betreffende Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek

Hilversum

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Hilversum,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders betreffende Gemeenschappelijke Regeling Archief

Gooi en Vechtstreek per 01-01-2024 d.d. 19 september 2023 met kenmerk 1320965,

BESLUIT:

De Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek te treffen met de overige deelnemende regiogemeentes en deze aan te gaan per 01-01-2024.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 15 november 2023, de griffier de bu emeester,

A.J. v rve d CMC dr.ir. G.M. van den Top

RAADSVOORSTEL

zaaknummer: 1320965

afdelingsnaam: Publiekszaken - KCC

steller: Benno van Tilburg

telefoonnummer 035 629 2654

onderwerp: Treffen Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek met regiogemeentes per 01-01-2024

Voorstel

1. De Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek te treffen met de overige

deelnemende regiogemeentes en deze aan te gaan per 01-01-2024.

Samenvatting

In de regio Gooi en de Vechtstreek zijn twee archiefdiensten aanwezig, het Streekarchief Gooi en Vechtstreek en het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen.

Al enkele jaren geleden is de wens ontstaan om te komen tot een fusie van de twee archiefdiensten voor de deelnemende gemeentes (Hilversum, Blaricum, Laren, Wijdemeren, Gooise Meren en Huizen). Vanaf 2022 is intensief gewerkt aan het in kaart brengen van de financiële, personele en juridische gevolgen.

Dit heeft geresulteerd in bijgevoegde Gemeenschappelijke Regeling (GR) met bijlages.

Op 19 juli 2023 heeft de gemeenteraad Hilversum in haar zienswijze op de concept GR Archief Gooi en Vechtstreek aangegeven geen wensen en bedenkingen te hebben. Dat is de reden dat wij dit voorstel bij uw raad hebben aangemeld voor rechtstreekse besluitvorming zonder beeld- en oordeelsvormende behandeling in de raadscommissie.

Inleiding

Het archief heeft een tweeledige functie: archiveren en toegankelijk maken van enerzijds besluiten van lokale overheden en anderzijds het bewaren en (digitaal) toegankelijk maken van documenten die relevant zijn voor een begrip van de lokale geschiedenis. Daarmee draagt het archief bij aan de toegankelijkheid van informatie, de transparantie van besluiten, de betrokkenheid bij de democratie en de lokale gemeenschap. De fusie zorgt ervoor dat de archiefdienst beter toegerust is op haar taken.

Het kabinet wil dat overheden belangrijke informatie na 10 jaar overbrengen naar de regionale archiefdienst. Nu is dat nog 20 jaar. Archiefdiensten hebben experts en systemen om digitale bestanden eeuwig leesbaar en bruikbaar te houden. Door de informatie na 10 jaar naar een archiefdienst te sturen, is deze beter toegankelijk voor gebruikers. Zowel online als in de studiezaal. Ook is de meeste informatie bij archiefdiensten openbaar en voor iedereen in te zien. Sommige informatie kan nog wel een bepaalde tijd afgeschermd zijn of alleen onder voorwaarden in te zien. Maar dit is alleen bij belangrijke redenen, zoals privacy of staatsveiligheid.

Voor de fusie zijn twee afzonderlijke raadsbesluiten nodig. De eerste om al dan niet een zienswijze in te dienen op de concept GR en de tweede om de GR te treffen met de deelnemende gemeenten. De raad heeft op 19 juli haar zienswijze gegeven, maar dat leidde niet tot wijzigingen in de voorliggende GR. De overige deelnemende gemeenten en hun respectievelijke raden hebben geen zienswijze ingediend en ook geen wijzigingen in de concept GR voorgesteld. Daarmee kunnen de raden van de deelnemende gemeenten nu formeel de GR Archief Gooi en Vechtstreek aangaan. Pas wanneer alle afzonderlijke raden dit hebben gedaan, zal de GR per 1 januari 2024 in werking treden.

Probleemstelling/doel

De GR Archief Gooi en Vechtstreek per 01-04-2024 door de raden te laten treffen, waarmee het nieuwe gefuseerde Archief Gooi en Vechtstreek van start kan gaan.

Argumenten

1.1 De bijgevoegde GR is tot stand gekomen na een uitgebreid ambtelijk voorbereidingsproces.

In 2022 is een intensief traject gestart waarin de betrokken gemeentes (Hilversum, Blaricum, Laren, Wijdemeren, Gooise Meren en Huizen) uitgebreid input hebben geleverd voor de GR.

Uit dit voorbereidend proces zijn onderstaande redenen gebleken om de archiefdiensten samen te voegen tot een regionaal werkende dienst:

• De afzonderlijke diensten hebben met de huidige capaciteit grote moeite hun wettelijke taken te vervullen en kampen met achterstanden.

• De archiefdiensten hebben de nieuwe opgave om digitale bestanden te bewaren in een e-depot.

• De archiefdiensten zullen stappen moeten maken om passende digitale dienstverlening te kunnen bieden.

• Voor de dienstverlening op het vlak van de lokale geschiedenis is binnen de beide diensten weinig ruimte.

• De verwachting is dat het investeren in één archiefdienst die voldoende toegerust is om haar taken goed te vervullen al met al in financieel opzicht voordeliger is dan te investeren in twee afzonderlijke archiefdiensten.

• De samenvoeging van de twee archiefdiensten leidt tot een organisatie die in staat is de

archieftaken meer duurzaam uit te voeren.

• De fusie van beide archiefdiensten moet leiden tot de vorming van een stabielere en robuustere archieforganisatie, die in staat is om de vier belangrijkste opgaven voor nu en de nabije toekomst te realiseren, te weten:

1. voldoen aan de wettelijke taken;

2. verbetering van de digitale dienstverlening;

3. de transitie naar duurzaam digitaal archiefbeheer o.a. door middel van een e-depot;

4. bijdragen aan de lokale geschiedenis, bereikbare bezoeklocatie.

1.2 Bestuurders van de deelnemende gemeenten zijn betrokken geweest bij de totstandkoming van de fusie archiefdiensten.

Op 17 mei 2023 is er een bestuurlijk overleg geweest waarin de betrokken bestuurders van de deelnemende gemeentes hebben ingestemd met de voorgestelde bestuurlijke route van de GR.

Kanttekeningen

1.1 Als niet alle genoemde gemeentes deelnemer worden van de nieuwe GR kan dit leiden tot hogere kosten voor de overige deelnemers.

Er is echter intensief overleg gevoerd met de andere (kandidaat) participanten aan de voorgestelde Gemeenschappelijke Regeling. Er is bij de participanten draagvlak voor een fusie en dus toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling. Beslissingsbevoegd in de GR (zie ook art. 4.1 GR) is B&W Hilversum.

Financiën, middelen & capaciteit

De fusie heeft gevolgen voor alle deelnemende gemeenten, dus ook voor de gemeente Hilversum. Hilversum gaat in de nieuwe situatie immers fungeren als centrumgemeente voor alle deelnemende partijen en draagt daarmee ook zorg voor de financiële geldstromen.

Nieuwe situatie na fusie

Op basis van de huidige berekening wordt er, per 1 januari 2024, een bedrag van € 6,53 per inwoner ten laste van de gemeentelijke begroting gebracht.

Op dit moment telt Hilversum 93.453 inwoners. Daarmee komt het totaalbedrag uit op afgerond

€ 611.000 voor 2024. In deze berekening is rekening gehouden met de toepassing van een inflatiecorrectie 2023-2024 van 4,4% (CPI-index maart 2023).

Huidige situatie

Nu heeft Hilversum ook een archieffunctie die kosten met zich meebrengt. Deze kosten zijn al opgenomen in de meerjarenbegroting van de gemeente.

Het betreft een bedrag van afgerond € 540.000 op jaarbasis. Dit bedrag is opgebouwd uit materiële kosten, personele kosten en overhead.

Het verschil van afgerond € 70.000 wordt onder andere veroorzaakt door het toepassen van een

inflatiecorrectie. Daarnaast is rekening gehouden met de ontwikkeling van onder andere een e-depot en de doorontwikkeling van de digitalisering. Ook kan na de fusie gebruik worden gemaakt van een tweetal inloop locaties. De financiële verwerking vindt, na besluitvorming, plaats bij het opstellen van de voorjaarsnota 2024. Ter aanvulling willen wij benadrukken dat in de huidige begroting van het Streekarchief nog niet in de volle breedte rekening is gehouden met eventueel te behalen efficiency voordelen in de toekomst.

Uitvoering

Er is de afgelopen periode intensief overleg geweest met de deelnemende gemeenten, medewerkers en ondernemingsraden. Gooise Meren en Hilversum hebben de fusie voorbereid en hiervoor de nodige documenten opgesteld. Er zijn vele gesprekken gevoerd met belanghebbenden en geïnteresseerden, zoals historische kringen. Na het bestuurlijk overleg in mei is er afgesproken dat er een roadshow gegeven zal worden door de archivaris en projectleider ter ondersteuning van dit proces. De raden van Huizen, Laren en Wijdemeren worden in deze bediend in de maand september.

Daarnaast wordt momenteel gewerkt aan een implementatieplan voor de gevolgen van de fusie (op het gebied van personeel, branding, ICT, huisvesting etc.…). Dit implementatieplan zal van september 2023 tot en met juni 2024 uitgevoerd worden. Het huidige streekarchief valt nu onder KCC/Publiekszaken en zal dat ook in gefuseerde vorm blijven doen. Medewerkers die nu nog onder Gooise Meren vallen komen dus in dienst van Archief Gooi en Vechtstreek en dus Hilversum zijnde centrumgemeente in de GR. In september wordt personeel in dit proces bijgepraat tijdens een personeelsbijeenkomst waar P&O en de OR bij zijn uitgenodigd voor toelichtingen op het proces.

Bij dit raadsvoorstel is een overzicht opgenomen van de producten en diensten die het gefuseerde archief biedt voor gemeenten en belangstellenden. Dit overzicht wordt nog uitgewerkt tot een producten- en dienstencatalogus. Op verzoek van betrokken gemeenten zal er ook – in samenwerking met de aangesloten gemeenten - gewerkt worden aan het formuleren van zogenaamde SMART doelen op het terrein van dienstverlening. Hierdoor kan worden nagegaan of het gefuseerde archief er goed in slaagt de dienstverlening te verbeteren. Dit vraagt behalve het meetbaar formuleren van doelen, ook dat

het archief relevante gegevens goed bijhoudt. Dit wordt onderdeel van het implementatieplan, zodra de fusie een feit is.

In 2027 zal een evaluatie plaatsvinden van de archiefdienst. Daarbij zal breed gekeken worden naar de dienstverlening, eventuele achterstanden in de bewerking van de archieven, de stand van zaken m.b.t. digitalisering, het gebruik van de twee bezoeklocaties, de tevredenheid van bezoekers en belanghebbenden en de samenwerking tussen medewerkers. De uitkomst van de evaluatie kan aanleiding zijn om gemaakte keuzes te herzien of aanvullende keuzes te maken.

Burgemeester en wethouders van Hilversum,

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlage(n)

1. Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek per 01-01-2024

2. Visiedocument Archief Gooi en Vechtstreek

3. Overzicht producten en diensten

4. Personeel en huisvesting

5. Perspectief gebruikers

6. Zienswijze gemeenteraad Hilversum op concept GR Archief Gooi en Vechtstreek