Organisatiebesluit van de Gemeente Waddinxveen

1. Het college mandateert de gemeentesecretaris om de ambtelijke organisatie in te richten.

2. De ambtelijke organisatie kent een directie bestaande uit de gemeentesecretaris en directeuren.

3. De gemeentesecretaris informeert het college tijdig over voorgenomen wijzigingen in de directiestructuur.

4. De ambtelijke organisatie kent een concerncontroller die hiërarchisch valt onder de gemeentesecretaris.

5. De ambtelijke organisatie kent afdelingen met managers die hiërarchisch vallen onder een directeur.

1. De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en is tevens algemeen directeur.

2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en van de burgemeester (als bestuursorgaan). Daarbij komt:

• a.

  Onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• b.

  De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen.

• c.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en gedegen advisering aan het college.

• d.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college.

3. De gemeentesecretaris is het aanspreekpunt voor de griffie in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

4. Het college wijst op voordracht van de gemeentesecretaris de locosecretaris(sen) aan.

5. De gemeentesecretaris stuurt de ambtelijke organisatie aan en is eindverantwoordelijk voor:

• a.

  Een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen.

• b.

  De planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid.

• c.

  De coördinatie en samenhang van het handelen van de afdelingen.

• d.

  De juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer.

• e.

  De juistheid en volledigheid van aan het college gegeven informatie, onder andere met het oog op de vastgestelde begrotingsdiscipline.

6. De gemeentesecretaris is bestuurder zoals bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).

1. Het college en de burgemeester kunnen de uitoefening van bevoegdheden mandateren. Het college stelt daartoe een mandaten- en volmachtenregeling met mandaatregister vast.

2. Het college en de burgemeester geven de gemeentesecretaris mandaat om de gemeentebegroting uit te voeren. Het college stelt de bijbehorende budgetten en investeringskredieten ter beschikking.

3. Het college stelt een budgethouderregeling vast voor de ambtelijke organisatie.

1. De directie bestaat uit de directeuren en de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is de voorzitter van de directie. De concerncontroller neemt op verzoek van de gemeentesecretaris deel aan de overleggen van de directie als adviseur, maar is geen lid van de directie.

2. Besluiten van de directie kunnen slechts genomen worden met instemming van de gemeentesecretaris.

3. Onder politieke verantwoordelijkheid van het college vormt de directie het gremium dat gezamenlijk (concern)sturing geeft aan de ambtelijke organisatie van de Gemeente Waddinxveen voor zaken die de bedrijfsvoering betreffen. Zulks binnen de kaders van (eerdere) raads- en collegebesluitvorming.

4. De directie formuleert de gemeentebrede en gemeenschappelijke kaders en bewaakt dat de activiteiten van de ambtelijke organisatie daarbinnen blijven.

5. De directie stuurt gezamenlijk en in samenhang op (de uitvoering van) de gemeentelijke taken en prioritering hierin. Daarmee is de directie integraal ambtelijk verantwoordelijk voor het in samenhang functioneren van de organisatie als één concern.

6. In de directie vindt afstemming plaats over de programma’s en/of projecten die concernbreed zijn, of portefeuilles en/of domeinen overstijgen. De verantwoordelijkheid en het ambtelijk opdrachtgeverschap van deze programma’s en/of projecten is verdeeld onder de directeuren.

7. De directie bepaalt op welke wijze de vervanging van directeuren en managers geregeld is.

1. De concerncontroller wordt op voordracht van de gemeentesecretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college. De concerncontroller is adviseur van het college en de directie.

2. De concerncontroller verricht geen uitvoerende taken die zijn onafhankelijkheid in gevaar brengen.

3. De concerncontroller is in het bijzonder belast met het leveren van waarborgen voor:

• a.

  juiste, tijdige, volledige en betrouwbare informatie voor management en bestuur;

• b.

  de bevordering van de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid en beheer in relatie tot de door het bestuur vastgestelde doelen;

• c.

  een verantwoord beheer van de middelen, die de organisatie voor het bereiken van de vastgestelde doelen en prestaties zijn toegekend;

• d.

  de opzet en de werking van het stelsel van planning en control;

• e.

  de naleving van wettelijke kaders, bestuurlijke richtlijnen en rechtmatigheid;

• f.

  het inzichtelijk maken en beheersen van risico’s.

4. De concerncontroller geeft hier invulling aan door:

• a.

  vanuit een onafhankelijke, strategische en toetsende rol op het gebied van organisatiebeheersing, de directie en het college, gevraagd en ongevraagd, te adviseren;

• b.

  college- en raadsvoorstellen te toetsen op juridische en financiële deugdelijkheid;

• c.

  de inrichting en de uitvoering van de controlfunctie binnen de organisatie op een doelmatige en effectieve manier vorm te geven;

• d.

  instrumenten te (doen laten) ontwikkelen voor optimale sturing en beheersing van de organisatie en het stelsel van planning en control;

• e.

  het (doen laten) uitvoeren van beleidsevaluerende onderzoeken, audits en doelmatigheids- onderzoeken;

• f.

  het bevorderen van risicobeheersing en de integriteit van de gemeentelijke organisatie

5. De concerncontroller handelt als volgt bij gesignaleerde afwijkingen van het gestelde beleid:.

• a.

  De concerncontroller treedt in overleg met de managers, directeuren en/of de gemeentesecretaris over te nemen maatregelen indien er, naar het oordeel van de concerncontroller, een doelmatiger beleid kan worden verkregen.

• b.

  Indien dit niet tot het gewenste resultaat leidt, heeft de concerncontroller een zelfstandige verantwoordelijkheid jegens het college ten aanzien van de bevordering en de bewaking van de rechtmatigheid, verantwoording en de controle van het beheer en van de administratie.

• c.

  De concerncontroller is, in geval de concerncontroller significante afwijkingen of onregelmatigheden waarneemt of vermoedt, verplicht dit te rapporteren aan het college. De betreffende directeur en/of de gemeentesecretaris wordt hierover vooraf geïnformeerd.

1. De functionaris gegevensbescherming wordt op voordracht van de gemeentesecretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

2. De functionaris gegevensbescherming is belast met het interne toezicht op en advisering over de bescherming van persoonsgegevens en kan daartoe zo nodig intern onderzoek instellen.

3. De functionaris gegevensbescherming heeft de bevoegdheden conform titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht. De reikwijdte van deze bevoegdheden wordt apart vastgelegd.

4. De functionaris gegevensbescherming kan voor zaken inzake bescherming van persoonsgegevens, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris, rechtstreeks het college adviseren.

5. De functionaris gegevensbescherming is contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. De functionaris gegevensbescherming wordt in staat gesteld om de functie op onafhankelijke wijze uit te voeren. Zowel de onafhankelijke positie als de informatiepositie dienen binnen de organisatie voldoende te zijn geborgd.

7. De functionaris gegevensbescherming verricht geen uitvoerende taken die zijn onafhankelijkheid in gevaar brengen.

8. De functionaris gegevensbescherming kan geen functie hebben of taken vervullen waarin hij het doel en de middelen van een gegevensverwerking bepaalt.

1. De Chief Information Security Officer wordt op voordracht van de gemeentesecretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

2. De Chief Information Security Officer is belast met het opstellen en actualiseren van (strategisch) informatieveiligheidsbeleid.

3. De Chief Information Security Officer houdt toezicht op de implementatie en naleving van het informatieveiligheidsbeleid.

4. De Chief Information Security Officer is belast met het uitvoeren of initiëren van risicoanalyses en audits.

5. De Chief Information Security Officer geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de organisatie, de directie en het college over te nemen informatieveiligheidsmaatregelen.

6. De Chief Information Security Officer coördineert en adviseert bij beveiligingsincidenten inclusief datalekken.

1. Dit besluit treedt in werking op 1 april 2025.

2. Het ‘Organisatiebesluit gemeente Waddinxveen 2018’ wordt per gelijke datum ingetrokken.

3. Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Organisatiebesluit Gemeente Waddinxveen’.