Nota Activabeleid 2025

De Nota Activabeleid is bedoeld als een kaderstellend instrument voor de gemeenteraad.

In artikel 14 van de Financiële verordening art. 212 2024 is vastgelegd dat in een aparte nota de kaders aangeven worden hoe we onze activa waarderen en afschrijven.

De nota is een uitwerking van artikel 212 van de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Financiële verordening.

Deze nota vervangt de Nota Waardering en afschrijving vaste activa 2020 die op 21 september 2020 door de gemeenteraad is vastgesteld.

In de gemeentelijke financiële huishouding kennen we twee soorten uitgaven. De exploitatie-uitgaven en de investeringsuitgaven. De exploitatie-uitgaven zijn de jaarlijks terugkerende uitgaven. Hierbij moeten we o.a. denken aan personeelslasten, onderhoudskosten, belastingen en energiekosten.

De investeringsuitgaven zijn eenmalige uitgaven die niet jaarlijks terugkeren en waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren, zoals het realiseren van een nieuw gebouw of de aanleg van wegen en rioleringen. De investeringsuitgaven dalen in waarde door slijtage en veroudering. Door middel van afschrijven wordt deze waardevermindering tot uitdrukking gebracht. De afschrijvingslasten komen evenals de rentelasten ten laste van de exploitatie. In deze Nota Activabeleid komt een aantal keren het begrip kapitaallasten voor. Kapitaallasten zijn de afschrijvingslasten plus de rentelasten.

Voordat we kunnen bepalen of we moeten afschrijven en op welke wijze, zullen we eerst moeten vaststellen wanneer uitgaven voor afschrijving in aanmerking komen. Het gaat er dus om of een uitgave ten laste van de exploitatie komt of dat we deze moeten activeren en de boekwaarde op de balans komt.

Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) bevat een aantal artikelen die betrekking hebben op investeringsuitgaven.

Van een investering is sprake als het gaat om een, meestal qua omvang wat grotere, uitgave waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Het gevolg van het doen van investeringen is het ontstaan van bezittingen, de zogenaamde vaste activa.

In deze Nota Activabeleid 2025 wordt ingegaan op de bepalingen uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de overige voorschriften met betrekking tot het waarderen en afschrijven van vaste activa.

Deze nota sluit aan bij de artikel 212 Gemeentewet en bij het BBV. In de toepassing van het BBV zijn de afgelopen jaren diverse notities uitgebracht door de Commissie BBV, alsmede is aan de hand van praktijkcases veel informatie beschikbaar gekomen welke een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV bevorderen. In deze informatie wordt onderscheid gemaakt in stellige uitspraken en aanbevelingen.

Met zogenaamde stellige uitspraken geeft de Commissie BBV een interpretatie van de regelgeving die leidend is. Dit betekent dat verwacht wordt dat stellige uitspraken worden gevolgd en indien een gemeente toch een afwijkende interpretatie kiest (de gemeente is van oordeel dat in haar specifieke omstandigheden een andere lijn beter past en ook ‘BBV-proof’ is), zij dit expliciet moet motiveren en kenbaar moet maken bij de begroting en jaarstukken.

Bij aanbevelingen gaat het om uitspraken die 'steun en richting geven aan de praktijk'. De Commissie BBV spoort gemeenten en provincies aan om deze aanbevelingen te volgen, omdat dat naar haar oordeel bijdraagt aan het inzicht in de financiële positie (transparantie).

In de financiële verordening art. 212 2024 is het volgende opgenomen over activabeleid.

Deze Nota Activabeleid 2025 wordt door de gemeenteraad in maart 2025 vastgesteld en geldt voor alle nieuw te activeren investeringen vanaf 1 april 2025. Tenminste eenmaal in de vier jaar zal deze nota worden beoordeeld op actualiteit en toepasbaarheid of zoveel vaker als gewijzigde wet- en regelgeving of omstandigheden dit eisen.

Indien het voornemen bestaat om af te wijken van de in deze nota vermelde richtlijnen wordt dit in het betreffende raadsvoorstel gemotiveerd toegelicht. Hierbij dient vanzelfsprekend rekening te worden gehouden met de mogelijkheden die het BBV en overige relevante wet- en regelgeving bieden.

Deze nota vervangt de nota activabeleid 2020.

In het BBV is vastgelegd dat het budgetrecht van de gemeente is voorbehouden aan de gemeenteraad. Dit geldt zowel voor budgetten als voor kredieten.

In de Programmabegroting zijn alle budgetten opgenomen en tegelijk wordt de raad voorgesteld om kredieten te autoriseren. Om een goede afweging te kunnen maken is het van belang dat zoveel mogelijk kredietaanvragen gebundeld aan de raad aangeboden worden we doen dit via een kredietvoorstel dat opgenomen is in de Programmabegroting.

In het BBV is aangegeven welke soorten vaste activa we afzonderlijk op de balans moeten opnemen.

In artikel 33 BBV wordt bij de vaste activa onderscheid gemaakt in:

• □

  Immateriële vaste activa;

• □

  Materiele vaste activa;

• □

  Financiële vaste activa.

Hieronder lichten we de verschillende soorten toe.

Immateriële vaste activa

De immateriële vaste activa bestaan volgens artikel 34 BBV uit:

• □

  Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio.

  Het disagio is het verschil tussen het bedrag waarvoor de lening wordt aangegaan en het lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. In het BBV is bepaald dat een lening voor het totaalbedrag van de aangegane schuld moet worden gewaardeerd. Voor kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio geldt een maximale afschrijvingsduur gelijk aan de looptijd van de lening.

• □

  Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief.

  Wanneer voorafgaand aan een nieuwe investering een onderzoek en/of voorbereidend werk plaatsvindt, dan mogen deze kosten, als wordt voldaan aan de voorwaarden uit artikel 60 BBV, worden geactiveerd. Hiervoor geldt een afschrijvingstermijn van maximaal vijf jaar. (Voorbereidings)kosten die worden gemaakt in de periode voordat een grondexploitatie is vastgesteld mogen eveneens worden geactiveerd als een immaterieel vast actief.

• □

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

  In artikel 61 BBV is duidelijk ingekaderd wanneer bijdragen aan derden mogen worden geactiveerd. Bijdragen aan activa in eigendom van derden mogen worden geactiveerd indien:

  • a.

    er sprake is van een investering door een derde;

  • b.

    de investering bijdraagt aan de publieke taak;

  • c.

    de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren op een wijze zoals overeengekomen;

  • d.

    de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Indien aan één van deze criteria niet voldaan wordt, mag de bijdrage niet geactiveerd worden, maar moet deze op de exploitatie als een last worden verantwoord.

Materiële vaste activa

De materiele vaste activa bestaan volgens artikel 35 BBV uit:

• □

  Investeringen met een economisch nut.

  Materiële vaste activa zijn de bezittingen van de gemeente, die zij langdurig gebruikt voor haar bedrijfsvoering. De gemeente heeft het economisch eigendom. Voorbeelden zijn het gemeentehuis, bedrijfsauto’s, computers, maar ook riolering, sportvelden en sportgebouwen in het bezit van de gemeente. Materiële vaste activa hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen.

• □

  Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven

  Indien het genereren van middelen gebeurt of kan gebeuren middels het vragen van rechten of heffingen, dan spreekt het BBV van materiële vaste activa met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven.

• □

  Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

  Materiële vaste activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorzieningen.

Financiële vaste activa

De financiële vaste activa bestaan volgens artikel 36 BBV uit:

• □

  Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen;

• □

  Leningen aan openbare lichamen, woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen;

• □

  Overige langlopende leningen;

• □

  Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• □

  Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• □

  Overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

Activering

In artikel 59 BBV is opgenomen dat alle investering moeten worden geactiveerd. Het is echter niet praktisch om alle investeringen te activeren. De Commissie BBV doet in haar notitie rondom materiële vaste activa vanuit efficiency oogpunt de aanbeveling om een minimale omvang voor het activeren van vaste activa te hanteren. Hierdoor wordt de staat van activa niet belast met veel kleine investeringsbedragen en worden extra administratieve handelingen voorkomen. Het huidige beleid is om investeringsuitgaven onder de € 10.000 niet te activeren.

Bij zowel de investeringen met een economisch nut als maatschappelijk nut mag de bijdrage van derden die in directe relatie staat met de investering hierop in mindering gebracht worden. De reden hiervoor is dat degene die de bijdrage heeft verstrekt direct wil zien of zijn bijdrage geheel aan dat doel is besteed waarvoor het bestemd was.

Bijdragen uit reserves mogen niet rechtstreeks in mindering gebracht worden op het investeringsbedrag. Wel mag de reserve gebruikt worden als dekkingsmiddel voor de jaarlijkse kapitaallasten.

Daarnaast is het alleen toegestaan om extra en/of vervroegd af te schrijven als sprake is van duurzame waardevermindering of als het activa eerder buiten gebruik wordt gesteld.

In sommige gevallen is het moeilijk een onderscheid te maken tussen investeringen en grote uitgaven die niet kunnen worden geactiveerd. De Commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat kosten voor klein en groot onderhoud niet levensduur verlengend zijn, daarbij geldt het volgende:

• □

  Kosten van klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht;

• □

  Kosten van groot onderhoud kunnen in het jaar van uitvoering of direct ten laste van de exploitatie gebracht worden of ten laste van een vooraf gevormde voorziening (artikel 44 lid 1c BBV);

• □

  Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

Onderhoud is niet levensduur verlengend, maar dient om een actief gedurende zijn levensduur in een goede staat te houden. Voor levensduur verlengende investeringen geldt expliciet dat ze bijdragen aan een substantiële levensduurverlenging van het betreffende actief, zoals het renoveren van een gebouw. Een investering die de levensduur verlengt van een bestaand actief (ten opzichte van de oorspronkelijke termijn) wordt afgeschreven over de resterende verwachte levensduur van het totale actief.

De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Deze zijn als volgt omschreven:

• □

  De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

• □

  De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardingprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van dat actief kan worden toegerekend.

Op basis van het BBV is het dus toegestaan om, behalve de directe kosten zoals leveringen door derden en de kostprijs van bijvoorbeeld in te brengen grond, ook personeels-, overhead- en rentelasten in de vervaardigingsprijs op te nemen. Hoewel het BBV zoveel mogelijk probeert aan te sluiten bij boek 2 Burgerlijk Wetboek is het gemeenten niet toegestaan de actuele waarderingsgrondslag toe te passen. Waardering tegen actuele waarde is uitgesloten, omdat de motieven om deze grondslag toe te passen voor gemeenten niet relevant worden geacht.

Zo is ook expliciet besloten om voor deelnemingen de verkrijgingsprijs te blijven hanteren. De reden hiervoor is dat gemeenten slechts deelnemingen mogen hebben vanwege de publieke taak. De intrinsieke waarde is niet van belang aangezien verkoop meestal niet aan de orde is.

BTW

BTW wordt niet geactiveerd voor zover deze compensabel of verrekenbaar is. Niet compensabele/verrekenbare BTW verhoogt de verkrijgings- of vervaardigingsprijs en daarmee ook de waardering van het actief.

Componentenbenadering

In veel gevallen is het mogelijk om één investering op te delen in meerdere onderdelen. De afzonderderlijke delen zouden een eigen levensduur en restwaarde kunnen hebben. Bij toepassing van de componentenbenadering worden zoveel mogelijk onderdelen afzonderlijk boekhoudkundig gesplitst. Dit heeft extra administratieve werkzaamheden tot gevolg. Het nauwkeurig toepassen van de componentenbenadering heeft niet tot gevolg dat er lagere investeringslasten zijn. We kiezen er daarom voor om de componentenbenadering niet toe te passen.

Restwaarde

De Commissie BBV schrijft in haar notitie materiele vaste activa dat de restwaarde de schatting is, tegen het prijspeil van het moment van ingebruikname, van de opbrengst die na de gebruiksduur nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief. De restwaarde dient reëel en per actief te worden geschat. Bij het bepalen van de restwaarde mag geen rekening worden gehouden met voorgenomen, dus nog niet besloten, toekomstige bestemmingswijzigingen. In de waarderingsgrondslag wordt, tenzij in een expliciet besluit van de gemeenteraad anders wordt bepaald, in beginsel geen rekening gehouden met een restwaarde van het actief.

Afstoten

Als een actief met een boekwaarde wordt afgestoten (verkoop, inruil ect.), dan zal de verkoopopbrengst van dat actief in eerste instantie worden aangewend als dekking voor het volledig afschrijven van de restant boekwaarde van dat actief. De verkoopopbrengst van een actief minus de boekwaarde van dit actief wordt de boekwinst of het boekverlies genoemd. Op het moment van afstoten moet de winst of het verlies in de exploitatie worden verantwoord als een incidenteel voordeel of nadeel. De boekwinst of het boekverlies mag in geen geval worden verrekend met de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van een eventueel vervangingsobject.

Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur moet jaarlijks worden afgeschreven. Het BBV schrijft niet voor welke termijnen gelden voor welke activa. Het BBV zegt wel dat de afschrijvingstermijn overeen moet komen met de verwachte technische en/of economische levensduur. De afschrijvingstermijnen moeten consistent worden toegepast en mogen alleen bij gegronde reden worden aangepast. Hiervoor hanteren we een afschrijvingstabel met standaard afschrijvingstermijnen die we gebruiken (bijlage 1 bij deze nota). Als de afschrijvingstabel niet voorziet in een bepaalde activasoort neemt de raad een besluit over de afschrijvnigstermijn. Dit zal vaak onderdeel zijn van het raadsbesluit tot kredietverlening.

Belangrijkste uitgangspunten bij het afschrijven zijn volgens artikel 64 BBV:

• □

  Onafhankelijk van resultaat: de afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar;

• □

  Bestendige gedragslijn: slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorgaande begrotingsjaar zijn toegepast;

• □

  Stelselmatig: op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.

Op gronden wordt niet afgeschreven, omdat dergelijke activa geen beperkte gebruiksduur hebben en geen waardedaling als gevolg van slijtage kennen.

Er zijn verschillende methoden voor het bepalen van het bedrag aan afschrijving. Het gaat in het kader van deze Nota Activabeleid 2025 te ver om al deze methoden uiteen te zetten. Gemeente Bergen hanteerde in het verleden de lineaire en de annuïtaire afschrijvingsmethode. Vanaf nu wordt alleen de lineaire methode nog toegepast.

Lineaire afschrijvingsmethode

Bij de lineaire afschrijvingsmethode wordt per jaar een vast percentage afgeschreven van het verschil tussen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs en de restwaarde. Bij deze methode blijft het afschrijvingsbedrag elk jaar gelijk. Doordat de boekwaarde elk jaar daalt, zullen de rentelasten dalen.

Per saldo betekent dit dat de kapitaallasten jaarlijks dalen.

Voordelen:

• □

  Een duidelijk en reëel beeld van de waardevermindering van het object;

• □

  Door de daling van de kapitaallasten in de loop van de gebruiksperiode ontstaat ruimte om eventueel stijgende onderhoudslasten op te vangen;

• □

  Over de totale afschrijvingsperiode bezien levert deze methode de laagste kapitaallasten op.

Nadeel:

• □

  In het begin drukken de kapitaallasten zwaarder op de gemeentelijke begroting dan op het einde.

Dit betekent dat wanneer de daadwerkelijke vervanging plaats gaat vinden de begroting weer zwaarder belast kan worden. Dit kan tot budgettaire problemen leiden.

Annuïtaire afschrijvingsmethode

In het verleden werd sporadisch gebruik gemaakt van de annuïtaire afschrijvingsmethode. Door wijzigingen in het BBV is het grote voordeel van de annuïtaire methode vervallen. De wijziging is dat elk jaar opnieuw het toe te rekenen rentetarief berekend moet worden. Dit doet het voordeel van de annuïtaire methode teniet, en daarom stellen we nu voor om de annuïtaire methode in de toekomst niet meer toe te passen.

Aanvang van de kapitaallasten

De Commissie BBV onderscheidt in haar notitie materiële vaste activa een aantal momenten om te beginnen met afschrijven. De onderstaande mogelijkheden worden daarin onderscheiden:

• □

  vanaf het begin van het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt (een volledig jaar afschrijving);

• □

  medio het begrotingsjaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt (een half jaar afschrijving);

• □

  vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt;

• □

  vanaf het moment van ingebruikname.

Het uitgangspunt dat gehanteerd wordt, is dat op het actief wordt afgeschreven vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt. Het toerekenen van rentelasten wordt gedaan vanaf het boekjaar volgend op het jaar van de investering. Voor het berekenen van de rentelasten wordt uitgegaan van de boekwaarde op 1 januari van het dienstjaar en van een bij de begroting vastgestelde vaste rekenrente. Bij het opmaken van de jaarrekening wordt een herberekening van dit rentetarief gemaakt, als deze herberekening minimaal 25% afwijkt wordt het actuele rentetarief toegepast in de jaarrekening. Als de afwijking kleiner is dan 25% wordt het rentetarief volgens de begroting toegepast (commissie BBV – notitie rente 2023 – stellige uitspraak C)

Gezien het voorstaande stellen we voor om:

• □

  Investeringsuitgaven onder de € 10.000 niet te activeren;

• □

  Geactiveerde kredieten met een boekwaarde tot € 10.000 versneld afschrijven met als doel het beperken van administratieve handelingen;

• □

  Gronden te activeren, maar hier niet op af te schrijven;

• □

  Op toekomstige investeringen wordt lineair afgeschreven;

• □

  Afschrijvingen voor het eerst toe te rekenen in het jaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt;

• □

  Rentelasten voor het eerst toe te rekenen in het jaar volgend op het jaar van investeren;

• □

  Te hanteren (omslag)rente bij zowel begroting als jaarrekening herberekening conform notitie rente van de commissie BBV.