Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiele organisatie van de provincie Flevoland

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  accountant

  een door Provinciale Staten benoemde:

  • a.

    registeraccountant of

  • b.

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

  • c.

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,

    belast met de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening.

• 2.

  accountantscontrole

  de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door Provinciale Staten benoemde accountant van:

  • a.

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en

    samenstelling van het vermogen;

  • b.

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • c.

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 190 van de Provinciewet;

  • d.

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze

    een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

    waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 van de Provinciewet, in acht worden genomen.

• 3.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

  het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.

• 4.

  deelverantwoording

  een in opdracht van Provinciale Staten ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de provinciale organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door Provinciale Staten te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt in principe voor een periode van 4 jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met Provinciale Staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties en de eventuele afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goed-keuringstoleranties (en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties);

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussen-tijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aan-vullende tussentijdse rapportering;

• 4.

  Provinciale Staten kunnen in het programma van eisen opnemen, dat Provinciale Staten jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 mei aan Provinciale Staten.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) Provinciale Staten, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de secretaris, de concerncontroller en het hoofd van de financiële administratie.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle informatiedragers van de provincie.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle sectoren van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door Provinciale Staten benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert Provinciale Staten vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goed-keurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit in een management-letter over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het ver-mogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de sector waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd van de financiële administratie dan wel andere daarvoor in aan-merking komende ambtenaren.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de Staten-behandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door Provinciale Staten ingestelde vertegenwoordiging van) Provinciale Staten.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountants-controle van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Controleverordening Provincie Flevoland 2003”.