Subsidieregeling Ondersteuning Europese projectontwikkeling Fryslân 2025

Ondertekening

TOELICHTING

Artikel 3Subsidiabele activiteiten

De activiteit Projectontwikkeling is voorbereiden of verkennend van aard en gericht op het opstarten of verbeteren van een initiatief. Met de subsidie kan een deskundige worden ingeschakeld die ondersteuning biedt bij het uitwerken van een idee of het maken van een projectplan, waarmee de basis kan worden gelegd voor een uiteindelijke Europese subsidieaanvraag. Eventueel kan na ontvangst van een subsidie voor dit onderdeel, en de uitvoering van de daarbij behorende activiteiten, een subsidie worden aangevraagd voor het onderdeel Projectaanvraag.

De activiteit Projectaanvraag is bedoeld voor het inschakelen van een deskundige die ondersteunt bij het voorbereiden en indienen van een Europese subsidieaanvraag. De bedoeling is om een deskundige in te schakelen die ervaring heeft met het indienen van Europese subsidieaanvragen, bij voorkeur ook bij het betreffende programma, en (dus) weet wat nodig is om een volledige en kwalitatief goede aanvraag in te dienen. Voor deze activiteit is van belang dat de subsidie moet leiden tot het daadwerkelijk indienen van een Europese subsidieaanvraag. De subsidieontvanger moet dat kunnen aantonen met een ontvangstbevestiging van die indiening.

De activiteit Netwerkontwikkeling is gericht op het opbouwen van een relevant Europees netwerk. Dit vraagt vaak een langdurige tijdsinvestering. Met deze subsidie wordt een bijdrage geleverd aan kosten die gemaakt moeten worden voor onder meer deelname aan symposia en andere netwerkevenementen, mits aannemelijk wordt gemaakt dat deze kosten worden gemaakt om te investeren in een relevant netwerk.

De activiteit Lidmaatschap bestaand Europees netwerk leidt tot een actief lidmaatschap van een al bestaand Europees netwerk, gedurende een periode van maximaal twee jaar. In die periode wordt actief verkend wat de meerwaarde van het betreffende netwerk is. Gedurende die periode kan worden bepaald of definitief, voor eigen kosten, een lidmaatschap wordt afgesloten van het Europese netwerk.

De activiteit Boppeslach projecten onderscheid zich van andere (kleinere) projecten, die mogelijk voor de activiteit Projectontwikkeling in aanmerking komen, doordat deze projecten Europees onderscheidend zijn. Het zijn grote projecten (begrote kosten minimaal € 750.000,-) die sector overstijgend zijn en die de brede welvaart in Fryslân versterken. De subsidie kan worden verstrekt voor het inzetten van een deskundige, die een internationaal consortium samenstelt en een projectplan ontwikkelt. Met een internationaal consortium wordt bedoeld […]. Net als voor het onderdeel Projectontwikkeling, geldt ook hier dat na ontvangst van een subsidie voor dit onderdeel, en de uitvoering van de daarbij behorende activiteiten, een subsidie kan worden aangevraagd voor het onderdeel Projectaanvraag.

De activiteit Werkbudget is onlosmakelijk verbonden met de activiteit Boppeslach projecten. Daarop kan ook alleen aanspraak worden gemaakt als tevens een subsidie voor de activiteit Boppeslach projecten wordt aangevraagd en verstrekt. De subsidie is bedoeld ter ondersteuning van de activiteiten die plaatsvinden ten behoeve van het Boppeslach project en die verband houden met de samenstelling van het consortium en het ontwikkelen van het projectplan voor dat project.

Artikel 6Aanvraag

Voordat een (volledige) aanvraag kan worden ingediend bij Gedeputeerde Staten, moet de aanvrager zich wenden tot Europa Pact Fryslân (EPF). EPF heeft ruime kennis en ervaring met Europese projecten en is daarom bij uitstek de partij om een initiatief te beoordelen. Bij EPF kan men onder meer beoordelen of een project naar verwachting kansrijk is om voor een Europese subsidie in aanmerking te komen. Bovendien biedt EPF ook ondersteuning om projecten (nog meer) geschikt te maken voor de stap naar een Europees project.

Aanvragers kunnen zich met hun project(idee) melden bij EPF, via de website www.europapact.frl. EPF gaat met de aanvrager in gesprek, denkt mee en beziet welke fondsen, calls of andere mogelijkheden passen bij het project. In dat kader wordt ook bezien of het project geschikt is voor een subsidieaanvraag op grond van deze regeling. De aanvrager kan EPF te allen tijde verzoeken een dergelijk advies uit te brengen. Als EPF een positief advies verstrekt, kan dat advies gebruikt worden om een aanvraag op grond van deze regeling in te dienen. Wordt geen positief advies verstrekt dan zal EPF, in overleg met de initiatiefnemer, bezien of na aanpassing van het project alsnog een positief advies kan worden verstrekt. Mocht dat uiteindelijk toch niet lukken, dan is het project onvoldoende kansrijk en is het niet zinvol en mogelijk om subsidie te ontvangen op grond van deze regeling.

Afhankelijk van welke subsidiabele activiteit het betreft, geschiedt de beoordeling bij EPF door een deskundige programmamanager of een commissie van deskundigen (de beoordelingscommissie). De activiteiten Projectontwikkeling en Lidmaatschap bestaand Europees netwerk worden beoordeeld door de programmamanager en de activiteiten Netwerkontwikkeling, Projectaanvraag, Boppeslach projecten en Werkbudget door de beoordelingscommissie. In de toelichting bij artikel 8 wordt per activiteit toegelicht naar welke aspecten wordt gekeken bij die beoordeling.

Artikel 8Toetsingscriteria

Een subsidieaanvraag wordt getoetst aan verschillende criteria, die zijn opgenomen in dit artikel. Zoals ook uit de toelichting bij artikel 6 blijkt, is van belang dat de aanvrager beschikt over een positief advies van EPF. In voornoemde toelichting is uiteengezet hoe dat traject bij EPF verloopt. Hierna wordt per subsidiabele activiteit toegelicht welke aspecten worden betrokken bij de beoordeling of een project al dan niet voor een positief advies in aanmerking komt.

Bij de beoordeling van een project dat valt onder de activiteit Projectontwikkeling kijkt de programmamanager naar de volgende aspecten:

• a.

  Of het project kan bijdragen aan het versterken van de brede welvaart in Fryslân;

• b.

  Of het project potentie heeft om uit te groeien tot een project dat aansluit op het beoogde Europese programma.

Bij de beoordeling van een project dat valt onder de activiteit Projectaanvraag kijkt de beoordelingscommissie naar de volgende aspecten:

• a.

  De mate waarin het project kan bijdragen aan het versterken van de brede welvaart in Fryslân;

• b.

  De mate waarin het project aansluit op het betreffende beoogde Europese programma;

• c.

  Of het project kansrijk is om voor een Europese subsidie in aanmerking te komen;

• d.

  Of (de inzet van de aanvrager t.b.v.) het project erop is gericht om ook na een eventuele Europese subsidie een blijvende positieve impact te genereren.

Bij de beoordeling van een project dat valt onder de activiteit Netwerkontwikkeling kijkt de beoordelingscommissie naar de volgende aspecten:

• a.

  De mate waarin het project kan bijdragen aan het versterken van de brede welvaart in Fryslân;

• b.

  De mate waarin het netwerk aansluit op het beoogde Europese thema;

• c.

  Of de voorgenomen activiteiten redelijkerwijs kunnen leiden tot opbouw, ontwikkeling en behoud van het netwerk.

Bij de beoordeling van een project dat valt onder de activiteit Lidmaatschap bestaand Europees netwerk kijkt de beoordelingscommissie naar de volgende aspecten:

• a.

  De mate waarin het project kan bijdragen aan het versterken van de brede welvaart in Fryslân;

• b.

  De mate waarin het netwerk aansluit op het beoogde Europese thema en aansluit bij de activiteiten en toekomstvisie van de aanvrager.

Bij de beoordeling van een project dat valt onder de activiteit Boppeslach projecten kijkt de beoordelingscommissie naar de volgende aspecten:

• a.

  De mate waarin het project kan bijdragen aan het versterken van de brede welvaart in Fryslân;

• b.

  De mate waarin het project aansluit op het beoogde Europese thema;

• c.

  Of het project kansrijk is om voor een Europese subsidie in aanmerking te komen;

• d.

  Of (de inzet van de aanvrager t.b.v.) het project erop is gericht om ook na een eventuele Europese subsidie een blijvende positieve impact te genereren;

• e.

  De mate van aansluiting bij de speerpunten voor ontwikkeling of behoud van de internationale concurrentiepositie, zoals beschreven in de Regionale Innovatiestrategie voor slimme specialisatie (RIS3) Noord-Nederland 2021-2027;

• f.

  De mate waarin het project bijdraagt aan collectiviteit en cross-sectoraliteit, door (potentiële) betrokkenheid van meerdere partijen uit Fryslân en uit andere regio’s en andere sectoren;

• g.

  De mate van uitdaging van de beoogde call van het Europese programma en de mate van prestige verbonden aan succes van de beoogde Europese subsidieaanvraag.

Bij de beoordeling van een project dat valt onder de activiteit Werkbudget kijkt de beoordelingscommissie naar de volgende aspecten:

• a.

  Of de activiteiten aanvullend zijn op, en hangen samen met, de activiteiten voor een Boppeslach project;

• b.

  Of de activiteiten redelijkerwijs nodig zijn voor, en een redelijke bijdrage leveren aan, het Boppeslach project.

Bovengenoemde toetsing vindt plaats vanuit de deskundigheid en ervaring van de programmamanager c.q. de beoordelingscommissie. In het advies worden de motivering en uitkomst van de toetsing vastgelegd. De diepgang van de toetsing, en afwegingen die daarbij worden gemaakt, wordt afgestemd op de aard en omvang van de aangevraagde activiteit en het daarmee gemoeide gevraagde subsidiebedrag, in relatie tot de vereisten die vanuit Europa worden gesteld.

Naast een positief advies van de programmamanager of de beoordelingscommissie, moet de subsidieaanvraag ook voldoen aan de andere in dit artikel genoemde toetsingscriteria. Voor de activiteiten Projectontwikkeling, Projectaanvraag, Netwerkontwikkeling en Boppeslach projecten geldt dat de subsidie is bedoeld voor het inzetten van een deskundige. Een van de toetsingscriteria is daarom dat de ondersteuning geschied door een deskundige. Daaronder wordt op grond van artikel 1 van de regeling verstaan: “persoon die op grond van opleiding en ervaring gekwalificeerd moet worden geacht om een opdracht uit te voeren in het kader van een op grond van deze regeling gesubsidieerd project”. De aanvrager moet kunnen aantonen dat de deskundige relevante opleiding en ervaring heeft die van waarde kan zijn bij de uitvoering van de activiteit. Het is niet noodzakelijk een externe deskundige in te schakelen. Ook mogelijk is om de deskundigheid in te schakelen van iemand die tot de organisatie van de aanvrager behoort en in loondienst is, mits die persoon over de vereiste deskundigheid beschikt. Voor die gevallen geldt echter wel dat het subsidiabele uurtarief wordt berekend overeenkomstig artikel 2.5 van de UAsv en maximaal het in dat artikel genoemde bedrag bedraagt. De subsidieaanvrager moet (kunnen) aantonen wat de werkelijke loonkosten zijn en hoeveel uren de deskundige voor het project wordt ingezet.

De overige criteria spreken voor zich en behoeven geen nadere toelichting.

Artikel 10Subsidiabele kosten

In beginsel komen alle kosten die rechtstreeks aan de betreffende activiteit zijn toe te rekenen en redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering daarvan voor subsidie in aanmerking, mits die kosten ook voldoen aan de bepalingen in UAsv. Artikel 2.3 van de UAsv bepaalt voor welke kosten geen subsidie wordt verstrekt. Dat artikel geldt onverkort. Daarnaast bevatten de artikel 2.5 t/m 2.8 regels voor bepaalde wel subsidiabele kosten. Zo komen bijvoorbeeld loonkosten van personeel dat in dienst is bij de subsidieontvanger voor subsidie in aanmerking, mits wordt voldaan aan de in artikel 2.5 UAsv genoemde voorwaarden.

Artikel 2.7 UAsv bepaalt dat ook de kosten voor het inschakelen van een externe derde voor subsidie in aanmerking komen. Die subsidie wordt bepaald op basis van een uurtarief, dat aan een maximum is verbonden. Het maximum wordt bepaald op basis van de Wet normering topinkomsten en bedraagt op dit moment iets meer dan € 149. Hoewel dat in algemene zin een redelijk maximum is, is niettemin met toepassing van artikel 2.7, vierde lid, UAsv besloten in dit specifieke geval van dat maximum af te wijken. Er is namelijk veel concurrentie in Europa voor de EU-subsidies en dat maakt dat de kwaliteit van de subsidie aanvragen steeds belangrijker wordt. In dat kader is van belang dat bij de inschakeling van een externe adviseur gebruik gemaakt kan worden van een gerenommeerd adviesbureau, om tot een hoogkwalitatieve aanvraag te komen. Dergelijke gerenommeerde Nederlandse (en soms ook buitenlandse) adviesbureaus werken soms met uurtarieven die het in de UAsv gehanteerde maximumuurtarief overstijgen. Om te kunnen voldoen aan de doelstelling om meer en betere Friese EU-subsidieaanvragen tot stand te brengen, en te kunnen concurreren met andere aanvragers, is het van belang dat Friese organisaties gerenommeerde adviesbureaus kunnen inhuren. Daarom is ervoor gekozen het maximum te verhogen naar € 180,- exclusief btw per uur. Gebleken is dat een dergelijk tarief in de meeste gevallen toereikend is voor het beoogde doel.

Overigens is (in algemene zin) van belang dat het betreffende tarief van de deskundige alleen voor subsidie in aanmerking komt indien en voor zover dat het gebruikelijke tarief is van de deskundige voor dergelijke werkzaamheden. Het is niet de bedoeling dat deskundigen hun gebruikelijke tarief gaan verhogen, alleen omdat een hogere tarief ook voor subsidie in aanmerking zou komen.

Artikel 13Verantwoording van subsidies

Voor alle subsidies op grond van deze regeling geldt dat een verzoek tot vaststelling moet worden ingediend. Bij de aanvraag tot subsidievaststelling toont de aanvrager aan dat de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de verleningsbeschikking en de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De aanvraag moet voldoen aan de vereisten uit dit artikel. In veel gevallen is verplicht een activiteitenverslag te overleggen. Daaronder wordt volgens artikel 1, onderdeel a, van de regeling verstaan: “een beschrijving van de aard en omvang van activiteiten waarvoor subsidie werd verkregen en een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen”. Van belang is dus dat in het activiteitenverslag wordt aangegeven of (en in hoeverre) de activiteiten hebben plaatsgevonden en of (en in hoeverre) de werkelijke uitvoering anders is geweest dan waarvoor subsidie is aangevraagd en verstrekt.

De vaststellingsaanvraag moet worden ingediend binnen een bepaalde termijn na afronding van de activiteit. Ook als de activiteit niet (tijdig) is afgerond, moet een vaststellingsverzoek worden ingediend. Afhankelijk van de activiteit, bedraagt de termijn in dat geval één, twee, of drie jaar na de datum van de subsidieverstrekking. Als Gedeputeerde Staten echter op grond van artikel 12, tweede lid, hebben besloten de in dat artikel bedoelde termijn te verlengen, wordt de uiterlijke termijn voor het indienen van de vaststellingsaanvraag ook met eenzelfde termijn verlengd.

Artikel 14Staatssteun

Bij subsidieverstrekking kan sprake zijn van staatssteun. Dit is afhankelijk van een aantal criteria. De meeste van deze criteria worden door de provincie, deels voorzichtigheidshalve, in het kader van subsidies ten aanzien van Europese programma’s en projecten, als vervuld aangenomen. Per aanvraag moet met name nader worden bezien of de aanvrager economische activiteiten uitvoert. Het begrip ‘economische activiteiten’ is door de Europese Commissie breed gedefinieerd als: “het aanbieden van een product of dienst op een markt”.

Wanneer een aanvrager economische activiteiten uitvoert, en de subsidie aangemerkt kan worden als staatssteun, kan de subsidie niettemin worden verstrekt met toepassing van de-minimissteun. Hierbij geldt dat het subsidiebedrag, samen met eventuele andere de-minimissteun die de aanvrager heeft genoten, niet hoger mag zijn dan het voor betreffende sector geldende de-minimisplafond, over een periode van drie boekhoudjaren per zelfstandige onderneming. Om aan te tonen dat de aanvrager met de aanvraag van subsidie uit deze regeling dat plafond niet overschrijdt, moet een de-minimisverklaring worden ingevuld en ondertekend, die met de aanvraag wordt meegestuurd.