Gedragscode voor burgemeester en wethouders van de gemeente Teylingen

Het gemeentebestuur van Teylingen dient het belang van zijn inwoners en doet graag het beste voor de inwoners van Teylingen. Samen maken we Teylingen! Goed functionerende en integer handelende bestuurders in een gemeente leveren een belangrijke bijdrage aan het vertrouwen van inwoners in de politiek. Het handelen van het gemeentebestuur krijgt daarmee legitimiteit. Kortom: goed bestuur is integer bestuur.

Integriteit hangt samen met ons persoonlijk handelen: we stellen eerlijkheid, betrouwbaarheid en (wederzijds) vertrouwen voorop. Ook wanneer niemand meekijkt. Hierin doet niet alleen ons eigen oordeel ertoe, maar ook hoe anderen ons handelen ervaren. Daarop zijn wij aanspreekbaar. Bovendien zijn we ons ervan bewust dat we een ambt en de gemeente vertegenwoordigen. Ons persoonlijk handelen mag het aanzien daarvan niet schaden. Anders gezegd: we zijn dienstbaar aan de gemeente Teylingen en we beseffen dat we door ons handelen kunnen bijdragen aan het vertrouwen in de gemeente. Binnen het college creëren we de sfeer en openheid om met elkaar te spreken over integriteitsthema’s.

Hoe we in de praktijk invulling geven aan integer handelen beschrijven we in deze gedragscode integriteit bestemd voor burgemeester en wethouders (hierna: collegeleden). De gedragscode helpt ons in welke keuzes we maken, maar het is geen uitputtende regeling die de gewenste route in alle voorkomende gevallen beschrijft. Niettemin vormt de gedragscode het vertrekpunt voor hoe we met elkaar om willen gaan en hoe we de integriteit van het college als geheel en ons handelen als individueel collegelid kunnen waarborgen en versterken. Het laat zien aan welke uitgangspunten wij ons committeren en het biedt ons handvatten om te handelen. Daarmee beoogt de code collegeleden te beschermen tegen onnodige misstappen of de schijn daarvan.

We zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor de integriteit van ons handelen, maar er is ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid om integriteit te agenderen, bewaken en borgen. Bij de start van elke collegeperiode brengen we via een risicoanalyse integriteit de risico’s en kwetsbaarheden van wethouders in kaart, zodat we waar nodig beheersmaatregelen kunnen treffen en aandachtspunten kunnen bespreken.

We hebben niet altijd in de hand hoe anderen te werk gaan. Wat we wel in de hand hebben is het elkaar aanspreken als het (voorgenomen) handelen van een ander vragen oproept. Door steeds met elkaar te spreken over integriteit en de dilemma’s uit de dagelijkse praktijk, wordt het (zelf)bewustzijn aangescherpt en versterken we de integriteit van ons handelen. Als een voorgenomen handeling van een collegelid volgens de andere leden van het college een integriteitsrisico met zich brengt – bijvoorbeeld door mee te doen aan beraadslaging en stemming of door in te gaan op een uitnodiging – dan hanteren we het uitgangspunt van collegiaal bestuur en schikt dit collegelid zich naar het standpunt van de meerderheid in het college.

De burgemeester heeft wettelijk een taak om de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen (art. 170 Gemeentewet). Wanneer we twijfelen over integriteitsvraagstukken, kunnen we te allen tijde raad vragen of advies inwinnen bij de burgemeester aangaande integriteitsvraagstukken. Daarnaast is het mogelijk de situatie te bespreken met de gemeentesecretaris. De burgemeester en de gemeentesecretaris kunnen dienen als klankbord en sparringpartner. Met wie we het verder bespreken verschilt van geval tot geval. De burgemeester en/of de gemeentesecretaris denken mee over de meest geschikte manier van bespreken. Twijfelen we over het gedrag van een ambtenaar? Dan bespreken we dit met de gemeentesecretaris.Bij (een vermoeden van) het overtreden van deze gedragscode, melden wij dit bij de burgemeester. Als de melding over de burgemeester gaat, melden we het bij de eerste locoburgemeester. In het ‘Protocol vermoeden integriteitsschending politieke ambtsdragers gemeente Teylingen’ 1 beschrijven we de werkwijze voor hoe we omgaan met dergelijke meldingen.   

Bij belangenverstrengeling gaat het om een vermenging van het algemeen belang met het persoonlijk belang. Het persoonlijk belang kan bijvoorbeeld ontstaan door een (neven)functie die een collegelid heeft of door financiële belangen. Ook een belang van bijvoorbeeld vrienden, familie, bedrijven of organisaties waar collegeleden als privépersoon banden mee hebben, kan van invloed zijn op hun bestuurlijk handelen. Een zuiver en objectief besluit of handeling komt dan in gevaar.

Als collegeleden zetten we ons in voor het algemeen belang en voor de inwoners van gemeente Teylingen. We gebruiken onze invloed en stem niet om een persoonlijk belang veilig te stellen, noch het belang van relaties of van organisaties bij wie wij een persoonlijke betrokkenheid hebben. Dit betekent dat we als collegeleden afstand bewaren tot zaken die ons persoonlijk aangaan. Dat vraagt meer van ons dan het wettelijke niet deelnemen aan de beraadslaging en stemming over een onderwerp (art. 58 Gemeentewet). Het betekent ook dat we niet aan een andersoortig overleg over het dossier meedoen. Indien de belangenverstrengeling de eigen (beoogde) portefeuille raakt, kunnen we nadere afspraken maken over eventuele overdracht van het dossier of een onderwerp überhaupt niet in portefeuille nemen.

Daarnaast gaan we als college actief en uit onszelf (de schijn van) belangenverstrengeling tegen, door ons bewust te zijn van de gevolgen van ons handelen in de ogen van anderen en door transparant te zijn over wat we doen. Dat begint al bij dat we bekend maken bij onze collega-collegeleden als we belangen hebben bij een dossier. In de collegenotulen wordt expliciet genoteerd als we ons onthouden van beraadslaging en stemming.

Het komt voor dat op voorhand niet direct duidelijk is of er sprake is van (de schijn van) belangenverstrengeling. Dan bespreken we dat in het college. Het kan hierbij zowel gaan over twijfels over ons eigen (voorgenomen) handelen als over vragen over het (voorgenomen) handelen van anderen. We zijn nieuwsgierig naar elkaars intenties en overwegingen en stellen ons oordeel uit tot we met elkaar het gesprek hebben gevoerd.

Collegeleden staan midden in de samenleving en vervullen naast hun ambt soms nevenfuncties als privépersoon, buiten de ambtshalve nevenfuncties om. Tegelijkertijd beseffen we ons als college van Teylingen dat we als uitvoerend bestuursorgaan dicht bij organisaties kunnen opereren en we besluiten nemen die grote impact op hen kunnen hebben. Sommige nevenfuncties passen dan ook beter dan andere.

De Gemeentewet bepaalt dat wethouders geen nevenfuncties uitoefenen waarbij de uitoefening ongewenst is met oog op een goede vervulling van het wethouderschap (art. 41b, lid 1). Voor de burgemeester geldt eenzelfde soort bepaling (art. 67, lid 1) Bovendien verplicht de Gemeentewet collegeleden om wanneer zij een nevenfunctie willen accepteren, zij dit melden aan de raad (art. 41b/art. 67, lid 2). Daarnaast schrijft de wet voor welke functies onverenigbaar zijn met het wethouderschap of burgemeesterschap en somt tevens op welke overeenkomsten en handelingen collegeleden niet aan mogen gaan (art. 36b/68 & art. 15/41c/69 Gemeentewet). Er zijn echter meer functies denkbaar dan die in de wet zijn opgesomd, die het belang van de gemeente of het aanzien van het openbaar bestuur kunnen schaden of daarmee in strijd zijn.

De afweging of en in hoeverre daar sprake van is, is niet altijd eenvoudig te maken. We vinden het daarom van belang dat we zorgdragen voor elkaar en open met elkaar het gesprek voeren over het aangaan van nevenfuncties. Om daar beter zicht op te krijgen, vinden we het als college in ieder geval belangrijk dat…

• … de belangen van de nevenorganisatie en – functie niet dusdanig raken aan die van de gemeente en het ambt dat we vervullen, dat het wethouderschap of burgemeesterschap praktisch onuitvoerbaar wordt. Dat zou bijvoorbeeld het geval zijn als we ons zeer vaak dienen te onthouden van beraadslaging en stemming. Hoe groter de raakvlakken zijn tussen de gemeente en de nevenorganisatie en hoe meer we een beleidsbepalende functie vervullen bij de nevenorganisatie, hoe groter de conflicterende belangen kunnen zijn of hoe vaker dat kan voorkomen.

• … de nevenfunctie niet op gespannen voet staat met de voorbeeldfunctie die collegeleden – als vertegenwoordiger van de gemeente – hebben.

• … de nevenfunctie niet te veel tijd vraagt. We willen voorkomen dat dat we als collegelid dusdanig veel tijd aan de nevenfunctie(s) kwijt zijn, dat er onvoldoende tijd overblijft om het wethoudersambt of burgemeestersambt goed te kunnen vervullen (rekening houdende met de omvang van onze aanstelling);

• … de nevenfunctie niet een te hoge mate van zichtbaarheid en activiteit vraagt van het collegelid binnen de gemeente, waardoor we meer een boegbeeld zijn van de nevenorganisatie, dan van de gemeente.

Collegeleden maken altijd openbaar welke functies zij naast het ambt vervullen (art. 41b, lid 3Gemeentewet) en of deze bezoldigd zijn. Deze worden bekendgemaakt via de gemeentelijke website. We melden (voorgenomen) nevenfuncties in het college, waarna deze schriftelijk worden medegedeeld aan de gemeenteraad en het register op de gemeentelijke website kan worden aangepast. Door openbaarmaking van onze nevenfuncties kan er geen misverstand bestaan over onze betrokkenheid bij organisaties. Openbaarmaking van onze nevenfuncties draagt daarnaast bij aan de transparantie en navolgbaarheid van het openbaar bestuur.

Daarnaast spreken we ook met elkaar af dat we als collegeleden onze substantiële financiële belangen – bijvoorbeeld in de vorm van aandelen, opties en derivaten – in ondernemingen opgeven waarmee de gemeente zakendoet of waarin de gemeente een belang heeft. Deze financiële belangen zijn openbaar en worden bekend gemaakt via de website. De gemeentesecretaris draagt aan het begin van de bestuurstermijn zorg voor een actuele openbare lijst met gemelde financiële belangen van collegeleden en verwerkt tussentijdse wijzigingen.

Collegeleden krijgen voor hun werk de beschikking over een aantal voorzieningen en faciliteiten van de gemeente. Denk aan een werkkamer, laptop, tablet en telefoon. Als uitgangspunt hanteren we dat de faciliteiten te allen tijde beschikbaar blijven voor het doel waarvoor ze ter beschikking zijn gesteld. Gebruiken we een telefoon of tablet privé, dan zorgen wij ervoor dat we het zakelijk gebruik altijd mogelijk blijft. We gebruiken onze privé apparatuur niet voor zakelijke doeleinden. Het is logisch dat we voorzichtig en netjes met deze voorzieningen en faciliteiten omgaan. Wij hebben hierin in de eerste plaats een eigen taak. Hierop zijn we ook aanspreekbaar voor anderen.

Er zijn rechtspositionele regelingen voor collegeleden die het mogelijk maken dat wij soms gemaakte kosten terug kunnen vragen. Vanzelfsprekend houden we ons hierbij aan de regels. De kosten die we terugvragen worden gecontroleerd en krijgen we volgens de regels terugbetaald. Altijd geldt dat een collegelid zich houdt aan de interne afspraken die gelden voor het gebruik van gemeentelijke faciliteiten, interne voorzieningen van algemene aard (werkkamers, computerapparatuur en dergelijke), onkostenvergoedingen en declaraties.

Als college zijn we ons bewust van onze positie in de gemeenschap en onze rol als vertegenwoordigers van de gemeente. Dat betekent ook iets voor hoe we omgaan met het aannemen van geschenken en uitnodigingen. Het aannemen van geschenken, giften of uitnodigingen hoort soms bij het normale omgangsverkeer. Het aannemen van een bos bloemen kan bijvoorbeeld gezien worden als een geschenk dat uit hartelijkheid wordt gegeven en waarvan het niet accepteren de gever in verlegenheid zou brengen. Daarnaast kan het op uitnodiging aanwezig zijn bij evenementen en activiteiten binnen en buiten de gemeente een functie hebben, bijvoorbeeld om de gemeente te vertegenwoordigen of om ons te laten informeren.

Tegelijkertijd geldt dat de invloed en stem van een collegelid, niet mag worden gekocht of oneigenlijk beïnvloed. Het aannemen van geld, goederen of diensten of het in het vooruitzicht stellen daarvan (art. 41a Gemeentewet), kan worden gebruikt om besluitvorming te beïnvloeden, om een afhankelijkheid of dankbaarheid te creëren of de indruk daarvan wekken. Als collegeleden maken we daarom keer op keer een afweging of een uitnodiging of het geschenk aanvaard kan worden. Zorgvuldigheid staat daarbij voorop. Ingeval deze afweging twijfels oproept, bespreken we dit in het college. In onze afwegingen nemen we mee dat:

• •

  Uitnodigingen nemen we alleen aan als er een bepaald nut is voor de gemeente en ons werk als college. Dat kan bijvoorbeeld zijn het vertegenwoordigen van de gemeente of het ons laten informeren, zoals eerder benoemd. Verder kan het onderhouden van het netwerk functioneel zijn. Ook waken we ervoor dat het te vaak ingaan op een uitnodiging van (enkel) dezelfde organisatie onze onafhankelijkheid in het geding kan brengen.

• •

  Voor het aannemen van giften en geschenken is het relevant of de waarde ervan in verhouding staat tot de reden van het aanbieden. In de regel zijn geschenken of giften die een waarde vertegenwoordigen van €50,- of meer niet proportioneel. Dit betekent dat kleine attenties, zoals een bos bloemen of een boek, acceptabel kunnen zijn. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de registratie van giften en hun gemeentelijke bestemming.

• •

  We melden in ieder geval uitnodigingen, geschenken en giften die wij niet proportioneel vinden in het college. Wanneer een gift of geschenk niet proportioneel is, dan nemen we het geschenk niet aan, geven we het terug of wordt het eigendom van de gemeente. In het laatste geval zoeken wij een passende bestemming voor het geschenk. Geschenken of uitnodigingen die we op ons thuisadres ontvangen, accepteren we nooit. We melden bij de gever dat we het ontvangen van giften op het thuisadres niet op prijs stellen.

• •

  Verder geldt zowel voor uitnodigingen als geschenken dat de bedoeling van de gever en de timing meewegen in het al dan niet accepteren ervan. Collegeleden gaan daarom na wat het voordeel van de andere partij kan zijn, nu en in de toekomst. Een uitnodiging, gift of geschenk kan nooit een tegenprestatie zijn voor een positieve beslissing voor de gever. Ook als het deze indruk kan wekken, weigeren we de uitnodiging of het geschenk.

Openbaarheid en transparantie zijn kernwaarden in het openbaar bestuur en belangrijk voor het goed werken van onze democratie. Daaruit volgt dat inwoners er recht op hebben om over het overheidshandelen goed geïnformeerd te worden. Inwoners hebben er ook recht op de onderliggende redeneringen en afwegingen te kennen. Als college vinden we het belangrijk om transparant te zijn richting elkaar, richting de gemeenteraad en richting de inwoners van Teylingen.

Volgens artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo) is het uitgangspunt dat alle overheidsinformatie openbaar is, tenzij er zwaarwegende belangen zijn om informatie geheim te houden. Dit alles bij elkaar opgeteld schept een verplichting voor de ambtelijke organisatie, het college en de raad om de inwoner nauwkeurig en op tijd op de hoogte te brengen van wat er wordt besproken, besloten en uitgevoerd. Binnen de kaders van de Gemeentewet en de Woo betrachten we als collegeleden maximale openheid ten aanzien van onze eigen beslissingen en beweegredenen daarvoor.

Wij moeten met grote zorgvuldigheid omgaan met de informatie die wij hebben. Informatie waarover wij vanuit ons ambt beschikken, gebruiken we niet in ons eigen voordeel of in het voordeel van personen of organisaties met wie wij verbonden zijn. In alle gevallen geldt dat we prudent omgaan met mondelinge en schriftelijke informatie die we ontvangen. Dat betekent dat we informatie niet openbaar maken of doorgeven aan anderen zonder instemming van de afzender. Bij twijfel over de bedoeling van de afzender informeren we hier eerst naar.

Dit neemt niet weg dat het ook voorkomt dat informatie rond overheidshandelen niet bekend en verspreid mag worden. Het gaat dan altijd om gevallen waarin het openbaar maken zou leiden tot het schenden van rechten van inwoners, tot het onterecht toebrengen van schade aan inwoners en/of schaden van het algemeen belang van de gemeente. Soms is het daarom nodig om stukken of wat we in een vergadering hebben besproken geheim te houden. In onze notitie geheimhouding staat hoe en waarom we geheimhouding opleggen. Als we hebben besloten om geheimhouding op te leggen op stukken of wat we in een vergadering hebben besproken, dan houden we ons daaraan; ook als we zelf eigenlijk voorstander waren van openbaarmaking. In geen geval kiezen we ervoor geheime informatie eigenstandig openbaar te maken of stukken te lekken.

Een respectvolle omgang met inwoners, organisaties en tussen college- en raadsleden en met ambtenaren in woord en geschrift is erg belangrijk. Omdat we daardoor beter met elkaar tot werkelijke beraadslaging komen en zorgvuldige besluitvorming. Daarnaast is de manier waarop het college en de raad met elkaar omgaan van invloed op de geloofwaardigheid van de politiek, het vertrouwen in het gemeentebestuur en de goede naam van de gemeente Teylingen.

Een respectvolle omgang betekent onder meer dat we de discussie in het college en het debat met de gemeenteraad voeren op de inhoud, niet door op de persoon te spelen. We zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het hoog houden van onze omgangsvormen en spreken elkaar dan ook aan als we van mening zijn dat een ander dat niet waarmaakt.

Sociale media

Correcte bejegening en respectvolle omgang geldt ook voor hoe we met elkaar omgaan op sociale media. Uitgangspunt is daarbij dat we goed nadenken voordat we iets online plaatsen en bewust zijn van onze voorbeeldfunctie als collegelid. Een afweging daarbij is altijd in welke mate berichten op sociale media negatief kunnen afstralen op de gemeente. Beledigingen, verdachtmakingen of bedreigingen passen hier niet bij.

Verder waken we ervoor dat we een discussie over een bepaald onderwerp voeren op de plek waar het thuishoort. Dat betekent bijvoorbeeld dat we tijdens een raadsvergadering geen schaduwdebat op sociale media voeren over hetgeen wat op dat moment in de vergadering aan de orde is.

Minimaal één keer per jaar besteden we als college gezamenlijk aandacht aan integriteit om het thema levend te houden. Daarnaast houdt het college op initiatief van de burgemeester minstens één keer per bestuursperiode deze gedragscode tegen het licht: voldoen de geformuleerde uitgangspunten en afspraken over gewenst handelen nog? Over welke onderwerpen worden de meeste vragen gesteld en vragen die een aanvulling in de gedragscode? Is er behoefte aan een themabijeenkomst of andere vormen van gesprek? Op deze manier blijft de gedragscode een levend document. Over de herijking koppelt de burgemeester terug aan de gemeenteraad.

De waarde van de gedragscode ligt in het naleven en het gebruik ervan door collegeleden. Is het in een situatie onduidelijk hoe wij volgens deze gedragscode te werk willen gaan? Dan spreken we hierover met elkaar en bepalen wij samen hoe wij hier mee omgaan.