Budgethoudersregeling gemeente Hengelo

1. De gemeentesecretaris is de hoofdbudgethouder.

2. Voor lijnprojecten is een afdelingsmanager budgethouder.

3. Voor andere dan lijnprojecten wijst de gemeentesecretaris een budgethouder aan.

4. De functionaris die als griffier van de gemeenteraad van de gemeente Hengelo is aangesteld is als zodanig budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

5. De budgethouder kan één- of meerdere deelbudgethouders aanwijzen.

6. De budgethouder of deelbudgethouder kan één- of meerdere bestellers aanwijzen.

7. De budgethouder blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de uitvoering van de overgedragen taken, alsmede voor de inkomsten en uitgaven daaromtrent, en is daarop door de gemeentesecretaris en het college aanspreekbaar. Overdracht als bedoeld in lid 1, 2 en 3 van dit artikel wordt schriftelijk vastgelegd.

1. De gemeentesecretaris legt periodiek aan het college verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel, overeenkomstig de daartoe door het college gegeven richtlijnen.

2. De budgethouder rapporteert tussentijds aan de gemeentesecretaris over:

• a.

  De voortgang van de beleidsuitvoering en het beheer.

• b.

  De inzet van de tot de budgetten behorende middelen.

• c.

  Een overzicht van de geplande en de werkelijke uitkomsten van het budget van de budgethouder.

• d.

  De vooruitzichten in financieel en inhoudelijk opzicht.

Over investeringen wordt gerapporteerd conform de ‘nota investerings- en activeringsbeleid’.

1. De afdelingsmanager Financiën, Advies en Control is verantwoordelijk voor de afdoening van betalingen en de registratie van uitgaven en inkomsten alsmede van verplichtingen, en het voeren van de boekhouding.

2. Aan deze functie is tevens opgedragen de algemene registratie van budgetten en de signalering van afwijkingen van hetgeen onder meer op grond van deze regeling ten aanzien van de budgetten is vastgesteld. Afwijkingen worden toegelicht in de Beleidsrapportage/Jaarstukken. Deze worden aangeboden aan het college van B en W en de gemeenteraad.

1. De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:

• a.

  de aan hem toegewezen budgetten;

• b.

  de bedragen van de vastgestelde investeringsbudgetten;

• c.

  de omvang van de ingestelde voorzieningen voor toekomstige verliezen met een oorsprong in het verleden;

• d.

  het vastgestelde subsidieplafond.

2. De budgethouder is bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van inkomsten ten gunste van de aan hem toegewezen budgetten of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde investeringsbudgetten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen.

3. De onder 1. en 2. omschreven bevoegdheden gelden indien de uitgaven en inkomsten in lijn zijn met de beleidsdoelstellingen.

1. In geval van calamiteiten is het de budgethouder toegestaan verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

2. Als van de bepaling in lid 1. gebruik wordt gemaakt worden de gemeentesecretaris en het college binnen 72 uur door de budgethouder schriftelijk geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen daarvan.

3. De budgethouder zorgt ervoor dat binnen 1 maand na het aangaan van de verplichtingen aan het college een voorstel wordt voorgelegd over het alsnog beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven kunnen worden gedekt.

1. De budgethouder is bevoegd binnen zijn afzonderlijke taakvelden binnen hetzelfde programma verschuivingen aan te brengen tussen de geraamde uitgaven, mits het totaal van deze uitgaven niet wijzigt en het bijdraagt aan de realisatie van de aan zijn budget gebonden prestaties.

2. De budgethouder is bevoegd binnen zijn afzonderlijke taakvelden hogere (dan geraamde) inkomsten te gebruiken als dekking voor de hogere (dan geraamde) uitgaven. Tegenvallers dienen eveneens binnen het taakveld te worden opgevangen.

3. Op leden 1 en 2 van dit artikel zijn de volgende bepalingen van toepassing:

• a)

  Verschuivingen mogen niet structureel van aard zijn, dan wel structurele gevolgen hebben.

• b)

  Buiten de schuifruimte vallen:

  • -

    kapitaallasten

  • -

    omwisseling van investeringskosten en exploitatiekosten

  • -

    budgetten, die gekoppeld zijn aan een reserve

  • -

    nieuw beleid, beleidsintensiveringen, uitbreiding capaciteit

• c)

  Bij posten waarvan de besteding onderworpen is aan instemmingsrecht van één of meer medezeggenschapsorganen wordt vooraf overleg gevoerd volgens de daarvoor geldende regels.

4. De budgethouder is bij een vastgesteld investeringsbudget bevoegd meevallers aan te wenden voor het opvangen van overschrijdingen binnen hetzelfde budget, met inachtneming van de afgesproken prestatie en uitvoeringsniveau en indien eventueel van toepassing zijnde subsidiebepalingen of overeenkomsten met derden daar ruimte toe bieden. Tegenvallers dienen in beginsel tevens binnen hetzelfde investeringsbudget/krediet opgevangen te worden.

5. De budgethouder is bevoegd tot het (actief) genereren van niet-begrote inkomsten, indien dit geen negatieve gevolgen heeft voor de voorbereiding en uitvoering van de afgesproken begrotingsrealisatie en productie.

6. Voor het verrichten van werkzaamheden voor derden wordt altijd vooraf toestemming gevraagd aan het college.

7. Verschuivingen van middelen over programma’s worden gemeld aan de gemeenteraad.

8. Verschil in inkomsten of uitgaven worden tijdig gemeld aan de gemeenteraad volgens de richtlijnen van de Rechtmatigheidsverantwoording.

1. Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat door de besteller en de (deel-) budgethouder is geconstateerd dat hiertoe voldoende budget beschikbaar is en dat deze verplichtingen behoren tot de taakvelden en/of ondersteuningsactiviteiten waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

2. Incidentele budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

3. Inkoop en aanbesteding van diensten, goederen en aanbesteding van werken vindt plaats binnen de kaders van de ramingen op taakvelden alsmede de geldende regels inzake inkoop- en aanbesteden.

4. Verplichtingen worden door de besteller en/of de (deel-)budgethouder schriftelijk vastgelegd op een zodanige wijze, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal beschikbare budget, alsmede de voortgang van de realisatie zichtbaar is.

5. Vorderingen worden eveneens vastgelegd in de financiële administratie.

1. De besteller dan wel de als besteller fungerende budgethouder controleert de op zijn budgetten betrekking hebbende facturen en inkomsten op juistheid en volledigheid qua prestatie, activiteit, berekening, bedrag en andere van toepassing zijnde voorwaarden. Bij gebleken juistheid en volledigheid parafeert deze het document (digitaal) voor akkoord nadat hij (in de financiële applicatie) door codering heeft aangegeven ten laste/gunste van welk budget de uitgave/inkomst moet worden geboekt. Indien de budgethouder zelf de bestelling heeft geplaatst parafeert er altijd nog een andere (deel)budgethouder voor akkoord.

2. Uit oogpunt van efficiency kan door de directie middels een afzonderlijk besluit worden besloten de bestelbevoegdheden van bepaalde generieke kostensoorten te centraliseren (bv: energie of papier/ kantoorbenodigdheden).

3. Bij afwezigheid van de besteller worden de aan hem overgedragen bevoegdheden uitgeoefend door de deelbudgethouder en de bevoegdheden van de deelbudgethouder door de budgethouder.

4. Bij afwezigheid van de (deel)budgethouder worden voornoemde bevoegdheden uitgeoefend conform de vervangingsregeling.

5. Het team Financiën effectueert de betaling en boeking van de voldoende voor akkoord geparafeerde documenten.

6. Het team Financiën draagt zorg voor het debiteurenbeheer, heeft de invorderingsplicht en neemt zo nodig invorderingsmaatregelen.

1. Verplichtingen, anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld investeringsbudget, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht indien de activiteit in het dienstjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.

2. Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed komt ten gunste van het jaarrekeningsaldo. In het bestemmingsvoorstel van de Jaarstukken wordt aangegeven hoe het jaarrekeningsaldo wordt besteed.

3. Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan alleen bij besluit van de raad worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar. De voorwaarden hiervoor zijn opgenomen in de Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo. Indien het budget niet wordt overgeheveld komt dit budget ten gunste van het jaarrekeningsaldo. In het bestemmingsvoorstel van de Jaarstukken wordt aangegeven hoe het jaarrekeningsaldo wordt besteed.

4. Indien een investeringsbudget een uitvoeringsperiode heeft die meer dan één begrotingsjaar bestrijkt is de budgethouder bevoegd de verplichtingen in/voor de betreffende jaren aan te gaan.