Gedragscode bestuurders provincie Flevoland 2006

Inleiding

Het doel van deze gedragscode is om Provinciale Staten in de praktijk een houvast te bieden bij het bepalen van normen omtrent de integriteit van het bestuur. De code bevat regels zowel voor het bestuursorgaan in zijn geheel als voor statenleden afzonderlijk.

De code refereert aan algemene wettelijk geldende regels en bevat ook regels die vooral bestuurlijke en politieke relevantie hebben. Statenleden zijn op de naleving van de gedragscode aanspreekbaar en wanneer zij zich er niet aan houden kan dat gevolgen hebben voor hun functioneren en voor hun positie. Niet voor alle regels ligt een juridische verankering voor de hand. Naast deze code bestaan er voorschriften die in wet of elders geregeld zijn, bijvoorbeeld over fiscaliteit, fraude en valsheid in geschrifte. Dergelijke voorschriften zijn niet in deze code opgenomen.

De code bevat zowel normen over hoe in een bepaalde situatie te handelen als regels over procedures die moeten worden gevolgd.

De code bestaat uit drie onderdelen. Deel I beschrijft een kader voor bestuurlijke integriteit. Dit kader vormt als het ware de algemene uitgangspunten voor de gedragscode. Deel II bevat de feitelijke gedragsregels, waarbij een aantal thema's wordt onderscheiden:

• -

  algemene bepalingen;

• -

  belangenverstrengelingen en aanbesteding;

• -

  nevenfuncties;

• -

  informatie;

• -

  aannemen van geschenken;

• -

  bestuurlijke uitgaven;

• -

  declaraties;

• -

  gebruik van gemeenschappelijke en provinciale voorzieningen;

• -

  reizen buitenland.

Deel III bevat een verwijzing naar de rechtspositieregeling voor statenleden.

Provinciale Staten stellen bij hun handelen de kwaliteiten van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de provincie, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer. Waar gesproken wordt over Provinciale Staten geldt dat voorzover mogelijk ook voor haar afzonderlijke leden.

Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-statenleden, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie statenleden hun functie vervullen. In het kader van de Wet dualisering provinciebestuur worden aan Provinciale Staten kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken toegekend. Vanuit deze taken is een aantal kernbegrippen daarbij leidend en wordt bestuurlijke integriteit in een breder perspectief geplaatst:

Dienstbaarheid

Het handelen van een statenlid is gericht op het belang van de provincie en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken.

Functionaliteit

Het handelen van een statenlid heeft een herkenbaar verband met de functie die wordt vervuld in het provinciale bestuur.

Onafhankelijkheid

Een statenlid draagt er zorg voor dat bij zijn handelingen iedere vorm van belangenverstrengeling wordt vermeden.

Openheid

Gegeven de democratische verhoudingen waarbinnen het openbaar bestuur opereert en de verantwoordingsbereidheid die van Provinciale Staten wordt verwacht, is openheid ten aanzien van handelingen en handelingsredenen een noodzakelijke vereiste.

Betrouwbaarheid

Kennis en informatie waarover een statenlid uit hoofde van zijn functie beschikt, wordt door hem op zodanige wijze aangewend dat daarbij geen belangen van de provincie of derden worden geschaad.

Zorgvuldigheid

Het handelen van een statenlid is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Dit kader is de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze gedragscode getoetst kunnen worden.

Artikel 1 Algemene bepalingen

• 1.1

  Deze gedragscode verstaat onder:

  • -

    statenlid: een lid van Provinciale Staten;

  • -

    statengriffier: de griffier bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet.

• 1.2

  De leden van Provinciale Staten ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code.

Artikel 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding

• 2.1

  Een statenlid doet opgave aan de statengriffier van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de provincie Flevoland zakelijke betrekkingen onderhoudt

• 2.2

  De opgave is openbaar en door derden te raadplegen .

• 2.3

  Bij publiek-private samenwerkingsrelaties voorkomt het statenlid (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

• 2.4

  Een oud-statenlid wordt het eerste jaar na beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de provincie Flevoland

• 2.5

  Een statenlid die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft

• met een aanbieder van diensten aan de provincie, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.

• 2.6

  Een statenlid neemt van een aanbieder van diensten aan de provincie geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden.

Artikel 3 Nevenfuncties

• 3.1

  Een statenlid vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de provincie Flevoland.

• 3.2

  Een statenlid maakt melding van al zijn nevenfuncties , waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is en doet daarvan mededeling aan Provinciale Staten.

• 3.3

  De gegevens bedoeld in het vorige lid worden openbaar gemaakt

• 3.4

  De kosten die een statenlid maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q.- nevenfunctie), worden in beginsel vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend, tenzij Provinciale Staten daartoe anders beslissen

Artikel 4 Informatie

• 4.1

  Een statenlid gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime of vertrouwelijke informatie aan derden.

• 4.2

  Een statenlid maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

• 4.3

  Een statenlid houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur

Artikel 5 Aannemen van geschenken

• 5.1

  Geschenken en giften die een statenlid uit hoofde van zijn functie ontvangt zijn eigendom van de provincie. Er wordt door tussenkomst van het Presidium een provinciale bestemming voor gezocht.

• 5.2

  Indien een statenlid geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan Eur 50

• vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het eerste lid worden behouden.

• 5.3

  Alle geschenken en giften met een waarde van meer dan Euro 50 dienen te worden gemeld bij de

• statengriffier. Van alle meldingen wordt op de griffie een registratie bijgehouden.

• 5.4 Ontvangen geschenken en giften die een waarde vertegenwoordigen van meer dan Euro 50 worden

gemeld en afgegeven aan de statengriffier. Er wordt door tussenkomst van het Presidium een bestemming voor gezocht

Artikel 6 Bestuurlijke uitgaven

• 6.1

  Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.

• 6.2

  Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

  • -

    met de uitgave is het belang van de provincie gediend en

  • -

    de uitgave vloeit voort uit de functie.

• 6.3

  Bij twijfel omtrent uitgaven wordt dit ter beslissing voorgelegd aan het Presidium.

Artikel 7 Declaraties

• 7.1

  Een statenlid declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

• 7.2

  Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.

• 7.3

  Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

• 7.4

  Gemaakte kosten worden éénmaal per drie maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend.

• 7.5

  De statengriffier is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van statenleden worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

• 7.6

  In geval van twijfel omtrent een declaratie wordt deze door de statengriffier voorgelegd aan het Presidium, dat zo dit nodig wordt geoordeeld de declaratie ter besluitvorming aan Provinciale Staten voor legt

Artikel 8 Gebruik van provinciale voorzieningen

• 8.1

  Aan een statenlid kunnen van provinciewege voorzieningen worden verstrekt voor de uitoefening van het statenlidmaatschap overeenkomstige het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden.

• 8.2

  Gebruik van overige provinciale eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan.

Artikel 9 Reizen buitenland

• 9.1

  Een statenlid die op kosten van de provincie het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken heeft toestemming nodig van het Presidium. Provinciale Staten worden van het besluit op de hoogte

• gesteld. Indien het Presidium het verzoek -  gemotiveerd - afwijst kan het statenlid zich wenden tot Provinciale Staten met verzoek terzake een voorziening te treffen.

• 9.2

  Een statenlid die het voornemen van een reis meldt, verschaft daarbij informatie over het doel van dereis, de bijbehorende beleidsoverwegingen , de beschrijving van de doelgroep in het kaders waarvan de reis wordt gemaakt van het gezelschap en de geraamde kosten.

• 9.3

  Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het Presidium en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het provinciaal belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming.

• 9.4

  Van de reis wordt door het statenlid een verslag opgesteld ten behoeve van Provinciale Staten.

• 9.5

  Het ten laste van de provincie meereizen van de partner van een statenlid is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de provincie daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het Presidium betrokken.

• 9.6

  Het anderszins meereizen van derden op kosten van de provincie is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het Presidium betrokken.

• 9.7

  Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het Presidium. De extra reis- en verblijfskosten komen volledig voor rekening van het statenlid.

• 9.8

  De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen.

• 9.9

  Uitgaven worden vergoed voorzover zij redelijk en verantwoord worden geacht

Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin de code niet voorziet ,waarbij de toepassing niet eenduidig is of leidt tot kennelijke onbillijkheden, vindt besluitvorming plaats in het Presidium. Provinciale Staten worden middels toezending van de besluitenlijst van het Presidium daaromtrent geïnformeerd

Voortvloeiend uit de artikelen 93 en 94 van de Provinciewet, is de materiële rechtspositie van statenleden neergelegd in het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden van 22 maart 1994, Staatsblad 1995, 242 (en de wijzigingen daarna).

Dit Rechtspositiebesluit regelt onder meer de volgende zaken c.q. vergoedingen:

• -

  vergoeding voor werkzaamheden;

• -

  tegemoetkoming in de kosten;

• -

  reis- en verblijfskosten;

• -

  computer- en communicatieapparatuur;

• -

  tegemoetkoming ziektekosten.

Waar nodig verwijst het Rechtspositiebesluit naar de toepasselijke nadere wet- en regelgeving. Voorts is van toepassing de Verordening Rechtspositie Gedeputeerden, Staten- en Commissieleden Flevoland 2003 , vastgesteld door Provinciale Staten van Flevoland op 5 juni 2003

Inleiding

Het doel van deze gedragscode is om gedeputeerden een houvast te bieden bij het bepalen van normen omtrent de integriteit van het bestuur. De code bevat regels zowel voor het bestuursorgaan in zijn geheel als voor gedeputeerden afzonderlijk.

De code refereert aan algemene wettelijk geldende regels en bevat ook regels die vooral bestuurlijke en politieke relevantie hebben. Gedeputeerden zijn op de naleving van gedragscodes aanspreekbaar en wanneer zij zich er niet aan houden, kan dat gevolgen hebben voor hun functioneren en voor hun positie. Niet voor alle regels ligt een juridische verankering voor de hand. Naast deze code bestaan er voorschriften die in wet of elders geregeld zijn, bijvoorbeeld over fiscaliteit, fraude en valsheid in geschrifte. Dergelijke voorschriften zijn niet in deze code opgenomen.

De code bevat zowel normen over hoe in een bepaalde situatie te handelen als regels over procedures die moeten worden gevolgd.

De code bestaat uit drie onderdelen.

• Deel I

  beschrijft een kader voor bestuurlijke integriteit. Dit kader vormt als het ware de algemene uitgangspunten voor de gedragscode.

• Deel II

  bevat de feitelijke gedragsregels, waarbij een aantal thema's wordt onderscheiden:

  • -

    algemene bepalingen;

  • -

    belangenverstrengelingen en aanbesteding;

  • -

    nevenfuncties;

  • -

    informatie;

  • -

    aannemen van geschenken;

  • -

    bestuurlijke uitgaven;

  • -

    declaraties;

  • -

    creditcard;

  • -

    gebruik van gemeenschappelijke en provinciale voorzieningen;

  • -

    reizen buitenland.

• Deel III

  bevat een verwijzing naar de rechtspositieregeling voor gedeputeerden.

Leden van Gedeputeerde Staten stellen bij hun handelen de kwaliteiten van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de provincie, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer.

Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-gedeputeerden, Provinciale Staten, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie gedeputeerden hun functie vervullen.

Dit kader is daarbij leidend en plaatst bestuurlijke integriteit in een breder perspectief:

Dienstbaarheid

Het handelen van een gedeputeerde is gericht op het belang van de provincie en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uitmaken.

Functionaliteit

Het handelen van een gedeputeerde heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.

Onafhankelijkheid

Een gedeputeerde draagt er zorg voor dat bij zijn handelingen iedere vorm van belangenverstrengeling wordt vermeden.

Openheid

Gegeven de democratische verhoudingen waarbinnen het openbaar bestuur opereert en de verantwoordingsbereidheid die van een gedeputeerde wordt verwacht, is openheid ten aanzien van handelingen en handelingsredenen een noodzakelijk vereiste.

Betrouwbaarheid

Kennis en informatie waarover een gedeputeerde uit hoofde van zijn functie beschikt, wordt door hem op zodanige wijze aangewend dat daarbij geen belangen van de provincie of derden worden geschaad.

Zorgvuldigheid

Het handelen van een gedeputeerde is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Dit kader is de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze gedragscode getoetst kunnen worden.

Artikel 1 Algemene bepalingen

• 1.1

  Deze gedragscode verstaat onder:

  • -

    gedeputeerde wordt verstaan: een lid van Gedeputeerde Staten;

  • -

    college: Gedeputeerde Staten;

  • -

    de provincie secretaris: secretaris in de zin van artikel 97 van de Provinciewet.

• 1.2

  De gedeputeerde ontvangt bij zijn aantreden een exemplaar van de code.

Artikel 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding

• 2.1

  Een gedeputeerde doet aan de provincie secretaris opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de provincie zakelijke betrekkingen onderhoudt aan de provincie secretaris

• 2.2

  De opgave als bedoeld in het vorige lid is openbaar en door derden te raadplegen.

• 2.3

  Bij publiek-private samenwerkingsrelaties voorkomt een gedeputeerde (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

• 2.4

  Een oud-gedeputeerde wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de provincie Flevoland

• 2.5

  Een gedeputeerde die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de provincie, onthoudt zich van deelname aan de discussie

• en besluitvorming over de betreffende opdracht.

• 2.6

  Een gedeputeerde neemt van een aanbieder van diensten aan de provincie geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden.

Artikel 3 Nevenfuncties

• 3.1

  Een gedeputeerde vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de provincie Flevoland.

• 3.2

  Een gedeputeerde maakt melding van al zijn nevenfuncties , waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is en doet hiervan opgave aan Provinciale Staten.

• 3.3

  De gegevens , bedoeld in het vorige lid worden openbaar gemaakt

• 3.4

  De kosten die een gedeputeerde maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q.-nevenfunctie), worden in beginsel vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend, tenzij het college anders besluit.

• 3.5

  Een gedeputeerde meldt zijn voornemen tot aanvaarding van een nevenfunctie aan Provinciale Staten.

• 3.6

  Een gedeputeerde geniet geen vergoedingen, in welke vorm dan ook, voor (ad hoc) werkzaamheden verricht in nevenfuncties die zij vervullen uit hoofde van het ambt van gedeputeerde, ongeacht of die vergoedingen ten laste van de provincie komen of niet. Indien deze vergoedingen worden uitgekeerd, worden zij gestort in de provinciale kas.

• 3.7

  Een gedeputeerde die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot de eventuele vergoedingen en de te maken kosten

Artikel 4 Informatie

• 4.1

  Een gedeputeerde gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime of vertrouwelijke informatie aan derden.

• 4.2

  Een gedeputeerde houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur

• 4.3

  Een gedeputeerde maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

Artikel 5 Aannemen van geschenken

• 5.1

  Geschenken en giften die een gedeputeerde uit hoofde van zijn functie ontvangt zijn eigendom van de provincie. Er wordt door tussenkomst van het college een provinciale bestemming voor gezocht.

• 5.2

  Indien een gedeputeerde geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan Euro 50 vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het eerste lid worden behouden.

• 5.3

  Alle geschenken en giften met een waarde van meer dan Euro 50 dienen te worden gemeld bij de

• provinciesecretaris Van alle meldingen wordt op de secretarie een registratie bijgehouden

• 5.4

  Ontvangen geschenken en giften die een waarde vertegenwoordigen van meer dan Euro 50 worden gemeld en afgegeven aan de provinciesecretaris. Er wordt door het college een bestemming voor gezocht

Artikel 6 Bestuurlijke uitgaven

• 6.1

  Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.

• 6.2

  Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

  • -

    met de uitgave is het belang van de provincie Flevoland gediend en

  • -

    de uitgave vloeit voort uit de functie.

• 6.3

  Bij twijfel omtrent uitgaven wordt dit ter beslissing voorgelegd aan het college.

Artikel 7 Declaraties

• 7.1

  Een gedeputeerde declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

• 7.2

  Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.

• 7.3

  Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

• 7.4

  Gemaakte kosten worden éénmaal per drie maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend.

• 7.5

  De provincie secretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van gedeputeerden worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

• 7.6

  Ingeval van twijfel omtrent een declaratie wordt deze voorgelegd aan de Commissaris van de Koningin. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd

Artikel 8 Creditcards

• 8.1

  Het gebruik van creditcards voor het doen van privé-uitgaven is niet toegestaan

• 8.2

  Het gebruik van creditcards voor binnenlands gebruik wordt zo veel mogelijk beperkt.

• 8.3.

  De provincie secretaris draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. Het gebruik van de creditcard is standaard gebonden aan een limiet van Euro 5.000 per maand.

• 8.4.

  Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het  formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de

• functionaliteit van de uitgave vermeld.

• 8.5.

  Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende

• regelingen voor vergoeding in aanmerking komen.

• 8.6

  Ingeval van twijfel over een correct gebruik van de creditcard wordt dit aan de commissaris van

• de Koningin gemeld en zo nodig ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

• 8.7

  Indien met de creditcard kosten zijn betaald die na controle blijken voor rekening van een

• gedeputeerde te moeten komen, wordt aan de gedeputeerde een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven.

• 8.8

  Er wordt getekend voor ontvangst van de creditcard en voor het bekend zijn en akkoord gaan met de geldende voorwaarden.

• 8.9

  Bij de verstrekking van de creditkaart wordt een kopie van de Algemene Voorwaarden van de creditcardmaatschappij verstrekt.

• 8.10

  Bij verlies, diefstal of kennis van misbruik wordt, naast de overige meldingsplicht zo spoedig mogelijk melding gedaan aan de kassier.

• 8.11

  Bij beëindiging van het dienstverband dient de kaart te worden ingeleverd bij de kassier. Vervallen kaarten worden eveneens ingeleverd bij de kassier.

Artikel 9 Gebruik van provinciale voorzieningen

• 9.1

  Aan een gedeputeerde kunnen van provinciewege voorzieningen worden verstrekt overeenkomstig het Rechtspositiebesluit gedeputeerden.

• 9.2

  Gebruik van overige provinciale eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan.

• 9.3

  Als het belang van de provincie daarmee is gediend kan het college van gedeputeerde staten besluiten dat bestuurders voor hun dienstreizen gebruik maken van een dienstauto met chauffeur. Het gebruik van deze voorziening wordt centraal geregistreerd. Het college van gedeputeerde staten kan bepalen dat in bijzondere gevallen van de dienstauto gebruik kan worden gemaakt voor woon-werkverkeer of voor de uitoefening van nevenfuncties

Artikel 10 Reizen buitenland

• 10.1

  Een gedeputeerde die op kosten van de provincie het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken heeft - met uitzondering van EU-contacten in Brussel - toestemming nodig van het college. Provinciale Staten worden van het besluit op de hoogte gesteld. Dit vindt plaats doordat de besluitenlijsten van de vergaderingen van Gedeputeerde Staten ter kennis worden gebrachtvan de leden van Provinciale Staten

• 10.2

  Een gedeputeerde die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de beschrijving van de doelgroep in het kader waarvan de reis wordt gemaakt, alsmede de geraamde kosten.

• 10.3

  Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het provinciaal belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming.

• 10.4

  Van de reis wordt door de gedeputeerde een verslag opgesteld ten behoeve van het college.

• 10.5

  Het ten laste van de provincie meereizen van de partner van een gedeputeerde is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de provincie daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken.

• 10.6

  Het anderszins meereizen van derden op kosten van de provincie is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken.

• 10.7

  Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfskosten komen volledig voor rekening van de gedeputeerde.

• 10.8

  De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen.

• 10.9

  Uitgaven worden vergoed voorzover zij redelijk en verantwoord worden geacht

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin de code niet voorziet ,waarbij de toepassing niet eenduidig is op leidt tot kennelijke onbillijkheden, vindt besluitvorming plaats in het college.

Voortvloeiend uit de artikelen 43 en 51 van de Provinciewet, is de materiële rechtspositie van de gedeputeerde neergelegd in het Rechtspositiebesluit gedeputeerden, Staatsblad 1994, 241 (en de wijzigingen daarna).

Dit Rechtspositiebesluit regelt onder meer de volgende zaken c.q. vergoedingen:

• -

  bezoldiging;

• -

  vergoeding voor ambtskosten;

• -

  tegemoetkoming in ziektekosten;

• -

  reis- en verblijfskosten;

• -

  tegemoetkoming in kosten voor kinderopvang;

• -

  het beschikbaar stellen van computer- en communicatieapparatuur.

Waar nodig verwijst het Rechtspositiebesluit naar de toepasselijke nadere wet- en regelgeving. Voorts is van toepassing de Verordening Rechtspositie Gedeputeerden, Staten- en Commissieleden Flevoland 2003 , vastgesteld door Provinciale Staten van Flevoland op 5 juni 2003

Inleiding

Het doel van deze gedragscode is om de Commissaris van de Koningin, in zijn hoedanigheid van bestuursorgaan van de provincie en voorzitter van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, een houvast te bieden bij het bepalen van normen omtrent de integriteit van het bestuur. Deze gedragscode is uitdrukkelijk niet bedoeld voor de Commissaris van de Koningin in zijn hoedanigheid van rijksorgaan.

De code refereert aan algemene wettelijke regels en bevat daarnaast ook regels die vooral bestuurlijke en politieke relevantie hebben. De Commissaris van de Koningin is op de naleving van gedragscodes aanspreekbaar en wanneer hij zich er niet aan houdt, kan dat gevolgen hebben voor zijn functioneren en voor zijn positie. Niet voor alle regels ligt een juridische verankering voor de hand. Naast deze code bestaan er voorschriften die in wet of elders geregeld zijn, bijvoorbeeld over fiscaliteit, fraude en valsheid in geschrifte. Dergelijke voorschriften zijn niet in deze code opgenomen.

De code bevat zowel normen over hoe in een bepaalde situatie te handelen als regels over procedures die moeten worden gevolgd.

De code bestaat uit drie onderdelen.

• Deel I

  beschrijft een kader voor bestuurlijke integriteit. Dit kader vormt als het ware de algemene uitgangspunten voor de gedragscode.

• Deel II

  bevat de feitelijke gedragsregels, waarbij een aantal thema's wordt onderscheiden:

  • -

    algemene bepalingen;

  • -

    belangenverstrengelingen en aanbesteding;

  • -

    nevenfuncties;

  • -

    informatie;

  • -

    aannemen van geschenken;

  • -

    bestuurlijke uitgaven;

  • -

    declaraties;

  • -

    creditcard;

  • -

    gebruik van gemeenschappelijke en provinciale voorzieningen;

  • -

    reizen buitenland.

• Deel III

  bevat een verwijzing naar de rechtspositieregeling van de Commissaris van de Koningin.

De Commissaris van de Koningin stelt bij zijn handelen de kwaliteiten van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de provincie, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer.

Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan Provinciale Staten en in het Burgerjaarverslag.

Dit kader is daarbij leidend en plaatst bestuurlijke integriteit in een breder perspectief:

Dienstbaarheid

Het handelen van de Commissaris van de Koningin is gericht op het belang van de provincie en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken.

Functionaliteit

Het handelen van de Commissaris van de Koningin heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.

Onafhankelijkheid

De Commissaris van de Koningin draagt er zorg voor dat bij zijn handelingen iedere vorm van belangenverstrengeling wordt vermeden.

Openheid

Gegeven de democratische verhoudingen waarbinnen het openbaar bestuur opereert en de verantwoordingsbereidheid die van de Commissaris van de Koningin wordt verwacht, is openheid ten aanzien van handelingen en handelingsredenen een noodzakelijk vereiste.

Betrouwbaarheid

Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wordt door hem op zodanige wijze aangewend dat daarbij geen belangen van de provincie of derden worden geschaad.

Zorgvuldigheid

Het handelen van de Commissaris van de Koningin is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Dit kader is de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze gedragscode getoetst kunnen worden.

Artikel 1 Algemene bepalingen

• 1.1

  Deze gedragscode verstaat onder:

  • -

    de Commissaris: de Commissaris van de Koningin;

  • -

    het college: Gedeputeerde Staten;

  • -

    de provincie secretaris: secretaris in de zin van artikel 97 van de Provinciewet.

• 1.2

  De Commissaris ontvangt bij zijn aantreden een exemplaar van de code.

Artikel 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding

• 2.1

  De Commissaris doet aan de provincie secretaris opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de provincie zakelijke betrekkingen onderhoudt

• 2.2

  De opgave bedoeld in het vorige lid is openbaar en door derden te raadplegen.

• 2.3

  Bij publiek-private samenwerkingsrelaties voorkomt de Commissaris (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

• 2.4

  Een oud- Commissaris wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de provincie Flevoland

• 2.5

  De Commissaris die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de provincie, onthoudt zich van deelname aan de discussie en besluitvorming over de betreffende opdracht.

• 2.6

  De Commissaris neemt van een aanbieder van diensten aan de provincie geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden.

Artikel 3 Nevenfuncties

• 3.1

  De Commissaris vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de provincie Flevoland..

• 3.2

  De Commissaris maakt melding van al zijn nevenfuncties openbaar waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is en doet daarvan mededeling aan Provinciale Staten.

• 3.3

  De gegevens bedoeld in het vorige lid worden openbaar gemaakt.

• 3.4

  De kosten die de Commissaris maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q.-nevenfunctie), worden in beginsel vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend, tenzij het college anders besluit.

• 3.5

  De Commissaris geniet geen vergoedingen, in welke vorm dan ook, voor (ad hoc) werkzaamheden, verricht in nevenfuncties welke hij vervult uit hoofde van zijn ambt, ongeacht of die vergoedingen ten laste van de provincie komen of niet. Indien deze vergoedingen worden uitgekeerd, worden zij gestort in de provinciale kas.

• 3.6

  Indien de Commissaris een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, meldt hij dit voornemen aan Provinciale Staten. In het college komt daarbij aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot de eventuele vergoedingen van te maken kosten

Artikel 4 Informatie

• 4.1

  De Commissaris gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime of vertrouwelijke informatie aan derden.

• 4.2

  De Commissaris houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur

• 4.3

  De Commissaris maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

Artikel 5 Aannemen van geschenken

• 5.1.

  Geschenken en giften die de Commissaris uit hoofde van zijn functie ontvangt zijn eigendom van de provincie. Er wordt door tussenkomst van het college een provinciale bestemming voor gezocht.

• 5.2

  Indien de Commissaris geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan Euro 50,00 vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het eerste lid worden behouden.

• 5.3

  Alle geschenken en giften met een waarde van meer dan Euro 50 dienen te worden gemeld bij de

• provinciesecretaris Van alle meldingen wordt op de secretarie een registratie bijgehouden

• 5.4

  Ontvangen geschenken en giften die een waarde vertegenwoordigen van meer dan Euro 50 worden gemeld en afgegeven aan de provinciesecretaris. Er wordt door het college een bestemming voor gezocht

Artikel 6 Bestuurlijke uitgaven

• 6.1

  Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.

• 6.2

  Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

  • -

    met de uitgave is het belang van de provincie Flevoland gediend en

  • -

    de uitgave vloeit voort uit de functie.

• 6.3

  Bij twijfel omtrent uitgaven wordt dit ter beslissing voorgelegd aan het college.

Artikel 7 Declaraties

• 7.1

  De Commissaris declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

• 7.2

  Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.

• 7.3

  Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

• 7.4

  Gemaakte kosten worden éénmaal per drie maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend.

• 7.5

  De provincie secretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van de Commissaris worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

• 7.6

  Ingeval van twijfel omtrent een declaratie wordt deze door de provincie secretaris ter besluitvorming voorgelegd aan het college.

Artikel 8 Creditcards

• 8.1

  Het gebruik van creditcards voor het doen van privé-uitgaven is niet toegestaan

• 8.2

  Het gebruik van creditcards voor binnenlands gebruik wordt zo veel mogelijk beperkt.

• 8.3

  De provincie secretaris draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. Het gebruik van de creditcard is standaard gebonden aan een limiet van Euro 5.000 per maand.

• 8.4

  Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

• 8.5

  Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen.

• 8.6.

  Ingeval van twijfel over een correct gebruik van de creditcard wordt dit door de provincie secretaris ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

• 8.7

  Indien met de creditcard kosten zijn betaald die na controle blijken voor rekening van de Commissaris te moeten komen, wordt aan de Commissaris een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven.

• 8.8

  Er wordt getekend voor ontvangst van de creditcard en voor het bekend zijn en akkoord gaan met de geldende voorwaarden.

• 8.9

  Bij de verstrekking van de creditkaart wordt een kopie van de Algemene Voorwaarden van de creditcardmaatschappij verstrekt.

• 8.10

  Bij verlies, diefstal of kennis van misbruik wordt, naast de overige meldingsplicht zo spoedig mogelijk melding gedaan aan de kassier.

• 8.11

  Bij beëindiging van het dienstverband dient de kaart te worden ingeleverd bij de kassier. Vervallen kaarten worden eveneens ingeleverd bij de kassier.

Artikel 9 Gebruik van provinciale voorzieningen

• 9.1

  Aan de Commissaris kunnen van provinciewege voorzieningen worden verstrekt overeenkomstig het Rechtspositiebesluit Commissarissen van de Koning.

• 9.2

  Gebruik van overige provinciale eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan.

• 9.3

  De Commissaris kan voor zijn woon-werkverkeer en voor het vervoer in verband met de uitoefening van zijn ambt gebruik maken van een dienstauto met chauffeur

• 9.4

  Het college kan bepalen dat van de dienstauto gebruik kan worden gemaakt voor de uitoefening van nevenfuncties.

Artikel 10 Reizen buitenland

• 10.1

  De Commissaris die op kosten van de provincie het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken heeft - met uitzondering van EU-contacten in Brussel - toestemming nodig van het college. Provinciale Staten worden van het besluit op de hoogte gesteld. Dit vindt plaats doordat de besluitenlijsten van de vergaderingen van Gedeputeerde Staten ter kennis worden gebracht van de leden van Provinciale Staten

• 10.2

  De Commissaris die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de beschrijving van de doelgroep in het kader waarvan de reis wordt gemaakt, alsmede de geraamde kosten.

• 10.3

  Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het provinciaal belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming.

• 10.4

  Van de reis wordt door de Commissaris een verslag opgesteld ten behoeve van het college.

• 10.5

  Het ten laste van de provincie meereizen van de partner van de Commissaris is uitsluitend  toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de  provincie daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken.

• 10.6

  Het anderszins meereizen van derden op kosten van de provincie is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken.

• 10.7

  Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfskosten komen volledig voor rekening van de Commissaris.

• 10.8

  De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen.

• 10.9

  Uitgaven worden vergoed voorzover zij redelijk en verantwoord worden geacht

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin de code niet voorziet, waarbij de toepassing niet eenduidig is of leidt tot kennelijke onbillijkheden,, vindt besluitvorming plaats in het college.

Voortvloeiend uit de artikelen 65, 72 en 77 van de Provinciewet, is de materiële rechtspositie van de Commissaris van de Koningin neergelegd in het Rechtspositiebesluit Commissarissen van de Koning 1994, Staatsblad 1994, nr. 451 (en de wijzigingen daarna).

Dit Rechtspositiebesluit regelt onder meer de volgende zaken c.q. vergoedingen:

• -

  bezoldiging;

• -

  vergoeding voor ambtskosten;

• -

  verplaatsingskosten;

• -

  reis- en verblijfskosten;

• -

  bewonen van een ambtswoning;

• -

  tegemoetkoming in ziektekosten.

Waar nodig verwijst het Rechtspositiebesluit naar de toepasselijke nadere wet- en regelgeving.