Regeling budgetbeheer gemeente Waddinxveen

1. Het college wijst de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan als master budgethouder.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur wijst de directeuren aan als hoofdbudgethouder en de managers als budgethouder.

3. De griffier is de aangewezen hoofdbudgethouder namens de raad.

4. De budgethouder kan een onder zijn/haar verantwoordelijkheid werkende projectmanager of projectleider aanwijzen als budgetbeheerder. In gevallen waarin dit niet gebeurt, is de budgethouder ook budgetbeheerder.

5. De master budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door de 1e of 2e loco-secretaris.

De hoofdbudgethouder directeur wordt bij afwezigheid vervangen door een collega-directeur. De hoofdbudgethouder griffier wijst bij afwezigheid een vervanger aan.

De budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door een collega-manager uit dezelfde directie-portefeuille. Als geen plaatsvervanger is aangewezen wordt de budgethouder vervangen door de hoofdbudgethouder.

6. De budgetbeheerder wordt bij afwezigheid vervangen door de budgethouder die hem/haar heeft aangewezen of diens vervanging.

7. De aanwijzing van budgetbeheerder vindt plaats op het niveau projectnummer.

8. De budgetbeheerder moet bij de uitoefening van zijn/haar taken ter ondersteuning één of meerdere PAV-er(s) aanwijzen.

9. Medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente Waddinxveen en de te betalen prestatie leveren of hier belang bij hebben, zoals bijvoorbeeld ingehuurd advies van derden, kunnen niet worden aangewezen als PAV-er, budgetbeheerder of (hoofd)budgethouder voor de betreffende dienst en levering.

10. Een als budgetbeheerder of budgethouder aangewezen functionaris wordt vastgelegd in de financiële administratie, voordat deze functionaris kan overgaan tot het aangaan van verplichtingen en het doen van bestellingen en uitgaven.

1. De master budgethouder, hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder zijn binnen het toegewezen budget, krediet en de Volmachten- en mandatenregeling, verantwoordelijk en bevoegd voor het doen van uitgaven, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, het aanbesteden van werk en/of verlening van diensten, hierna aangeduid als verplichtingen.

2. Daarnaast is hij/zij verantwoordelijk en bevoegd binnen de Volmachten- en mandatenregeling voor de aan zijn/haar budget en/of krediet gerelateerde rechten, die resulteren in inkomsten.

3. De master budgethouder, hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder moeten bewaken dat de budgetten en kredieten voor zowel uitgaven als inkomsten niet worden over- respectievelijk onderschreden.

4. De master budgethouder is voor het college aanspreekbaar op en verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en kredieten.

5. De hoofdbudgethouder is voor de master budgethouder aanspreekbaar op en verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en kredieten.

6. De budgethouder is voor de hoofdbudgethouder aanspreekbaar op en verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en kredieten.

7. De budgetbeheerder is voor de budgethouder aanspreekbaar op en verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en kredieten.

8. De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een goede documentatie en archivering rondom de aankoop en prestatielevering van goederen, werken en diensten en de hiermee samenhangende inkomsten.

1. De PAV-er beoordeelt en documenteert, onder verantwoordelijkheid van de budgetbeheerder, of de levering of dienst ook daadwerkelijk in overeenstemming met de afspraken is geleverd.

1. De op basis van artikel 2 van deze regeling gedane aanwijzingen van budgetbeheerder worden vastgelegd in de autorisaties in de financiële administratie (Civision Financiën), waarvoor de manager Financiën en Inkoop verantwoordelijk is. Bij de autorisatie van inkoopfacturen is er een systeemtechnische functiescheiding tussen budgetbeheerder en PAV-er.

2. De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van aanvullingen en/of wijzigingen in de autorisaties.

1. De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor het opstellen van actuele, deugdelijke en toereikende onderbouwingen die ten grondslag liggen aan de budgetten en kredieten. Tot deze onderbouwingen behoren ook de urenramingen.

2. De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor de bewaking van de aan hem/haar toegewezen budgetten en kredieten en de tijdige realisatie van de hiermee samenhangende activiteiten.

3. De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor een doeltreffende en doelmatige inzet van de ter beschikking gestelde budgetten en kredieten en in samenhang hiermee de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen en planningen waarmee relevante output en outcome kunnen worden gemeten.

4. De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor de zorgvuldige toepassing van de geldende wet- en regelgeving die van invloed is op de toepassing van deze regeling, zoals bijvoorbeeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

5. De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor de verstrekking van alle gegevens die voor een tijdige, juiste en volledige financiële administratie, de budgetbewaking en de samenstelling van de documenten van de planning & control cyclus noodzakelijk zijn.

6. De (hoofd)budgethouder informeert het college, via de master budgethouder, tijdig als hij/zij verwacht een geautoriseerd budget of krediet voor uitgaven respectievelijk inkomsten te overschrijden c.q. te onderschrijden.

7. De (hoofd)budgethouder overschrijdt de toegewezen budgetten en investeringskredieten niet zonder voorafgaande toestemming, tenzij daar een inkomstencompensatie van minimaal gelijke grootte op hetzelfde beleidsterrein tegenover staat.

1. Verplichtingen voor inkoop en aanbestedingen worden door middel van een verplichtingenformulier vastgelegd in de financiële administratie.

2. De (hoofd)budgethouder of budgetbeheerder mag slechts verplichtingen aangaan nadat hij/zij heeft geconstateerd dat de besteding past binnen het doel waarvoor het budget of krediet beschikbaar is gesteld en er voldoende budget of krediet voor het doen van de uitgaven beschikbaar is.

3. Als een verplichting het mandaat van de (hoofd)budgethouder of budgetbeheerder te boven gaat, wordt de verplichting vervolgens ter accordering aangeboden aan de eerst hogere mandaathouder totdat de verplichting is geaccordeerd door een budgethouder met voldoende mandaat. De hoogte van de mandaten is vastgelegd in de Volmachten- en Mandatenregeling.

4. Als er niet voldoende budget of krediet voor uitgaven beschikbaar is, dan wordt artikel 6 lid 6 en 7 van deze regeling van toepassing.

1. Het manager Financiën en Inkoop is verantwoordelijk voor een tijdige, juiste en volledige registratie in de financiële administratie van de budgetten en kredieten. Dit in het verlengde van artikel 6 lid 5 van deze regeling.

2. Het manager Financiën en Inkoop is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de informatie voortvloeiend uit het voorgaande lid van dit artikel voor de master budgethouder, de hoofdbudgethouder, de budgethouder en de budgetbeheerder.

3. Registratie ten laste of bate van een budget of krediet kan alleen plaatsvinden met in de financiële administratie zichtbare autorisatie van een budgetbeheerder aan wie dit budget of krediet is toegewezen. Betaalbaarstelling van een factuur kan pas plaatsvinden als ook de zichtbare autorisatie van de PAV-er voor de geleverde prestatie in de financiële administratie aanwezig is.

1. De bevoegdheid tot het substitueren:

• -

  Tussen budgetten op het niveau van programma’s en algemene dekkingsmiddelen & onvoorzien (inclusief reserves) onderling is voorbehouden aan de raad;

• -

  Tussen kredieten onderling is, met inachtneming van artikel 9 lid 13 en artikel 10 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2017 (Verordening ex artikel 212 Gemeentewet) waarin de rol van het college hierbij wordt geregeld, voorbehouden aan de raad;

• -

  Tussen kostenplaatsnummers binnen een programma en algemene dekkingsmiddelen & onvoorzien, met uitzondering van taakveld 0.4 – Overhead, is voorbehouden aan het college;

• -

  Tussen kostenplaatsnummers binnen het taakveld 0.4 – Overhead is voorbehouden aan de master budgethouder;

• -

  Tussen kostensoortnummers binnen een kostenplaatsnummer of projectnummer is voorbehouden aan de budgethouder die deze bevoegdheid kan delegeren aan de budgetbeheerder.

2. Bij het substitueren van budgetten gelden de volgende beperkingen:

• -

  Het benutten van een partiële onderuitputting op de toerekening van taakveld 0.4 – Overhead is niet toegestaan. Hierbij is doorgaans sprake van een verschuiving binnen het taakveld 0.4 – Overhead, die alleen integraal kan worden beoordeeld;

• -

  Het benutten van meevallers in de kapitaallasten (rente en afschrijving), in verband met het achterblijven van de realisatie van kredieten voor investeringen, is niet toegestaan. Deze meevallers komen ten gunste van het exploitatieresultaat;

• -

  Het benutten van meevallers op lasten en/of baten van reserves en voorzieningen is niet toegestaan. Deze meevallers komen ten gunste van het exploitatieresultaat;

• -

  Het benutten van meevallers op lasten en/of baten voor nieuw beleid is niet toegestaan, omdat de raad deze middelen specifiek voor dit doel heeft geoormerkt. Deze meevallers komen ten gunste van het exploitatieresultaat. Als nieuw beleid onderdeel is geworden van bestaand beleid is voorgaande niet van toepassing;

• -

  Het substitueren van incidentele en structurele budgetten is niet toegestaan.

1. Als tekortkomingen worden geconstateerd in het budgetbeheer, het kredietbeheer, de codering en/of autorisaties dan treedt de concerncontroller hierover in overleg met de verantwoordelijk (hoofd)budgethouder. Als dit overleg niet resulteert in een verbetering van de geconstateerde tekortkomingen dan treedt de concerncontroller hierover in overleg met de master budgethouder.

1. De master budgethouder of (hoofd)budgethouder kan zich niet op onvolledigheid van deze regeling beroepen bij het nalaten van wat naar redelijkheid tot de taak van de master budgethouder of (hoofd)budgethouder wordt geacht te behoren. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.

1. Deze regeling treedt in werking op 1 april 2025.

2. De Regeling budgetbeheer van de gemeente Waddinxveen 2019, vastgesteld op 6 november 2018 door het college, wordt op dezelfde datum ingetrokken.

3. Deze regeling kan worden aangehaald als de Regeling budgetbeheer gemeente Waddinxveen.