Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Reimerswaal

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Aanbestedingsdocument

Een aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een offerteaanvraag.

Aanbestedingswet

De geldende Aanbestedingswet.

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Gemeente

De gemeente Reimerswaal, zetelend te Kruiningen.

Gids Proportionaliteit

De geldende Gids Proportionaliteit.

Inkoop

(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Lokale ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt in volgorde van prioriteit:

• 1)

  Binnen de kernen van de gemeente;

• 2)

  Binnen één van de Bevelandse gemeenten, zijnde: Borsele, Goes, Kapelle en Noord- Beveland;

• 3)

  Binnen de provincie Zeeland;

• 4)

  Overige gemeenten die direct grenzen aan de gemeente, de zgn. buurgemeenten, zijnde: Bergen op Zoom, Tholen en Woensdrecht.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Overheidsopdracht

Schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer ondernemers en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en die betrekking heeft op de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten.

TenderNed

Het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid.

Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

Het Europees standaardformulier dat in Nederland wordt toegepast op aanbestedingen zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempel.

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare enverantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

• De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staat centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

• Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c.

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding

• Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol. De AW2012 gaat uit van gunnen op beste prijskwaliteitsverhouding, de gemeente streeft ernaar dit gunningscriterium als uitgangspunt te hanteren.

• d.

  Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.

• Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.

• e.

  Maatschappelijk verantwoord inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van demaatschappelijke doelstellingen van de gemeente.

• De gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De gemeente wil bij de inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

• f.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van de gemeente.

• Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

• g.

  De gemeente wil 100% dienstverlenend zijn en stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop.

• Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal inkopen en aanbesteden. De gemeente maakt waar nodig gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor haar inkopen en aanbestedingen.

Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.

In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid:

• 1.

  Coalitieakkoord 2022-2026;

• 2.

  Energie- en klimaatbeleid gemeente Reimerswaal;

• 3.

  Mandaat- en volmachtbesluiten;

• 4.

  Beleidsregel Bibob gemeente Reimerswaal 2022;

• 5.

  Integriteitsbeleid en de Gedragscode voor medewerkers;

• 6.

  Social Return On Investment-beleid;

• 7.

  Privacybeleid gemeente Reimerswaal.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3.1 Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• ▪

  Aanbestedingswet:

• dit wettelijke kader implementeert de Europese Aanbestedingsrichtlijnen:

  • o

    2014/23/EU voor concessieovereenkomsten,

  • o

    2014/24/EU voor klassieke overheidsopdrachten,

  • o

    2014/25/EU voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten, Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen.

• ▪

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen et cetera van de Europese Commissie.

• ▪

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• ▪

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

• ▪

  Gids proportionaliteit: De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

• ▪

  Aanbestedingsreglement Werken: In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor werken moeten verlopen.

3.2 Uniforme documenten

De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop, in geval van toepassing, in ieder geval toe:

• ▪

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Reimerswaal;

• ▪

  Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken (UAV2012);

• ▪

  Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’);

• ▪

  Gids Proportionaliteit;

• ▪

  Richtsnoeren Leveringen en Diensten;

• ▪

  Klachtenregeling aanbestedingen gemeente Reimerswaal;

• ▪

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

• ▪

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

• De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • ▪

    Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • ▪

    Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  • ▪

    Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • ▪

    Proportionaliteit (evenredigheid): De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de keuze van de procedure, de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • ▪

    Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

• De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals TenderNed.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling of budgethouderschapsregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Afwijkingsvoorstellen dienen te zijn voorzien van een advies van de inkoopadviseur.

Het college kan niet-marktconforme aanbiedingen of inschrijvingen weigeren/niet gunnen in de gevallen als bedoeld in artikel 2.116 Aanbestedingswet.

3.7 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de gemeente en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag kan de gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.

Voor de gemeente Reimerswaal is dit vastgelegd in de ‘Klachtenregeling aanbestedingen gemeente Reimerswaal’.

4.1 Integriteit

• a.

  De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

• De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes die voor hen va toepassing zijn.

• Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld (schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De gemeente contracteert alleen integere ondernemers.

• De gemeente wil alleen zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop en aanbestedingen in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen. De gemeente volgt te allen tijde De beleidsregel Bibob gemeente Reimerswaal 2022.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) betekent dat de gemeente waar relevant en waar mogelijk de effecten op “People, Planet en Profit” meeneemt bij inkopen. De gemeente heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in de maatschappij. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (inkopen met impact). De gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen. Daarnaast heeft de gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door waar mogelijk vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door ondernemers stimuleren. De gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

In januari 2025 heeft de gemeente het beleid Circulaire Economie Zeeuwse Gemeenten vastgesteld. In dit beleid zijn ook doelstellingen opgenomen voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. We werken toe naar een situatie waarbij in 2028 de circulaire economie onderdeel is van alle inkooptrajecten en wordt bijgehouden wat de effecten zijn op grondstofverbruik.

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

• a.

  De gemeente stimuleert bij inkopen en aanbestedingen de toepassing van onderstaande MVI pijlers:

  • •

    Social Return On Investment: dit is een aanpak om meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

  • •

    Klimaatbewust inkopen: de gemeente wil stappen maken naar een klimaatneutrale bedrijfsvoering binnen de gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.

  • •

    Biobased inkopen: biobased inkopen gaat over de overgang van een economie die draait op fossiele grondstoffen naar een economie die draait op biomassa als grondstof; van ‘fossil based’ naar ‘bio based’. Om de doelstellingen uit het beleid Circulaire Economie 2025 – 2028 te realiseren hanteert de gemeente waar relevant een “circulair, tenzij” beleid.

  • •

    Circulair inkopen: Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De gemeente hanteert waar relevant een ‘circulair, tenzij’-beleid.

  • •

    Innovatiegericht inkopen: het innovatief inrichten van het inkoopproces om op deze manier het ook mogelijk te maken om een innovatieve oplossing in te kopen.

De gemeente kan hier verder uitvoering aan geven door het volgende:

• •

  De Gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

• •

  Bij de product- en marktanalyse kan de Gemeente inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• •

  De gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.

• •

  In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen. Bijvoorbeeld kijken naar levensduurkosten en niet enkel naar aanschafprijs, kijken naar digitaal inkopen, monitoren van aangeboden MVOI-oplossingen en naleving van MVOI-afspraken en delen goede MVOI-voorbeelden met andere overheden.

• •

  De gemeente wil dat Inkopen waar mogelijk ook een social return opleveren.

• De gemeente vindt maatschappelijk verantwoord ondernemen belangrijk en wil werkgevers stimuleren om mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt aan werk te helpen. Aan opdrachtnemers van de gemeente wordt waar mogelijk een social return verplichting opgelegd om de kansen op (duurzaam) werk van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te vergroten. De mogelijkheden voor de inzet van social return, in volgorde van voorkeur zijn:

  • 1.

    Arbeidsparticipatie

  • 2.

    Arbeidsontwikkeling

  • 3.

    Maatschappelijke activiteiten

4.3 Innovatie

De gemeente moedigt, daar waar mogelijk, innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de

gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. Ook kan innovatiegericht inkopen bestaan uit het toepassen van innovatieve contract vormen of innovatieve inkoopprocedures, zoals innovatiepartnerschap. Door de opdracht functioneel te beschrijven worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Voor wat betreft innovatiegericht inkopen hanteert de gemeente als uitgangspunt het principe van de ‘smart follower’. De gemeente erkent het belang van innovatie, maar kiest hierin met name voor de technieken en producten die zich al op enige wijze in de markt bewezen hebben. Wel ziet de gemeente het belang van opdrachtgeverschap van experimentele technieken en producten ‘market proven’ te krijgen. Waar toepasselijk en wenselijk kan de gemeente ervoor kiezen om te werken met experimentele technologie en producten.

4.4 Privacy

Als er persoonsgegevens tussen partijen worden uitgewisseld, moet rekening worden gehouden met Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Bij een uitwisseling van persoonsgegevens tussen partijen is een privacy-overeenkomst wettelijk noodzakelijk. Deze wordt als bijlage bij de aanbestedingsdocumenten gevoegd. Het is noodzakelijk om de privacy-officer in de voorbereidende fase van de aanbesteding om advies te vragen over de benodigde overeenkomsten. Iedere vastgestelde privacy-overeenkomst komt in beheer in het privacy-register overeenkomsten. De privacy-officer adviseert in de voorbereidende fase ook over het taxeren van het risico voor de bescherming van persoonsgegevens.

5.1 Product- en marktanalyse

De gemeente acht het van belang om de markt te kennen en indien nodig een marktanalyse uit te voeren, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ndernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

• De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

• Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

Definitie lokale ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt in volgorde van prioriteit:

• 1)

  Binnen de kernen van de gemeente;

• 2)

  Binnen één van de Bevelandse gemeenten, zijnde: Borsele, Goes, Kapelle en Noord Beveland;

• 3)

  Binnen de provincie Zeeland;

• 4)

  Overige gemeenten die direct grenzen aan de gemeente, de zgn. buurgemeenten, zijnde: Bergen op Zoom, Tholen en Woensdrecht.

  • a.

    De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm vandiscriminatie van ondernemers leidt.

  • In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Lokaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

  • b.

    De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

  • Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

  • c.

    De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen

  • Bij Inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving en andere verbonden partijen.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

Bedragen zijn exclusief Btw

*overweging om in plaats van meervoudig onderhandse procedure, nationaal openbaar aan te besteden.

Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat.

Het kan zinvol zijn om te kiezen voor een verruiming van het aantal uit te nodigen partijen, mits dit geen afbreuk doet aan de doelmatigheid van de inkoopprocedure.

Indien er gekozen wordt voor een verruiming van het aantal uit te nodigen partijen, zowel voor leveringen en diensten als voor werken, geldt dat dit geen afbreuk doet aan de doelmatigheid van de inkoopprocedure. Met andere woorden; het verwachte resultaat van het verruimen van het aantal partijen moet wel in verhouding staan tot de extra tijdsbesteding die hiermee gemoeid gaat. Daarbij dient rekening gehouden te worden met voorschrift 3.4A uit de Gids Proportionaliteit.

In het kader van proportionaliteit, roulatie van ondernemers, de economische situatie en in het kader van de Aanbestedingswet dient hierbij de keuze van de aanbestedingsprocedure en keuze ondernemer gemotiveerd te worden.

Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier / markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige- en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden.

De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.

Niet reguliere inkoop

Voor Inkoop onder een bedrag van € 5.000,- behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt er volstaan met een bestelbon of factuur.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.6 Sociale en andere specifieke diensten

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hiervoor geldt een procedure met een verlicht regime genoemd in Bijlage XIV richtlijn 2014/24/EU met een opdrachtwaarde boven de gestelde Europese drempel. Onder de gestelde Europese drempel is de gemeente vrij in het maken van een keuze voor de procedure, zolang het deugdelijk kan worden gemotiveerd op basis van artikel 1.4 Aanbestedingswet 2012.

5.7 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

6.2 Inkoop in de organisatie

Ter uitvoering van door de gemeente vastgestelde regelgeving met betrekking tot inkoop en onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders, begeleiden medewerkers van Karel, adviesbureau op het gebied van inkoop- en contractmanagement, inkoopprocedures en aanbestedingen.

Het is niet toegestaan om gebruik te maken van deskundigheid van externe ondernemers op het gebied van inkopen en aanbesteden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente. Het is wel toegestaan om externe ondernemers in te schakelen conform de aanbestedingsregels om te ondersteunen en begeleiden bij het opstellen van het inhoudelijke Programma van Eisen of bestekken, niet zijnde het inkooptechnische gedeelte van de Aanbestedingsdocumenten.

Betrokkenheid inkoopadviseur

De inkoopadviseur wordt als volgt bij inkoopprocedures betrokken:

• 1.

  Verplichte betrokkenheid bij Europese en nationaal openbare procedures;

• 2.

  Bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures dient er boven de geraamde opdrachtwaarde van € 35.000,- (leveringen en diensten) en € 100.000,--(werken), altijd afstemming plaats te vinden over de te hanteren inkoopprocedure, de besteksvorm, voorwaarden van de overeenkomst en aanbestedingsreglement en overige tactische keuzes in de voorbereiding. Als bespreekstuk dient het inkoopformulier als uitgangspunt te worden genomen;

• 3.

  Vrijblijvende afstemming bij enkelvoudig onderhandse inkoopprocedures;

• 4.

  Voor ad-hoc vragen is de adviseur als helpdesk beschikbaar.

6.3 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkoop is verantwoordelijk voor inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.

6.4 Evalueren Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het Inkoop - en aanbestedingsbeleid wordt tenminste eenmaal per 4 jaar geëvalueerd.

Het bijbehorende Inkoophandboek kan door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie zo nodig (per direct) aangepast worden.