Verordening op de Auditcommissie Haarlemmermeer 2024

Artikel 6 Taken Auditcommissie

• 1. De Auditcommissie voert zijn werkzaamheden uit ten behoeve van de controle door de gemeenteraad van o.a. het door het college gevoerde financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

• 2. De Auditcommissie heeft daarbij o.a. tot taak de verantwoordingsstukken in het kader van de jaarrekening als geheel of op onderdelen van de ambtelijke organisatie te onderzoeken of te doen laten onderzoeken.

• 3. De Auditcommissie kan onderzoek mede richten op door de gemeenteraad aangewezen bedrijven en/of fondsen.

• 4. De taak van de Auditcommissie kan zich tevens uitstrekken tot de verantwoording van de relatie van de gemeenteraad met gesubsidieerde instellingen en gemeentelijke deelnemingen.

• 5.

  • a.

    De AC laat zich regelmatig informeren over de effectiviteit van het interne controlframework door de accountant en door de rapportages die corporate control opstelt.

  • b.

    De Auditcommissie evalueert minimaal eenmaal per bestuursperiode de werking van het interne controleframework en feedbackloops daarbinnen. Voor deze evaluatie kan de Auditcommissie opdracht aan een externe deskundige of bureau verstrekken.

• 6. De Auditcommissie voert overleg met het college over zaken die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en de controlerende verantwoordelijkheid van de gemeenteraad.

  • a.

    De Auditcommissie ontvangt van het college:

    • I.

      alle onderzoekrapportages die op grond van artikel 213a Gemeentewet worden uitgevoerd;

    • II.

      de rapportages en informatie die voor zijn toezichthoudende taak namens de raad relevant zijn;

    • III.

      de overige stukken die voor het functioneren van de Auditcommissie op grond van lid 1a relevant zijn.

  • b.

    De Auditcommissie bespreekt jaarlijks het VIC- en Auditjaarplan dat door het Cluster Corporate Control wordt opgesteld ten behoeve van de 3e lijnscontrole;

  • c.

    De Auditcommissie ontvangt de voortgangsrapportages over de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en de rapportages die uit de audits die door het cluster Corporate Control worden verzorgd;

  • d.

    De Auditcommissie kan de rapportages die uit het VIC- en Auditjaarplan volgen en:

    • I.

      het college uitnodigen voor bespreking;

    • II.

      het college op grond van de Verordening ambtelijke ondersteuning verzoeken tot bespreking van de rapportages met medewerkers van de ambtelijke organisatie,

    • III.

      Het college verzoeken om bij verhindering van aanwezigheid van de op grond van lid d.II genodigde medewerkers van de ambtelijke organisatie tijdig te laten weten wie hun plaats vervangt.

  • e.

    De Auditcommissie kan met de portefeuillehouder gesprek voeren over het toezicht op het functioneren van de gemeentelijke organisatie.

• 7.

  • a.

    De Auditcommissie kan het college verzoeken de gemeentesecretaris op grond van de Verordening ambtelijke ondersteuning aan bespreking van onderwerpen met de Auditcommissie deel te laten nemen.

  • b.

    De concerncontroller neemt op grond van het Controlstatuut op uitnodiging van de auditcommissie deel aan haar vergaderingen.

• 8. De gemeentesecretaris en/of corporate controller kunnen op functionele titel onderwerpen voor agendering aan de Auditcommissie voorstellen.

Artikel 7 Adviescommissie van de raad

• 1. De Auditcommissie kan advies aan de raad uitbrengen ten aanzien van het besluit van de raad over de vaststelling van de jaarstukken en over het besluit tot het verlenen van décharge aan het college.

• 2. De Auditcommissie kan tevens besluiten advies aan de raad uit te brengen over de onderwerpen uit deze verordening of onderwerpen waarvan de Auditcommissie het wenselijk acht de raad te informeren op grond van zijn kaderstellende en controlerende functie.

• 3. Informatie die de Auditcommissie aan de gemeenteraad aanbiedt kan door de Auditcommissie worden voorzien van een voorstel voor de wijze van behandeling door de gemeenteraad

Artikel 9 Aansturing accountant

• 1. De Auditcommissie is eerste aanspreekpunt voor de accountant bij eventuele problemen in de uitvoering van de controles.

• 2. De Auditcommissie bewaakt de voortgang van de controles op basis van het controleprotocol.

• 3. De Auditcommissie kan op eigen initiatief of op verzoek van de accountant overleg voeren met de accountant over de voortgang, uitvoering of uitkomsten van de controles.

• 4. De Auditcommissie kan, met inachtneming van het controleprotocol zoals vastgesteld door de gemeenteraad, prioriteiten of aandachtspunten ten behoeve van de accountant aangeven.

Artikel 10 Startnotitie en Controleprotocol

• 1. Aan de start van een boekjaar, uiterlijk in februari, zendt de accountant de Auditcommissie de Startnotitie waarin de afspraken en beschrijving van operationele werkzaamheden, zoals die tussen de gemeente en accountant voor het komende jaar zijn vastgelegd voor de controlewerkzaamheden over het lopende boekjaar.

• 2. In de Startnotitie worden tevens de voortgang en realisatie van de afgesproken ontwikkelambities weergegeven en zijn de concrete vervolgstappen voor het lopende jaar vastgelegd.

• 3.

  • a.

    De Auditcommissie nodigt de raad en zijn fracties, uiterlijk in mei, uit om specifieke aandachtspunten aan te leveren, die tijdens de accountantscontroles nader onderzocht kunnen worden;

  • b.

    Bij de uitvraag op specifieke aandachtspunten wordt de raad tevens uitgenodigd om door hem gesignaleerde risico’s van beleid, bestuur of omgevingsontwikkelingen aan te leveren.

• 4. Het controleprotocol voor de controlecyclus van het lopende jaar wordt op voorstel van de Auditcommissie, uiterlijk in juli van ieder jaar aan de raad voorgelegd. Jaarlijks worden uit dit protocol tenminste de onderdelen betreffende de inhoudelijke aandachtspunten voor de controle en het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole ter vaststelling aan de raad voorgelegd.

• 5. Het college levert, uiterlijk in januari van het jaar volgend op het te controleren boekjaar, het geactualiseerde normenkader van interne- en externe regelgeving bij de raad voor vaststelling aan en zendt daarvan een afschrift aan de Auditcommissie.

Artikel 11 Interim controle

• 1. De accountant biedt de concept-uitkomsten van de interim controle in de vorm van een managementletter aan de Auditcommissie aan.

• 2. De Auditcommissie bespreekt de concept-managementletter met de accountant en het college.

• 3. De managementletter is voor 1 december van het boekjaar waarover de controle is uitgevoerd in definitieve vorm beschikbaar voor de Auditcommissie.

• 4. De Auditcommissie zendt naar aanleiding van de interim-controle de managementletter, of een samenvatting daarvan, aan de gemeenteraad.

• 5. Informatie die de Auditcommissie aan de gemeenteraad zendt kan door de Auditcommissie worden voorzien van een voorstel voor de wijze van behandeling door de raad.

Artikel 12 Controle jaarrekening

• 1. De accountant biedt de concept uitkomsten van de controle op de jaarrekening aan bij de Auditcommissie.

• 2. De Auditcommissie bespreekt de concept uitkomsten van de controle op de jaarrekening met de accountant en het college.

• 3. De gecontroleerde jaarrekening, rechtmatigheidsverantwoording, de accountantsverklaring en het accountantsverslag zijn voor 1 mei van het jaar volgend op het boekjaar waarover de controles zijn uitgevoerd in concept beschikbaar voor de Auditcommissie.

• 4. De Auditcommissie draagt zorg voor tijdige verzending aan de gemeenteraad van de in lid c bedoelde stukken. Tijdige verzending van stukken is op grond van het Reglement van Orde van de gemeenteraad tenminste 10 werkdagen.

Artikel 13 Evaluatie van de overeenkomst met de accountant

• 1. De Auditcommissie evalueert ten minste één maal per jaar het functioneren van de accountant die belast is met de controle op de jaarrekening.

• 2. Bij deze evaluatie zal tevens de aard en de omvang van de opdracht verstrekt aan de accountant worden betrokken.

Artikel 14 Inhuur externen, onderzoeksopdrachten, audits en training

• 1. De Auditcommissie is bevoegd bij de uitoefening van zijn taken:

  • a.

    een extern adviseur of deskundige te raadplegen;

  • b.

    onderzoeksopdrachten of opdrachten voor audits te verstrekken;

  • c.

    training en opleiding voor de Auditcommissie en Raad te organiseren.

.

Artikel 15 Facultatieve taken Auditcommissie

• 1. Onderzoek of Audits die de Auditcommissie verricht of laat verrichten kan zich richten op:

  • a.
    • I.

      De informatiewaarde in raadsvoorstellen en producten uit de P&C-cyclus die de raad van het college ontvangt, inclusief monitoring en evaluatie van de verbetering van de informatiewaarde conform de raadsbesluiten over Optimale Raadsstukken en Versterken Informatiewaarde;

    • II.

      Doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid;

    • III.

      De governance, risk en compliance van het bestuur van de gemeente Haarlemmermeer

  • b.

    Onderzoek kan plaats vinden aan de hand van externe informatie, de ter zake aan de gemeenteraad of Auditcommissie uitgebrachte memo’s, nota’s, brieven, raadsstukken etc., accountantsrapporten en de onderwerpen die daarin aan de orde komen, rapportages van Corporate Control, Rekenkamerrapporten en overige rapporten voor zover deze verband houden of kunnen houden met de financiële functie, governance, risk en compliance van de gemeente.

• 2. Ten aanzien van de volgende onderwerpen kan de Auditcommissie in het bijzonder besluiten tot agendering, het doen van onderzoek, of dat te laten doen, en/of gesprek te voeren met het college en/of op grond van de Verordening ambtelijke ondersteuning met de directie en/of de corporate controller:

  • a.

    Onderzoeken die het college uitvoert op grond van artikel 213a van de Gemeentewet;

  • b.

    Risicomanagement;

  • c.

    Projectbeheersing;

  • d.

    Cyber (het geheel van digitale systemen en netwerken), ICT beleid, Operational en IT-Auditrapportages;

  • e.

    Validiteit van informatie die met behulp van Artificiële Intelligentie wordt verkregen;

  • f.

    Privacy en AVG regelgeving en beleid;

  • g.

    Fraude;

  • h.

    Soft-controls;

  • i.

    Management Rapportages (MARAP);

  • j.

    Financiële functie en verslaggeving: de Auditcommissie bespreekt de raadsvoorstellen met betrekking tot de financiële verordening en de daaruit volgende kadernota’s en het beleid dat op de financiële functie van de gemeente betrekking heeft.