Nota Reserves en Voorzieningen 2025 -2030

Voor u ligt de nota reserves en voorzieningen 2025-2030. De beleidsnota geeft het integrale kader

weer voor het instellen, muteren en opheffen van reserves en voorzieningen. Het onderscheid

tussen reserves en voorzieningen is vooral ingegeven door de vrijheid waarmee de middelen

kunnen worden ingezet. Reserves kunnen door de raad naar wens worden ingesteld of

opgeheven, bij voorzieningen is dat niet het geval. De regels voor reserves en voorzieningen zijn

opgenomen in het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De huidige

beleidsnota reserves en voorzieningen wordt geactualiseerd met deze nota.

Doel van deze nota is het beleid van reserves en voorzieningen transparant vast te leggen. Met deze herijkte nota Reserves en voorzieningen stelt de raad kaders en heeft de raad een actueel inzicht in welke reserves en voorzieningen de gemeente tot haar beschikking heeft.

Reserves en voorzieningen worden vaak samen genoemd. Toch is er op diverse punten een

wezenlijk onderscheid. Reserveren is een vorm van sparen. Reserves kunnen in beginsel vrij worden

bestemd. De raad kan aan reserves een bepaalde bestemming geven en de bestemming wijzigen. Bij

voorzieningen is dit niet het geval. Voorzieningen worden gevormd omdat daar toekomstige

verplichtingen of risico’s tegenover staan, waarbij omvang en tijdstip van optreden onzeker zijn. De

raad kan de bestemming van voorzieningen niet wijzigen.

Artikel 2.1 Duiding van begrippen

Eigen vermogen

Artikel 42 BBV beschrijft het eigen vermogen als de som van de algemene reserve, de bestemmingsreserves en het gerealiseerde resultaat van baten en lasten in de jaarrekening (het saldo na bestemming).

Lang vreemd vermogen

Het BBV geeft geen definitie van het lang vreemd vermogen. Het zijn vermogensbestanddelen die feitelijk verplichtingen zijn aan derden met een terugbetalingstermijn van langer dan 1 jaar. Onder deze posten vallen de voorzieningen en opgenomen langlopende geldleningen.

Reserves

Reserves behoren tot het eigen vermogen. Het BBV onderscheidt in artikel 42 lid 1 de algemene reserve en bestemmingsreserves. De algemene reserve is vrij inzetbaar, behoudens het deel dat bestemd is voor dekking van eventueel optredende risico’s. De bestemmingsreserves zijn slechts inzetbaar voor het doel waarvoor ze ingesteld zijn.

Bruto waarderingsreserve

Een bruto waarderingsreserve is een reserve die is ingesteld ter dekking van kapitaallasten. Het BBV onderkent hiervoor geen separate reserves. Deze dekking van structurele lasten vanuit een reserve is wel toegestaan. Ook de financieel toezichthouder ziet geen bezwaar in deze vorm van dekking van structurele lasten.

Voorzieningen

Voorzieningen zijn vermogensbestanddelen die binnen het BBV als vreemd vermogen worden aangemerkt en niet vrij te besteden zijn. Voorzieningen moeten dekkend zijn voor de achterliggende verplichtingen of risico's waarvoor ze zijn gevormd.

Om de noodzakelijke omvang van een voorziening te bepalen is het van belang dat goede beheerplannen beschikbaar zijn. Op basis van deze beheerplannen kunnen voorzieningen worden gevormd om de onderhoudslasten van de kapitaalgoederen zo goed mogelijk over de jaren te spreiden.

Mutatie reserves en voorzieningen

Mutaties zijn de stortingen en/of onttrekkingen die een consequentie zijn van besluitvorming door het college van B&W of de gemeenteraad. Een voorgestelde mutatie wordt eerst begroot en bij de jaarrekening geëffectueerd. Een mutatie kan nooit hoger zijn dan het besluit toelaat. De verwerking in de jaarrekening vindt plaats op basis van het actuele uitgaven in dat jaar tot maximaal de begrote onttrekking.

Artikel 2.2. Wettelijk kader

Het wettelijk kader kent een externe en interne component. Het externe deel bestaat uit het Besluit

begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De Financiële verordening gemeente

Baarn, vastgesteld bij raadsbesluit van 31 mei 2023 verwijzen naar het zaaknummer, vormt het nieuwe interne kader.

Het vaststellen, opheffen, vrijvallen, toevoegen, onttrekken en aanhouden van reserves raakt aan het budgetrecht van de gemeenteraad. Dit budgetrecht, hoewel niet expliciet benoemd, is verankerd in artikel 189 van de Gemeentewet. De kern van dit recht is dat de raad, door de begroting vast te stellen, het college machtigt om uitvoering te geven aan beleid volgens de begroting. De wettelijke voorschriften voor het opstellen van de gemeentelijke begroting en jaarrekening zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Deze regels bepalen ook de kaders voor de wijze waarop reserves in de begroting en jaarrekening moeten worden verantwoord. Naast deze landelijke wetgeving bestaat er gemeentelijke regelgeving met betrekking tot de reserves. In 2023 heeft de gemeenteraad hiervoor in artikel 16 van de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet de nodige bepalingen vastgelegd.

Artikel 3.1 Functie reserves en voorzieningen

Reserves kennen een aantal functies. De volgende functies zijn te onderscheiden:

1. bufferfunctie;

2. inkomensfunctie;

3. financieringsfunctie;

4. bestedingsfunctie;

5. egalisatiefunctie.

Hieronder worden deze functies toegelicht.

Bufferfunctie

De reserves vormen een buffer voor het opvangen van onverwachte tegenvallers. De reserves

kunnen een buffer zijn voor de in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

opgenomen risico’s. Voorbeeld is de algemene reserve waarbij de minimale hoogte is gekoppeld aan de benodigde weerstandsvermogen dat jaarlijks wordt geactualiseerd.

Inkomensfunctie

Een gemeente betaalt geen rente of dividend over het eigen vermogen en bespaarde rente kan op

verschillende manieren worden besteed. Besparingen kunnen afhankelijk van de gemaakte keuzes

daarin incidenteel of structureel worden gebruikt als dekking van de begroting of aan het eigen

vermogen worden toegevoegd. Reserves hebben een inkomensfunctie wanneer de bespaarde rente structureel wordt gebruikt als dekkingsmiddel. Als deze reserves voor een ander doel worden ingezet zal in de meerjarenbegroting een tekort ontstaan.

Financieringsfunctie

Reserves hebben een financieringsfunctie. De aanwezigheid van reserves betekent dat er minder vreemd vermogen nodig is. Er hoeft geen geld van derden te worden aangetrokken.

Bestedingsfunctie

Een bestedingsfunctie houdt een reservering in om te zijner tijd de realisering van bepaalde

activiteiten mogelijk te maken. In de praktijk hebben bestedingsreserves een korte looptijd van één of enkele jaren. En meestal bestemd voor een eenmalige beleidsprioriteit. Bestemmingsreserves worden gevormd voor bepaalde specifieke bestemmingen en hebben een bestedingsfunctie.

Egalisatiefunctie

Ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening worden gebracht kunnen door middel van een egalisatiereserve worden opgevangen.

Artikel 3.2 Reserves

De reserves worden onderscheiden in algemene reserve en de bestemmingsreserves. In de gemeente Baarn worden de bestemmingsreserves onderscheiden in de gewone bestemmingsreserves en de bruto waarderingsreserves (ter dekking van afschrijvingslasten).

Algemene reserve

De algemene reserve is in principe een vrij inzetbare reserve; de raad kent geen bestedingsdoel toe aan deze reserve. Vandaar de naam algemene reserve. In de gemeente Baarn is de algemene reserve echter verdeeld in een risicodeel en een vrij deel.

Het risicodeel is een beredeneerde financiële kwantiteit van verwachte risico’s in de totale gemeentelijke beleidsuitvoering. Tweemaal jaarlijks, bij de begroting en bij de jaarrekening, wordt dit benodigd geachte saldo berekend en opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Het vrije deel is het saldo van de algemene reserve minus het risicodeel. Dit deel van de algemene reserve kan door middel van een raadsbesluit ingezet worden voor impuls, implementatie en continuiteit van (nieuw) beleid en bedrijfsvoering.

Bestemmingsreserves

Artikel 43 lid 2 BBV definieert een bestemmingsreserve als een reserve waar de raad een specifiek bestedingsdoel aan heeft gegeven. De aanwending mag niet anders zijn dan het vastgestelde bestedingsdoel. De raad kan het bestedingsdoel wijzigen. Het streven is om geen bestemmingsreserves te hebben. Uitgaven voor een apart bestedingsdoel worden via de algemene reserve toegekend en met de jaarrekening en de begroting gemonitord.

Bruto waarderingsreserves

De reserves die zijn ingesteld ter dekking van kapitaallasten worden de bruto waarderingsreserves genoemd. Deze reserves worden veelal gevormd met incidentele middelen, omdat er geen structurele middelen in de begroting zijn om de afschrijving te dekken.

Het beleid van de gemeente Baarn (financieel duurzaam beleid) is erop gericht op termijn deze reserves slechts tijdelijk aan te houden en zodra de mogelijkheid zich voordoet op te heffen indien de kapitaallasten volledig ten laste van het begrotingssaldo zijn te brengen. De jaarlijkse onttrekking wordt verantwoord bij de jaarrekening.

Artikel 3.3 Voorzieningen

De voorzieningen worden onderscheiden in voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s, onderhoudsvoorzieningen en door derden beklemde middelen. Ze worden ingezet voor concrete verplichtingen of verwachte verliezen.

Verplichtingen, verliezen en risico’s

Deze voorzieningen worden ingezet om concrete verplichtingen of verwachte verliezen af te dekken. De verplichtingen moeten onderbouwd zijn met een berekening van de achterliggende verplichting of risico. Een voorziening die niet toereikend is, moet op peil worden gebracht met een extra storting ten laste van de begroting.

Onderhoudsvoorzieningen

Voor voorzieningen die ingesteld zijn om de lasten gelijkmatig toe te rekenen aan de jaren van economische veroorzaking, moeten onderhoudsplannen beschikbaar zijn. Alleen groot onderhoud kan gedekt worden uit de voorziening. Klein dagelijks onderhoud komt direct ten laste van het begrotingssaldo. In deze groep worden voorzieningen opgenomen voor de openbare ruimte, gemeentelijke gebouwen, riolering en begraafplaats.

Door derden beklemde middelen

Tot de voorzieningen moeten ook gerekend worden de van derden verkregen middelen met een specifiek bestedingsdoel (art 44 lid 2 BBV), bijvoorbeeld de bomenfonds. Dit betekent dat middelen die verkregen zijn en in een jaar niet volledig zijn besteed, tot de voorziening gerekend worden. Hierop rust een eventuele terugbetalingsverplichting bij onderbesteding of als ze anderszins zijn ingezet.

Perspectiefnota

Bij het opstellen van de perspectiefnota worden de reserves integraal beoordeeld en de meerjarenclaims op de algemene reserve geactualiseerd. Hierbij kijken wij naar de noodzaak voor het aanhouden van de bestemming- en bruto waarderingsreserve, naar de omvang van de reserve en naar de mogelijkheid tot samenvoegen van reserves. In ieder geval vindt één keer in de vier jaar een integrale herbezinning over de omvang van en het aantal reserves plaats.

Programmabegroting

Alle mutaties op reserves vereisen de vaststelling door de raad. Dit gebeurt bij de vaststelling van de begroting of bij afzonderlijk raadsbesluit (hetgeen leidt tot een begrotingswijziging). In het algemeen geldt dat de raad voorgenomen onttrekkingen en dotaties aan de reserves en voorzieningen bij het vaststellen van de programmabegroting toestaat. Bij de begroting wordt inzicht gegeven in de stand van de reserves en voorzieningen.

Tussentijdse mutaties in reserves (stortingen en onttrekkingen) worden in de begroting verwerkt op het moment van vaststellen van het betreffende raadsvoorstel. De realisatie wordt bepaald aan de hand van het definitief gerealiseerde saldo van baten en lasten in de jaarrekening. De administratieve verwerking vindt uitsluitend plaats bij de jaarrekening.

Mutaties in de reserves worden met een apart beslispunt in het raadsvoorstel per mutatie door de raad vastgesteld. Bij meer dan twee mutaties kan ook worden gekozen om een apart beslispunt op te nemen om te mutaties gezamenlijk in één keer vast te stellen, met verwijzing naar een begrotingswijziging of een mutatie-overzicht in het betreffende P&C document.

Jaarrekening

Bij de jaarrekening vindt vaststelling plaats van de te realiseren onttrekkingen en dotaties aan reserves en voorzieningen. Daarnaast dient de aard en reden van elke reserve en voorziening en de toevoegingen en onttrekkingen daaraan te worden toegelicht in de jaarrekening cf art 54 BBV.

Per reserve en voorziening moet daarnaast het verloop gedurende het jaar in een overzicht worden weergegeven. Uit het overzicht in de jaarrekening moet het volgende blijken:

• 1.

  het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

• 2.

  de toevoegingen of onttrekkingen bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening;

• 3.

  het saldo aan het einde van het begrotingsjaar;

• 4.

  omvang structurele onttrekkingen en dotaties.

Weerstandsvermogen

Het vrije deel van de algemene reserve kan worden ingezet als incidentele weerstandsbuffer. De overige reserves worden niet meegenomen in de bepaling van het weerstandsvermogen omdat hier een bestemming op ligt. Baarn kiest ervoor deze bestemming intact te laten.

Artikel 5.1 Grondslag voor instellen van reserves en voorzieningen

Reserves en Voorzieningen worden ingesteld voor:

• 1.

  Concrete door de raad vast te stellen doelen, die in principe binnen vooraf bepaalde tijd (langer dan 1 jaar) kunnen worden gerealiseerd.

• 2.

  Een bestemmingsreserve wordt gevormd wanneer een specifiek bedrag opzij gezet moet worden voor een toekomstige uitgave of bestemming met een verplichtende karakter (bijvoorbeeld bij implementatie nieuwe wetgeving).

• 3.

  Hierbij moet gemotiveerd worden, waarom het vormen van een reserve noodzakelijk is voor het bereiken van het doel. Indien realisatie binnen de gestelde termijn uit blijft, dan vindt opnieuw afweging door de raad plaats. Deze nieuwe afweging kan betekenen dat de reserve worden gehandhaafd voor het doel waarvoor deze is gevormd of dat de reserve wordt opgeheven. Het saldo wordt alsdan toegevoegd aan de algemene reserve.

• 4.

  Het veiligstellen van object- of doelsubsidies of bijdragen van derden of niet benutte delen daarvan, waarvan de verplichting tot het doen van uitgaven zich pas in latere jaren voordoet, maar die niet specifiek hoeven te worden besteed (dus waarop geen terugbetalingsverplichting rust).

• 5.

  De egalisatie van ongewenste schommelingen in gemeentelijke tarieven die naar derden toe of intern worden gehanteerd, indien de besteding niet dusdanig gebonden is dat de middelen moeten worden teruggegeven als ze niet zijn besteed aan het doel waarvoor ze zijn geheven.

• 6.

  Voor de egalisatie van ongewenste schommelingen in de exploitatie.

Artikel 5.2 Het instellen van reserves en voorzieningen

Het streven is het aantal in te stellen reserves en voorzieningen te beperken. Voor het instellen van reserves wordt de onderstaande uitgangspunten toegepast:

• 1.

  Bij het instellen van een bestemmingsreserve met een bufferfunctie is het minimumbedrag € 100.000. Een bestemmingsreserve met een egalisatiefunctie (kapitaallasten) kan een saldo hebben van minder dan € 100.000;

Bij het instellen van bestemmingsreserves en bestemmingsreserve met een egalisatiefunctie die worden gevormd voor het veiligstellen van (doel) subsidies, bijdragen van derden of niet benutte delen daarvan, waarvan de verplichting tot het doen van uitgaven zich pas in latere jaren voordoet, maar die niet specifiek hoeven te worden besteed (dus waarop geen terugbetalingsverplichting rust) is geen ondergrens van toepassing.

2. Het instellen van een reserve mag niet leiden tot afname van de integrale begrotingsafweging;

Instelling van reserves en voorzieningen vindt plaats door middel van expliciete besluitvorming door de gemeenteraad via vaststelling van de begroting, jaarrekening of een raadsvoorstel. Dit betekent dat de instelling van een reserve of voorziening op impliciete wijze (door simpelweg verwerking in de begroting, of via de jaarrekening zonder uitdrukkelijke toelichting) niet is toegestaan.

In het raadsbesluit tot instelling van een reserve of voorziening worden onderstaande criteria uitgewerkt:

a. de omschrijving van het doel waarvoor de reserve wordt gevormd (bestedingsplan);

b. de minimale en/of maximale omvang;

c. de omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan;

d. de looptijd (minimaal > 1 jaar);

De vorming van voorzieningen is veel dwingender voorgeschreven door het BBV dan de vorming van reserves. De uitgangspunten voor het instellen van een voorziening en het in stand houden

daarvan, zijn binnen het BBV aan strikte regelgeving verbonden. Een aspect waaraan ook door de accountant bij interim controles en/of de jaarrekening periodiek wordt getoetst. Voorzieningen zijn, in tegenstelling tot reserves, onderdeel van het vreemd vermogen en de gelden in een voorziening zijn niet vrij beschikbaar. Voorzieningen vloeien voort uit het voorzichtigheidsprincipe en geven daarmee een inschatting van voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen, waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden min of meer onzeker zijn.

Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verdeelt voorzieningen in vier hoofdtypen. Deze voorzieningen worden gevormd op basis van specifieke redenen:

• 1.

  Verplichtingen en Verliezen met Onzekere Omvang

  Voorzieningen zijn nodig voor verplichtingen en mogelijke verliezen die al bestaan op de balansdatum, maar waarvan de precieze omvang nog onzeker is. Deze omvang moet echter wel redelijkerwijs in te schatten zijn.

• 2.

  Risico's voor Verwachte Verplichtingen of Verliezen

  Voorzieningen worden ook ingesteld voor risico’s die op de balansdatum al bekend zijn. Deze risico’s houden verband met bepaalde verplichtingen of verliezen die in de toekomst verwacht worden en waarvan de omvang redelijkerwijs kan worden ingeschat.

• 3.

  Kosten voor Toekomstige Jaren die Nu al Bekend zijn

  Als er in de komende jaren kosten zullen zijn die hun oorsprong vinden in het huidige of eerdere begrotingsjaren, kan een voorziening worden gemaakt. Deze voorziening dient om de lasten gelijkmatig over meerdere jaren te verdelen.

• 4.

  Bijdragen aan Toekomstige Vervangingsinvesteringen

  Voor voorzieningen die bedoeld zijn om bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen te financieren. Deze gelden worden verzameld door middel van een specifieke heffing zoals beschreven in artikel 35, lid 1, onder b van het BBV.

Deze indeling zorgt ervoor dat de gemeente financiële risico’s en toekomstige kosten op een gestructureerde en transparante manier kan beheren.

Voor het instellen van een onderhoudsvoorziening geldt: geen beheersplan, geen voorziening. Een voorziening voor de onderhoudslasten kan worden ingesteld als voldaan wordt aan onderstaande criteria:

1. Instelling en voeding gebeurt alleen op basis van een meerjarenbeheersplan van het betreffende kapitaalgoed.

2. Het beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd (minimaal eenmaal in de vijf jaar)

3. De stand van een voorziening mag niet negatief worden.

Artikel 5.3 Het opheffen van reserves en voorzieningen

Reserves kunnen door de raad worden opgeheven als het doel waarvoor ze in het leven zijn geroepen niet meer actueel is of als door middel van het instellen van een reguliere begrotingspost het gewenste (beleids)doel ook kan worden gerealiseerd. De vrijvallende middelen worden via resultaatbestemming toegevoegd aan de algemene reserve.

Indien van een voorziening de achterliggende verplichting, het verlies, het risico of specifieke besteding vervallen is, dan wordt de voorziening opgeheven ten gunste van het saldo van baten en lasten in de jaarrekening.

Verder worden reserves en voorzieningen opgeheven als de regelgeving dit op enig moment voor bepaalde zaken dwingend voorschrijft. Aangezien opheffing in deze situatie verplicht is conform het BBV, is voor het opheffen geen raadsbesluit nodig.

Artikel 6.1 Reserves

Voor het budgetrecht van de raad is het belangrijk dat vorming van en toevoegingen en onttrekkingen aan reserves zo veel als mogelijk al bij de Programmabegroting worden bepaald. Deze voorgenomen en daadwerkelijke mutaties worden daarom apart zichtbaar gemaakt in de Begroting (ter accordering door de raad) en in de Jaarrekening (ter verantwoording aan de raad).

Mutaties in de reserves worden door expliciete besluitvorming door de raad vastgesteld. Dit houdt in dat een mutatie op impliciete wijze (door op te nemen in begroting of jaarrekening) niet is toegestaan.

Het voorleggen van tussentijdse mutaties aan de raad kan in het geval van een financieel majeur bedrag of dat de uitvoering van een programma in het gedrang komt.

Als het doel van een reserve in belangrijke mate niet meer aan de orde is (het nieuwe doel ligt niet

in de lijn van het oorspronkelijk doel), dan kan de bestemming van de reserve worden gewijzigd. Het wijzigen van de bestemming van een reserve vindt plaats door middel van een raadsbesluit.

Het gerealiseerde saldo van baten en lasten in de jaarrekening wordt in principe gemuteerd op de algemene reserve. Bij een overschot vindt storting plaats in de algemene reserve, bij een tekort een onttrekking uit de algemene reserve. Op expliciet voorstel of raadsamendement wordt een (deel van het) gerealiseerde saldo van baten en lasten in de jaarrekening toegevoegd aan een nader te benoemen reserve.

Werkelijke mutaties in de reserves zijn nooit hoger dan het begrote bedrag.

Artikel 6.2 Voorzieningen

De raad stelt de voorzieningen in en besluit tot toevoegingen aan de voorzieningen via de vaststelling van de begroting. De raad heeft bij het vaststellen van voorzieningen weinig ruimte voor het maken van keuzen (allocatiefunctie). Voorzieningen hebben een verplichtend karakter (artikel 44 BBV). De bevoegdheid tot het doen van uitgaven is een bevoegdheid van het college, tenzij de raad het anders heeft geregeld of wil regelen. De uitgaven, die direct ten laste van de voorziening komen, vallen buiten het budgetrecht van de raad.

Mutaties in voorzieningen (toevoegingen dan wel verminderingen) vloeien uitsluitend voort uit het aanpassen van de omvang van een voorziening aan een nieuw noodzakelijk niveau en wegens aanwending (vrijval) voor het doel waarvoor de voorziening is ingesteld. Deze mutaties vormen een onderdeel van de resultaatbepaling vóór bestemming.

Artikel 6.3 Rente- en inflatietoerekening aan reserves en voorzieningen

Conform het BBV is het toegestaan om rente toe te voegen aan reserves, maar in de gemeente Baarn is ervoor gekozen om geen rente toe te voegen aan reserves. Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan (artikel 45 BBV).

De voorgaande nota reserves en voorzieningen 2024 (1 januari 2024) wordt ingetrokken, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2024.

De nota reserves en voorzieningen 2025-2030 treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot I januari 2025.