Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) ICT NML 2025

1. Het bestuur stelt een programma-indeling vast, die aansluit op de samenwerkingsmodules zoals opgenomen in artikel 5 van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML).

2. Het bestuur stelt per programma vast:

• a.

  De taakvelden, en

• b.

  De beleidsindicatoren.

  Deze bestaan in ieder geval uit de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

3. Het bestuur stelt vast over welke onderwerpen zij in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken, kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

1. De begroting en jaarstukken zijn ingericht conform het gestelde in het BBV.

2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

• a.

  van de nieuwe investeringen, voor zover van toepassing, per investering het benodigde investeringsbudget weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringsbudget en de raming van de uitputting van het investeringsbudget in het lopende boekjaar weergegeven, en

• b.

  in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

3. In de jaarrekening wordt, voor zover van toepassing, van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringsbudgetten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

4. De verdeling van de kosten vindt plaats zoals opgenomen in artikel 20 van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML). In de begroting en jaarstukken wordt een overzicht opgenomen van de bijdragen per deelnemende gemeente.

5. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 25.000 afzonderlijk gespecificeerd.

1. Elk jaar biedt de directeur een planningsoverzicht met data aan, waarop de verschillende Planning &Control (P&C) documenten aan het bestuur worden aangeboden.

2. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen van minimaal € 1.000 en maximaal € 50.000.

3. Voordat een beroep wordt gedaan op de post onvoorziene uitgaven wordt eerst beoordeeld of:

• a.

  er ruimte is binnen andere budgetten van het programma;

• b.

  de uitgave voldoet aan de 3 O’s; Onvoorzienbaar, Onontkoombaar en Onuitstelbaar. Aan minimaal twee O’s dient te worden voldaan.

  Indien een afzonderlijk voorstel, vanwege de onuitstelbaarheid, niet tijdig aan het bestuur kan worden voorgelegd, dan zal het bestuur zo spoedig mogelijk door de directeur van deze uitgave schriftelijk in kennis worden gesteld.

4. Voor het opstellen en vaststellen van de begroting worden de termijnen zoals opgenomen in artikel 21 van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML) aangehouden.

1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting en eventuele begrotingswijzigingen, de baten en de lasten per programma.

2. De nieuwe investeringsbudgetten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. De directeur informeert het bestuur als hij verwacht dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringsbudget het geautoriseerde investeringsbudget dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

4. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de vergadering van het bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, kunnen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten en het bijstellen van het beleid worden gedaan. In geval van investeringen met een meerjarig karakter worden indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten gedaan.

5. Investeringen kunnen voorspoediger of met een vertraging plaatsvinden, waardoor een verschuiving van de uitgaven tussen de begrotingsjaren plaatsvindt. Hierdoor kan een over- of onderschrijding van het voor dat jaar beschikbaar gestelde investeringsbudget ontstaan. Zolang het totale investeringsbudget naar verwachting niet wordt overschreden en overeenkomstig de vastgestelde doelen en voorwaarden wordt gerealiseerd, is er geen noodzaak dit separaat aan het bestuur voor te leggen en kan volstaan worden met een toelichting in een van de P&C documenten.

6. Voor een investering die niet in de begroting is opgenomen, legt de directeur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel tot vaststelling van een investeringsbudget aan het bestuur voor. In dit voorstel worden de (meerjarige) financiële gevolgen toegelicht en voorzien van een voorstel tot dekking van de uit de investering voortvloeiende exploitatielasten. Bij een begrotingswijziging, zijn de regels uit artikel 22 van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML) van toepassing.

1. De directeur informeert het bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het samenwerkingsverband over de eerste 4 maanden en de eerste 8 maanden en over de prognose van het lopende verslagjaar.

2. De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en gaat vergezeld van een overzicht met de bijgestelde raming van de baten en de lasten per programma, een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, overhead en vennootschapsbelasting en van de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. Voor zover van toepassing wordt de realisatie en raming van de uitputting van investeringsbudgetten opgenomen.

3. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de begroting van de baten en lasten per programma groter dan € 50.000 benoemd en toegelicht, waar mogelijk uitgesplitst naar centraal en gemeente specifiek.

1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken wordt een voorstel over de bestemming van het jaarrekeningresultaat aangeboden.

2. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan worden voorgesteld om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Dit voorstel wordt uiterlijk in december van het desbetreffende verslagjaar aangeboden.

3. Deze budgetoverheveling vindt bij voorkeur plaats via een bestemmingsreserve, die in het daaropvolgende begrotingsjaar weer volledig als budget wordt ingezet, waarbij de voorgenomen aanwending van het budget gelijk is aan de oorspronkelijk geplande besteding.

4. Voor het vaststellen en verzenden van de (voorlopige) jaarrekening worden de termijnen zoals opgenomen in artikel 23 en 24 van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML) aangehouden.

1. Het bestuur stelt vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het bestuur over afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) boven de verantwoordingsgrens. Het bestuur stelt deze verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast in het controleprotocol ICT NML.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken rapporteert het bestuur over de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) boven de rapportagegrens en worden deze nader toegelicht. Het bestuur stelt deze rapportagegrens vast in het controleprotocol ICT NML.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. De directeur biedt, voor zover nodig (jaarlijks) ter vaststelling, een geactualiseerd normenkader rechtmatigheid aan bij het bestuur. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringsbudgetten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde budget voor deze investering. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal beschikbare investeringsbudget, wordt dan ook als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.

5. Een onderschrijding van de lasten of het investeringsbudget en lagere of hogere baten zijn rechtmatig, mits deze tijdig aan het bestuur zijn gemeld en toegelicht.

Onder tijdig wordt verstaan gedurende het verslagjaar of uiterlijk bij de jaarrekening van het desbetreffende verslagjaar.

6. De volgende afwijkingen van de begroting vallen binnen de beleidskaders en zijn acceptabel:

• a.

  Overschrijdingen van de lasten die kleiner zijn dan € 50.000 en overschrijding van een investeringsbudget die kleiner is dan € 10.000;

• b.

  Overschrijdingen die een gevolg zijn van nominale ontwikkelingen met een onvoorzien, onontkoombaar en onuitstelbaar karakter;

• c.

  Overschrijdingen die een gevolg zijn van oproer, wanorde, rampen, zware ongevallen of (cyber)criminaliteit;

• d.

  Overschrijdingen, waarbij direct gerelateerde baten, niet zijnde de gemeentelijke bijdrage zoals bedoelt in artikel 20 van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML), de overschrijding geheel of grotendeels compenseren;

• e.

  Overschrijdingen die door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage zijn geautoriseerd;

• f.

  Overschrijdingen welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd, omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de belastingdienst, de subsidieverstrekker of een toezichthouder blijkt. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor het verslagjaar waarin deze lasten worden verantwoord;

• g.

  Overschrijdingen door hogere afschrijvings- en financieringslasten die zijn ontstaan door overschrijdingen op investeringsbudgetten uit de twee voorafgaande verslagjaren.

7. Begrotingsonrechtmatigheden die op grond van lid 6 als acceptabel worden beschouwd, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en overheidseigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. Het bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het samenwerkingsverband.

1. Immateriële en materiële vaste activa met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van minder dan € 25.000, tenzij deze onderdeel uitmaken van een geheel, worden niet geactiveerd m.u.v. gronden, terreinen en vervoermiddelen. Deze uitgaven worden in het jaar van aanschaf of vervaardiging direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2. Afschrijving vindt plaats op basis van lineaire afschrijving.

3. De termijn van afschrijving van vaste activa wordt vastgesteld bij het besluit tot verwerving van het betreffende actief. Als richtlijn gelden de volgende maximale afschrijvingstermijnen:

4. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

5. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

6. Software en licenties voor software voor onbepaalde duur, die in één keer in rekening worden gebracht, vallen onder materiële vaste activa.

1. In de begroting en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de programma’s en taakvelden plaats.

2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt in ieder geval aangegeven: het specifieke doel, het bestedingsplan, de maximale hoogte en de maximale looptijd van deze reserve.

3. Als de maximale looptijd van een bestemmingsreserve is overschreden, valt het restant van de reserve vrij en wordt deze toegevoegd aan de algemene reserve, tenzij het bestuur besluit tot aanpassing van de maximale looptijd.

4. Het bestuur kan, voor zover gewenst, een nota reserves en voorzieningen vaststellen. Deze nota behandelt dan het beleid inzake de vorming en besteding van reserves en voorzieningen.

1. Voor de levering van goederen, diensten en werken door het samenwerkingsverband aan gemeenten, overheidsbedrijven en derden, waarbij het samenwerkingsverband in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door het samenwerkingsverband aan gemeenten, overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

1. Het bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 22 onder c. Daarnaast informeert het bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

2. Het bestuur draagt zorg voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van het samenwerkingsverband met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de jaarrekening en het jaarverslag met bijbehorende stukken van het verslagjaar 2024 en later en op de begroting van het begrotingsjaar 2026 en later.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Financiële verordening ICT NML 2025’.