Beleidskader Participatie 2023-2026

Weert wil een stad zijn die goed samenwerkt met haar inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven. Als gemeente willen we enerzijds de initiatieven uit de samenleving faciliteren en anderzijds willen we de kennis en ervaringen uit de samenleving betrekken bij gemeentelijk beleid en uitvoering. Inwoner- en overheidsparticipatie heeft daarmee een belangrijke plek binnen onze gemeente.

In dit beleidskader beschrijven we de participatievisie van de gemeente Weert. We schetsen wat voor ons participatie is. We lichten toe aan welke doelen we met participatie willen bijdragen, hoe wij de rol van de gemeente zien en we geven aan hoe we participatietrajecten inrichten. Om stappen richting onze ambitie te zetten, zijn concrete resultaten geformuleerd die we de komende jaren (tot en met 2026) willen behalen.

Het beleidskader geeft richting aan het handelen van de raad, het college van burgemeester en wethouders en de gemeentelijke organisatie1. Het schept duidelijkheid waar wij voor staan en wat onze inzet is voor de aankomende jaren. Het beleidskader gebruiken we als een paraplu: alle activiteiten die we op het gebied van participatie uitvoeren, moeten in lijn zijn met de uitgestippelde koers.

De kern

In Weert doen we het graag samen. We zetten participatie in om betrokkenheid en ideeën uit de samenleving verder te brengen, de kwaliteit en draagvlak van beleid en uitvoering te vergroten en om een meer toegankelijke en beter samenwerkende gemeente te zijn. We peilen graag de behoeften bij onze inwoners, roepen op om met goede ideeën te komen, laten ons graag adviseren en gaan samen om de tafel om na te denken over een plan. Op kleinschalig niveau zijn we bereid om bewoners zeggenschap te geven, maar als hoeder van het algemeen belang is het gemeentelijk bestuur voornamelijk aan zet om beslissingen te nemen. Altijd bepalen we aan de voorkant de participatieve ruimte en communiceren eerlijk en helder over de verwachtingen en kaders. De participatietrajecten die we opzetten, horen van A tot Z goed te zijn. We kiezen voor een uniforme aanpak in hoe we een participatietraject aanpakken, met ruimte voor maatwerk. In de komende jaren brengen we de basis op orde en investeren we in opleiding en kennisdeling voor medewerkers. We experimenteren welke vormen en instrumenten het beste passen bij onze participatiedoelstellingen. Participatietrajecten maken we inclusiever. Als gemeente willen we aansluiting zoeken bij initiatieven die leven in de gemeenschap en we willen ons daarom ook bewuster zijn van onze houding en communicatie. We evalueren participatietrajecten en zetten in op monitoring, om te zien of onze papieren ambitie ook in de samenleving landt. Zo groeit ons beleid rondom participatie, maar ook ons optreden hierin en krijgt participatie een logische en solide plek in ons dagelijks werk voor en met de gemeenschap.

Het woord ‘participatie’ wordt in het gemeentelijk jargon vaak gebruikt. Maar wat participatie is, wordt meestal op verschillende manieren uitgelegd. Als we weten wat we precies bedoelen, kunnen we vervolgens een beter gesprek met elkaar voeren. Daarom vinden we het belangrijk om uit te leggen wat in dit document participatie voor ons is, en wat ook niet.

Met participatie bedoelen wij enerzijds de betrokkenheid van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties2 bij de gemeente, in de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van beleid en projecten (inwonersparticipatie). Anderzijds bedoelen wij de betrokkenheid van de gemeente bij initiatieven van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties (overheidsparticipatie).

De betrokkenheid van inwoners bij de gemeente en van de gemeente bij initiatieven van inwoners, kan plaatsvinden op verschillende niveaus. Deze zijn gepositioneerd in onderstaande figuur. Hoe meer stroomopwaarts, hoe actiever partijen samen optrekken en hoe meer invloed er naar elkaar is. Aan de linkerkant is de rol van de omgeving weergegeven en aan de rechterkant de bestuursstijl van de gemeente die hierop aansluit. De stenen in het midden laten de relatie zien tussen de gemeente en de omgeving.

Uitleg van de verschillende niveaus:

• •

  Met informeren bedoelen we dat de gemeente informatie geeft over plannen of beleid. Dit vraagt een luisterende rol van inwoners.

• •

  Raadplegen betekent dat deelnemers hun mening of kennis kunnen delen rondom een bepaald onderwerp. De gemeente houdt hiermee rekening.

• •

  Als het over advies vragen gaat, dragen deelnemers ideeën of oplossingen aan, ze denken mee over een vraagstuk. De gemeente neemt deze ideeën mee.

• •

  Met co-creëren bedoelen we dat deelnemers intensief met de gemeenten samenwerken aan plannen of beleid; ze werken mee. Het resultaat van de participatie weegt zwaar in de besluitvorming.

• •

  Bij (mee)beslissen ligt de besluitvorming over beleid en uitvoering (mede) in handen van inwoners. De gemeente hanteert de stijl van kaderstellen, faciliteren en samenwerken.

In Weert DOEN we het graag SAMEN. Niet iets bedenken vanuit het gemeentehuis, maar in samenspraak met onze omgeving. Aansluiten op de energie en betrokkenheid in de samenleving, dit ondersteunen en aanjagen. Dat doen we omdat we erin geloven dat samenwerking de sleutel is in ons handelen. In deze houding geloven we intrinsiek, al beseffen we ons ook dat dat in deze tijd van ons wordt verwacht. Het handelen van de overheid wordt steeds vaker ter discussie gesteld en de wens om zelf mee te denken, mee te doen en mee te beslissen groeit. Als overheid doen we steeds meer een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van inwoners. Daarbij zijn we ook zoekende naar onze eigen rol. Het versterken van en helder zijn over de ruimte van participatie helpt zowel de gemeente als haar inwoners daarbij.

Doelen

In Weert zien we participatie als een instrument om een viertal doelen te bereiken. We zetten participatie in om:

• 1.

  Het initiatief en de energie uit de Weerter samenleving te versterken

• 2.

  De kwaliteit van het beleid en uitvoering te verbeteren

• 3.

  Het draagvlak voor het beleid en uitvoering te vergroten

• 4.

  Een meer toegankelijke en beter samenwerkende gemeente te worden

Uitgangspunten

De doelen die we als gemeente nastreven, zijn bepalend voor de rol van de gemeente in de samenleving en de manier waarop wij handelen in participatietrajecten. We richten participatie in volgens een aantal uitgangspunten:

1. We bepalen altijd de participatieve ruimte aan de voorkant en communiceren het niveau

Samen Doen is niet ‘Altijd Samen Doen’. Beleidsvoorbereiding, uitvoering en evaluatie moeten niet altijd per se participatief worden ingestoken. Soms is er simpelweg geen ruimte voor participatie, omdat we als gemeente een bepaald belang zwaarder vinden wegen dan andere belangen, omdat er aan een landelijke verplichting moet worden voldaan, of omdat het simpelweg gaat om een dienstverlening die is wat het is. Daarom is het belangrijk om aan de voorkant stil te staan en te bepalen of er participatieruimte is. Voor elk op te stellen beleidsstuk en uit te voeren project stellen we onszelf deze vraag. Als deze ruimte er niet is, motiveren wij deze keuze en communiceren we hierover transparant. Als er wel participatieruimte is, bepalen we vervolgens wat die ruimte is en communiceren hierover naar alle betrokkenen. We hanteren hiervoor een vast stramien van participatieniveaus en zijn binnen elk traject duidelijk over wat dit betekent (“bij dit traject hanteren we niveau X. Dit betekent dat de inbreng Y is en dat het op manier Z wordt meegenomen”). We leggen dus niet vast dat we altijd voor een bepaald niveau van participatie gaan in participatietrajecten, maar kiezen voor maatwerk per traject. Dit hangt onder andere af van het initiatief en de doelstelling die we nastreven. De vormen van informeren, raadplegen, adviseren en coproduceren passen daarbij goed in onze ambitie. We peilen graag de behoeften bij onze inwoners, roepen op om met goede ideeën te komen, laten ons graag adviseren en gaan samen om de tafel om na te denken over een plan. Voor de vorm van meebeslissen is beperkt ruimte, omdat we vinden dat beslissingen uiteindelijk door het bestuur van onze gemeente moeten worden genomen. De gemeenteraad en het college zijn hierbij de hoeders van het algemeen belang. Op kleinschalig niveau, zoals het verdelen van een wijksubsidie of de inrichting van een straat, willen we bewoners wel meer zeggenschap geven.

2. We maken goed georganiseerde participatietrajecten

Een ander onderdeel binnen onze ambitie is dat de participatietrajecten die we opzetten, simpelweg ‘goed’ georganiseerd moeten zijn. Hiervoor is het nodig om een aantal aspecten ten alle tijden te borgen. In het kader van eenduidigheid en structuur willen we dat in participatietrajecten dezelfde fases worden doorlopen. Dit betekent dat bij alle relevante aspecten rondom participatie wordt stilgestaan. We hanteren hiervoor een participatiestappenplan. De invulling binnen de fases betreft steeds maatwerk, omdat dit afhankelijk is van het initiatief en doelstelling. Aspecten van goed georganiseerde trajecten zijn:

• •

  Verwachtingen worden gemanaged. Een goed participatietraject valt of staat met het managen van verwachtingen. Vooraf, tijdens en na het proces. Zo moet duidelijk zijn wat de participatieruimte is en wat het participatieniveau is. Informeren is daarbij de minimale basis. Vragen die verder beantwoord moeten worden zijn: waarover gaat het participatietraject? Waar hebben inwoners en andere belanghebbenden wel of niet iets over te zeggen hebben? Wat wordt met de inbreng gedaan? Hoeveel tijd kost het participeren? Wanneer wordt een definitieve beslissing genomen? Als inwoners met een initiatief bij de gemeente aankloppen voor bijvoorbeeld ondersteuning, moet de gemeente duidelijk aangeven welke rol zij in het betreffende proces heeft en hoe de gemeente wil meedenken. Verwachtingsmanagement voorkomt zo teleurstellingen over de mate van invloed of de duur van een traject.

• •

  Kaderstelling en de rol van de raad en het college aan de voorkant zijn helder. Of er ruimte is voor participatie en welke ruimte dit dan is, wordt door de gemeente bepaald. Bij grote participatietrajecten kan de raad specifieke kaders voor participatie meegeven. Ook is het goed om binnen participatietrajecten stil te staan bij de verschillende rollen van de raad en het college. Die kunnen binnen een traject namelijk veranderen en daar moet rekening mee worden gehouden.

• •

  Onze houding en taal zijn passend. Welke vorm van participatie we ook kiezen, dit vergt altijd een bepaalde houding vanuit de gemeente. De gemeente kan hierbij verschillende stijlen aannemen; informerend, raadplegend, samenwerkend, faciliterend. Daarnaast dienen we ons bewust te zijn van hoe we iets zeggen of schrijven omdat dit altijd bepaalde verwachtingen opwekt.

• •

  We communiceren actief en houden onze inwoners op de hoogte. Wat we absoluut willen voorkomen, is actief meedenkende inwoners die vervolgens niets meer van ons horen. Terugkoppeling is daarom altijd noodzakelijk. En of nu veel bekend is of niet, we moeten mensen in elke fase van een participatietraject meenemen. Dat is af en toe best spannend, maar het is de enige manier om onze inwoners aangehaakt te houden en betrokken te laten zijn.

• •

  Participatietrajecten zijn inclusief. We willen participatietrajecten die toegankelijk zijn voor iedereen die wil participeren. Voor veel inwoners is deelnemen aan participatietrajecten niet vanzelfsprekend en dat hoeft ook niet, als we er tenminste voor zorgen dat we iedereen bereiken die wel de behoefte heeft om mee te doen. Vaak zien we bij onze participatietrajecten maar een beperkte groep van dezelfde mensen. Die inbreng is waardevol. Toch gaan we ook graag het gesprek aan met meer en een diverse groep inwoners, zoals ‘de stille meerderheid’, jongeren of toekomstige bewoners. We weten dat niet iedereen op dezelfde manier wil of kan participeren. Dat betekent dat we niet kiezen voor één aanpak, maar steeds variatie aanbrengen in onze aanpak. Waarbij we experimenteren met nieuwe vormen, doelgroepen, on- en offline, om te kijken of die beter aansluiten bij de behoeften. Zo zorgen we ervoor dat iedereen die dat wil, kan meedoen.

• •

  Elk participatietraject wordt geëvalueerd. In Weert willen we leren door te doen. Fouten maken mag, als we daar maar van leren. We geloven erin dat we het elke keer een stukje beter doen, als we ook terugkijken op ons eigen handelen en het verloop van een participatietraject. Daarom evalueren we elk participatietraject, soms klein en soms uitgebreider. Intern en met participanten.

3. We doen aan monitoring

We willen dat deze ambitie op papier ook landt in de Weerter samenleving. Daarom willen we jaarlijks monitoren of we op de goede weg zijn, of moeten bijsturen. Dit willen we meten door het uitzetten van een enquête onder de Weerter bevolking, waarbij representativiteit randvoorwaardelijk is. Verschillende gemeenten maken inmiddels naar grote tevredenheid hiervan gebruik. Dit instrument is ook een handig hulpmiddel om frequenter gevoelens, ervaringen en meningen op te halen bij onze inwoners en ondernemers. Dat versterkt niet alleen de monitoring en sturing binnen de planning- en control cyclus, maar is ook nuttig bij beleidsontwikkeling, uitvoering of evaluatie.

Onze ambitie bereiken we niet zomaar. Dat lukt ook niet van vandaag op morgen. Om in de aankomende jaren de eerste stappen te zetten, stellen we vier actielijnen voor. Per actielijn hebben we beschreven welke resultaten we willen behalen, om zo bij te dragen aan de eerdergenoemde doelen.

Deze vier lijnen luiden:

• 1.

  Basis op orde

• 2.

  Opleiden en leren

• 3.

  Experimenteren

• 4.

  Onze houding en aansluiting op de samenleving

Dit beleidskader is ons houvast voor de keuzes die we de aankomende jaren maken. Het beleidskader wordt vertaald in een uitvoeringsprogramma. In dit uitvoeringsprogramma worden concrete activiteiten beschreven, die moeten leiden tot het bereiken van de resultaten en doelen.

Jaarlijks wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de uitvoering van dit beleidskader. Tevens monitoren we in de reguliere planning-en-controlcyclus of we op de juiste weg zijn, of moeten bijsturen. Aan het eind van de looptijd van dit beleidskader, vindt een evaluatie plaats.