Besluit mandaat, volmacht en machtiging van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning van de provincie Noord-Holland van 18 maart 2025 (2376474-2379223) inzake de samenwerking bij de gezamenlijke Europese aanbesteding Provinciale Producten Catalogus (PPC)

Besluiten:

Eenieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft respectievelijk mandaat, machtiging en volmacht te verlenen aan de publiekrechtelijke rechtspersoon de vereniging het Interprovinciaal Overleg, onderdeel BIJ12, uitvoeringsorganisatie van de twaalf provincies en gevestigd te (3511 SB) Noord-Holland aan Leidseveer 2, ingeschreven in het handelsregister van de Kamers van Koophandel onder nr. 27261712, hierna te noemen “gevolmachtigde”, om namens de provincie Noord-Holland respectievelijk het bevoegde bestuursorgaan, hierna gezamenlijk te noemen “volmachtgever” in het kader van de SOK PPC als “aankoopcentrale” en als gedelegeerd opdrachtgever mede namens de provincie Noord-Holland de volgende (rechts)handelingen in het kader van genoemde aanbestedingsprocedure en het contract- en leveranciersmanagement te verrichten:

• •

  Besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en bijbehorende feitelijke handelingen;

• •

  Het publiceren van aanbestedingsdocumenten, na afstemming met daartoe aangewezen medewerkers van volmachtgever;

• •

  Het opstellen en publiceren van één of meerdere Nota’s van Inlichtingen, inclusief de definitieve inhoud van het conceptcontract;

• •

  Het in ontvangst nemen van aanbiedingen en deze openen en beoordelen, in samenspraak met daartoe aangewezen medewerkers van volmachtgever;

• •

  Het opstellen en publiceren van de gunningsbeslissing en gunning;

• •

  Het als verweerder optreden in (gerechtelijke) procedures zoals een kort geding, bodemprocedure, geschillencommissies, klachtenregeling;

• •

  Het contract met de uitvoerende partij mede namens de provincie Noord-Holland aan te gaan en te ondertekenen, voor zover dit past binnen de begroting zoals opgenomen in bijlage 1;

• •

  Het contract- en leveranciersmanagement van de in het kader van de aanbestedingsprocedure aangegane contracten, inclusief de verlengingen en aanpassingen daarvan;

• •

  Het verrichten van alle voor vorenstaande punten benodigde handelingen.

Bepalingen en voorwaarden:

• •

  Gevolmachtigde zal in het kader van het verleende mandaat, volmacht en machtiging gebruik maken van de eigen mandaatregeling en de binnen hun organisatie geldende inkoopprocedures omtrent inhuur van medewerkers en verstrekking van opdrachten.

• •

  De gevolmachtigde neemt bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden algemene instructies en instructies per geval van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning in acht, bedoeld in artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

• •

  Deze volmacht wordt verleend onder de voorwaarde van een voldoende actuele en relevante informatievoorziening. Dit houdt in ieder geval in dat de gevolmachtigde de aanbestedingsdocumenten, de (voorlopige) gunningsbeslissing, en eventuele dagvaarding(en) tijdig aan de betrokken ambtenaar/medewerker van de volmachtgever of diens vervanger overlegt. Dit overleggen mag per e-mail. Volmachtgever in de persoon van de betrokken ambtenaar/medewerker dient minimaal vijf (5) en maximaal tien (10) werkdagen te krijgen om op de stukken/informatie te reageren. Indien binnen de genoemde termijn niet gereageerd is door de volmachtgever kan de penvoerder ervan uitgaan dat de stukken zijn goedgekeurd en/of de volmachtgever niet op de informatie wenst te handelen of de penvoerder op dit punt wenst te instrueren.

• •

  De gevolmachtigde stelt de contactpersoon van volmachtgever tijdig in kennis van krachtens mandaat te nemen of reeds genomen besluiten waarvan hij redelijkerwijs moet aannemen dat kennisneming door Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning gewenst is. Kennisgeving als hier bedoeld vindt in ieder geval plaats indien:

  • o

    de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven;

  • o

    het besluit ertoe kan leiden dat de provincie aansprakelijk wordt gesteld.

• •

  Gedeputeerde Staten kunnen, respectievelijk de commissaris van de Koning kan, op grond van de kennisgeving, als hierboven bedoeld, ten aanzien van een voorgenomen besluit bepalen dat van het bij of krachtens dit besluit verleende mandaat of de machtiging geen gebruik mag worden gemaakt.

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt onmiddellijk in werking na bekendmaking, conform de tussen de Deelnemers vastgestelde planning van de aanbesteding.