Privacy protocol: Bestuurlijke aanpak ondermijning gemeente Houten 2025

Artikel 6. De verwerkte persoonsgegevens

• 1. Van de melders van een signaal worden uitsluitend de in het signaal opgenomen persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van communicatie met de melder.

• 2. Van de personen over wie wordt gemeld, worden gegevens verwerkt zoals benoemd in Bijlage A

  • ‘categorieën van verwerkte gegevens’ behorend bij dit protocol.

• 3. De in het tweede lid bedoelde persoonsgegevens worden gebruikt voor:

  • a.

    afhandeling van het signaal;

  • b.

    het (mono- of interdisciplinair) oppakken van het signaal binnen de eigen kaders door de gemeentelijke onderdelen, of;

  • c.

    de verdere aanpak van ondermijning onder regie van het LOO of;

  • d.

    het verstrekken van het signaal binnen het RIEC samenwerkingsverband.

• 4. Bijzondere persoonsgegevens (zie bijlage B) worden ten behoeve van dit protocol alleen geregistreerd als deze relevant zijn voor het vervolg van de casus of het te behalen doel. Om redenen van zwaarwegend algemeen belang (artikel 9, tweede lid, onder g van de AVG) moet dit belang gemotiveerd worden vastgelegd.

Artikel 8. Beheer

• 1. De teammanager A&O van de gemeente Houten1 is beheerder van de verwerking ten behoeve van dit protocol. Deze draagt zorg voor het dagelijks beheer van de verwerking, waaronder de beveiliging van de persoonsgegevens, de informatieverstrekking aan betrokkene en de afhandeling van de door betrokkene uitgeoefende rechten.

• 2. Het feitelijk beheer van de verwerking van persoonsgegevens en feitelijke naleving van de informatieplicht is opgedragen aan door de beheerder daartoe aangewezen regisseur aanpak ondermijning. Slechts de regisseur aanpak ondermijning en de jurist aanpak ondermijning hebben toegang tot het geautomatiseerde bestand waarin gegevens over een ondermijningssignaal zijn opgenomen.

Artikel 10. Bewaartermijnen

• 1. Voor de voor het doel van dit protocol gebruikte gegevens kan niet één geldende bewaartermijn worden bepaald. Per fase in de bestuurlijke aanpak ondermijning wordt -afhankelijk van het soort informatie en het doel waarvoor deze informatie verzameld, bewerkt en gebruikt- bepaald wat de bewaartermijn van de betreffende informatie is alvorens deze informatie vernietigd wordt. De uitwerking hiervan volgt in hiernavolgende artikelen. De Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 vormt de grondslag voor deze vernietiging (Archiefbesluit 1995, artikel 8).

• 2.

  • a.

    Hergebruik van persoonsgegevens vindt niet plaats als een eerder signaal niet heeft geleid tot nader onderzoek in gemeentelijke bronnen. Persoonsgegevens ten behoeve van een signaal dat na fase 1 en 2 ongegrond blijkt, worden direct vernietigd;

  • b.

    Indien een eerder signaal geleid heeft tot nader onderzoek in de gemeentelijke bronnen (bijv. n.a.v. een ‘hit’) mogen persoonsgegevens bewaard worden gedurende een jaar voor eventueel hergebruik ten behoeve van een nieuw signaal.

  • c.

    Indien alle fasen doorlopen zijn, wordt de totale gegevensset opgeslagen in het zaaksysteem PGAx, alwaar het geautomatiseerd beheerd wordt. Dat wil zeggen dat de totale gegevensset een bewaartermijn meekrijgt van 5 jaar (identiek aan de bewaartermijn van Bibob-onderzoek en, in dit geval, Landelijke Selectielijst cat. 12.1 “Toezicht”) en daarna automatisch wordt vernietigd. Formele besluiten worden opgenomen in het algemeen zaaksysteem van de gemeente Houten: BINK.

• 3. Persoonsgegevens worden vernietigd na afloop van de bewaartermijn (conform de Archiefwet).

  De vernietiging wordt gedocumenteerd zodat de gemeente Houten zich hierover kan verantwoorden. In het zaaksysteem ligt vast welke gegevens wanneer zijn vernietigd. Dit gebeurt automatisch.

• 4. In het kader van wetenschappelijke, historische of statistische onderzoeksdoeleinden kunnen gegevens (na elke fase van dit protocol), in niet tot individuele personen herleidbare vorm, bewaard blijven (conform de Archiefwet).

Artikel 12. Evaluatie en wijziging protocol

• 1. Het protocol zal elk jaar worden geëvalueerd via de GRC tool in Key2Control. Bij deze evaluatie worden de FG, Privacy Officer en de regisseur aanpak ondermijning betrokken.

  • a.

    Op het moment van de evaluatie wordt de DPIA ook geëvalueerd.

  • b.

    Indien werkprocessen en/of wet- en regelgeving worden aangepast (n.a.v. evaluatie en/of DPIA review ) en/of sprake is van nieuwe verschijningsvormen van ondermijning, kan dit van invloed zijn op de rechtmatigheid van de verwerkingen van persoonsgegevens en dit kan leiden tot (voortijdige) aanpassing van het protocol.

Fase 1 van het protocol (intake signaal)

Artikel 13. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens in fase 1

• 1. De verwerking in deze fase is ten behoeve van:

  • a.

    Analyseren van signalen van burgers en gemeentelijke ambtenaren van de gemeente van onrechtmatigheden en maatschappelijke bedreigingen die op ondermijnende activiteiten duiden, beoordelen of het signaal betrekking heeft op een gemeentelijke bevoegdheid/ verantwoordelijkheid en of het gemeentelijk grondgebied betreft.

  • b.

    Aan de hand van de in bijlage A van dit protocol onder fase 1 genoemde bronnen vaststellen of een signaal aanleiding geeft tot een verdere aanpak van ondermijning. Indien geen sprake is van (een vermoeden van) een ondermijnende activiteit en/of een gemeentelijke bevoegdheid/ verantwoordelijkheid en/of gemeentelijk grondgebied dan: doorsturen naar een gemeentelijk onderdeel (onderdelen), partner of andere gemeente, om op basis van de eigen wettelijke kaders het signaal op te pakken of het signaal vernietigen bij niet in behandeling nemen van het signaal.

• 2. Indien sprake is van (een vermoeden van) ondermijnende activiteiten (het signaal geeft aanleiding tot verdere aanpak van ondermijning) en het een gemeentelijke bevoegdheid/verantwoordelijkheid betreft en gemeentelijk grondgebied dan treedt fase 2 in werking.

Artikel 14. Weging signaal en vervolgstap in fase 1

• 1. De regisseur aanpak ondermijning beoordeelt het signaal aan de hand van de in bijlage A van dit protocol onder fase 1 genoemde bronnen en de in bijlage A en bijlage 1 genoemde (objectieve) indicatoren.

• 2. Indien na deze objectieve weging geen sprake is van (een vermoeden van) ondermijnende of criminele activiteiten wordt het signaal:

  • a.

    niet bewaard, indien het signaal persoonsgegevens bevat dan wel voor het bewaren niet langer een gegronde reden is of;

  • b.

    doorgezet naar een gemeentelijk onderdeel (onderdelen) dat verantwoordelijk is voor de verdere behandeling van het signaal.

• 3. De regisseur aanpak ondermijning beoordeelt o.b.v. de in artikel 14, lid 1, genoemde objectieve bronnen en indicatoren of het signaal een gemeentelijke taak en/of bevoegdheid betreft.

• 4. Indien na deze weging geen sprake van een gemeentelijke taak en/of bevoegdheid is dan wordt het signaal:

  • a.

    niet bewaard, indien het signaal persoonsgegevens bevat dan wel voor het bewaren niet langer een gegronde reden is, of;

  • b.

    doorgezet naar een andere (niet gemeentelijke) partner die verantwoordelijk is voor de verdere behandeling van het signaal.

• 5. De regisseur aanpak ondermijning beoordeelt o.b.v. de in artikel 14 lid 1 genoemde objectieve bronnen en indicatoren of het signaal (object/subject) betrekking heeft op het grondgebied van de gemeente Houten.

• 6. Indien de uitkomst van deze weging is dat het signaal (object/subject) geen betrekking heeft op het grondgebied van de gemeente Houten wordt het signaal:

  • a.

    niet bewaard, indien het signaal persoonsgegevens bevat dan wel voor het bewaren niet langer een gegronde reden is, of;

  • b.

    doorgezet naar de gemeente op wiens grondgebied het signaal betrekking heeft.

• 7. Indien na deze wegingen wel sprake is van vermoeden van ondermijnende of criminele activiteiten, sprake is van een gemeentelijke taak en/of bevoegdheid en het signaal betrekking heeft op het grondgebied van de gemeente Houten, dan treedt fase 2 in werking.

Artikel 15. Informeren betrokkene in fase 1

• 1. Als een signaal, zoals in hierboven genoemd artikel 14, lid 2, sub b, mono- of interdisciplinair door een onderdeel (onderdelen) van de gemeente is afgerond, dan informeert het desbetreffende onderdeel (onderdelen) betrokkene conform wet- en regelgeving die van toepassing is op basis van de bij die taak behorende wet- en regelgeving.

• 2. Als een signaal, zoals in hierboven genoemd artikel 14, lid 4, sub b, mono- of multidisciplinair door een andere (niet gemeentelijke) partner wordt opgepakt, dan informeert de desbetreffende partner betrokkene conform wet- en regelgeving die van toepassing is op basis van de bij die taak behorende wet- en regelgeving.

• 3. Als een signaal, zoals in hierboven genoemd artikel 14, lid 6, sub b, mono- of interdisciplinair door de gemeente op wiens grondgebied het signaal betrekking heeft wordt opgepakt, dan informeert de desbetreffende gemeente betrokkene conform wet- en regelgeving die van toepassing is op basis van de bij die taak behorende wet- en regelgeving.

Fase 2 van het protocol (weging zwaarte signaal)

Artikel 17. Weging signaal en vervolgstappen fase 2

• 1. De regisseur aanpak ondermijning weegt het signaal aan de hand van geldende objectieve criteria (bijlage 1) aangevuld met de in bijlage A (van dit protocol) onder fase 1 en 2 genoemde bronnen.

• 2. Indien het signaal onvoldoende zwaar is dan wordt het signaal:

  • a.

    doorgestuurd naar een ander gemeentelijk onderdeel (onderdelen) of RIEC(partner) die de regie voert, of;

  • b.

    niet in behandeling genomen en vernietigd conform artikel 10 van dit protocol.

• 3. Indien na deze weging sprake is van een signaal met voldoende zwaarte dan treedt fase 3 met de vervolganalyse in werking.

Artikel 20. Privacy checks, weging ‘hits’ en vervolgstappen fase 3

• 1. De hit/no hit vraag n.a.v. raadpleging van de betrokken gemeentelijke bronnen wordt uitgevoerd.

  • a.

    Bij geen ‘hit’ wordt geen actie ondernomen, na afloop van de bewaartermijn zullen de persoonsgegevens worden vernietigd;

  • b.

    Bij een ‘hit’ wordt vastgesteld welke (persoons)gegevens uit de gemeentelijke bronnen relevant zijn voor het signaal en beoordeeld of het signaal in voldoende mate door de ‘hit(s)’ wordt bevestigd.

  • c.

    Indien bijzondere persoonsgegevens mogelijk relevant zijn voor de casus worden deze pas opgenomen in de dataverzameling na instemming van de privacy officer.

  • d.

    Als het signaal voldoende wordt bevestigd wordt een aanpak gestart. Deze aanpak kan monodisciplinair, multidisciplinair of integraal van aard zijn.

  • e.

    Bij een multidisciplinaire aanpak wordt het DTO geïnformeerd en treed een ieder op basis van zijn eigen bevoegdheden op. Bij een integrale aanpak wordt de casus bij het DTO ingediend en daar verder in behandeling genomen.

  • f.

    Bij onvoldoende bevestiging van het signaal:

    • Regie en uitvoering (mono- of interdisciplinaire aanpak) door desbetreffende gemeentelijke onderdeel/onderdelen op grond van de daarvoor bedoelde wettelijke bevoegdheid(heden), er is geen sprake van ondermijning.

Artikel 25. Afsluiten casus, archiveren, bewaartermijn en vernietiging fase 4

• 1. Na uitvoering van aanpak wordt de casus door de regisseur aanpak ondermijning afgesloten.

• 2. Indien alle vier fasen doorlopen zijn, wordt de totale gegevensset in PGAx opgeslagen conform artikel 10 lid 2 onder c. Eventuele schaduwmappen markeren voor verwijdering.

• 3. Na fase 4 is artikel 10 lid 4 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 26. Informeren betrokkene in fase 3 en 4

• 1. Aan de persoon of personen op wie de aanpak als bedoeld in fase 3, betrekking heeft ("subject(en)"), wordt door de verwerkingsverantwoordelijke de informatie als bedoeld in artikel 14 van de AVG verstrekt.

  Indien tot interventie wordt besloten, vindt de mededeling/verstrekking plaats tegelijk met de feitelijke uitvoering van de interventie.

• 2. De verwerkingsverantwoordelijke laat op grond van artikel 23 AVG de informatieverstrekking achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van:

  • a.

    de nationale veiligheid;

  • b.

    landsverdediging;

  • c.

    de openbare veiligheid;

  • d.

    de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid;

  • e.

    andere belangrijke doelstellingen van algemeen belang van de Unie of van een lidstaat, met name een belangrijk economisch of financieel belang van de Unie of van een lidstaat, met inbegrip van monetaire, budgettaire en fiscale aangelegenheden, volksgezondheid en sociale zekerheid;

  • f.

    de bescherming van de onafhankelijkheid van de rechter en gerechtelijke procedures;

  • g,

    de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van schendingen van de beroepscodes voor gereglementeerde beroepen;

  • h.

    een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die verband houdt, al is het incidenteel, met de uitoefening van het openbaar gezag in de in de punten a), tot en met e) en punt g) bedoelde gevallen;

  • i.

    de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen;

  • j.

    de inning van civielrechtelijke vorderingen.

• 3. Deze afweging wordt door wie de verwerkingsverantwoordelijke en de privacy officer, als daar aanleiding toe is, gemaakt.

• 4. Zodra de belangen als genoemd in het tweede lid informatieverstrekking niet langer in de weg staan, draagt de verwerkingsverantwoordelijke zorg dat de vereiste informatie alsnog (ten spoedigste) aan betrokkene wordt verstrekt.