Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Flevoland 2008

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

• a.

  archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 van de Archiefwet 1995;

• b.

  archivaris: gemeentearchivaris als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet 1995 en waterschapsarchivaris als bedoeld in artikel 37 van de Archiefwet 1995;

• c.

  gedeputeerde staten: gedeputeerde staten van Flevoland;

• d.

  machtiging tot vervanging: machtiging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;

• e.

  vervanging: reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995.

• f.

  zorgdrager: degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.

Artikel 2 Toepassingsbereik

Deze beleidsregel is van toepassing op alle gevallen van vervanging door hetzij digitale reproductie, hetzij microverfilming, waarin een machtiging tot vervanging nodig is, ongeacht of de vervanging direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand in de semi-statische of statische fase gebeurt.

Artikel 3 Machtiging

• 1.

  Een machtiging tot vervanging is vereist voor te vervangen archiefbescheiden die op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 Archiefwet 1995 voor blijvende bewaring in aanmerking komen of indien de te vervangen archiefbescheiden op een andere wijze niet als te vernietigen zijn aangemerkt.

• 2.

  Geen machtiging is vereist indien bij de vervanging van archiefbescheiden geen sprake is van vervanging in de zin van de Archiefwet 1995.

Artikel 4 Zorgdrager

• 1.

  De zorgdrager vraagt een machtiging tot vervanging aan bij gedeputeerde staten met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995.

• 2.

  De zorgdrager zorgt dat de vervangende archiefbescheiden bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats voldoen aan de eisen ingevolge de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. (Respectievelijk gepubliceerd in de Staatscourant 1 maart 2002, nr. 43 en 18 september 2001, nr. 180.)

• 3.

  De zorgdrager legt in een Handboek vervanging (bijlagen 3 en 5, behorende bij deze beleidsregel) vast op welke manier aan het bepaalde in het eerste en tweede lid kan worden voldaan.

• 4.

  De zorgdrager wint voorafgaand aan de vervanging advies in bij de archivaris, indien deze benoemd is.

Artikel 5 Archivaris

• 1.

  De archivaris toetst of de reproducties in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden beheerd en overgebracht.

• 2.

  De archivaris adviseert de zorgdrager over de voorgenomen vervanging.

Artikel 6 College van gedeputeerde staten

Ons college wint voorafgaand aan het verlenen of weigeren van een machtiging advies in bij de provinciaal archiefinspecteur.

Artikel 7 Afwijzingsgronden

Geen machtiging wordt verleend indien:

• a.

  De vervanging niet geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Hierbij wordt juiste en volledige weergave opgevat overeenkomstig het bepaalde in artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

• b.

  Het conceptbesluit tot vervanging, alsmede de onderliggende documenten, geen of onvoldoende rekening houden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 8 De machtigingsaanvraag

• 1.

  De aanvraag om machtiging wordt ingediend conform het model van bijlage 1 behorende bij deze beleidsregel.

• 2.

  De aanvraag gaat vergezeld van een conceptbesluit tot vervanging conform het model uit bijlage 2 behorende bij dit besluit.

• 3.

  De aanvraag gaat vergezeld van een concept Handboek vervanging dat in het geval van vervanging door digitale reproducties tenminste omvat de onderdelen beschreven in het model uit bijlage 3 behorende bij deze beleidsregel. Wanneer er sprake is van vervanging door middel van verfilming, dient het Handboek vervanging ten minste de onderdelen beschreven in bijlage 5 te omvatten.

• 4.

  Indien de zorgdrager een archivaris heeft benoemd, gaat de aanvraag vergezeld van diens positief advies over de voorgenomen vervanging.

Artikel 9 Toetsing

• 1.

  In het geval van vervanging door digitale reproducties, wordt het concept Handboek digitale vervanging beoordeeld aan de hand van de Checklist Handboek digitale vervanging uit bijlage 4 behorende bij deze beleidsregel. Indien de vervanging gebeurt door middel van verfilming, zal het Handboek vervanging door middel van verfilming beoordeeld worden aan de hand van de Checklist Handboek verfilming uit bijlage 6 behorende bij deze beleidsregel.

• 2.

  Naar aanleiding van de beoordeling bedoeld in het eerste lid ontvangt de zorgdrager binnen 4 weken na ontvangst van de aanvraag om machtiging een lijst van aan te brengen verbeteringen in het in het eerste lid genoemde Handboek.

• 3.

  Afhankelijk van de gevraagde verbeteringen wordt hierbij een reactietermijn gehanteerd waarbinnen de zorgdrager een aangepast concept Handboek en conceptbesluit tot vervanging zal sturen.

• 4.

  Wanneer het Handboek en het conceptbesluit tot vervanging daarna voldoen aan de gestelde eisen, verlenen gedeputeerde staten zo spoedig mogelijk de machtiging tot vervanging.

• 5.

  Wanneer het Handboek vervanging en het conceptbesluit tot vervanging, na verbetering, nog steeds niet voldoen aan de gestelde eisen, delen gedeputeerde staten de zorgdrager schriftelijk mee dat gedeputeerde staten voornemens zijn de machtiging niet te verlenen als niet binnen vier weken na de in dit lid bedoelde mededeling alle door gedeputeerde staten gevraagde verbeteringen zijn aangebracht.

Artikel 10 Beslistermijn

In verband met het bepaalde in artikel 9 deelt ons college op grond van artikel 4:14, lid 3, van de Algemene wet bestuursrecht binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag tot machtiging aan de zorgdrager mee, binnen welke termijn een besluit op de ingediende aanvraag om machtiging wordt genomen.

Artikel 11 Nazorg

• 1.

  De zorgdrager informeert ons over het genomen besluit tot vervanging. Het Handboek vervanging en onze machtiging maken integraal deel uit van dit besluit.

• 2.

  Indien het besluit afwijkt van het conceptbesluit waarop de machtiging is verleend, kunnen wij de machtiging intrekken.

• 3.

  De zorgdrager stelt ons tijdig op de hoogte van wijzigende technische of procedurele omstandigheden.

Artikel 12. Intrekken

De Beleidsregel Criteria voor vervanging van originele voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden door reproducties van 25 maart 2003 wordt ingetrokken.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 14 Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Provincie Flevoland 2008.