Subsidieregeling Evenementen Gemeente Baarn 2025

Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn tot vaststelling van de Subsidieregeling Evenementen Gemeente Baarn 2025.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn,

overwegende dat het gemeentebestuur Evenementen wil bevorderen door het verstrekken van subsidies voor activiteiten die daaraan bijdragen;

gelet op de Algemene Subsidieverordening Baarn 2024;

het college o.g.v. artikel 1.3 lid 1 nadere regels mag stellen;

besluit vast te stellen de Subsidieregeling Evenementen Gemeente Baarn 2025:

Artikel 1: Begripsbepalingen

- Evenement: Een georganiseerde bijeenkomst of activiteit die voldoet aan de omschrijving in artikel 2:24 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) 2019 van de gemeente Baarn.

- Subsidie: Een financiële bijdrage van de gemeente, bedoeld om evenementen te ondersteunen die bijdragen aan de beleidsdoelen van de gemeente.

- Basisevenement: een terugkerend evenement met een vaste plek op de gemeentelijke jaarkalender. Deze evenementen zijn gericht op het versterken van de lokale binding en identiteit. Het gaat om vieringen en herdenkingen die in elke gemeente plaatsvinden, maar in Baarn een eigen, unieke invulling krijgen, namelijk Koningsdag, 4 & 5 mei herdenkingen (inclusief de Holocaust- en Indiëherdenking), Sinterklaasintocht en het Cultureel Festival.

- Beeldbepalend evenement: Een evenement dat specifiek aansluit bij de identiteit van Vorstelijk Baarn en een (boven)regionale aantrekkingskracht heeft.

- Verbindend evenement: Een evenement dat maatschappelijke samenhang bevordert en gericht is op inwoners van Baarn en de regio.

- ASV: Algemene subsidieverordening Baarn 2024.

Artikel 2: Toepassingsbereik

Het bepaalde in deze subsidieregeling is enkel van toepassing op de verstrekking van subsidies door burgemeester en wethouders voor de in artikel 4 bedoelde activiteiten.

Artikel 3: Aanvraagprocedure

Subsidieaanvragen voor beeldbepalende en verbindende evenementen worden in afwijking van artikel 3.2 van de ASV gemeente Baarn 2024, ingediend vóór 1 september voorafgaand aan het gemeentelijke begrotingsjaar waarop de aanvraag betrekking heeft. De aanvragen worden binnen twee weken na 1 september door een Toetsingscommissie beoordeeld. Organisaties ontvangen binnen tien weken na 1 september de beoordeling.

1. Aanvragen voor basisevenementen worden jaarlijks ingediend vóór 1 juni voor het volgende kalenderjaar.

2. De aanvraag bevat minimaal:

- Een duidelijke beschrijving van het evenement, inclusief doelen en doelgroepen.

- Een begroting waarin inkomsten en uitgaven inzichtelijk zijn.

- Gebruik voor de bovenstaande zaken de handleidingen ‘Activiteitenplan bij subsidieaanvraag’ en ‘Begroting bij subsidieaanvraag’ op de website van de gemeente Baarn.

- Een toelichting op de bijdrage aan de strategische doelen van de gemeente.

Artikel 4: Toetsingscriteria

1. Evenementen komen in aanmerking voor subsidie indien zij:

- Plaatsvinden binnen de gemeente Baarn.

- Voldoen aan de regels voor het verkrijgen van een vergunning.

- Niet gericht zijn op het maken van winst en geen commercieel doel dienen.

- Meerdere financieringsbronnen hebben. Voor 4 & 5 mei herdenkingen geldt hiervoor een uitzondering.

2. Voor beeldbepalende, verbindende evenementen geldt daarnaast dat zij:

- Aansluiten bij de strategische doelen van de gemeente op het gebied van Vitaal Baarn, Levendig Centrum en Cultuur en Jeugd op de agenda.

- Aanvullend zijn wat betreft inhoud, doelgroepen en spreiding in data en locaties ten opzichte van het totaal van evenementen in de gemeente, zodat zij bijdragen aan een divers en evenwichtig evenementenprogramma.

- Conform het inclusiviteitsbeleid van de gemeente zijn.

3. De organisator dient:

- Een rechtspersoon te zijn.

- Financiële noodzaak voor subsidie aan te tonen.

Artikel 5: Aanvullende bepalingen

- Voor subsidie komen alleen in aanmerking de redelijkerwijs te maken kosten die direct verbonden zijn met de uitvoering van een activiteit als bedoeld in artikel 4.

- Organisaties kunnen slechts één keer per kalenderjaar een subsidieaanvraag doen bij het evenementenfonds.

- In geval van een bijdrage uit het evenementenfonds kan er voor hetzelfde evenement geen bijdrage worden aangevraagd bij een andere regeling.

- De maximale bijdrage uit het evenementenfonds bedraagt niet meer dan 75% van de totale kosten van het evenement, met een maximum € 15.000 per aanvraag. Voor 4 & 5 mei herdenkingen, inclusief de Holocaust- en Indiëherdenking, geldt een uitzondering op de regel dat de bijdrage uit het evenementenfonds niet meer dan 75% bedraagt. De maximale bijdrage van € 15.000,- geldt hier wel.

Artikel 6: Subsidieplafond

- Het college stelt jaarlijks een subsidieplafond vast, inclusief een verdeling tussen de typen evenementen.

- Het beschikbare budget wordt verdeeld op basis van advies van een Toetsingscommissie Evenementen.

- Indien het totaalbedrag van de aanvragen die voldoen aan de voorwaarden het subsidieplafond overschrijdt, worden aanvragen voor nieuwe evenementen beoordeeld op de basis van de meerwaarde wat betreft inhoud, doelgroepen en spreiding in data en locaties voor het totale aanbod. Wanneer hierna nog steeds sprake is van overschrijding van het subsidieplafond, wordt het beschikbare bedrag naar rato verdeeld over de aanvragen die aan de voorwaarden voldoen.

Artikel 7: Toetsingscommissie Evenementen

- De toetsingscommissie bestaat uit een oneven aantal leden, waaronder deskundigen op het gebied van evenementen en cultuur.

- De commissie beoordeelt de aanvragen op basis van de gestelde criteria en brengt advies uit aan het college.

Artikel 8: Verantwoording en evaluatie

1. Maximale subsidieperiode van vier Jaar o Subsidie wordt toegekend voor een periode van maximaal vier jaar, en wordt jaarlijks uitbetaald.

2. Jaarlijkse evaluatieverplichting

- Wanneer de subsidie hoger is dan € 7.500 per jaar dienen organisatoren voor 1 mei van het jaar na uitvoering van het evenement een evaluatieverslag in.

- Het verslag bevat een overzicht van de gemaakte kosten en uitgevoerde werkzaamheden. De gemeente kan naar aanleiding van het verslag, vragen om een toelichtend gesprek.

3. Eindverslag na vier jaar of laatste editie van een evenement

- Na vier jaar of bij de laatste editie van een evenement, is een eindverslag vereist, inclusief een financiële verantwoording.

- Dit eindverslag bepaalt of de subsidie wordt vastgesteld conform de verlening, of dat het bedrag naar beneden wordt vastgesteld.

Artikel 9: Verlenging subsidieperiode

Voor verlenging van de subsidieperiode worden verbindende en beeldbepalende evenementen, naast de criteria zoals genoemd in artikel 4, getoetst op:

1. Inspanningen voor derde geldstromen: in hoeverre heeft de organisatie geprobeerd om aanvullende financiële middelen te verwerven, waardoor men minder afhankelijk is van de gemeentelijke subsidie.

2. Ontwikkelingen en vernieuwingen van het evenement: zijn er creatieve en inhoudelijke aanpassingen doorgevoerd om het evenement te verbeteren of aan te passen aan nieuwe trends en behoeften

3. Samenwerking met andere organisaties, ondernemers en culturele zzp'ers binnen de gemeente.

Artikel 10: Hardheidsclausule

- Het college kan, in afwijking van de bepalingen in deze regeling, besluiten om in bijzondere gevallen af te wijken van de regels indien strikte toepassing hiervan zou leiden tot een onredelijke of onbillijke situatie.

- Besluiten op grond van dit artikel worden gemotiveerd en schriftelijk vastgelegd.

Artikel 11: Slotbepalingen

- Deze regeling treedt in werking op 1 juni 2025.

- Deze regeling kan worden aangehaald als “Subsidieregeling Evenementen gemeente Baarn 2025”.

Vastgesteld in de vergadering van het college van Baarn van 11 maart 2025.

Burgemeester en wethouders van Baarn,

Drs. C.E. Creveld, gemeentesecretaris

M.A. Röell, burgemeester