Verordening financieel beleid, beheer en organisatie, Werkplein Drentsche Aa 2024

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 2.

  Overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeenschappelijke regeling, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt

• 3.

  Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

• a.

  Van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

• b.

  In aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, en de investeringen.

• 2.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 100.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 3. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt voor 15 april aan de gemeenteraden het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De gemeenteraden hebben een zienswijzetermijn van 12 weken. Het algemeen bestuur stelt vervolgens deze begroting voor 15 september vast.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van 0,15% van de totale lasten opgenomen.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur middels prognoses in de tweede bestuursrapportage, of de lasten van het programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van het programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. De prognoses in deze tussentijdse rapportage worden gezien als begrotingswijziging in het kader van rechtmatigheidsdoeleinden. Het is de verantwoordelijkheid van de aangesloten gemeente om de prognoses over te nemen in hun eigen begrotingswijziging.

• 4.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

Artikel 5. Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling over de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportage bevat in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

• a.

  de baten en de lasten per programma;

• b.

  het overzicht van de overhead;

• c.

  het totale saldo van de baten en lasten, volgend uit de onderdelen a, en b;

• d.

  de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

• e.

  het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d;

• f.

  de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten, en

• 3.

  In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programmaonderdelen en investeringskredieten in de begroting groter dan €100.000 toegelicht.

Artikel 6. EMU-saldo

Als het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 7. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het algemeen bestuur kan vaststellen op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan €100.000 nader toegelicht.

Artikel 8. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 1 augustuster kennisgeving een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 9. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de begrote lasten als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• 5.

  In het kader van de begrotingsrechtmatigheid verstaan wij onder het tijdig informeren van het algemeen bestuur, het informeren middels de jaarstukken. Dit betekent dat een onderschrijding van de baten en lasten, en een overschrijding van de baten als rechtmatig worden beschouwd, en daarmee geen onderdeel vormen van de rechtmatigheidsverantwoording.

• 6.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van Werkplein Drentsche Aa bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als onderdeel van de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

Artikel 12. Voorziening voor oninbare vorderingen

Het dagelijks bestuur neemt in het Treasurystatuut regels op die zij hanteert voor het dagelijkse beheer van koersrisico en valutarisico, kredietrisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico, geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2.

  Tekorten of overschotten worden per jaareinde in principe volledig afgewikkeld met de gemeenten. De mogelijkheid bestaat om, in geval van overschotten en verwachte incidentele kosten, over te gaan tot het vormen van (een) bestemmingsreserve(s). Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt in ieder geval aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b.

  de voorgenomen besteding van de reserve;

• c.

  de voeding van de reserve.

• 3.

  Een bestemmingsreserve kent een maximale looptijd van 4 jaar.

• 4.

  Geen andere dan, bij de vorming van een bestemmingsreserve, reeds deelnemende gemeente(n) van het samenwerkingsverband (GR) kan rechten ontlenen aan de (uitkering) van de bestemmingsreserve.

Artikel 14. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

Artikel 15. Financieringsfunctie

• 1.

  Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a.

  voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

• b.

  er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder

• c.

  van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden.

Artikel 16. Bedrijfsvoering

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 7 overschrijden, en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• b.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• c.

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 17. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

• e.

  het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 18. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en

• h.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;

• i.

  het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 19. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 16. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 3jaar. Bij afwijkingen in de administratie nemen het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 20. Intrekking oude regeling

De financiële verordening gemeenschappelijke regeling Werkplein Drentsche Aa wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1-1-2024.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie, Werkplein Drentsche Aa 2024.