Nota overhead Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

• 1.

  Inleiding

De Notitie overhead 2023 van de commissie BBV is een actualisatie van de Notitie overhead uit 2016 en gaat in op de inhoud en reikwijdte van het begrip ‘overhead’ zoals voorgeschreven in artikel 1 van het Besluit begroting en verantwoording (‘BBV’). Daarnaast wordt in deze notitie duiding gegeven aan de onderwerpen die in directe relatie met de overhead staan. De geactualiseerde notitie van de commissie BBV geeft een overzicht van de regelgeving inzake de overhead en geeft op een aantal punten een nadere toelichting. De geactualiseerde notitie is, voor gemeenten en provincies, van toepassing vanaf de begroting 2025. Voor gemeenschappelijke regelingen geldt dat zij vanaf begroting 2026 uit moeten gaan van het gestelde in de notitie van de commissie BBV.

De Nota overhead Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 2025 is een vertaling van de notitie Overhead van de Commissie BBV, en geeft weer hoe de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ) omgaat met de overhead. In deze nota komt eerst de definitie aan de orde. Daarna worden de uitgangspunten geschetst en vervolgens wordt toegelicht hoe uitwerking van overhead geschiedt.

Het voornemen is om de Nota overhead Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid na vaststelling periodiek te herzien en eventueel op termijn te integreren in de Financiële en Controleverordening. Dit is in overeenstemming met de aanbevelingen van de commissie BBV.

• 2.

  Definitie van overhead

De definitie van overhead uit artikel 1 van het BBV wordt nader geduid als: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen.

• 3.

  Uitgangspunten toerekening overhead

De volgende uitgangspunten worden gehanteerd bij de toerekening van overhead:

- Het takenpakket van een functie is de basis om het onderscheid te bepalen tussen toerekening aan het primaire proces of overhead.

- De toerekening van overhead is niet verplicht en vindt niet plaats.

• 4.

  Uitwerking overhead

Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid moet informatie aan het CBS (Centraal Bureau voor de Statistiek) verstrekken over kwartaal- en jaarrealisaties. Deze aanlevering gebeurt middels een IV3 aangifte waarin diverse taakvelden het uitgangspunt vormen. Primair vormt het IV3 voorschrift taakveld 0.4 (overhead) de basis voor de uitwerking van de overhead.

De overhead kan schematisch als volgt worden uitgewerkt:

1. Loonlasten van functies in het PIOFACH (personeel, informatisering en automatisering, organisatie, financiën, archivering (documentaire informatievoorziening), communicatie en huisvesting) domein.

Ondersteunende functies leveren geen rechtstreekse bijdrage aan producten die OZHZ levert aan zijn deelnemers. In onderstaand overzicht is van de ondersteunende organisatie-eenheden die de PIOFACH-taken uitvoeren per functie genoemd of dit overhead betreft of dat er om bepaalde redenen voor een andere verdeling is gekozen (zie ook artikel 3.2.1 in de eerder genoemde Notitie Overhead).

2. ICT lasten van de PIOFACH systemen.

3. Huisvestingslasten.

4. Uitbestedingslasten PIOFACH taken.

5. Voor de kapitaallasten van investeringen geldt dat jaarlijks bij de meerjarenbegroting wordt beoordeeld in hoeverre, en voor welk deel de kapitaallasten tot de overhead behoren.

• 5.

  Procedures

Het overzicht in de vorige paragraaf betreft de stand van zaken per 1 januari 2025. De directeur heeft mandaat om het overzicht aan te passen aan de op enig moment geldende feitelijke situatie. In de tussentijdse rapportages als bedoeld in artikel 5 van de Financiële en controleverordening wordt daarvan verslag gedaan. De Nota Overhead wordt elke vier jaar geactualiseerd (of eventueel eerder als daar aanleiding toe bestaat) en ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur.

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur op 20 maart 2025.

Drs. M. Stolk, voorzitter

Mr. R. Visser, secretaris