Reglement van orde van de rekenkamer Dantumadiel 2024

Artikel 1 De vergaderingen, beslotenheid en geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de rekenkamer worden in beslotenheid gehouden tenzij de rekenkamer anders besluit. De vergaderstukken van de rekenkamer zijn niet openbaar.

• 2.

  De rapporten die de rekenkamer uitbrengt, alsmede het onderzoeksplan en jaarverslag zijn openbaar.

• 3.

  De leden van de rekenkamer houden de informatie over de lopende onderzoeken en zaken die in de vergaderingen zijn besproken geheim. Deze geheimhouding geldt tevens voor de secretaris en anderen die de vergaderingen bijwonen. Communicatie over onderzoeken loopt, tenzij anders afgesproken, via de voorzitter.

• 4.

  1. De rekenkamer vergadert in de regel een keer per maand, met uitzondering van de   vakantieperiode in de zomer. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven kan de   voorzitter extra vergaderingen uitschrijven.

  • 2.

    De rekenkamer vergadert eens per jaar om te reflecteren hoe de rekenkamer functioneert, of iedereen nog tevreden is en over (mogelijke onderwerpen voor) de onderzoeksagenda.

• 5.

  De voorzitter stelt de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de rekenkamer vast.

• 6.

  De leden ontvangen de agenda en de bijbehorende stukken zoveel mogelijk uiterlijk een week voor de vergadering.

• 7.

  Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te zenden.

• 8.

  Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de secretaris of voorzitter weten.

• 9.

  Bij verhindering van meer dan de helft van de leden, wordt de vergadering geannuleerd of verplaatst.

• 10.

  Een lid dat later bij de vergadering aansluit of vóór de sluiting de vergadering verlaat, laat dit vooraf aan de secretaris weten. Hiervan maakt de secretaris melding in het verslag.

Artikel 2 Voorzitterschap

De rekenkamer werkt met roulerend voorzitterschap, per kalenderjaar wordt een voorzitter gekozen uit de zittende leden. Het voorzitterschap wordt steeds voor het eind van het kalenderjaar doorgegeven aan het presidium. De rekenkamer benoemt ook jaarlijks een vicevoorzitter uit de gelederen.

Artikel 3 Overige deelnemers

De rekenkamer vergadert in beslotenheid, behalve wanneer anders wordt besloten. De voorzitter kan, na overleg met de leden van de rekenkamer, een of meer derden uitnodigen om (een deel van de) vergadering bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 4 Samenwerking met de klankbordgroep

• 1.

  Op basis van de verordening op de rekenkamer wordt door de gemeenteraad een klankbordgroep ingesteld.

• 2.

  De klankbordgroep bestaat uit het voltallige presidium.

• 3.

  De klankbordgroep heeft de volgende taken:

  • a.

    Het onderhouden van contacten met de rekenkamer.

  • b.

    Klankborden met de rekenkamer over thema`s die leven in de raad als mogelijk onderzoeksonderwerp en over lopende onderwerpen.

  • c.

    In gezamenlijkheid met de rekenkamer vormgeven en begeleiden van de wervingsprocedure voor leden en voorzitter van de rekenkamer, waarbij

    • 1.

      de rekenkamer ten minste wordt betrokken bij het opstellen van een profielschets voor het nieuwe lid;

    • 2.

      minimaal een van de zittende leden van de rekenkamer deelneemt in de selectiecommissie;

    • 3.

      de werving en selectie ook op initiatief van de rekenkamer met een of meer betrokken raadsleden kan plaatsvinden;

  • d.

    Het aanbevelen van de kandidaten voor de benoeming en herbenoeming als lid van de rekenkamer aan de raad zoals beschreven in artikel 4 van de verordening. Voorafgaand hieraan vindt overleg met de rekenkamer plaats.

  • e.

    De gemeenteraad berichten en adviseren over het ontslaan of op non-actief stellen van leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81c, zesde of zevende lid, of van artikel 81d, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet.

• 4.

  De klankbordgroep wordt niet betrokken bij de besluitvorming van de rekenkamer om over te gaan tot een onderzoek in een specifieke kwestie en ook niet bij de uitvoering van onderzoeken en de vaststelling van de rapporten, aanbevelingen en conclusies. Ook hebben de leden van de klankbordgroep geen inzage in de documenten en inlichtingen die de rekenkamer in het kader van een specifiek onderzoek heeft vergaard.

• 5.

  De klankbordgroep en de rekenkamer vergaderen in ieder geval 1 keer per jaar onder voorzitterschap van de voorzitter van het presidium. Onderwerpen die tijdens deze overleggen in ieder geval besproken zullen worden, zijn: het jaarverslag, een long list van mogelijke onderzoeken met scenario’s en middelen die de rekenkamer nodig heeft voor een goede uitoefening van haar taken.

Artikel 5 Besluiten

• 1.

  Alle besluiten van de rekenkamer worden genomen bij meerderheid van stemmen, waarbij unanimiteit wordt nagestreefd. Bij stakende stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

• 2.

  De taken van de voorzitter worden bij diens afwezigheid, dan wel wanneer de voorzitter terugtreedt ter vermijding van (de schijn van) belangenverstrengeling, uitgevoerd door de plaatsvervangend voorzitter.

• 3.

  De rekenkamer kan, indien geen inhoudelijke behandeling noodzakelijk is, buiten de vergadering besluiten nemen, met dien verstande dat het besluit unaniem dient te zijn.

Artikel 6 Verslaglegging

• 1.

  In de actiepuntenlijst van de vergadering wordt de aanwezigheid van de leden vermeld, de namen van de afwezige leden, een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest en de zakelijke conclusie van het besprokene.

• 2.

  De secretaris zorgt zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering voor een concept-lijst ervan en stuurt deze rond voor commentaar. De leden reageren zo spoedig mogelijk op de concept-actiepuntenlijst. De concept-lijst wordt met eventuele wijzigingen de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 3.

  Bij verhindering van de secretaris zorgt de voorzitter voor zijn vervanging.

Artikel 7 Gedragscode

• 1.

  In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling kan optreden, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden.

• 2.

  Een rekenkamerlid, secretaris of extern ingehuurde onderzoeker vermijdt politiek of persoonlijk gedrag, dat aan het gezag van de rekenkamer schade kan toebrengen.

Artikel 8 Opdrachtgeverschap

• 1.

  Onderzoekers die door de rekenkamer worden ingehuurd, tekenen waar nodig een geheimhoudingsverklaring of verwerkingsovereenkomst.

Artikel 9 Onderzoeksprotocol

De rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de rekenkamer bij de uitvoering van onderzoeken.

Artikel 10 Budget

De griffier treedt op als budgethouder van het budget voor de rekenkamer.

Artikel 11 Slotbepalingen

1. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de rekenkamer.

2. Het Reglement van Orde wordt gepubliceerd op de website van de gemeente Dantumadiel en ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad.

Aldus vastgesteld door de rekenkamer van de gemeente Dantumadiel op 11 juni 2024,