Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen 2025

Geldend van 10-04-2025 t/m heden

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen;

gezien het voorstel met kenmerk Z.24.443571/D.24.1825829;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

BESLUIT

vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen 2025.

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden in portefeuilles tijdens de eerste vergadering van het college na de raadsvergadering waarin één of meer wethouders zijn benoemd.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een lid van het college.

  • 3. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gemeentesecretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en daarnaast zo vaak als een lid van het college het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De gemeentesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3. De vergaderingen worden in de regel in het gemeentehuis gehouden. Het college vergadert in voorkomende gevallen in één van de kernen van de gemeente Heerenveen dan wel op een andere plaats.

  • 4. Onder omstandigheden kan de vergadering langs elektronische weg plaatsvinden. De vergadering kan volledig digitaal of hybride zijn.

  • 5. Indien een tweede vergadering, als bedoeld in artikel 56, tweede lid van de Gemeentewet, moet worden gehouden, vindt deze niet eerder plaats dan 24 uur na de oorspronkelijke vergadering.

Artikel 3. Verhindering

  • 1. Wanneer een lid van het college verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter. Hij geeft daarbij aan of het mogelijk is om geheel of gedeeltelijk langs elektronische weg deel te nemen aan de vergadering.

  • 2. Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft deze daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de gemeentesecretaris vervangt. De gemeentesecretaris geeft daarbij aan of het mogelijk is om geheel of gedeeltelijk langs elektronische weg deel te nemen aan de vergadering.

Artikel 4. Agenda

  • 1. Voor elke vergadering zijn uiterlijk de donderdag voorafgaand aan de vergadering, om 17.00 uur de agenda met bijbehorende stukken beschikbaar in de digitale werkomgeving van het college.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid, niet mogelijk is, maar waarvan als gevolg van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van de reden(en) van urgentie uiterlijk op donderdag om 12.00 uur worden aangemeld bij de gemeentesecretaris.

  • 3. De agenda wordt uiterlijk bij aanvang van de betreffende vergadering voor een ieder openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Openbaarmaking van agendapunten blijft achterwege als de artikelen 5.1, eerste, tweede en vijfde lid, en 5.2 Wet Open Overheid zich daartegen verzetten.

    [Dit onderdeel treedt in werking zodra daarover een Koninklijk Besluit is genomen.]

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. De gemeentesecretaris kan zich voor een aantal van zijn werkzaamheden laten bijstaan door de bestuurssecretaris. De bestuurssecretaris is aanwezig in de vergadering van het college.

Artikel 6. Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan op voorstel van een lid besluiten een ambtelijk medewerker of een derde voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7. Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde, vierde of vijfde lid wordt toegepast.

  • 3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • 4. Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist de voorzitter.

  • 5. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussentijdse stemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatsvinden. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Artikel 8. Verslag en besluitenlijst

  • 1. De gemeentesecretaris zorgt voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering. De gemeentesecretaris kan zich daarvoor laten bijstaan door de bestuurssecretaris.

  • 2. Het verslag bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de aan- en afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

  • 3. Een lid van het college kan een aantekening bij het verslag laten maken. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. Aan de hand van het verslag wordt een openbare en (indien van toepassing) een niet-openbare besluitenlijst opgesteld. Het college staat toe dat de burgemeester de ondertekening van de besluitenlijst opdraagt aan de bestuurssecretaris.

  • 6. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de openbare besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering voor een ieder openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 9. Besluitvorming buiten vergadering

  • 1. Op voordracht van een lid van het college, kan het college in spoedgevallen buiten vergadering besluiten nemen. Hiervoor is vooraf instemming van de gemeentesecretaris en de burgemeester nodig.

  • 2. De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat elk lid van het college het voorstel digitaal beschikbaar gesteld krijgt.

  • 3. Een besluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft kunnen nemen van het voorstel, geen van de leden aangeeft dat bespreking in een vergadering gewenst is en de meerderheid van het college met het voorstel instemt. Stemming kan digitaal plaatsvinden.

  • 4. De gemeentesecretaris dateert het besluit nadat de stemmen zijn uitgebracht. Het besluit wordt op dat tijdstip geacht te zijn genomen.

  • 5. De gemeentesecretaris zorgt voor een overzicht van de buiten vergadering genomen besluiten. De besluiten worden in het verslag en op de openbare en (indien van toepassing) niet-openbare besluitenlijst van de eerstvolgende collegevergadering vermeld.

Artikel 10. Reces

  • 1. Het college bepaalt wanneer een reces ingaat en op welk moment dit eindigt. Tijdens een reces wordt in beginsel niet vergaderd.

  • 2. Als tijdens de door het college vastgestelde reces een collegebesluit vanwege spoedeisendheid niet uitgesteld kan worden, geldt besluitvorming volgens artikel 9.

Artikel 11. Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist de burgemeester.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na de bekenmaking, behalve artikel 4 lid 3 van dit reglement. De verplichting uit artikel 4 lid 3 treedt in werking zodra daarover een Koninklijk Besluit is genomen.

  • 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen 2025.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 1 april 2025.

De gemeentesecretaris,

T. van Lenthe

De burgemeester,

M.A. Fokkens-Kelder

Toelichting

Algemeen

Ingevolge artikel 52 van de Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder andere werkzaamheden wordt volgens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet uit 1994 onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daarbij.

Het model reglement van orde van de VNG en de reglementen van orde van een aantal andere gemeenten zijn als basis gebruikt voor dit reglement van orde. De meeste zaken zijn direct afgeleid uit de Gemeentewet; daarin is weinig beleidsvrijheid. Om aan te sluiten bij de huidige praktijksituatie zijn enkele toevoegingen en wijzigingen aangebracht.

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld, zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 van de Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 van de Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het tweede lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 van de Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het derde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid van de Gemeentewet. Bij het derde lid is hieraan toegevoegd dat het college in sommige gevallen op een andere plaats kan vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld in één van de kernen van de gemeente Heerenveen zijn. Dat zorgt ervoor dat het college zichtbaar is voor alle inwoners van de gemeente Heerenveen. In voorkomende gevallen kan ook buiten de gemeentegrenzen worden vergaderd.

In beginsel vinden collegevergadering fysiek plaats. Onder omstandigheden, bijvoorbeeld bij (buitenlandse) dienstreizen of bij ziekte van één of meer collegeleden kan er volledig digitaal of hybride worden vergaderd. Als een lid van het college digitaal wil vergaderen, geeft hij dit zo snel mogelijk aan bij de voorzitter. Zie ook artikel 3 in het geval van verhindering.

Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat niet alleen de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 van de Gemeentewet), maar ook een ander lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid heeft een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 56 van de Gemeentewet bevat een regeling voor het geval het quorum voor de vergadering niet aanwezig is. In dat geval kan de burgemeester een nieuwe vergadering beleggen, waardoor het vereiste van het quorum niet geldt. Het vijfde lid regelt de termijn waarop deze nieuwe vergadering kan worden gehouden.

Artikel 3. Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 van de Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4. Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de gemeentesecretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in het organisatiebesluit.

In dit artikel wordt aangegeven dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De gemeentesecretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Volgens artikel 3.3 lid 2 onder d van de Wet Open Overheid wordt het college verplicht haar agenda en besluitenlijsten actief openbaar te maken, tenzij de artikelen 5.1, eerste, tweede en vijfde lid en 5.2 daaraan in de weg staan. Bij Koninklijk Besluit wordt bekend gemaakt wanneer de verplichting ingaat. De Wet Open Overheid spreekt van ‘agenda’ hiermee wordt bedoeld: de agenda die voorafgaand aan het begin van de vergadering wordt gedeeld. Openbaarmaking van de geagendeerde vastgestelde stukken of de notulen is op grond van de Weet Open Overheid niet verplicht. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 5 en 6. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan de vergadering

De artikelen 57 en 87 tot en met 89 van de Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de gemeentesecretaris anderen bij de vergadering aanwezig zijn. De gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding geldt voor allen die aanwezig zijn bij de vergadering. Artikel 5 geeft de rol van de gemeentesecretaris weer. De gemeentesecretaris kan (een aantal van) zijn werkzaamheden laten overnemen door de bestuurssecretaris. De bestuurssecretaris is aanwezig bij collegevergaderingen.

Artikel 7. Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 van de Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het, ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel, het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 van de Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat, indien de stemmen over personen, tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruik gemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 8. Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de gemeentesecretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Er is een openbare en een niet-openbare besluitenlijst. Uitgangspunt is dat de besluiten van het college openbaar zijn. Redenen om een besluit op de niet-openbare besluitenlijst te zetten zijn:

  • -

    Dat de stukken op grond van de absolute of relatieve uitzonderingsgronden van de artikelen 5.1, eerste, tweede en vijfde lid, en 5.2 Wet Open Overheid niet openbaar zijn.

  • -

    Dat stukken op grond van de AVG niet openbaar zijn;

  • -

    Dat openbaarmaking van de stukken in strijd is met het openbaar belang;

  • -

    Dat op de stukken geheimhouding rust op grond van de artikelen 87 tot en met 89 Gemeentewet.

Als op grond van artikel 87 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de gemeentesecretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden.

In het vijfde en zesde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. De besluitenlijst is een stuk dat van het college uitgaat en moet volgens artikel 59a van de Gemeentewet worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de gemeentesecretaris. Het college kan toestaan dat de burgemeester de ondertekening opdraagt aan een andere gemeenteambtenaar. Medeondertekening door de gemeentesecretaris is in dat geval niet van toepassing.

Volgens artikel 60 derde lid Gemeentewet moet de besluitenlijst openbaar worden gemaakt. De verplichting tot actief openbaar maken van de besluitenlijst volgt ook uit artikel 3.3 lid 2 onder d van de Wet open overheid. Volgens het vierde lid van dit artikel moet openbaarmaking plaatsvinden uiterlijk binnen twee weken na vaststelling. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 9. Besluitvorming buiten vergadering

In spoedgevallen kan besluitvorming buiten een collegevergadering plaatsvinden.

Bij spoedeisende zaken kan gedacht worden aan een zich plotseling voordoende situatie in de gemeente die moet worden opgelost en/of waarover de raad meteen moet worden geïnformeerd of een financieel belang dat onmiddellijke aandacht vereist.

Bij besluitvorming buiten een collegevergadering om zijn 2 uitspraken belangrijk. Dit zijn de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 (ABRvS 21 maart 2003, zaaknr. 200200757/1, JB 2003/237; idem uitspraak van gelijke datum, zaaknr. 200205665/1) en de uitspraak van 21 maart 2007 (ABRvS 21 maart 2007, Gst. 2007, 110, afl. 7280, m.nt. J. de Vries). Hieruit volgt dat:

  • •

    De wijze van besluitvorming moet steunen op een regeling in het reglement van orde of een bekendgemaakte vaste praktijk;

  • •

    Bij de besluitvorming voor elk lid van het college de mogelijkheid moet bestaan tot beraadslaging en besluitvorming in een collegevergadering over het te nemen besluit;

  • •

    Duidelijk moet zijn wanneer het besluit is genomen.

Artikel 9 regelt deze punten. In het derde lid is bepaald wanneer een besluit tot stand komt. Daarbij is ervoor gekozen dat een meerderheid van het college (de helft + 1) (digitaal) ingestemd moet hebben omdat over het voorstel geen beraadslaging plaatsvindt.

Het vijfde lid regelt dat besluiten die buiten een vergadering om worden genomen, in het verslag en op de besluitenlijst van de eerstvolgende collegevergadering worden opgenomen. Als een van de collegeleden expliciet aangeeft het niet met het voorstel eens te zijn, dan zal dit voorstel tijdens de eerstvolgende reguliere vergadering als bespreekstuk worden behandeld.

Artikel 10. Reces

In lid 1 is opgenomen dat het college de mogelijkheid heeft te bepalen dat gedurende een langere aaneengesloten periode geen reguliere vergaderingen gehouden worden. Daarbij is het van belang dat het college bepaalt hoe lang die periode duurt.

In lid 2 is opgenomen dat als er sprake is van een spoedeisende situatie, de besluitvorming volgens artikel 9 plaatsvindt.

Artikel 11. Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 10 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 12. Uitleg reglement

Dit artikel heeft geen verdere uitleg nodig.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

De Wet Open Overheid is per 1 mei 2022 in werking getreden, met uitzondering van de wettelijke verplichting van artikel 3.3 om de daarin voorgeschreven informatiecategorieën actief openbaar te maken. Artikel 3.3 van de Wet Open Overheid wordt gefaseerd ingevoerd. De verplichting tot actieve openbaarmaking van een informatiecategorie treedt in werking per koninklijk besluit.

Voor het actief openbaar maken van de agenda en besluitenlijsten van het college (artikel 3.3 lid 2 onder d van de Wet Open Overheid) is op het moment van het vaststellen van dit reglement nog geen koninklijk besluit genomen.