Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Aa en Maas

Ondertekening

Toelichting verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie

Algemeen

1.Inleiding

Artikel 109 van de Waterschapswet bepaalt dat het algemeen bestuur een verordening vaststelt die betrekking heeft op de ‘controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie’ van het waterschap.

Deze verordening is een uitwerking van de bepalingen die in dat artikel zijn opgenomen. Met deze verordening stelt het algemeen bestuur de kaders voor de accountantscontrole.

Deze verordening is een herziene versie van de verordening die is vastgesteld in 2009. Hierna wordt een aantal ontwikkelingen geschetst die aanleiding zijn voor deze herziening.

Rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur

Met het van kracht worden van de Wet versterking decentrale rekenkamers is het dagelijks bestuur van een waterschap verplicht verantwoording aan het algemeen bestuur af te leggen over de financiële rechtmatigheid van zijn handelen. Daarnaast zijn waterschappen op grond van deze wet verplicht tot het instellen van een volledig onafhankelijke, extern samengestelde rekenkamer maar dit gedeelte van de wet heeft geen invloed op deze verordening.

Vanaf het verslaggevingsjaar 2025 legt het dagelijks bestuur verantwoording af aan het algemeen bestuur over de financiële rechtmatigheid van zijn handelen. Met deze rechtmatigheidsverantwoording wordt het gesprek over de financiële rechtmatigheid tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur gestimuleerd met als doel de kaderstellende en controlerende rol van het algemeen bestuur op dit vlak te versterken. Naar verwachting zal de rechtmatigheidsverantwoording een kwaliteitsimpuls geven aan de interne processen en beheersing bij het waterschap, zodat het dagelijks bestuur kan steunen op een adequaat functionerend systeem. Omdat het dagelijks bestuur ook beheersmaatregelen moet formuleren om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen, zal naar verwachting ook meer vooruitgekeken worden naar het oplossen van onrechtmatigheden.

Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarstukken, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief het getrouwe beeld van de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur). De accountant geeft vanaf het verslaggevingsjaar 2025 dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.

Besluit accountantscontrole decentrale overheden

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn de bepalingen voor de accountantscontrole voor gemeenten en provincies en vanaf het verslaggevingsjaar 2025 ook voor waterschappen opgenomen.

In het Bado wordt het volgende gewijzigd:

• •

  de goedkeuringstolerantie voor het afgeven door de accountant van een goedkeurende accountantsverklaring was voor afwijkingen in de jaarrekening 1% en voor onzekerheden in de uitvoering van de controle 3% van de omvangsbasis. Dit wordt gewijzigd in afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle gezamenlijk maximaal 2% van de omvangsbasis;

• •

  aanscherping en uitbreiding van enkele definities.

Tot 2025 waren deze bepalingen voor waterschappen opgenomen in hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit, ‘De accountantscontrole’. Hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit komt met ingang van het verslaggevingsjaar 2025 te vervallen en het Bado, dat tot dan toe alleen betrekking had op gemeenten en provincies, wordt ook van toepassing op waterschappen.

Deze verordening sluit aan bij de bepalingen uit het Bado.

2.Artikel 109 Waterschapswet

Op grond van artikel 109 van de Waterschapswet moet ieder algemeen bestuur een ‘controle-verordening’ vaststellen die voldoet aan de eisen die dat artikel stelt. Het artikel luidt (met ingang van 1 januari 2025) als volgt:

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

• 2.

  Het algemeen bestuur wijst één of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 103 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

• 3.

  De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of:

  • a.

    de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • b.

    de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 98a, en

  • c.

    het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

• 4.

  Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

• 5.

  De accountant zendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur en een afschrift daarvan aan het dagelijks bestuur.

• 6.

  Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere regels worden gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging omtrent de accountantscontrole, bedoeld in het tweede lid.

In deze verordening legt het algemeen bestuur regels neer voor de verplichtingen die het dagelijks bestuur heeft ten opzichte van de accountant tijdens de accountantscontrole en over de verplichtingen die het dagelijks bestuur heeft ten opzichte van het algemeen bestuur over de accountantscontrole. Daarnaast kan het algemeen bestuur in de verordening gedragsregels voor zichzelf opnemen, zodat de verordening zekerheid voor het dagelijks bestuur schept over datgene wat hij van het algemeen bestuur mag verwachten.

De begrippen ‘controle’ en ‘rechtmatigheid’ zijn centrale begrippen van dit artikel en deze verordening en worden hierna toegelicht.

Controle

Een algemene omschrijving van controle is: 'het deskundig en kritisch toetsen van verschijnselen aan gestelde normen, waarbij beoordeeld wordt in hoeverre de getoetste verschijnselen aan deze normen voldoen'. Controle vindt niet primair plaats uit wantrouwen ten opzichte van de gecontroleerde, maar juist om hem of haar én degene voor wie de controle wordt uitgevoerd een waarborg te verschaffen dat het gecontroleerde voldoet aan de gestelde normen. Bij overheidsorganisaties is controle op het financieel beheer extra belangrijk, omdat zij omgaan met gemeenschapsgeld dat belastingplichtigen in goed vertrouwen aan hen beschikbaar hebben gesteld. Er kan onderscheid worden gemaakt in interne en externe controle.

Interne controle

Onder interne controle wordt verstaan: de controle die in opdracht en ten dienste van het dagelijks bestuur door eigen functionarissen van het waterschap gebeurt om de verantwoording voor de beleidsuitvoering en de administratieve verwerking daarvan overeenkomstig de doelstellingen en regels te kunnen dragen. Het doel van de interne controle is het verkrijgen van zekerheid over de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van handelingen en werkzaamheden. De interne controle is er dan vooral op gericht om in elke handeling of werkzaamheid een controlerend element te leggen, zodat daarmee direct of indirect controle wordt uitgeoefend. De uitoefening van deze controle verzekert een juiste verslaglegging in de administratie en een objectieve berichtgeving. De basisgegevens in de administratie en de verwerking daarvan vormen het uitgangspunt voor het nemen van veel beslissingen en voor het uitoefenen van controle op de activiteiten van het waterschap. Gelet hierop moet de interne controle in beginsel overal aanwezig zijn, niet zozeer in de vorm van een speciaal daarvoor aangewezen functionaris die op elke handeling toeziet, maar juist in de handeling zelf.

Naast de interne controle die een onlosmakelijk onderdeel is van de administratieve organisatie, bestaat er de zogenaamde verbijzonderde interne controle. Deze vorm van controle bestaat uit specifieke onderzoeken, vaak uitgevoerd door specifieke interne controlemedewerkers of auditoren, waarmee wordt nagegaan of de administratieve organisatie en de daarvan uitmakende, reguliere interne controlemaatregelen goed werken en goed worden nageleefd.

Een goede ‘totale interne controle’ is een voorwaarde voor de uitoefening van de externe controle.

Externe controle

Deze verordening is met name gericht op de externe controle. Het begrip 'externe controle' wordt wel omschreven als: het zelfstandig, onafhankelijk van de te controleren personen en organen, door een deskundige onderzoeken van de formele en materiële juistheid van het financieel beheer. De externe controle heeft twee functies, namelijk een signalerende en een certificerende functie.

De signalerende functie van de externe controle betreft het opsporen en aangeven van onjuistheden, onvolkomenheden en ontwikkelingen in het financieel beheer. Het doel van deze functie is uiteindelijk het aanbrengen van bijsturing en (waar nodig) verbetering van het financieel beheer.

De certificerende functie (certificeren = officieel, op ambtseed verklaren) omvat de oordeelsvorming omtrent de getrouwheid van de verantwoording. Deze mondt uit in de accountantsverklaring, die aangeeft of de in de verantwoording (jaarrekening) vervatte informatie juist, volledig en geschikt tot oordeelsvorming is. De accountantsverklaring is niet alleen binnen de organisatie van belang maar ook naar buiten toe, met name tegenover allen die belang hebben bij het beheer van de betreffende organisatie. De certificerende functie van de externe controle is dan ook voor een deel van maatschappelijke aard.

De inhoud en het doel van de externe controle brengen met zich mee dat dit zelfstandig en onafhankelijk van de te controleren organisatie en haar organen, en derhalve door externe controleurs, gebeurt. In het tweede lid van artikel 109 van de Waterschapswet is bepaald aan welke eisen de externe controleurs moeten voldoen waarmee de deskundigheid van de externe controleur(s) is geborgd.

Goedkeurings- en rapporteringstolerantie

De accountant controleert niet ieder bonnetje of financiële handeling die binnen een waterschap wordt verricht. Theoretisch zou dat wel kunnen, maar de kosten zouden dan buitensporig oplopen. De controle is daarom gericht op het ontdekken van belangrijke afwijkingen en onzekerheden. In het Bado dat met ingang van het verslaggevingsjaar 2025 ook van toepassing is op waterschappen, zijn de minimumeisen aan de accountantscontrole opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in twee begrippen die de marge voor controle en rapportering aangeven: de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie ten aanzien van afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle.

Goedkeuringstolerantie

Een goedkeurende verklaring van de accountant geeft aan dat de jaarrekening geen afwijkingen of onzekerheden van materieel belang bevat. Dat betekent niet dat er in de verantwoording in het geheel geen afwijkingen of onzekerheden zijn. Deze afwijkingen en onzekerheden kunnen echter slechts van gering belang zijn. Om dit oordeel te kunnen geven moet de accountant uitgaan van een zogenaamde goedkeuringstolerantie, de marge voor afwijkingen en onzekerheden die de accountant hanteert.

De goedkeuringstolerantie is de som van de afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle, die maximaal in een verantwoording mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid ervan voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt aangetast. De bovengrens voor de goedkeuringstoleranties is gesteld op maximaal 2% van de totale lasten exclusief toevoeging aan de reserves voor afwijkingen en onzekerheden tezamen. Het algemeen bestuur kan een lagere (strengere) grens vaststellen.

Afhankelijk van de hoogte van de geconstateerde afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle geeft de accountant één van de hieronder aangegeven verklaringen.

Rapporteringstolerantie

In de Waterschapswet staat dat de accountant behalve de accountantsverklaring ook een verslag van bevindingen opstelt. In dit verslag moet de accountant onder meer afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle opnemen die geen invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring, maar die wel van zodanig belang zijn dat deze aan het algemeen bestuur moeten worden gerapporteerd. De marge die hierbij wordt gehanteerd wordt de ‘rapporteringstolerantie’ genoemd. Artikel 5 van het Bado geeft aan dat de rapporteringstolerantie maximaal de goedkeuringstolerantie is, maar dat het algemeen bestuur een strengere norm kan bepalen. Bij een strengere norm worden meer zaken gerapporteerd dan die welke invloed hebben op een goedkeurende accountantsverklaring en er daardoor meer zicht ontstaat op getrouwheidsfouten. Het algemeen bestuur zou hierover een expliciet besluit kunnen nemen. Een strengere rapporteringstolerantie hoeft niet voor de totale jaarrekening te worden bepaald, maar kan ook voor bepaalde onderdelen van de jaarrekening worden bepaald. Dit is in het bijzonder een optie als het algemeen bestuur aan bepaalde onderdelen meer belang hecht, bijvoorbeeld bestuurlijk gevoelige programma’s. Het verslag van bevindingen bevat dan naast bevindingen die van invloed zijn op de accountantsverklaring ook bevindingen die het oordeel niet hebben beïnvloed. Als het algemeen bestuur in de opdrachtverstrekking aan de accountant geen nadere rapporteringstolerantie(s) voorschrijft, dan zijn de rapporteringstolerantie(s) gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie.

Rechtmatigheid

Op grond van artikel 108 van de Waterschapswet moet het algemeen bestuur via de in dit artikel genoemde verordening regelen dat er in het beleid, in het beheer en in de inrichting van de (administratieve) organisatie waarborgen worden opgenomen die zorgen dat aan de eisen van rechtmatigheid wordt voldaan. In artikel 109 van de Waterschapswet is vervolgens bepaald dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie moeten worden getoetst.

De definitie van het begrip rechtmatigheid is: ‘de mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van algemeen en dagelijks bestuur, wordt gehandeld’.

Financiële rechtmatigheid

De Waterschapswet legt een specifiek accent bij een onderdeel van rechtmatigheid, namelijk ‘financiële rechtmatigheid’. Dit begrip omvat de vraag of de baten, lasten en de balansmutaties, zoals opgenomen in de jaarrekening, in overeenstemming met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen tot stand zijn gekomen.

Aangezien de baten, lasten en balansmutaties een optelsom zijn van diverse financiële beheershandelingen (zoals het beslissen tot het toekennen van een subsidie, het betalen van rekeningen, het opleggen van een belastingaanslag, etc.) staan deze handelingen centraal bij de maatregelen die het waterschap treft en de toets die de accountant verricht. Verder is in dit kader van belang dat alle uitkomsten van de handelingen van het financieel beheer worden vastgelegd in de administratie. Het moet traceerbaar zijn welke subsidies zijn toegekend, wanneer betalingen hebben plaatsgevonden etc.

Verantwoordelijkheden met betrekking tot rechtmatigheid

Het waterschap zal zelf intern voldoende waarborgen moeten treffen dat rechtmatig wordt gehandeld. In hoofdlijnen komen de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen neer op het volgende.

Algemeen bestuur

Het algemeen bestuur is opdrachtgever voor de accountantscontrole en kan via de verordening op basis van artikel 109 van de Waterschapswet de kaders voor de interne en externe controle bepalen. Het aspect ‘versterking van de controlerende rol van het algemeen bestuur’ wordt onder meer tot uitdrukking gebracht doordat artikel 109, vijfde lid van de Waterschapswet bepaalt dat de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen direct naar het algemeen bestuur stuurt. Het dagelijks bestuur wordt vooraf wel de mogelijkheid geboden kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept)verslag van bevindingen.

Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is er primair verantwoordelijk voor dat bij de beleidsuitvoering relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd, zodat onder andere de besteding en inning van het publieke geld waarmee het waterschap werkt rechtmatig gebeurt. Door middel van goede interne beheersmaatregelen zal het dagelijks bestuur de kans op onrechtmatigheden moeten beperken. De bedoelde interne beheersingsmaatregelen omvatten (aanpassingen van) de administratieve organisatie (AO) en daarin opgenomen maatregelen van interne controle (IC).

De accountant

De accountant zal op grond van eigen onderzoek moeten controleren of naar zijn oordeel de beheershandelingen en transacties die ten grondslag liggen aan de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties en ook de onrechtmatigheden die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur een getrouw beeld geeft. De accountant verricht zijn werkzaamheden binnen het wettelijk kader van de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en het Bado, in overeenstemming met de vaktechnische randvoorwaarden en binnen het kader van de opdracht die het algemeen bestuur hem heeft verleend.

Met een adequate AO/IC wordt ook de accountant geholpen om te komen tot zijn oordeel. In het algemeen kunnen in dat geval de aanvullende controlewerkzaamheden van de accountant worden beperkt.

Regelgeving die onder de rechtmatigheidscontrole valt

De wet- en regelgeving waaraan een waterschap moet voldoen kan worden onderscheiden in externe regelgeving, die voor het waterschap een gegeven is, en regels die het waterschap zelf heeft gesteld.

De externe regelgeving is die regelgeving waarin eisen worden gesteld aan financiële beheershandelingen die leiden tot baten, lasten en balansmutaties. De regelgeving van het waterschap zélf omvat de eigen verordeningen en de kaderstellende besluiten van het algemeen bestuur die bepalingen bevatten die invloed hebben op financiële beheershandelingen. Daarnaast de overige procedures en richtlijnen waarvan het algemeen bestuur bepaalt dat zij als onderdeel van de rechtmatigheidscontrole moeten worden meegenomen.

Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

De verantwoordingsgrens en eventuele afwijkende rapportagegrens in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording legt het algemeen bestuur vast in de verordening financieel beleid, beheer en organisatie. De verantwoordingsgrens moet tussen 0 en maximaal 2% liggen van de totale lasten van het waterschap, exclusief de toevoeging aan de reserves. De verantwoordingsgrens geeft aan boven welke grens het dagelijks bestuur rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden moet rapporteren aan het algemeen bestuur via de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken. Daarnaast kan het algemeen bestuur in dezelfde hiervoor genoemde verordening een rapportagegrens vaststellen, waarboven het dagelijks bestuur afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, moet toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken.

Toelichting op de artikelen

Hierna worden de bepalingen die verdere toelichting behoeven, nader toegelicht.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Verschillende begrippen die in deze verordening zijn opgenomen, worden ook gebruikt in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en het Bado. Uiteraard zijn de definities die in die regelgeving zijn opgenomen ook van toepassing op de begrippen uit dit besluit. Belangrijke andere begrippen uit deze verordening worden in dit artikel van een definitie voorzien.

Artikel 2 (Verbijzonderde) interne controle

Zoals al in het algemeen deel van deze toelichting is aangegeven, wordt de interne controle vooral vormgegeven als onderdeel van de administratieve organisatie. Voor een goede interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. In dit artikel legt het algemeen bestuur daarom ‘bovenop’ de reguliere interne controle enkele basiscondities vast voor de verbijzonderde interne controle. Daarmee verkrijgt het algemeen bestuur een extra zekerheid dat het dagelijks bestuur aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid zal kunnen voldoen.

Tweede lid

Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de bezittingen van het waterschap onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit lid het dagelijks bestuur opgedragen periodiek de registratie te controleren. Daarbij wordt aangegeven met welke frequentie deze onderzoeken moeten worden uitgevoerd. Wat betreft de in dit lid genoemde controle van de registergoederen en bedrijfsmiddelen geldt dat in de praktijk gebruikelijk is dat een roulerend controleschema wordt gehanteerd dat er op is gebaseerd dat ieder registergoed c.q. bedrijfsmiddel tenminste eenmaal in de vijf jaar wordt gecontroleerd. Aanbevolen wordt in overleg met de accountant te komen tot de controlefrequentie.

Derde lid

Dit lid regelt dat het dagelijks bestuur op grond van de uitkomsten van de onderzoeken uit het eerste en tweede lid bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treft.

Vierde lid

Dit lid bepaalt dat het auditcommissie over de uitkomsten van de onderzoeken op de hoogte wordt gebracht. De onderzoeken die in dit artikel worden bedoeld omvatten niet de interne onderzoeken van het dagelijks bestuur naar de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het gevoerde bestuur. Regels voor déze interne onderzoeken kunnen worden opgenomen in de verordening ex artikel 109a Waterschapswet. Over de mate van detaillering kunnen nadere afspraken tussen het algemeen en dagelijks bestuur worden gemaakt.

Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole

Dit artikel regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening van het waterschap. Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Voordat deze stukken worden aangeboden, moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur dat de accountant aanwijst. Dit kan niet worden gedelegeerd aan het dagelijks bestuur. Wel is het dagelijks bestuur nauw betrokken bij de aanwijzing (de aanbesteding) van de accountant. Het algemeen bestuur is echter niet het bestuursorgaan dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Deze taak ligt bij de voorzitter, dan wel de directeur, omdat hij/zij degene is die het waterschap in en buiten rechte vertegenwoordigt. Op basis van het mandaatbesluit Aa en Maas is het ook mogelijk dat deze taak wordt belegd bij ieder ander die als zodanig gemachtigd wordt door het besluit van het algemeen bestuur.

Tweede lid

De overeenkomst met de accountant voor de controle van de jaarrekening wordt bij de meeste waterschappen voor meerdere jaren aangegaan. Omdat de dienst wordt aanbesteed, zal er vooraf een programma van eisen moeten worden ontwikkeld. Dit lid regelt dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze aanbesteding.

Het algemeen bestuur zou kunnen besluiten dat bij de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding niet het gehele, maar een delegatie van het algemeen bestuur betrokken is.

Derde lid

Hoewel de aanwijzing van de accountant door het algemeen bestuur gebeurt, zullen de werkzaamheden voor de aanbesteding worden verricht door het dagelijks bestuur en de medewerkers van het waterschap. De controleverordening zal dan ook regels voor de aanbesteding moeten bevatten.

De eisen die het algemeen bestuur aan de accountantscontrole stelt, worden opgenomen in het programma van eisen dat in dit lid aan de orde komt. De kaders voor deze eisen liggen onder andere vast in het Bado. Zo bevat het Bado onder andere regels voor de goedkeuringstolerantie voor de accountantsverklaring en de rapporteringstolerantie voor het verslag van bevindingen. Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie wordt verwezen naar de algemene toelichting van deze verordening. In dit lid wordt invulling gegeven aan de nadere bepaling van de toleranties. Deze toleranties moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en worden opgenomen in het programma van eisen.

Het derde lid, onderdeel b, gaat in op de eventuele deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren. Ook bij de deelverantwoordingen gelden de bovengrenzen van de in het Bado vastgelegde goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie. Het algemeen bestuur kan ook hier de percentages verlagen.

Op grond van (bijzondere) activiteiten van een deel van de organisatie van het waterschap, kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, zesde lid van het Bado).

Daarnaast zijn onder dit lid ook andere zaken opgenomen zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen, tussentijdse controles en tussentijdse rapportages. Deze zaken werken mogelijk kostenverhogend. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voorde opdrachtverlening benoemd moeten worden. Andere eisen van het algemeen bestuur zouden betrekking kunnen hebben op de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening. Het vastleggen van een dergelijke periode impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht.

Vijfde lid

De accountantscontrole moet afhankelijk van de verwachte omvang van de kosten van de accountantscontrole conform de nationale en/of Europese aanbestedingsregels worden aanbesteed. Bij een aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van de jaarrekening bepalen. In dit lid wordt geregeld dat het algemeen bestuur de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen omdat het algemeen bestuur het orgaan is dat de accountant benoemt.

Artikel 4 Overige controles en opdrachten

Eerste lid

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen het waterschap die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden zoals bijvoorbeeld de verbetering van de administratieve organisatie, uit te besteden aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het algemeen bestuur in het geding komen. Belangenverstrengeling tussen dagelijks bestuur en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Als het dagelijks bestuur dit voornemen heeft, moet hij het algemeen bestuur hier vooraf over informeren. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken.

Tweede en derde lid

In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. Zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een ander waterschap of met gemeenten betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere partij worden uitgevoerd. De verordening regelt dat het dagelijks bestuur in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.

Artikel 5 Protocol accountantscontrole

Eerste lid

In artikel 3 van deze verordening is de algemene opdracht aan de accountant aan de orde geweest. Omdat er ieder jaar specifieke omstandigheden zullen zijn, wordt er daarnaast in de regel, vlak voor het daadwerkelijk van start gaan van de accountantscontrole, een aparte opdracht gegeven. Dit gebeurt door middel van het ‘controleprotocol’. Dit is een document waarin het algemeen bestuur niet alleen aangeeft wat de rol van de accountant wordt, maar ook wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidstraject is.

Sommige waterschappen nemen in dit controleprotocol ook de afspraken op tussen het algemeen en dagelijks bestuur met betrekking tot het interne rechtmatigheidstraject.

Tweede lid

Met het controleprotocol kunnen keuzes worden gemaakt om focus aan te brengen in het rechtmatigheidstraject. De volgende aspecten zouden kunnen worden opgenomen:

• •

  hanteren van de goedkeuringstolerantie die in het Bado is opgenomen en niet over te gaan tot het zelf aanleggen van een strengere norm;

• •

  de looptijd van het controleprotocol kan één jaar of meerdere jaren zijn.

De afspraken die tussen het algemeen en dagelijks bestuur zijn gemaakt ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording zijn onderdeel van de verordening op basis van artikel 108 van de Waterschapswet, de verordening financieel beleid, beheer en organisatie.

De in het tweede lid opgenomen opsomming is niet limitatief. Waterschappen kunnen meer of ook minder onderdelen opnemen.

Het controleprotocol is ook het aangewezen instrument als het algemeen bestuur de behoefte heeft van jaar op jaar te willen vaststellen voor welke onderdelen van de jaarrekening, onderdelen van deelverantwoordingen en organisatieonderdelen afwijkende eisen gelden. Of om afspraken te maken over het verloop van de accountantscontrole en eventueel uit te brengen tussentijdse rapportages.

Aanbevolen wordt het voorstel voor het controleprotocol, voordat dit de bestuurlijke besluitvorming in gaat, te bespreken met de accountant.

Artikel 6 Inrichting accountantscontrole

Eerste lid

Dit lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van deze inrichting.

Overigens kan de accountant ook besluiten de controlewerkzaamheden onaangekondigd te verrichten. Voorafgaand aan de accountantscontrole vraagt de accountant de voor de controle benodigde dossierstukken wel zoveel mogelijk schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

Tweede lid

Ter bevordering van een soepele accountantscontrole wordt aanbevolen periodiek overleg te voeren tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van het waterschap. Vanuit verschillende invalshoeken vinden controlerende werkzaamheden plaats: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, onderzoeken die worden uitgevoerd door de rekenkamer en doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken. Periodiek overleg kan dubbel werk voorkomen. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Dit afstemmingsoverleg zou bijvoorbeeld kunnen worden gevoerd door (een vertegenwoordiger uit) het algemeen bestuur, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer, de portefeuillehouder financiën, de secretaris, de (concern-)controller en het hoofd financiën.

Derde lid

Dit lid beoogt te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne controlewerkzaamheden. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan moet de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.

Artikel 7 Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van het jaarverslag en de jaarrekening, en voor eventuele door het algemeen bestuur geëiste deelverantwoordingen. Dit artikel regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Tweede lid

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de bescheiden zoals bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Dit lid draagt aan het dagelijks bestuur op dat deze bescheiden ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn voor de accountant.

Derde lid

In dit lid wordt verwezen naar de datum uit de door het algemeen bestuur vastgestelde verordening beleids- en verantwoordingscyclus waarop het dagelijks bestuur de gecontroleerde jaarrekening moet aanbieden aan het algemeen bestuur. De jaarrekening moet op grond van artikel 107 van de Waterschapswet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten. Voor deze datum moet de jaarrekening door het algemeen bestuur zijn behandeld, moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

Een ander aspect is dat in het vijfde lid van artikel 109 van de Waterschapswet expliciet is opgenomen dat de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen direct door de controlerend accountant aan het algemeen bestuur moet worden aangeboden.

Vierde lid

Dit lid verplicht het dagelijks bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur bekend is geworden, direct te melden aan het algemeen bestuur en de accountant. Dit sluit verrassingen tijdens de behandeling van de jaarstukken uit.

Artikel 8 Toegang tot informatie

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit artikel kent de accountant deze bevoegdheid toe. Dit met in acht name van de afspraken met het algemeen bestuur zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding en het controleprotocol. Dit artikel legt aan het dagelijks bestuur de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant binnen het waterschap onbelemmerde toegang heeft tot informatie en dat de medewerkers en leden van het algemeen bestuur van het waterschap volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Tweede lid

De accountant kan op grond van dit lid ook derden die namens het waterschap werken of werkzaam zijn geweest (zoals uitzendkrachten, aannemers en adviesbureaus) om inlichtingen en verklaringen vragen. In principe wordt deze informatie altijd via een bestuurder of medewerker van het waterschap opgevraagd en niet rechtstreeks bij de derde.

Artikel 9 Rapportage

Het derde en vierde lid van artikel 109 van de Waterschapswet regelen de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het algemeen en dagelijks bestuur. Aanvullend daarop kan het algemeen bestuur in zijn programma van eisen bij de aanbesteding of in het controleprotocol aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen. Dit artikel regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.

Eerste lid

Dit lid regelt dat het dagelijks bestuur in kennis wordt gesteld als de accountant afwijkingen constateert die bij het niet tijdig herstellen tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening zouden leiden. Dit opdat het dagelijks bestuur (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Tweede lid

Dit lid regelt dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van het waterschap kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Derde lid

Net zoals in het eerste lid is ook in dit lid een procedure van hoor en wederhoor opgenomen. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur. Het geeft dit orgaan de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.

Vijfde lid

Tot slot is in dit lid opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen mondeling aan het algemeen bestuur of een delegatie daarvan toelicht.

Artikel 10 Intrekking, inwerkingtreding, tijdstip van ingang en citeertitel

Eerste lid

Dit lid regelt het intrekken van de oude verordening. Daarnaast regelt dit lid tot en met welk jaar de oude verordening van toepassing is.

Vierde lid

In dit lid wordt een naam aan de verordening gegeven waarmee in stukken naar deze verordening kan worden verwezen.

Overige

Het dagelijks bestuur moet de verordening op grond van artikel 109b van de Waterschapswet binnen twee weken na vaststelling door het algemeen bestuur naar gedeputeerde staten zenden.