Nota Reserves en Voorzieningen gemeente Rheden 2025-2028

1 Inleiding

Een gedegen beleid op reserves en voorzieningen is van groot belang voor de financiële stabiliteit van een gemeente. Inzicht in hoe reserves en voorzieningen tot stand komen, vervolgens beheerd worden en tot slot afgewikkeld worden, verkleint het risico op toekomstige financiële verrassingen die inbreuk kunnen maken op de financiële weerbaarheid van de gemeente als geheel. Het inzicht wordt verschaft door een goede samenhang na te streven tussen toegepaste wetgeving, P&C cyclus, begroting, jaarrekening, opgestelde kaderstelling & spelregels met de raad als vaststellend orgaan.

De gemeente moet op het terrein van financiën aan een aantal wettelijke voorschriften voldoen. Mede op basis hiervan is de Financiële verordening gemeente Rheden 2024 opgesteld, welke door de raad op 19 december 2023 is vastgesteld. In artikel 17 van deze Financiële verordening is opgenomen dat het college eens in de vier jaar een Nota Reserves en Voorzieningen aanbiedt aan de raad. Deze Nota Reserves en Voorzieningen geldt van 2025 tot 2029.

2 Begrippen

Voor de volledige definities van reserves en voorzieningen verwijzen we onder meer naar de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en naar de notitie Meerjarig financieel inzicht voor de raad 2020 zoals opgesteld door de commissie BBV. Hier volgt een beknopte weergave van de begrippen en definities.

2.1 Reserves

Van belang om hier te vermelden is het feit dat met de aanpassing van het BBV in 2017 het niet meer is toegestaan om een investering de dekken met een reserve. Investeringen moeten vanaf 2017 via de kapitaallasten in de meerjarenbegroting worden afgeschreven.

De gemeente Rheden kent de volgende reserves:

• -

  Algemene reserve: deze permanente reserve is in principe vrij besteedbaar en is vooral als buffer bedoeld om toekomstige financiële tegenvallers en onvoorziene financiële risico’s op te kunnen vangen. Mutaties in de algemene reserve zijn het gevolg van rekeningoverschotten dan wel tekorten, dotaties aan en vrijval van bestemmingsreserves.

• -

  Bestemmingsreserve: deze door de raad goedgekeurde reserve behelst middelen die aan een bepaald thema of programma toebedeeld worden. Deze gereserveerde middelen zijn niet vrij besteedbaar maar moeten aan specifiek benoemde doelen uitgegeven worden. Er kunnen specifieke bestemmingsreserves worden ingesteld zoals bijvoorbeeld een kapitaallastenreserve of een egalisatiereserve.

De raad is bevoegd om besluiten te nemen over de reserves. Reserves maken deel uit van het eigen vermogen.

2.2 Voorzieningen

Hoofdzakelijk kunnen er twee soorten voorzieningen onderscheiden worden, wettelijke voorzieningen en egalisatievoorzieningen.

Wettelijke voorziening: is een in de toekomst te betalen verplichting waarvan de oorsprong in het verleden heeft plaatsgevonden, zoals bijvoorbeeld pensioenvoorzieningen of voorzieningen spaarverlof. Noch het college noch de raad heeft hier beslissingsbevoegdheid aangezien deze voorzieningen via het BBV verplicht worden gesteld.

Egalisatievoorziening: is bedoeld om toekomstige kosten die voortkomen uit bedrijfsvoering, bijvoorbeeld groot onderhoud riolering, te dekken en te egaliseren over meerdere jaren.

Het college is bevoegd om besluiten te nemen over voorzieningen. Deze voorzieningen worden via de Planning & Control cyclus door de raad vastgesteld. Voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen.

2.3 Verschillen reserves en voorzieningen

In onderstaand tabel zijn de belangrijkste verschillen tussen reserves en voorzieningen weergegeven:

3 Beleid reserves en voorzieningen

De gemeenteraad heeft beleidsvrijheid in de omgang met reserves. Er zijn geen wettelijke restricties voor de gemeenteraad om reserves in te stellen, op te heffen of de bestemming ervan te wijzigen. Hetzelfde geldt voor voorzieningen behoudens de wettelijke voorzieningen.

Belangrijke aspecten bij het beleid inzake reserves zijn: transparantie, eenvoud, doelmatigheid en integrale afweging. Daarvoor zijn in Rheden de volgende spelregels opgesteld:

3.1 Algemene reserve

De algemene reserve kent een permanent karakter en dient als risicobuffer om nadelige exploitatiesaldi en toekomstige financiële tegenvallers te kunnen opvangen. De hoogte van de algemene reserve wordt 2 keer per jaar door de raad beoordeeld - in de paragraaf weerstandsvermogen bij jaarrekening en de begroting - waarbij rekening wordt gehouden met de gewenste solvabiliteit van de gemeente. Het streven is om een solvabiliteit van minimaal 20% aan te houden. De solvabiliteit is de verhouding van het eigen vermogen (algemene plus bestemmingsreserves) op de totale passiva (eigen plus vreemd vermogen). Indien de gewenste solvabiliteit niet behaald wordt, dient er een plan opgesteld te worden hoe de gemeente deze solvabiliteit gaat halen.

3.2 Bestemmingsreserves

Aanmaken bestemmingsreserve

De bevoegdheid om een bestemmingsreserve aan te maken ligt bij de raad. De voorwaarden om een bestemmingsreserve aan te vragen zijn:

• -

  Heldere doelstelling: aan welk project/thema worden de middelen besteed.

• -

  Onderbouwd met een gedegen financieel plan.

• -

  Minimum omvang reserve: € 50.000,00.

• -

  Voorzien van een realistische einddatum (onder voorbehoud van uitzonderingen wordt gestreefd naar drie jaar). Indien er geen einddatum wordt genoemd dan is de einddatum van de reserve twee kalenderjaren nadat de reserve is aangemaakt. (Bijvoorbeeld de einddatum van in 2024 aangemaakte reserve is 31 december 2026).

• -

  Het is aan de wethouder financiën om het instellen van een bestemmingsreserve aan college en raad voor te stellen, daar het gaat om een financieel instrument.

Beheren bestemmingsreserve

Onttrekkingen op de bestemmingsreserve kunnen alleen geschieden door aan de specifieke reserve besteedde middelen. Dotaties aan deze reserves dienen met een raadsbesluit onderbouwd te zijn.

Opheffen bestemmingsreserve

Als het doel waarvoor de reserve is ingesteld of de vastgestelde einddatum wordt bereikt, dan wordt de reserve opgeheven. Hierbij wordt rekening gehouden met de eventueel dan nog bestaande (financiële) verplichtingen. Opheffen vindt plaats raadsbesluit. Eventuele vrijvallende middelen worden toegevoegd aan de Algemene reserve. Als een verlenging van de reserve noodzakelijk is wordt een nieuw raadsbesluit opgehaald. Daarnaast kan de raad te allen tijde bestemmingsreserves opheffen. De vrijvallende middelen worden aan de algemene reserve toegevoegd.

3.3 Wettelijke voorzieningen

Voor wettelijke voorzieningen dient het BBV gevolgd te worden. De raad heeft hier geen beslissingsbevoegdheid in. Voorzieningen worden getroffen indien:

• -

  Verplichtingen en verliezen die eerder zijn ontstaan maar waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten. Voor bedragen onder de € 50.000,00 wordt geen voorziening getroffen.

• -

  Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; voor bedragen onder de € 50.000,00 wordt geen voorziening getroffen.

De getroffen voorzieningen gaan ten laste van de exploitatie en de omvang van de voorzieningen worden bij de jaarrekeningcontrole door de accountant getoetst op juistheid en volledigheid.

De wettelijke voorzieningen worden opgeheven wanneer aan de verplichting is voldaan of wanneer het verlies afgewikkeld is. Eventuele tekorten of overschotten gaan ten laste/gunste van de exploitatie.

3.4 Egalisatievoorzieningen

Voor de egalisatievoorzieningen stelt het college meerjarenonderhoudsplannen op (MJP’s). Op basis van deze plannen worden de kosten aan de begrotingsjaren toegerekend.

4 Verantwoording en rapportage

De verantwoording van het gebruik van de bestemmingsreserves geschiedt via de jaarrekening. In de raadsvergadering waarbij de definitieve jaarstukken besproken worden, vindt tevens de evaluatie van de bestemmingsreserves door de raad plaats. De raad besluit over het volgende:

• -

  Bestemmingsreserves die uitgenut zijn en waar geen nieuwe dotaties aan gaan plaatsvinden, worden opgeheven.

• -

  Bestemmingsreserves die de einddatum bereikt hebben en nog niet volledig uitgenut zijn, worden opgeheven en de resterende middelen komen ten gunste van de algemene reserve.

• -

  Indien van toepassing keurt de raad verleningen van en extra dotaties aan een bestemmingsreserve goed.

De verantwoording van de voorzieningen verloopt via het budgetrecht van de raad door middel van de programmabegroting, de tussentijdse rapportages en de jaarrekening. Bij de verantwoording van de jaarrekening zijn de hoogte van de voorzieningen door de accountant getoetst.