Controleverordening 2025 van Waterschap Rijn en IJssel

Ondertekening

Toelichting op de artikelen

Hieronder worden de bepalingen die verdere toelichting behoeven, nader toegelicht.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Verschillende begrippen die in deze verordening zijn opgenomen, worden ook gebruikt in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en het Bado. Uiteraard zijn de definities die in die regelgeving zijn opgenomen ook van toepassing op de begrippen uit dit besluit. Belangrijke andere begrippen uit deze verordening worden in dit artikel van een definitie voorzien.

Artikel 2 (Verbijzonderde) interne controle

Zoals al in het algemeen deel van deze toelichting is aangegeven, wordt de interne controle vooral vormgegeven als onderdeel van de administratieve organisatie. Voor een goede interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. In dit artikel legt het algemeen bestuur daarom ‘bovenop’ de reguliere interne controle enkele basiscondities vast voor de verbijzonderde interne controle. Daarmee verkrijgt het algemeen bestuur een extra zekerheid dat het dagelijks bestuur aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid zal kunnen voldoen.

Tweede lid

Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de bezittingen van het waterschap onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit lid het dagelijks bestuur opgedragen periodiek de registratie te controleren. Daarbij wordt aangegeven met welke frequentie deze onderzoeken moeten worden uitgevoerd. Wat betreft de in dit lid genoemde controle van de registergoederen en bedrijfsmiddelen geldt dat in de praktijk gebruikelijk is dat een roulerend controleschema wordt gehanteerd dat er op is gebaseerd dat ieder registergoed c.q. bedrijfsmiddel eenmaal in de 3-4 jaar wordt gecontroleerd. Aanbevolen wordt in overleg met de accountant te komen tot de controlefrequentie.

Derde lid

Het tweede en vierde lid regelen dat het dagelijks bestuur op grond van de uitkomsten van de onderzoeken uit het eerste en derde lid bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treft.

Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole

Dit artikel regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening van het waterschap. Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Voordat deze stukken worden aangeboden, moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur dat de accountant aanwijst. Dit kan niet worden gedelegeerd aan het dagelijks bestuur. Wel is het dagelijks bestuur nauw betrokken bij de aanwijzing (de aanbesteding) van de accountant.

Het algemeen bestuur is niet het bestuursorgaan dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Omdat de voorzitter degene is die het waterschap in en buiten rechte vertegenwoordigt, is hij/zij degene die dat doet.

Tweede lid

De overeenkomst met de accountant voor de controle van de jaarrekening wordt bij de meeste waterschappen voor meerdere jaren aangegaan. Omdat de dienst wordt aanbesteed, zal er vooraf een programma van eisen moeten worden ontwikkeld. Dit lid regelt dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze aanbesteding.

Het algemeen bestuur zou kunnen besluiten dat bij de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding niet het gehele, maar een delegatie van het algemeen bestuur betrokken is.

Derde lid

Hoewel de aanwijzing van de accountant door het algemeen bestuur gebeurt, zullen de werkzaamheden voor de aanbesteding worden verricht door het dagelijks bestuur en de medewerkers van het waterschap. De controleverordening zal dan ook regels voor de aanbesteding moeten bevatten.

De eisen die het algemeen bestuur aan de accountantscontrole stelt, worden opgenomen in het programma van eisen dat in dit lid aan de orde komt. De kaders voor deze eisen liggen onder andere vast in het Bado.

Zo bevat het Bado onder andere regels voor de goedkeuringstolerantie voor de accountantsverklaring en de rapportagetolerantie voor het verslag van bevindingen. Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapportagetolerantie wordt verwezen naar de algemene toelichting van deze verordening. In dit lid wordt invulling gegeven aan de nadere bepaling van de toleranties. Deze toleranties moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en worden opgenomen in het programma van eisen.

Het derde lid, onderdeel b, gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren. Ook bij de deelverantwoordingen gelden de bovengrenzen van de in het Bado vastgelegde goedkeuringstolerantie en de rapportagetolerantie. Het algemeen bestuur kan ook hier de percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage zetten.

Op grond van (bijzondere) activiteiten van een deel van de organisatie van het waterschap, kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, zesde lid van het Bado).

Daarnaast zijn onder dit lid ook andere zaken opgenomen zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen, tussentijdse controles en tussentijdse rapportages. Deze zaken werken mogelijk kostenverhogend. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voorde opdrachtverlening benoemd moeten worden.

Andere eisen van het algemeen bestuur zouden betrekking kunnen hebben op de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening. Het vastleggen van een dergelijke periode impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht.

Vijfde lid

De accountantscontrole zal afhankelijk van de verwachte omvang van de kosten van de accountantscontrole conform de nationale en/of Europese aanbestedingsregels moet worden aanbesteed. Bij een aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van de jaarrekening bepalen. In dit lid wordt geregeld dat het algemeen bestuur de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen omdat het algemeen bestuur het orgaan is dat de accountant benoemt.

Artikel 4 Overige controles en opdrachten

Eerste lid

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen het waterschap die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden zoals bijvoorbeeld de verbetering van de administratieve organisatie, uit te besteden aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het algemeen bestuur in het geding komen. Belangenverstrengeling tussen dagelijks bestuur en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren.

Als het dagelijks bestuur dit voornemen heeft, moet hij het algemeen bestuur hier vooraf over informeren. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken.

Tweede en derde lid

In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. Zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een ander waterschap of met gemeenten betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere partij worden uitgevoerd. De verordening regelt dat het dagelijks bestuur in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.

Artikel 5 Protocol accountantscontrole

Eerste lid

In artikel 3 van deze verordening is de algemene opdracht aan de accountant aan de orde geweest. Omdat er ieder jaar specifieke omstandigheden zullen zijn, wordt er daarnaast in de regel, vlak voor het daadwerkelijk van start gaan van de accountantscontrole, een aparte opdracht gegeven. Dit gebeurt door middel van het ‘controleprotocol’. Dit is een document waarin het algemeen bestuur niet alleen aangeeft wat de rol van de accountant wordt, maar ook wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidstraject is.

Sommige waterschappen nemen in dit controleprotocol ook de afspraken op tussen het algemeen en dagelijks bestuur met betrekking tot het interne rechtmatigheidstraject.

Tweede lid

Met het controleprotocol kunnen keuzes worden gemaakt om focus aan te brengen in het rechtmatigheidstraject. De volgende aspecten zouden kunnen worden opgenomen:

• •

  de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen worden beperkt tot hoogte, recht en duur;

• •

  het normenkader beperkt zich wat de interne regelgeving betreft tot de door het algemeen bestuur vastgestelde verordeningen en daarin voorgeschreven nadere besluiten door algemeen en dagelijks bestuur, en waarbij voor besluiten van het dagelijks bestuur geldt dat alleen wordt getoetst of deze genomen zijn en of het besluit aan de eventueel daaraan gestelde nadere eisen voldoet;

• •

  hanteren van de goedkeuringstolerantie die in het Bado is opgenomen en niet over te gaan tot het zelf aanleggen van een strengere norm;

• •

  hanteren van de verantwoordingsgrens

• •

  hanteren van de rapportagetolerantie (in het kader van de getrouwheid) en de rapportagegrens (in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording).

• •

  de looptijd van het controleprotocol kan één jaar of meerdere jaren zijn.

De onderdelen b tot en met d sluiten aan bij hetgeen is opgenomen in de verordening op basis van artikel 108 van de Waterschapswet, de verordening financieel beleid, beheer en organisatie.

De in het tweede lid opgenomen opsomming is niet limitatief. Waterschappen kunnen meer of ook minder onderdelen opnemen.

Het controleprotocol is ook het aangewezen instrument als het algemeen bestuur de behoefte heeft van jaar op jaar te willen vaststellen voor welke onderdelen van de jaarrekening, onderdelen van deelverantwoordingen en organisatieonderdelen afwijkende eisen gelden. Of om afspraken te maken over het verloop van de accountantscontrole en eventueel uit te brengen tussentijdse rapportages.

Aanbevolen wordt het voorstel voor het controleprotocol, voordat dit de bestuurlijke besluitvorming in gaat, te bespreken met de accountant.

Artikel 6 Inrichting accountantscontrole

Eerste lid

Dit lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van deze inrichting.

Tweede lid

In dit lid staat dat de accountant ook kan besluiten de controlewerkzaamheden onaangekondigd te verrichten. Voorafgaand aan de accountantscontrole vraagt de accountant de voor de controle benodigde dossierstukken wel zoveel mogelijk schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

Derde lid

Ter bevordering van een soepele accountantscontrole wordt aanbevolen periodiek overleg te voeren tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van het waterschap. Vanuit verschillende invalshoeken vinden controlerende werkzaamheden plaats: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle,. Periodiek overleg kan dubbel werk voorkomen. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 7 Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening), en voor eventuele door het algemeen bestuur geëiste deelverantwoordingen. Dit artikel regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Tweede lid

Voor de controle van de jaarstukken doet de accountant onderzoek naar de bescheiden zoals bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Dit lid draagt aan het dagelijks bestuur op dat deze bescheiden ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn voor de accountant.

Derde lid

In dit lid wordt verwezen naar de datum uit de door het algemeen bestuur vastgestelde verordening beleids- en verantwoordingscyclus waarop het dagelijks bestuur de gecontroleerde jaarstukken moet aanbieden aan het algemeen bestuur. De jaarrekening moet op grond van artikel 107 van de Waterschapswet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten. Voor deze datum moet de jaarrekening door het algemeen bestuur zijn behandeld, moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

Een ander aspect is dat in het vijfde lid van artikel 109 van de Waterschapswet expliciet is opgenomen dat de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen direct door de controlerend accountant aan het algemeen bestuur moet worden aangeboden.

Vierde lid

Dit lid verplicht het dagelijks bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarstukken en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarstukken door het algemeen bestuur bekend is geworden, direct te melden aan het algemeen bestuur en de accountant. Dit sluit verrassingen tijdens de behandeling van de jaarstukken uit.

Vijfde lid

Dit lid beoogt te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne controlewerkzaamheden. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan moet de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.

Artikel 8 Toegang tot informatie

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit artikel kent de accountant deze bevoegdheid toe. Dit met in acht name van de afspraken met het algemeen bestuur zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding en het controleprotocol. Dit artikel legt aan het dagelijks bestuur de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant binnen het waterschap onbelemmerde toegang heeft tot informatie en dat de medewerkers en leden van het algemeen bestuur van het waterschap volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Tweede lid

De accountant kan op grond van dit lid ook derden die namens het waterschap werken of werkzaam zijn geweest (zoals uitzendkrachten, aannemers en adviesbureaus) om inlichtingen en verklaringen vragen. In principe wordt deze informatie altijd via een bestuurder of medewerker van het waterschap opgevraagd en niet rechtstreeks bij de derde.

Artikel 9 Rapportage

Het derde en vierde lid van artikel 109 van de Waterschapswet regelen de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het algemeen en dagelijks bestuur. Aanvullend daarop kan het algemeen bestuur in zijn programma van eisen bij de aanbesteding of in het controleprotocol aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen. Dit artikel regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.

Eerste lid

Dit lid regelt dat het dagelijks bestuur in kennis wordt gesteld als de accountant afwijkingen constateert die bij het niet tijdig herstellen tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening zouden leiden. Dit opdat het dagelijks bestuur (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Tweede lid

Dit lid regelt dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van het waterschap kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Derde lid

Net zoals in het eerste lid is ook in dit lid een procedure van hoor en wederhoor opgenomen. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur. Het geeft dit orgaan de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.

Vijfde lid

Tot slot is in dit lid opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen mondeling aan het algemeen bestuur of een delegatie daarvan toelicht.

Artikel 10 Intrekking, inwerkingtreding, tijdstip van ingang en citeertitel

Eerste lid

Dit lid regelt het intrekken van de oude verordening. Daarnaast regelt dit lid tot en met welk jaar de oude verordening van toepassing is. Afhankelijk van het moment van inwerkingtreding van de nieuwe verordening, bijvoorbeeld in het voorjaar met terugwerkende kracht moet de formulering van het eerste lid worden aangepast.

Derde lid

In dit lid wordt een naam aan de verordening gegeven waarmee in stukken naar deze verordening kan worden verwezen.

Het dagelijks bestuur moet de verordening op grond van artikel 109b van de Waterschapswet binnen twee weken na vaststelling door het algemeen bestuur naar gedeputeerde staten zenden.