Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2025

1. Het college mandateert het beheer van de (investerings)budgetten binnen de gemeente Voorschoten aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris wordt hierdoor aangewezen als hoofdbudgethouder.

2. De griffier is de budgethouder voor de (investerings)budgetten die ter beschikking staan van de gemeenteraad en voor zover van toepassing van de budgetten van de Rekenkamer.

3. De hoofdbudgethouder kan het beheer van (investerings)budgetten aan afdelingshoofden en teamleiders mandateren, waarmee zij worden aangewezen als respectievelijk afdelingsbudgethouder en teambudgethouder.

4. De afdelingshoofden en teamleiders kunnen het beheer van (een deel van) hun budgetten mandateren aan een medewerker die aan hen verantwoording aflegt, waarmee de medewerker wordt aangewezen als budgethouder.

5. In aanvulling op artikel 3 lid 3 wordt de teamleider projecten aangewezen als de projectbudgethouder voor de projecten binnen het sociaal en ruimtelijk domein, waarbij de teamleider projecten het beheer van (een deel van) deze budgetten kan mandateren aan een medewerker. Deze medewerker wordt daarmee projectsubbudgethouder. De budgetverantwoordelijkheid voor de overige projecten ligt bij de hoofdbudgethouder. Daarnaast kan de teamleider projecten worden aangewezen als teambudgethouder voor overige budgetten.

6. Iedere (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder wijst voor hun (investerings/project)budget één (of meerdere) prestatie akkoord verklaarder(s) aan. Bij het aanwijzen van (afdelings/team/project(sub))budgethouders en prestatie akkoord verklaarders en hun vervangers wordt te allen tijde het vierogenprincipe in acht genomen. De financiële administratie heeft de controlerende functie.

7. Aanwijzingen tot (afdelings/team/project)budgethouder en prestatie akkoord verklaarder gebeurt schriftelijk of per mail. De financiële administratie wordt hiervan terstond op de hoogte gebracht.

8. Aan elk budget wordt maximaal en tevens minimaal één (afdelings/team/project(sub))budgethouder gekoppeld.

1. De hoofdbudgethouder wordt bij afwezigheid van de gemeentesecretaris vervangen door een locosecretaris.

2. Een afdelingsbudgethouder wordt vervangen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau. Aanwijzing gebeurt door de gemeentesecretaris.

3. Een teambudgethouder wordt horizontaal vervangen door een andere teambudgethouder binnen dezelfde afdeling, of verticaal door de afdelingsbudgethouder of diens vervanger. Aanwijzing gebeurt door de afdelingsbudgethouder of hoofdbudgethouder.

4. Een budgethouder wordt horizontaal vervangen door een andere budgethouder binnen hetzelfde team, of verticaal door de teamleider of diens vervanger. Aanwijzing gebeurt door de teambudgethouder of diens vervanger.

5. De projectbudgethouder wordt horizontaal vervangen door een andere teamleider binnen dezelfde afdeling, of verticaal door het afdelingshoofd of diens vervanger.

6. Vervanging van de projectsubbudgethouder wordt bepaald door de projectbudgethouder of diens vervanger.

7. De griffier wordt als budgethouder vervangen door diens plaatsvervanger.

1. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor het beheer van de (investerings)budgetten binnen de kaders van de begroting en draagt zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

2. De hoofdbudgethouder zorgt voor een actieve afstemming met de afdelingen over ontwikkelingen in de (investerings)budgetten.

3. De afdelingsbudgethouders zijn eindverantwoordelijk voor het beheer van de budgetten en het realiseren van inkomsten die tot de verantwoordelijkheid van een afdeling behoren.

4. De (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouders zijn ieder voor hun (investerings)budgetten verantwoordelijk voor:

• a.

  Het beheersen van de uitgaven door een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inzet van de ter beschikking gestelde middelen.

• b.

  Het aangaan van verplichtingen nadat is geconstateerd dat het budget

  • i.

    Toereikend is;

  • ii.

    Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het beschikbaar is gesteld.

• c.

  Het realiseren van de inkomsten zoals deze zijn opgenomen op de budgetten.

• d.

  Het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en de bijbehorende rapportage.

• e.

  Het zorgdragen dat leveranciers binnen de betalingstermijn betaald kunnen krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatielevering akkoord zijn.

• f.

  Opvolging geven aan incorrecte facturen/prestaties bij crediteuren/debiteuren.

• g.

  Het vragen aan de leverancier om op de factuur een herleidbare codering (bijvoorbeeld kostenplaats of verplichtingennummer) op te nemen.

5. De afdelingsbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de rapportage van het totaal van budgetafwijkingen in de bestuurlijke P&C-cyclus.

6. De (hoofd/afdelings)budgethouder is ieder voor diens budgetten verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording aan het college over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning- & controlcyclus. Dat zijn onder andere de actuele Financiële Verordening en het geldende inkoopbeleid.

7. De prestatie akkoord verklaarder toetst de facturen op juistheid, tijdigheid en volledigheid van geldbedragen en geleverde prestaties.

8. De financiële administratie:

• a.

  Is verantwoordelijk voor het beheer van de lijst van de (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouders, prestatie akkoord verklaarders en hun vervangers, en wijzigingen hierin.

• b.

  Bewaakt het goedkeuringsproces van het registreren van verplichtingen en het overgaan tot betalingen, alsook het nakomen van de betalingstermijnen.

• c.

  Is verantwoordelijk voor actuele budgetinformatie.

• d.

  Is verantwoordelijk voor de toetsing en bewaking van de rechtmatige autorisaties van uitgaven en de vastlegging van verplichtingen.

• e.

  Memoriaalboekingen waarbij meer wijzigt dan de kostensoort moet akkoord worden gegeven door de betreffende (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder(s).

• f.

  De financiële administratie draagt zorg voor een juiste doorverdeling van de in artikel 8, lid 1 en 2 van de regeling genoemde kosten.

1. Voor bepaalde lasten ontvangst de gemeente Voorschoten centraal facturen, die betrekking kunnen hebben op verschillende budgetten van mogelijk meerdere (typen) budgethouders. Dit betreft kosten voor publiekrechtelijke heffingen, verzekeringen en motorrijtuigenbelasting. Deze lasten worden centraal berekend en geboekt.

2. De personeelslasten (salarissen en afdracht van premies en belastingen), kapitaallasten, interne doorbelastingen, dotaties aan voorzieningen, reservemutaties en boekingen vanuit de administratie van derden worden centraal berekend en geboekt.

3. De kosten uit het eerste en tweede lid van dit artikel worden door de financiële administratie verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende budgetten van de (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouders.

4. De teamleider verantwoordelijk voor de financiële administratie is verantwoordelijk voor de verdeling en boeking van de posten in artikel 8, eerste en tweede lid. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer van hun totale budget, inclusief deze posten.

1. De functie van (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder en prestatie akkoord verklaarder kunnen niet door medewerkers worden uitgevoerd die een registrerende of bewarende functie hebben. Uitvoerende functionarissen van de financiële administratie kunnen daardoor geen budgethouder of prestatie akkoord verklaarder zijn.

2. De rol van (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder mag niet gecombineerd worden met de rol als prestatie akkoord verklaarder met betrekking tot dezelfde verplichting/factuur.

3. Declaraties of eigen facturen van de (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder dienen te worden goedgekeurd door de leidinggevende. Declaraties of facturen van de hoofdbudgethouder dienen te worden goedgekeurd door diens vervanger.

1. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2025’.

2. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2025.

3. De Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2019 wordt hiermee ingetrokken, maar blijft van toepassing op de periode vóór de inwerkingtreding van deze regeling.