Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Stichtse Vecht 2025

Inleiding

De Gemeente zet verder in op de doorontwikkeling van de Inkoopfunctie binnen de gehele gemeentelijke organisatie om in het belang van de inwoners doel- en rechtmatig in te kopen en contracten optimaal uit te nutten.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het Inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).

Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de Inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.

De Gemeente gaat bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende Inkoopuitgangspunten:

De afdeling Inkoop voert voor de Gemeente de meervoudige onderhandse, Nationale en Europese aanbestedingen uit. De enkelvoudige onderhandse aanbestedingen worden zelfstandig uitgevoerd door de vakteams. Daarbij is het wel altijd mogelijk om advies te krijgen van de afdeling Inkoop over de aanpak van het proces en stelt de afdeling Inkoop templates e.d. beschikbaar waarmee eenvoudig een onderhandse procedure uitgevoerd kan worden.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

3.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

• a

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente zal bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

• b

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden Stichtse Vecht 2024 voor Leveringen en Diensten;

• •

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (Gibit);

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor Werken (UAV en UAV-GC);

• •

  Algemene voorwaarden voor ingenieurs, architecten en aanverwante dienstverlening (DNR).

3.6 Klachtenregeling

Voor klachten in aanbestedingsprocedures heeft de Gemeente een klachtenmeldpunt. In alle aanbestedingen die meervoudig onderhands en Nationaal/Europees worden uitgevoerd is een paragraaf opgenomen waarin wordt vermeld waar en op welke wijze een klacht kan worden ingediend. De Gemeente hanteert bij klachten over aanbestedingen de regeling “Klachtenprocedure Inkoop en Aanbesteden, Gemeente Stichtse Vecht 2025”.

4.1 Integriteit

• a

  De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes1. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b

  De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.

De Gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

De burgemeester en het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente hebben op 30 maart 2021 de beleidsregel toepassing Wet Bibob 2021 gemeente Stichtse Vecht vastgesteld.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

De ambities en de doelstellingen van de raad op het gebied maatschappelijk verantwoord inkopen worden opnieuw in kaart gebracht. Zij hebben onder meer betrekking op duurzaamheid, mensenrechten, social return en innovatie. Na vaststelling door de raad vormen zij (uiteraard naast wet- en regelgeving) het kader waarbinnen wordt ingekocht.

De ambities en doelstellingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen worden na vaststelling via een addendum aan het Inkoop- en aanbestedingsbeleid toegevoegd.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a

  De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b

  De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

• a

  De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeenten Stichtse Vecht moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

• b

  De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c

  De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Samenwerskingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op Inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

6.1 De Gids Proportionaliteit

De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

Werken

Leveringen en diensten

Sociale en specifieke diensten

Bij het inkopen van sociale en specifieke diensten met een contract-waarde onder het drempelbedrag doorloopt de gemeente de best passende procedure gelet op het voorwerp van de opdracht en het karakter van de markt. De desbetreffende diensten zijn hier te vinden: https://www.pianoo.nl/sites/default/files/documents/documents/overzichtcpv-codesnaardienst-april2016.pdf 

Concessies

Bij het inkopen van concessies met een contract-waarde onder het drempelbedrag doorloopt de gemeente de best passende procedure gelet op het voorwerp van de opdracht en het karakter van de markt.

6.2 De procedures

Enkelvoudig onderhands

De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhands

De Gemeente vraagt bij Diensten, Leveringen en Werken ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een schriftelijke Offerte. Bij een meervoudig onderhandse offerteaanvraag streeft de gemeente minimaal één lokale partij uit te nodigen.

Nationaal openbaar

De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen op het daarvoor bedoelde platvorm, waarna partijen hun interesse kenbaar kunnen maken.

Europees

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving

6.3 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Ter bepaling van de toe te passen aanbestedingsvorm dient de waarde van de aan te besteden opdracht te worden geraamd met inachtneming van de navolgende uitgangspunten:

• •

  Een Opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden.

• •

  Bij een Opdracht die een combinatie is van Levering, Dienst en/of Werk wordt de totale waarde van de verschillende componenten bij elkaar opgeteld. De component met de hoogste waarde bepaalt welk aanbestedingsregime van toepassing is.

Bij het bepalen van de Opdrachtwaarde wordt de volgende tabel toegepast.

6.4 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar Inkoopproces die de mededinging vervalsen.

7.1 Inkopen in de organisatie

Het inkoopproces binnen de Gemeente zal in een inkoophandboek uitgewerkt worden. Het inkoophandboek is een dynamisch document dat door de directie wordt vastgesteld.

7.2 Verantwoordelijken

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkopen is verantwoordelijk voor Inkopen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.