Budgethoudersregeling gemeente Roermond 2025

Artikel 1 – Begripsbepalingen

Budget:

De middelen die via de begroting zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken. Het betreft zowel middelen voor de exploitatie als voor investeringsbudgetten en grondexploitaties.

Budgethouder:

Degene die aangewezen is tot het fiatteren van uitgaven, het aangaan van verplichtingen en/of het innen van inkomsten ten laste respectievelijk ten bate van een budget (i.c. exploitatiebudget, investeringskrediet, reserves en voorzieningen) en er verantwoordelijk voor is dat de uitgaven en inkomsten in overeenstemming zijn met het budget en de bestemming daarvan.

Doelmatig (efficiënt):

De betreffende inspanningen en uitgaven dragen bij aan de realisatie van het beoogde doel en de kosten staan in verhouding tot het bereikte resultaat.

Doeltreffend (effectief):

De mate waarin de beoogde doelstellingen worden gerealiseerd.

(Onder)mandaat:

De bevoegdheid om namens het college van burgemeester en wethouders besluiten te nemen.

Rechtmatig:

In overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, verordeningen, raads- en (kaderstellende) collegebesluiten.

Verplichting:

Een verplichting is de financiële vastlegging van een bestelling bij een leverancier waaraan een overeenkomst ten grondslag ligt en die beslag legt op het budget.

Verplichtingenadministratie:

De administratie waarin in ieder geval alle verplichtingen vanaf € 5.000 worden vastgelegd en bewaakt.

Artikel 2 – Aanwijzing en registratie budgethouder

• a.

  Bij de gemeenteraad berust het budgetrecht. Het college van burgemeester en wethouders voert de begroting uit.

• b.

  Het college van burgemeester en wethouders mandateert de gemeentesecretaris voor het aanwijzen van de budgethouders. De gemeentesecretaris is bevoegd dit mandaat verder door te mandateren aan onder hem ressorterende medewerkers. Uitgangspunt is dat de managers als budgethouder worden aangewezen; een en ander conform het Organisatiebesluit gemeente Roermond 2025. Voor het verlenen van ondermandaat is de instemming nodig van de gemeentesecretaris. Eenmaal per jaar wordt de actuele lijst van budgethouders, gekoppeld aan budgetten, vastgesteld door de gemeentesecretaris.

• c.

  De budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. De budgethouder is eindverantwoordelijk voor het hem toevertrouwde budget.

• d.

  Het cluster Financiën legt het budgethouderschap vast in het financiële systeem en onderhoudt deze registratie op basis van de besluiten van de gemeentesecretaris.

Artikel 3 – Verantwoordelijkheden budgethouder

• a.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de toereikendheid en een adequate onderbouwing van budgetten.

• b.

  De budgethouder is ten aanzien van het door hem gehouden budget verantwoordelijk voor:

  • 1.

    Een goede aantoonbare registratie van de mate waarin en het moment waarop prestaties gerealiseerd zijn.

  • 2.

    Een rechtmatige, tijdige en doelmatige inzet van middelen met inbegrip van het aangaan van verplichtingen.

  • 3.

    De verhouding tussen beschikbare en ingezette middelen en het realiseren van doelen met de daarvoor beschikbare middelen.

  • 4.

    Het budgettair in control zijn. Dat wil zeggen dat de juiste discussie op het juiste moment op het juiste niveau wordt gevoerd, zodat (indien nodig) hij/zij kan bijsturen om zo de doelstellingen te realiseren.

• c.

  De budgethouder is eindverantwoordelijk voor de controle op de facturering (PO-nummer, prestatie geleverd, juist bedrag, adressering, datum etc.).

• d.

  De budgethouder verstrekt tijdig alle noodzakelijke gegevens ten behoeve van de planning- en control instrumenten en liquiditeitenplanning.

• e.

  In geval van investeringsbudgetten brengt de budgethouder naast een deugdelijke investeringsbegroting ook de bijbehorende exploitatielasten -en baten in beeld.

• f.

  Indien aan de orde maakt de budgethouder voorafgaand aan het begrotingsjaar (schriftelijke) afspraken met andere budgethouders inzake interne dienstverlening/toelevering.

• g.

  In geval van een (te verwachten) afwijking van het budget dient hierover gerapporteerd te worden op grond van de spelregels zoals vastgelegd in de Financiële verordening. De budgethouder van budgetten die worden besteed ten behoeve van verbonden partijen is verantwoordelijk voor het uitoefenen van adequaat toezicht op de besteding van die budgetten, als ook op het toezicht van het functioneren van die partijen.

• h.

  Bewijsstukken van offerte-aanvragen, offertes, gunningsbesluiten, overeenkomsten, contracten, verplichtingen en leveringen dienen door of namens de budgethouder geregistreerd en gearchiveerd te worden in de daarvoor beschikbare systemen.

• i.

  De budgethouder is ten aanzien van het door hem gehouden budget verantwoordelijk voor de realisatie van (geprognosticeerde) opbrengsten.

• j.

  Budgethouder is ervoor verantwoordelijk om tussentijdse buitengebruikstelling/vervreemding van activa tijdig door te geven aan het cluster Financiën (en vice versa). Het cluster Financiën is verantwoordelijk voor de juiste, tijdige en volledige verwerking van de aangedragen mutaties in de activa administratie en het, indien van toepassing, verwerken van een begrotingswijziging.

• k.

  Om uitvoering te kunnen geven aan een adequaat budgetbeheer wordt de budgethouder proactief geadviseerd door de financieel adviseur.

Artikel 4 – Besteding van een budget

• a.

  De budgethouders zijn binnen het kader van de begroting bevoegd tot het fiatteren van uitgaven en inkomsten. Uitgangspunt hierbij is het realiseren van vastgestelde prestaties met in achtneming van de geldende beleidskaders.

• b.

  Bestedingen ten laste van een budget, met inbegrip van het aangaan van verplichtingen, kunnen alleen plaatsvinden door goedkeuring van de budgethouder.

• c.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat sprake is van een toereikend budget.

• d.

  De budgethouder draagt er zorg voor dat verplichtingen ≥ € 5.000 per direct worden vastgelegd in de financiële administratie. Het staat de budgethouder vrij om ook voor bedragen < € 5.000 een verplichting aan te maken. Bij het registreren van verplichtingen dient, voor zover van toepassing, ook het zaaknummer te worden vermeld.

• e.

  Indien benodigde producten/diensten door de eigen organisatie worden aangeboden, dient de budgethouder hiervan gebruik te maken.

Artikel 5 – Condities/beperkingen/compensatiemogelijkheden

• a.

  Bevoegdheden ten aanzien van het budget zijn ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde integrale bevoegdheid hebben ten aanzien van een budget.

• b.

  De functie van budgethouder is onverenigbaar met de registrerende functie (financiële administratie), de kassier of de inkoopadviseur.

• c.

  Een budgethouder kan geen feitelijke betalingen doen ten laste van zijn eigen budgetten.

• d.

  Bij afwezigheid van de budgethouder worden de bevoegdheden ten aanzien van de budgetten uitgeoefend conform de vervangingsregeling clustermanagers.

• e.

  Per budget kunnen – voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere regels – aan de uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht.

Artikel 6 – Overheveling van exploitatiebudgetten

Budgetoverheveling van begrotingsjaar t naar begrotingsjaar t+1 kan enkel door middel van een raadsbesluit over de resultaatbestemming bij de jaarrekening over het begrotingsjaar t op advies van het college van burgemeester en wethouders.