Gemeenschappelijke regeling Promen

1. In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

concern controller: de concern controller van Promen; directeur: de algemeen directeur van Promen;

Gedeputeerde Staten: Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland;

Promen: het rechtspersoonlijkheid bezittend lichaam als bedoeld in artikel 2 van de regeling; raad: de gemeenteraad van een gemeente waarvan het college deelneemt aan de regeling; regeling: deze gemeenschappelijke regeling;

weerstandsvermogen: het van tijd tot tijd door het algemeen bestuur naar redelijke boekhoudmaatstaven voor Promen vast te stellen weerstandvermogen van Promen. werknemer: werknemer van Promen.

2. Waar in de regeling artikelen van de Gemeentewet of van een andere wet van toepassing worden verklaard, dient, waar in die artikelen wordt gesproken van gemeente, college van burgemeester en wethouders resp. burgemeester, daarvoor te worden gelezen: Promen, algemeen bestuur/dagelijks bestuur, resp. voorzitter.

1. Er is een openbaar lichaam, genaamd “Promen”.

2. Het openbaar lichaam is rechtspersoon en is gevestigd te Gouda.

1. Promen heeft tot doel het op een bedrijfsmatig verantwoorde wijze uitvoering te geven aan de Wet sociale werkvoorziening, alsmede aan de voorziening gericht op arbeidsinschakeling zoals bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder a, van de Participatiewet.

2. Ter vervulling van het in lid 1 genoemde doel voert Promen, de volgende taken uit:

• a.

  het instellen en in stand houden van een uitvoeringsorganisatie belast met de gemeentelijke taken, genoemd in de Wet sociale werkvoorziening;

• b.

  het ontwikkelen en aanbieden van voorzieningen gericht op arbeidsinschakeling, zoals bedoeld in lid 1, van dit artikel.

3. Aan Promen zijn alle taken en bevoegdheden overgedragen die de Wet sociale werkvoorziening oplegt c.q. toekent aan de deelnemende gemeenten.

4. Aan Promen zijn bevoegdheden van regeling en bestuur toegekend binnen de grens van artikel 30 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

5. Aan Promen is, ten behoeve van de in het eerste lid genoemde doelstelling, de bevoegdheid toegekend een of meer rechtspersonen op te richten en/of deel te nemen in een of meer bestaande dan wel te vormen rechtspersonen.

6. De deelnemende colleges rekenen het tot hun taak om waar mogelijk opdrachtgever te zijn van daartoe geëigende werkzaamheden ten behoeve van de werknemers van Promen.

1. Het algemeen bestuur wijst in zijn eerste vergadering in nieuwe samenstelling, uit zijn midden de voorzitter aan.

2. De voorzitter van het algemeen bestuur is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur.

3. De voorzitter treedt af op de dag, waarop de zittingsperiode van de gemeenteraad afloopt.

4. Bij verhindering of ontstentenis wordt de voorzitter vervangen door een door het dagelijks bestuur uit zijn midden aan te wijzen lid.

5. De voorzitter die tussentijds ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur, houdt tevens op voorzitter te zijn.

6. Indien de voorzitter tussentijds ontslag neemt of overeenkomstig het in het derde lid bepaalde aftreedt, blijft hij/zij de functie waarnemen, totdat de opvolger de functie heeft aanvaard.

1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

2. De voorzitter draagt er zorg voor dat de besluiten naar behoren worden uitgevoerd.

3. De voorzitter vertegenwoordigt Promen in en buiten rechte. Indien de voorzitter deel uitmaakt van het bestuur van een deelnemende gemeente die partij is in een geding of bij een buitengerechtelijke rechtshandeling, waarbij Promen is betrokken, oefent een ander door het dagelijks bestuur aan te wijzen lid van dat bestuur deze bevoegdheid uit.

1. De directeur fungeert als secretaris van het algemeen en van het dagelijks bestuur.

2. Het algemeen bestuur stelt voor de secretaris een instructie vast, waarin onder meer zijn vervanging wordt geregeld.

3. De secretaris staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij in alles wat de hun opgedragen taak betreft terzijde.

4. Hij maakt van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur een verslag, hetwelk in de volgende vergadering van het desbetreffende college ter vaststelling wordt aangeboden.

1. Het dagelijks bestuur brengt aan de colleges van de deelnemende gemeenten ter kennis de besluiten van het algemeen bestuur betreffende:

• a.

  de begroting, de rekening en het ondernemingsplan met de daarbij horende stukken;

• b.

  het reglement van orde zoals bedoeld in artikel 16 van de Gemeentewet;

• c.

  de aankoop en verkoop van onroerende zaken;

2. Het dagelijks bestuur zendt vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten.

3. Voor zover de besluiten bedoeld in lid 1 de goedkeuring behoeven van Gedeputeerde Staten brengt het dagelijks bestuur de beslissing van Gedeputeerde Staten ter kennis van de colleges.

1. Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur verstrekken aan de raden alle inlichtingen die door de raad worden gevraagd.

2. Een lid van het algemeen bestuur geeft aan de (leden van) de raad van de gemeente waaruit hij afkomstig is alle inlichtingen die door de raad, of een of meer leden daarvan wordt gevraagd.

3. Een lid van het algemeen bestuur kan door het college van de gemeente waaruit hij afkomstig is ter verantwoording worden geroepen voor het door hem in dat bestuur gevoerde beleid.

4. Het geven van inlichtingen en het afleggen van verantwoording gebeurt op de in de deelnemende gemeente gebruikelijke wijze.

5. Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de voorzitter en ingestelde commissies geven de raden van de deelnemende gemeenten alle inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Publicatie van bestuurlijke stukken vindt plaats via de website van Promen, alwaar deze mede ter beschikking staan aan de raadsleden. Indien het algemeen, of het dagelijks bestuur of ingestelde commissies over aanvullende informatie beschikken waarvan zij inschatten dat de raden van de deelnemende gemeenten die nodig hebben voor de uitoefening van hun taken delen zij die informatie schriftelijk met de raden van de deelnemende gemeenten of door mededeling in een raadsinformatiebijeenkomst bij alle deelnemende gemeenten.

1. Het dagelijks bestuur en een of meer leden daarvan geven aan het algemeen bestuur, of aan een of meer leden daarvan, inlichtingen dan wel leggen verantwoording af.

2. Het algemeen bestuur kan de voorzitter of een lid van het dagelijks bestuur dat zijn vertrouwen niet meer bezit, als zodanig ontslag verlenen. Artikel 49 en 50 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing.

1. Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur.

2. De directeur wordt bij verhindering of ontstentenis vervangen op een door het dagelijks bestuur te bepalen wijze.

1. Aan de directeur van Promen is opgedragen;

• a.

  het voorbereiden van hetgeen het dagelijks bestuur ter overweging en beslissing moet worden voorgelegd;

• b.

  het uitvoeren van de besluiten van het dagelijks bestuur;

• c.

  het beheer van de inkomsten en uitgaven van Promen;

• d.

  het beheer en het onderhoud van alle werken, inrichtingen en eigendommen van Promen;

2. De directeur is bevoegd om deel te nemen aan de vergaderingen van het algemeen en het dagelijks bestuur. Hij is geen lid van deze besturen. Hij heeft daarin een adviserende stem en vervult de rol van secretaris.

3. De directeur is – binnen de grenzen van het jaarlijks door het algemeen bestuur vast te stellen ondernemingsplan en onverminderd de bevoegdheden van het algemeen en dagelijks bestuur – bevoegd naar eigen inzicht leiding en sturing te geven aan het apparaat en de medewerkers van Promen.

4. De directeur is bevoegd tot benoeming, schorsing, ontslag, danwel de tewerkstelling op arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, van personeel in dienst van Promen.

5. De directeur is bevoegd om – binnen de kaders van het vastgestelde ondernemingsplan en de begroting – financiële verplichtingen aan te gaan en prioriteiten te stellen bij de uitvoering van bedoelde plannen.

6. De directeur is verplicht om eenmaal per kwartaal, het dagelijks bestuur te informeren over de voortgang van de uitvoering van de bedrijfsdoelstellingen die zijn vastgelegd in de begroting en het ondernemingsplan.

7. De directeur is verplicht om onvoorziene ontwikkelingen, waarvan de gevolgen buiten het kader van begroting en ondernemingsplan vallen, met spoed voor te leggen aan het dagelijks bestuur.

8. De directeur informeert de voorzitter maandelijks over de voortgang der werkzaamheden.

1. Het dagelijks bestuur bepaalt de verantwoordelijkheden en de positie van de directeur.

2. De concern controller kan gevraagd en ongevraagd rechtstreeks rapporteren en adviseren aan het dagelijks bestuur.

1. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks een ontwerpbegroting op met de daarbij behorende toelichting.

2. De ontwerpbegroting wordt twaalf weken, voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toegezonden aan de raden. Elk deelnemend college draagt ervoor zorg dat de ontwerpbegroting voor eenieder ter inzage wordt gelegd en tegen betaling van de kosten algemeen verkrijgbaar wordt gesteld.

3. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

4. Het dagelijks bestuur stelt de raden van de deelnemende gemeenten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het derde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

5. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

6. In de begroting wordt aangegeven de naar raming door elke deelnemend college voor het jaar, waarop de begroting betrekking heeft, verschuldigde bijdrage op basis van te werk te stellen personen.

7. Voor de berekening van de in het zesde lid bedoelde bijdrage wordt uitgegaan van:

• a.

  het feitelijk aantal volgens de administratie van Promen in het kader van de Wet sociale werkvoorziening te werk gestelde personen woonachtig in de deelnemende gemeente;

• b.

  de meeste recente door het algemeen bestuur bij rekening vastgestelde of bij begroting geraamde bijdrage per te werk te stellen persoon, gecorrigeerd voor loon- en prijsontwikkelingen tussen het komend dienstjaar en het betreffende dienstjaar. De bijdrage wordt gebaseerd op de geraamde integrale kostprijs van de volledige activiteiten van Promen over dat jaar.

8. De deelnemende colleges betalen de in het zesde lid bedoelde bijdrage bij wijze van voorschot. Het algemeen bestuur kan bepalen dat de bevoorschotting in deeltermijnen plaatsvindt, waarbij de deeltermijnen zodanig worden vastgesteld dat voldoende liquiditeit van Promen te allen tijde is gewaarborgd.

9. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast voor 1 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting moet dienen.

10. Terstond na de vaststelling en voor 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting moet dienen wordt de begroting door het dagelijks bestuur toegezonden aan gedeputeerde staten en door het algemeen bestuur aan de raden van de deelnemende colleges die elk het in deze begroting voor de betreffende gemeente als bijdrage in de kosten van Promen geraamde bedrag, in de gemeentebegroting opnemen.

11. Met betrekking tot wijziging van de begroting is het bepaalde in de voorgaande leden – behalve het negende lid en de zienswijze-termijn van twaalf weken, deze termijn wordt acht weken bij begrotingswijzigingen– van dit artikel van overeenkomstige toepassing.

12. Van het bepaalde in het voorgaande lid kan worden afgeweken ten aanzien van begrotingswijzigingen die:

• a.

  geen wijziging inhouden van de gemeentelijke bijdrage bedoeld in lid 3;

• b.

  geen afwijking inhouden van het algemeen en financieel beleid, zoals vastgelegd in begroting en ondernemingsplan.

13. Af- en overschrijving op posten van de begroting zonder begrotingswijziging is mogelijk, wanneer hiertoe bij een – waar vereist door Gedeputeerde Staten goedgekeurd – besluit van het algemeen bestuur machtiging is verleend, mits af- en overschrijvingen geen negatief effect hebben op het exploitatiesaldo.

1. Onder overlegging van de concept-jaarrekening met toelichting legt het dagelijks bestuur verantwoording af aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de inkomsten en uitgaven van Promen over het verstreken dienstjaar. Het dagelijks bestuur voegt daarbij een verslag van het onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekening, ingesteld door de op grond van artikel 213 van de Gemeentewet aangewezen accountant. Het algemeen bestuur onderzoekt de rekening en stelt haar vast voor 15 juli van het jaar volgend op het dienstjaar waarvoor de rekening is opgemaakt.

2. Artikel 201 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

3. De vaststelling van de rekening strekt het dagelijks bestuur tot decharge, behoudens later in rechte gebleken valsheid in geschrifte of andere onregelmatigheden.

4. In de rekening wordt het door elk der deelnemende colleges over het betreffende jaar werkelijk verschuldigde bijdrage opgenomen voor de te werk gestelde personen.

5. Verrekening van het verschil tussen het op grond van artikel 29 lid 5, bij wijze van voorschot betaalde en het werkelijk verschuldigde vindt plaats terstond na vaststelling van de rekening althans, voor zover vereist, na de in artikel 19 lid 3 bedoelde mededeling van de goedkeuring van de rekening door Gedeputeerde Staten.

1. Voordat over een geschil conform art. 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen de beslissing van Gedeputeerde Staten wordt gevraagd, legt het algemeen bestuur of het college van een of meer deelnemende gemeenten het geschil voor aan de commissie van goede diensten.

2. De commissie bestaat uit drie personen, waarvan de twee partijen waartussen het geschil bestaat er elk een aanwijzen. Deze twee personen kiezen samen een derde persoon.

3. De commissie hoort de bij het geschil betrokken besturen.

4. De commissie brengt binnen drie maanden advies uit over de mogelijkheden om partijen tot overeenstemming te brengen.

1. Een deelnemend college kan uit de regeling treden door toezending aan het algemeen bestuur van het daartoe strekkende besluit.

2. De uittreding treedt in werking vijf jaar na het verstrijken van het jaar, waarin de uittredingsbesluiten zijn genomen.

3. Het algemeen bestuur is bevoegd een algemene regeling vast te stellen omtrent de financiële en andere gevolgen van eventuele uittreding.

4. Een uitgetreden college blijft voor de inwoners van de betrokken gemeente die op grond van de Wet sociale werkvoorziening zijn aangesteld in dienst van Promen de bijdrage verschuldigd bedoeld in art. 30, leden 6,7 en 8 respectievelijk art. 31 lid 5.

5. Het algemeen bestuur stelt in geval van een uittreding de overige financiële en andere gevolgen van de uittreding vast bij besluit, waarbij als uitgangspunt geldt dat het uittredende college in ieder geval de schade van Promen en de overblijvende deelnemende colleges en hun gemeenten dient te vergoeden die het rechtstreekse gevolg is van de uittreding. Onder schade wordt verstaan de directe, onvermijdelijke en niet te mitigeren schade die door uittreding van het uittredende college ontstaat. Op de betrokken partijen rust de verplichting om schade als gevolg van de uittreding zoveel mogelijk te voorkomen. Redelijke kosten van de uit te voeren onderzoeken en de eventueel in te schakelen deskundigen komen voor rekening van het uittredende college. Het aandeel van het uittredende college in de algemene reserve op de datum van uittreding wordt mede in aanmerking genomen bij het bepalen van de financiële gevolgen.

6. Het uittredingsplan bevat in ieder geval de volgende elementen:

• a.

  een beschrijving van de consequenties voor de wettelijke en overige taken van de uittredende deelnemer;

• b.

  een beschrijving van de consequenties voor de financiële middelen die zijn gekoppeld aan de uittredende deelnemer;

• c.

  een beschrijving van de consequenties voor de activiteiten die zijn gekoppeld aan de uittredende deelnemer;

• d.

  een beschrijving van eventuele consequenties voor de verbonden partijen van de gemeenschappelijke regeling;

• e.

  een beschrijving van consequenties voor lopende subsidies, opdrachten, leningen en overige verplichtingen;

• f.

  een beschrijving van consequenties voor de structurele organisatielasten, waaronder personeels- en huisvestingslasten;

• g.

  de financiële gevolgen, of de wijze waarop deze worden berekend.

7. Een deelnemend college dat wil uittreden is bevoegd om voorafgaand aan een besluit tot uittreding zoals bedoeld in lid 1, een voornemen tot uittreding kenbaar te maken. Op basis van dit voornemen stelt het algemeen bestuur het ontwerp voor een uittredingsplan vast dat de gevolgen van de uittreding regelt zoals bedoeld in lid 5.

8. De besluiten zoals bedoeld in lid 5 (tot vaststelling van de gevolgen van de uittreding) en lid 7 (tot vaststelling van het ontwerpuittredingsplan) zijn besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht. Conform artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen staat tegen deze besluiten beroep bij GS en vervolgens de bestuursrechter open.

9. Indien een ontwerpuittredingsplan is vastgesteld overeenkomstig lid 7, wordt het besluit zoals bedoeld in lid 5 vastgesteld overeenkomstig het ontwerpuittredingsplan. Tegen onderdelen van het ontwerpuitredingsplan waarover de bestuursrechter reeds uitspraak heeft gedaan, kunnen in een beroepsprocedure over een besluit zoals bedoeld in lid 5 niet opnieuw gronden worden aangevoerd.

1. Zowel het algemeen bestuur, op voorstel van het dagelijks bestuur, als de deelnemende colleges kunnen voorstellen tot wijziging van de regeling doen.

2. De regeling kan worden gewijzigd bij eensluidende besluiten van tenminste tweederde deel van het aantal deelnemende colleges.

1. De regeling wordt opgeheven indien tenminste tweederde deel van het aantal deelnemende colleges daartoe besluit.

2. In geval van opheffing van de regeling besluit het algemeen bestuur tot liquidatie en stelt hij daarvoor de nodige regels.

3. Het liquidatieplan wordt door het algemeen bestuur, de deelnemende colleges gehoord, vastgesteld.

4. Het liquidatieplan regelt de gevolgen voor het ambtelijk apparaat en voorziet in de verplichtingen van de deelnemende colleges tot deelneming in de financiële en personele gevolgen van de beëindiging van de regeling.

5. De bestuursorganen van Promen blijven in functie tot dat de liquidatie is voltooid.

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen ingesteld bij de gemeenschappelijke regeling overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen regeling.

2. De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Streekarchief Midden Holland.

3. De archivaris van Streekarchief Midden Holland oefent toezicht uit op het in lid 2 genoemde beheer.

4. Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de in deze regeling genoemde organen is aangewezen de archiefbewaarplaats van Streekarchief Midden Holland.

5. Na opheffing van de gemeenschappelijke regeling worden de in lid 2 van dit artikel bedoelde archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Streekarchief Midden Holland.

6. De in lid 4 bedoelde archiefbescheiden worden beheerd door de archivaris van Streekarchief Midden Holland.

7. De archivaris van het Streekarchief Midden-Holland brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

8. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam.

9. De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken.

10. In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd.

11. In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling.

1. De regeling wordt van tijd tot tijd geëvalueerd. Evaluatie vindt plaats indien en wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit, al dan niet op verzoek van de raad of het college van een deelnemende gemeente, en overeenkomstig de door het algemeen bestuur vast te stellen werkwijze.

2. Van de evaluatie als bedoeld in lid 1 wordt door het algemeen bestuur verslag uitgebracht aan de colleges van de deelnemende gemeentes.

1. Deze gemeenschappelijke regeling wordt aangehaald als: Regeling Promen.

2. De gewijzigde regeling treedt in werking per […], of – indien dat op een latere datum is - op de dag volgend op de publicatie ervan in het gemeenteblad van Gouda, welke publicatie kan plaatsvinden nadat tweederde van de deelnemende colleges het besluit tot wijziging heeft genomen.

3. Promen neemt de regeling op in het register, als bedoeld in artikel 136 lid 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.