de Gemeente wordt gestreefd naar een uniforme werkwijze in alle aanbestedingen. Om deze uniformiteit te waarborgen, wordt gebruik gemaakt van de standaarddocumenten die door Team Juridische Zaken en Inkoop zijn opgesteld. De Gemeente streeft naar het werken met eenduidige en professionele standaarddocumenten, wat vertrouwen en transparantie bevordert.

Deze werkwijze is essentieel voor het verlichten van de administratieve lasten voor zowel de Gemeente als voor de Ondernemers. Voor de Gemeente betekent dit dat het uitwerken van een aanbesteding eenvoudiger is en minder tijd kost. Door gebruik te maken van uniforme sjablonen en heldere instructies kunnen Ondernemers sneller en efficiënter een Offerte opstellen en meedingen naar opdrachten.

4.5 Klachtenregeling

De Gemeente is verplicht, conform de Aanbestedingswet 2012, om een klachtenprocedure te hanteren. Voor de klachtenafhandeling heeft de Gemeente een samenwerking opgesteld met de Gemeenten Gouda en Waddinxveen. In de aanbestedingsdocumenten wordt opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en waar de klachtenregeling te vinden is.

4.6 Risicobeheer

Risicobeheer is essentieel om financiële, juridische en operationele risico's te beheersen. Het identificeren, beoordelen en mitigeren van risico's voorkomt financiële verliezen en juridische problemen. Dit is in het belang van de Gemeente en de Ondernemers. Daarom wordt in de voorbereiding van een Nationale of Europese aanbesteding een risico-inventarisatie uitgevoerd door het aanbestedingsteam. Met effectieve maatregelen en duidelijke richtlijnen zorgt de gemeente ervoor dat doelen worden behaald en middelen optimaal worden benut.

4.7 Mandaat en volmacht

Een aanbesteding vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. Verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging moeten in overeenstemming zijn met de vigerende mandaat- en volmachtregeling.

4.8 Tenderkostenvergoeding

De Gemeente steekt veel tijd en energie in haar aanbestedingen, net zoals Ondernemers ook tijd en geld steken in het maken van een goede Offerte. Voor Ondernemers levert dit niet altijd de gewenste opdracht op waardoor deze kosten niet terugverdiend kunnen worden. Onder normale omstandigheden wordt dit gezien als ondernemersrisico en acquisitiekosten.

In sommige gevallen staan de kosten voor het maken van de Offerte niet meer in verhouding tot de waarde van de opdracht. Soms moet een Ondernemer hoge kosten maken om een Offerte te kunnen maken. In die gevallen weegt de Gemeente af of het verstrekken van een tenderkostenvergoeding proportioneel is. Dit zal met name plaats vinden in de fysieke sector, bijvoorbeeld bij Engineering & Construct (E&C) en Design & Construct (D&G) opdrachten.

Per aanbesteding weegt de Gemeente af of een tenderkostenvergoeding benodigd is. De hoogte van de tenderkostenvergoeding is afhankelijk van de complexiteit van de opdracht en hoe hoog de verwachte inspanningen voor het aanbestedingstraject zijn, in verhouding tot de waarde van de opdracht. Wanneer voor een tenderkostenvergoeding wordt gekozen, dan wordt dit in de betreffende aanbestedingsdocumenten opgenomen.

4.9 Samenwerking en gezamenlijk aanbesteden

De Gemeente werkt soms samen met andere organisaties bij het uitvoeren van aanbestedingen. Deze overweging wordt gemaakt vanuit het streven naar doelmatigheid en het verlagen van administratieve lasten. Op het moment dat de Gemeente aanbestedingen uitvoert met of voor andere gemeenten, samenwerkingsverbanden en overige organisaties, dan gelden voor (dat deel van) die aanbestedingen de beleidsregels van de Gemeente.

De Gemeente heeft integriteit - en dat geldt voor bestuurders en medewerkers - in het dna zitten. De bestuurders en medewerkers houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. De Gemeente borgt de integriteit in het inkoopproces door te zorgen voor een duidelijke functiescheiding tussen medewerkers die uitvoeren en medewerkers en bestuurders die besluiten nemen.

5.1 De gemeentelijke organisatie

De inkopende medewerker is integer, probeert altijd ethisch juist te handelen en ervoor open te staan om te leren en kritisch na te denken. De medewerker neemt de geldende wetten en regels in acht, respecteert eerlijke concurrentie, behandelt zakelijke partners rechtvaardig en scheidt zakelijke en persoonlijke belangen. De medewerker beschermt handels- en bedrijfsgeheimen, neemt verantwoordelijkheid voor duurzaamheid en samenleving en is zich bewust van de eigen positie bij externe communicatie en het gebruik van social media.

5.2 De ondernemer

De Gemeente wil alleen zakendoen met integere Ondernemers. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) mogelijk. Bijvoorbeeld door het gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) en het opvragen van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

5.3 BIBOB-onderzoek

De Gemeente behoudt zich het recht voor om op basis van de Wet Bevordering Integriteitbeoordeling door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB) een onderzoek in te stellen naar het gevaar dat een overeenkomst wordt misbruikt voor het plegen van strafbare feiten en/of benutten van onrechtmatig verkregen voordeel. Leidend is hierbij de vigerende beleidsregel voor de toepassing van de Wet BIBOB.

De komende jaren ligt voor zowel de Gemeente als voor Nederland een grote opgave te wachten. Veel complexe en maatschappelijke vraagstukken komen op ons af. Zo heeft de Gemeente in lijn met landelijke doelstellingen de ambitie in 2050 volledig energieneutraal, circulair en klimaatbestendig te zijn, met een diversiteit aan plant- en diersoorten. In het coalitieakkoord is ruime aandacht voor diverse maatschappelijke thema’s. Het gaat dan bijvoorbeeld om positieve gezondheid, bestaanszekerheid, inclusiviteit en kansen op de arbeidsmarkt voor onze inwoners. Vitale wijken, goede mobiliteit en nieuwe bedrijvigheid dragen ook bij aan onze economisch vitale gemeente, De Gemeente draagt bij aan het behalen van deze doelstellingen door bewuste, duurzame keuzes te maken als opdrachtgever.

Inkoopadviseurs sturen functioneel op het inzetten van MVOI en SROI door te verwijzen naar de coördinator, afdelingen zijn en blijven verantwoordelijk voor de uitwerking en toepassing.

6.1 Maatschappelijk verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

De Gemeente koopt in met aandacht voor mens, dier, natuur en milieu en is als zodanig aangesloten bij het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) om die ambitie kracht bij te zetten. Wij gebruiken MVOI om met onze koopkracht bij te dragen aan onze maatschappelijke beleidsdoelen op een zestal thema’s:

• 1.

  Klimaat: het tegengaan van klimaatverandering door onder andere het verminderen van CO2-emissies (denk aan schone mobiliteit en energie);

• 2.

  Circulair: optimaal hergebruik van grondstoffen en (bio-based) materialen;

• 3.

  Milieu en biodiversiteit: tegengaan van milieuverontreiniging, het versterken van de biodiversiteit en verbeteren van de klimaatbestendigheid;

• 4.

  Ketenverantwoordelijkheid: (Internationale Sociale Voorwaarden): het voorkomen of aanpakken van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu in de gehele productieketen;

• 5.

  Diversiteit en Inclusie: stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving en bedrijfsleven;

• 6.

  Social Return On Investment: bieden van eerlijke kansen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Voorafgaand aan iedere Europese aanbestedingsprocedure wordt door het aanbestedingsteam onderzocht of en hoe de opdracht een wezenlijke impact kan maken op deze thema’s.

6.2 Social Return On Investment (SROI)

De Gemeente gebruikt bij aanbestedingen de van kracht zijnde SROI-criteria om vast te stellen of en welk percentage van de SROI-verplichting van toepassing is op de opdracht. Deze verplichting zal per aanbesteding nader worden uitgewerkt door het aanbestedingsteam en in de aanbestedingsdocumenten worden opgenomen.

Daarbij wordt onder andere rekening gehouden met de situatie op de arbeidsmarkt, de omvang van de aanbesteding, het type werkzaamheden bij de opdrachtnemer, de beschikbaarheid van geschikte kandidaten en de mogelijkheden voor SROI binnen een specifieke opdracht.

Marktkennis is een belangrijk onderdeel van het inkopen en aanbesteden van een overheidsopdracht. Hoe meer de Gemeente van de markt weet, hoe effectiever de aanbesteding kan zijn. Met deze informatie kan de Gemeente beoordelen of het aanbod aansluit bij het inkoopdoel.

De Gemeente kan op verschillende manieren contact hebben met de markt, buiten aanbestedingen. In dit hoofdstuk worden een aantal manieren uitgelicht om de interactie met de markt vorm te geven.

7.1 Marktconsultatie

Om kennis van de markt op te doen en de mogelijkheden te leren kennen, is het mogelijk om gebruik te maken van marktconsultaties. Met een marktconsultatie kan de Gemeente in een vroeg stadium de dialoog aangaan met Ondernemers. Het doel is om informatie te verzamelen over beschikbare oplossingen, mogelijkheden en de samenstelling van de markt. Dit vindt plaats voordat een inkoopprocedure wordt gestart.

Marktconsultaties helpen de Gemeente niet alleen om inzicht te krijgen in ontwikkelingen en risico’s in kaart te brengen, maar dragen ook bij aan het stellen van realistische eisen en verwachtingen.

Er is geen vaste invulling van een marktconsultatie. Dit kan bijvoorbeeld via schriftelijke vragen, (openbare) bijeenkomsten of met individuele gesprekken met Ondernemers.

De opgehaalde informatie leidt niet tot een voordeel voor één of meerdere specifieke Ondernemers. Bij de aanbesteding moet iedereen dezelfde informatie beschikbaar hebben zodat er geen kennisvoorsprong ontstaat.

7.2 Bedrijvenregister

De Gemeente ziet meerwaarde in het maken en implementeren van een bedrijvenregister. Het bedrijvenregister richt zich specifiek op Ondernemers die opdrachten willen uitvoeren onder het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen.

Dit initiatief past binnen het streven naar een transparant en toegankelijk inkoopbeleid en de doelstelling om lokaal en regionaal in te kopen, daar waar dit mogelijk is.

Met een bedrijvenregister bereiken we deze doelen:

• •

  Het vergroten van de zichtbaarheid van geïnteresseerde Ondernemers voor gemeentelijke inkopen.

• •

  Het bevorderen van de deelname van MKB en lokale Ondernemers in aanbestedingen onder de Europese drempel.

• •

  Het efficiënter maken van het selectieproces voor onderhandse aanbestedingen.

De Gemeente onderzoekt verschillende opties om tot een systeem te komen dat zowel voor de Gemeente als voor lokale ondernemers optimaal functioneert. Dit wordt in 2025 vormgegeven.

7.3 Aanbestedingskalender

Om de transparantie van het inkoopproces te vergroten en Ondernemers beter te informeren over aankomende aanbestedingsmogelijkheden, publiceert de Gemeente een aanbestedingskalender op haar website.

Deze kalender biedt een overzicht van geplande aanbestedingen voor het komende jaar. De aanbestedingskalender wordt jaarlijks gepubliceerd en gedurende het jaar door Team Juridische Zaken en Inkoop geactualiseerd. De aanbestedingskalender bevat informatie over:

• •

  De aard van de opdracht;

• •

  De verwachte aanbestedingsprocedure;

• •

  De verwachte publicatiedatum van de aanbesteding.

De informatie op de aanbestedingskalender geeft een indicatie van aanbestedingen die de Gemeente verwacht uit te voeren. Dit is geen definitieve planning en aan de informatie kunnen geen rechten worden ontleend.

7.4 Kennisdeling met de markt

De Gemeente organiseert enkele keren per jaar een kennissessie met (lokale) Ondernemers. In zo’n kennissessie worden bijvoorbeeld ervaringen gedeeld over aanbesteden zodat de Gemeente en de markt de aansluiting houden. Ook zal de Gemeente inhoudelijke kennissessies aanbieden om Ondernemers te informeren over aanbesteden en wat er komt kijken bij effectief inschrijven op aanbestedingen. Kennissessies worden geëvalueerd en deze informatie wordt meegenomen bij de organisatie van toekomstige kennisdeling.

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op hoe MKB en lokale Ondernemers betrokken worden bij onze aanbestedingen.

“Ondernemers zijn het hart van de economie in onze Gemeente en zorgen voor lokale werkgelegenheid, groei en innovatie.”

8.1 Kansen voor MKB

Het uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen krijgen. De Gemeente houdt bij haar inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. De Gemeente doet dit bijvoorbeeld door:

• •

  Gebruik te maken van percelen in aanbestedingen;

• •

  Het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming;

• •

  Het afwegen van (administratieve) lasten en;

• •

  Het inzetten van proportionele selectie- en gunningscriteria.

8.2 Lokale ondernemers

De Gemeente heeft als beleid om lokale Ondernemers kansen te bieden bij haar onderhandse aanbestedingen. De Gemeente beoogt hiermee het lokale MKB te stimuleren als motor van de lokale economie, het creëren van werkgelegenheid en vergroten van lokale participatie.

Daartoe hanteert de Gemeente een uitnodigingsbeleid voor lokale Ondernemers, nadrukkelijk vanuit het principe dat alle Ondernemers aan dezelfde voorwaarden moeten voldoen bij aanbestedingen. Bij het bepalen van de economisch meest voordelige inschrijving, voorkomt de Gemeente discriminatie en wil zij ook regionale, nationale of internationale kansen benutten.

Bij de selectie van Ondernemers in een meervoudig onderhandse aanbesteding wordt als volgt gehandeld:

• •

  Bij het uitnodigen van drie of vier Ondernemers, worden minimaal twee lokale Ondernemers geselecteerd;

• •

  Bij het uitnodigen van vijf Ondernemers, worden minimaal drie lokale Ondernemers geselecteerd.

Als er onvoldoende gekwalificeerde lokale Ondernemers zijn om deze uitnodigingsregels te hanteren, dan worden niet-lokale Ondernemers uitgenodigd.

8.3 Postcodegebieden

Onder “lokaal” verstaat de Gemeente alle ondernemers met een vestiging binnen of op de grenzen van de gemeente Alphen aan den Rijn. De postcodegebieden zijn in de tabel hieronder weergegeven.

Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is beperkt mogelijk. Het besluit tot afwijken kan alleen worden genomen door het college van burgemeester en wethouders. Bij iedere afwijking van dit beleid wordt een advies gevraagd van Team Juridische Zaken en Inkoop.

De aanvrager werkt een gemotiveerd en onderbouwd afwijkingsvoorstel uit en levert deze aan bij het Team Juridische Zaken en Inkoop. Een inkoopadviseur werkt een schriftelijk advies uit aan de hand van de informatie van de aanvrager. Inkoop kan een positief of negatief advies geven. Het schriftelijke advies van de inkoopadviseur wordt toegevoegd aan het afwijkingsvoorstel, waarna het afwijkingsvoorstel door de aanvrager wordt ingediend voor besluitvorming in het college. De inkoopopdracht wordt verstrekt nadat het besluit tot de voorgestelde afwijking in het college is genomen.

9.1 Opdrachten boven het Europese drempelbedrag

In de volgende situaties kan er boven de Europese drempelwaarden worden afgeweken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid:

• •

  Er is sprake van onvoorziene omstandigheden die niet aan de Gemeente zijn toe te rekenen die leiden tot:

  • •

    Een één op één gunning op basis van dwingende spoed;

  • •

    Aanvullende dienstverlening die noodzakelijk is om de oorspronkelijk ingekochte dienstverlening uit te kunnen voeren.

• •

  Er is sprake van een opdracht die om artistieke, exclusieve, kennis-specifieke of technische redenen slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kan worden toevertrouwd;

• •

  Er is sprake van wettelijk gedwongen winkelnering;

• •

  Als een aanbestedingsprocedure wegens zwaarwegende redenen nadelig is. Denk bijvoorbeeld aan opdrachten in het maatschappelijke belang;

9.2 Opdrachten onder het Europese drempelbedrag

Onder de Europese drempelwaarden is afwijken van de procedurekeuze uit dit beleid alleen mogelijk en toegestaan met een gemotiveerd en onderbouwd afwijkingsvoorstel. Afwijken is alleen mogelijk binnen de ruimte die de Aanbestedingswet biedt voor opdrachten onder de drempelwaarden.