Verordening auditcommissie gemeente Voorst 2025

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Accountant: de door de raad op grond van artikel 213, 2de lid, Gemeentewet aangewezen accountant;

• b. Accountantsverslag: het rapport van de accountant inzake het onderzoek van de jaarrekeningaudit;

• c. College: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst;

• d. Raad: de raad van de gemeente Voorst;

• e. Controleplan en normenkader: een protocol waarin de raad de accountant nadere aanwijzingen geeft voor diens controle en waarin alle criteria zijn opgenomen met betrekking tot de financiële rechtmatigheid.

• f. Rekenkamer: de rekenkamer als ingesteld op grond van artikel 81 van de Gemeentewet;

• g. Voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie.

• h. Wet: Gemeentewet

Artikel 2 Instelling

• 1. Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad genaamd de auditcommissie.

• 2. Het geldende regelement van orde is van toepassing tenzij het in onderhavige verordening anders is geregeld.

Artikel 3 Samenstelling

• 1. De auditcommissie wordt benoemd door de raad. In de auditcommissie kan elke fractie één raadslid afvaardigen. De concerncontroller, de manager middelen en de griffier, tevens secretaris van de auditcommissie, maken deel uit van de auditcommissie.

• 2. De raadsleden in de auditcommissie kiezen de voorzitter uit hun midden.

• 3. De auditcommissie kan desgewenst de portefeuillehouder financiën voor advies uitnodigen.

• 4. De benoeming van de leden van de auditcommissie geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de raad.

• 5. Het lidmaatschap van de auditcommissie eindigt tussentijds door:

• a. het verlies van hoedanigheid van raadslid;

• b. het nemen van ontslag;

• 6. In tussentijds opengevallen plaatsen in de auditcommissie wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 7. Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

Artikel 4 Doel en taken auditcommissie

• 1. De auditcommissie heeft tot doel advisering en afstemming tot stand te brengen ten behoeve van de raad voor activiteiten op gebied van auditing (controle), financieel beleid en beheer en aangrenzende gebieden.

• 2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad en het college van burgemeester en wethouders en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden.

• 3. De commissie:

• a. is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Wet en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming;

• b. is het (eerste) formele aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant;

• c. evalueert de uitgevoerde werkzaamheden van (en met) de accountant;

• d. bespreekt jaarlijks het controleplan en protocol van de accountant, verstrekt opdrachten aan de accountant voor het leggen van accenten in de controlewerkzaamheden en brengt hierover (zo nodig) een advies uit aan de raad;

• e. bespreekt (voert technisch overleg over) de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad;

• f. adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a van de Wet;

• g. bevordert dat onderzoeken van de accountant, de raad, de rekenkamer, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd;

• h. adviseert de raad gevraagd en ongevraagd over een goede beheersing van de gemeente op gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende taak en de financiële functie van de raad;

• i. beoordeelt de jaarlijkse verantwoording van de vergoedingen in het kader van de fractieondersteuning aan de fracties ter voorbereiding op de vaststelling van deze verantwoording door de gemeenteraad.

Artikel 5 Bevoegdheden auditcommissie

• 1. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 4 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de rekenkamer en de accountant.

• 2. Ter ondersteuning van haar werkzaamheden kan de auditcommissie desgewenst een beroep doen op ambtelijke organisatie door tussenkomst van de griffier in overleg met de gemeentesecretaris.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1. De auditcommissie stelt voorafgaand aan een kalenderjaar het vergaderschema van de commissie vast, afgestemd op de Planning- en Control cyclus voor dat jaar.

• 2. De auditcommissie vergadert indien het verplicht quorum (helft plus 1) leden aanwezig is.

• 3. De auditcommissie vergadert voorts zo vaak als de voorzitter noodzakelijk acht of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

• 4. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van een uitnodiging voor de vergaderingen. Hierbij wordt - spoedeisende gevallen uitgezonderd - uitgegaan van tenminste vijf dagen voor de betreffende vergadering.

• 5. De uitnodiging vermeldt datum, tijd, plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden beschikbaar gesteld.

• 6. De voorzitter neemt deel aan de beraadslaging en besluitvorming en bewaakt een niet- politieke benadering door de commissie.

Artikel 7 Besluit en advisering

• 1. De commissie brengt zijn adviezen schriftelijk uit en zendt deze ter kennisgeving aan de raad.

• 2. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de raadsleden in de auditcommissie hebben stemrecht. Staken de stemmen dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

• 3. Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt ter kennis van de raad gebracht.

• 4. De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is (hierna te noemen het quorum).

• 5. Indien het quorum niet aanwezig is, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij slechts 24 uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur hoeft te liggen. De tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.

• 6. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.