Evenementenbeleid Oss

Bijlage 1 Subsidievoorwaarden van het Evenementenfonds en hoogte van subsidiebedragen

Evenementenfonds 

Vanuit het evenementenfonds worden subsidies toegekend aan beeldbepalende en onderscheidende evenementen die bijdragen aan de ambitie van Oss. Evenementen worden op basis van de evenementenpiramide in het evenementenbeleid onderverdeeld in de volgende categorieën:

Beeldbepalende evenementen

Deze evenementen dragen bij aan de stedelijke- of regionale identiteit, hebben een economische spin-off voor de regio en versterken het imago van Oss in (inter)nationaal verband.

Onderscheidende evenementen

Dit zijn evenementen die zich vooral richten op eigen inwoners en de regio. Ze ondersteunen de identiteit van de stad of dorp. Deze evenementen worden beperkt financieel ondersteund wanneer ze een meerwaarde hebben met betrekking tot imago, recreatie, cultuur, sport, economie of maatschappelijk belang.

Gangbare evenementen

Dit zijn evenementen met een laagdrempelig karakter die de leefbaarheid in dorpen en wijken bevorderen. De evenementen hebben een lokale uitstraling. Deze evenementen kunnen voor ondersteuning een beroep doen op de wijk- of dorpsraad.

 Dit zijn de algemene subsidiecriteria voor evenementen: 

• ▪︎

  Het gaat om een publieksevenement; een evenement dat in principe toegankelijk is voor alle inwoners en bezoekers van de gemeente Oss.

• ▪︎

  De organisatie beschikt over een gedegen en aantoonbare kennis en ervaring op het gebied van productontwikkeling (aanwezige artistieke en/of inhoudelijke kwaliteit), projectorganisatie (incl. vrijwilligers), promotie & marketing, publiekswerving, logistiek, sponsoring en fondswerving, veiligheid en financiën.

• ▪︎

  De organisatie heeft geen winstoogmerk.

• ▪︎

  De gemeente is niet verantwoordelijk voor een sluitende begroting en verstrekt achteraf geen aanvullende subsidie.

• ▪︎

  Subsidie wordt uitsluitend verleend aan evenementen waarbij in de voorgaande drie jaar geen handhavingsmaatregelen zijn toegepast.

• ▪︎

  Subsidie wordt verleend onder het voorbehoud dat de aanvrager een vergunning wordt toegekend.

• ▪︎

  Subsidiering uit het evenementenfonds sluit overige gemeentelijke subsidiering van hetzelfde evenement uit.

• ▪︎

  Voor een evenement kan maximaal vier achtereenvolgende kalenderjaren subsidie ontvangen worden, in afnemende mate.

Dit zijn de specifieke subsidiecriteria 

Aanvragen voor subsidie worden getoetst op basis van criteria. Het evenement heeft:

• -

  Een positieve bijdrage aan het imago van de gemeente Oss;

• -

  Een onderscheidend karakter ten opzichte van andere evenementen in de regio

• -

  Een versterkende invloed op de maatschappelijke samenhang van stad of dorp;

• -

  Een recreatieve, culturele- en/of sportieve meerwaarde;

• -

  Economische spin-off voor stad of dorp;

Hoogte van de subsidie 

• 1.

  Voor een gangbaar evenement kunt u contact zoeken met de wijk- of dorpsraad voor een financiële bijdrage. Evenementen die niet aan een wijk- of dorpsraad te koppelen zijn kunnen maximaal € 500,- subsidie ontvangen.

• 2.

  Voor een onderscheidend evenement bedraagt de subsidie een bedrag van maximaal € 15.000,-, met de voorwaarde dat minimaal 50% van de ex btw-financiering van het evenement afkomstig is uit andere bronnen dan de gemeentelijke subsidie.

• 3.

  Voor een beeldbepalend evenement bedraagt de subsidie een bedrag van maximaal € 25.000 met de voorwaarde dat minimaal 50% van de ex btw-financiering van het evenement afkomstig is uit andere bronnen dan de gemeentelijke subsidie.

Beoordeling specifiekesubsidiecriteria

Zoals eerder beschreven hanteert de gemeente Oss specifieke criteria bij de beoordeling van subsidieaanvragen voor evenementen. Voor ieder criterium geldt een schaal van 0 t/m 3.

Praktijkvoorbeeld

Op basis van bovenstaande specifieke criteria zou de Maasdijk Marathon als volgt 12 punten scoren en als beeldbepalend beoordeeld worden:

U kunt een verzoek tot subsidie uit het evenementenfonds per brief indienen. De brief stuurt u aan het College van B&W van Oss, Postbus 5, 5340 BA Oss. Voeg daarbij een beschrijving en een begroting van het evenement. Voor vragen neem contact op met de Gemeente Oss op telefoonnummer 14 0412.

Bijlage 2 Toetskader Evenementenvergunning Oss

Toetskader Evenementenvergunning Oss

Het toetskader is bedoeld om te bepalen of de aangevraagde/aangemelde activiteit valt onder de definitie evenement, en zo ja, deze meldings- of vergunningsplichtig is. De omvang, impact en het risico van het evenement bepaald de behandelaanpak van de aanvraag. Daarbij moet ook rekening gehouden worden met een samenloop van evenementen/activiteiten, de locatieprofielen en andere relevante (juridische) ontwikkelingen.

De risicoscan, het instrument voor de indeling risico van het evenement, wordt door de vergunningverlener uitgevoerd. Het is onmiskenbaar zo dat er door veranderende inzichten en nieuwe wet- en regelgeving breder getoetst moet worden in ieders belang. Mogelijk maken waar kan, bijsturen om dat doel te bereiken en weigeren waar dat moet.

1. Basisinformatie nodig bij start aanvraag

1.1 Gegevens

1.2 Ontvankelijkheid en termijnen

Algemene wet bestuursrecht bepaald de wettelijke grondslag en basis voor aanvragen. Voor de beschikking (evenementenvergunning) staat e.e.a. in afdeling 4.1.1.

De gemeente Oss heeft in, en via, de APV en het evenementenbeleid de indieningstermijn bepaald.

Als de aanvraag, ook na hersteltermijn, niet ontvankelijk is, blijft deze buiten behandeling en kan het evenement geen doorgang vinden.

1.3 Bestemming en locatieprofiel: heeft een aanvraag zin?

Als het evenement niet past op deze locatie (geen bestemming evenement) en er geen omgevingsvergunning verleend kan/gaat worden, kan de verdere behandeling van de toets feitelijk achterwege blijven.

1.4 Evaluatiegegevens

2. Indieningsvereisten bij aanvraag: volledigheid

De gemeente Oss heeft in, en via, de APV en het evenementenbeleid, een aantal indieningseisen en termijnen bepaald. Verder werken we in Oss conform, ‘De regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid Oost Brabant’.

Uit de handreiking Oost-Brabant: “De organisator is verantwoordelijk voor het indienen van een volledige (digitale) vergunningsaanvraag. Deze aanvraag bestaat standaard minimaal uit een volledig ingevuld aanvraagformulier, een draaiboek met minimaal programmering/activiteitenoverzicht en inrichtingstekeningen die voldoen aan de vereisten uit het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP). Afhankelijk van de (voorlopige) behandelclassificatie van het evenement kan verder gevraagd worden om onder andere een veiligheidsplan, ontruimingsplan, verkeers- c.q. mobiliteitsplan, beveiligingsplan, zorgplan, etc. Deze onderwerpen kunnen in afzonderlijke plannen zijn uitgewerkt, of als hoofdstuk zijn uitgewerkt in één integraal (organisatie-) plan. Deze documenten zijn noodzakelijk voor de afwegingen van de gemeente en de advisering door de (hulp)diensten. De documenten maken uiteindelijk ook (waar nodig geanonimiseerd) onderdeel uit van de vergunning.’

Daarnaast is het belangrijk te weten dat de basisregels over een aanvraag en de besluiten in de Algemene wet bestuursrecht staan (o.a. hoofdstuk 4, Bijzondere bepalingen over besluiten).

Daarin is ook bepaald dat je, alle informatie mag opvragen die in redelijkheid nodig zijn voor een goed besluit, mits de aanvrager daar in redelijkheid over kan en mag beschikken. Ook is bepaald dat als de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag, of de voorbereiding van de beschikking (evenementenvergunning), de burgemeester kan besluiten de vergunning te weigeren.

2.1. Indieningsvereisten aanvraag evenementenvergunning

De vergunningverlener bepaalt de behandelaanpak. Voor vergunningsplichtige evenementen zijn er drie behandelclassificaties te onderscheiden:

A-evenement (Regulier)

• ☐

B-evenement (Aandacht)

• ☐

C-evenement (Risicovol)

Nadat de behandelclassificatie (een hulpmiddel) van het evenement is vastgesteld (al dan niet in overleg met de hulpdiensten), worden de (eventuele) adviesverzoeken uitgezet. Er wordt gewerkt met standaard profielen, vragenlijsten, over publiek, ruimte en activiteiten.

Bij een A-evenement wordt de aanvraag gemeentelijk afgedaan, al dan niet met standaard adviezen en infobladen;

Bij een B-Evenement is er sprake van een monodisciplinaire behandeling (maatwerk).

Wanneer het een C-evenement betreft, is het van belang om eerst een multidisciplinaire risicoanalyse te organiseren alvorens de adviesaanvraag wordt gedaan.

Geluid:

In ons beleid is bepaald dat we gebruiksregels per evenementenlocatie op maat afwegen of we hanteren de bepalingen uit het locatieprofiel. Omdat geluidsnormen voor tijdelijke buitenlocaties bij evenementen niet landelijk wettelijk geregeld zijn, het valt niet onder het activiteitenbesluit Wet

Milieubeheer, is het zaak de geluidsnormen zo helder en transparant mogelijk af te spreken. Geluid is vaak aanleiding voor klachten en minder acceptatie, naast voor de bezoekers vermaak en plezier.

Voor het uitvoeren van een akoestisch onderzoek bij het vaststellen van een locatieprofiel, schakelen wij een in geluid gespecialiseerd onafhankelijk en deskundig bureau in om onderzoek te doen naar, en advies uit te brengen over, de vast te stellen geluidsnormen en -regels voor dat profiel. Wij vragen bij een Categorie 3 evenement aan de organisatie om een geluidsonderzoek.

In Oss maken we onder­scheid tussen drie soorten evenementen:

Categorie 1 evenementen: evenementen op grond van de APV, zonder versterkte muziek, zonder spreekinstallaties en zonder geluid producerende apparaten en attracties. Voorbeelden zijn o.a. de straatspeeldag en de buurtbarbecue. Er is alleen sprake van onversterkt akoestische geluid en er mag geen geluidoverlast worden veroorzaakt. Denk aan grote muziekgezelschappen, al dan niet met instrumenten.

Categorie 2 evenementen: evenementen met straat- en/of achtergrondmuziek en spreekinstallaties. Voorbeelden zijn een hardloopwedstrijd, een rommelmarkt of een fashionweekend, Muziek is slechts en uitsluitend ondersteunend. Er mag geen geluidsoverlast worden veroorzaakt in de directe omgeving of nabij geluidgevoelige woningen of andere objecten.

Categorie 3 evenementen: evenementen met muziek als primaire vorm van vermaak. Versterkte (live)muziek als hoofdprogrammering en/of spreekinstallaties, zoals een concert, tentfeest, festival of kermis (versterkt geluid, muziekgeluid bij één of meerdere attracties) of grote muziekgezelschappen al dan niet met instrumenten.

Ontvankelijkheid wordt gemeld aan de aanvrager.

2.2. Indieningsvereisten bij aanvraag en/of noodzaak overige besluiten bij de aanvraag evenementenvergunning

3. Verdere inhoudelijk beoordeling aanvraag

De beoordeling van een aanvraag voor een evenement is maatwerk. We kijken naar mogelijkheden omdat evenementen belangrijk zijn voor de gemeente en daarnaast naar de belangen van de organisator, de omgeving en de taak en rol van het bevoegd orgaan.

Evenementen vinden meestal plaats buiten vergunde inrichtingen, op locaties die daarvoor niet specifiek zijn ingericht en/of bestemd. De omgeving ter plaatse kan er dus in meer of mindere mate last van hebben, de functionaliteit kan beïnvloed worden en er kunnen verhoogde of nieuwe (tijdelijke) risico’s zijn.

Het doel is na te gaan of de organisatie in staat is het evenement daar te organiseren. Heeft de organisatie voldoende draagkracht (o.a. kennis, vaardigheden, capaciteit, ervaring, financiële middelen, levensgedrag leidinggevenden). Daarnaast om te toetsen of ze de risico’s in kaart heeft gebracht en de juiste maatregelen heeft getroffen deze te voorkomen, en als ze zich toch voordoen deze te beheersen of bij te sturen. Belangrijk is ook bij een repeterend evenement de evaluatiegegevens te betrekken bij de toets voor deze editie.

De basis van de toets zijn de weigeringsgronden uit de APV van de gemeente Oss.

Doel van de toets is om vooraf een ‘veiligheidskritisch’ proces te doorlopen en de burgemeester mee te nemen en goed te kunnen adviseren en daarmee samen tot een wenselijk, veilig en gezellig evenement te komen.

3.1. Kamer van Koophandel/ BSN

3.2 Organisator(en)/ Leidinggevende(n)

3.3 Overige veiligheidsthema’s

Meenemen bij beoordeling aanvraag en bijbehorende documenten. De basis van de scan Brabant-Oost is publiek, ruimte en activiteiten. Er wordt via de scan (deelvragen op onderdelen, zoals muzieksoort enz.) verder ingezoomd op de risico’s van het evenement. Verder kan ook gescand worden op de organisatie (ervaring(en), rollen, taken, verantwoordelijkheden.

3.4. Overige aandachtspunten

Meenemen bij beoordeling aanvraag en bijbehorende documenten.

4. Weigeringsgronden

5. Bekendmaking vergunning

6. Uitvoering evenement

7. Evaluatie evenement

Bijlage 3 Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid Oost-Brabant

Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid

Handreiking tot veilige evenementen in Oost-Brabant

Inleiding  

Deze regionale procesbeschrijving heeft als doel de gemeenten en adviesdiensten te faciliteren bij de uitvoering van alle stappen in het evenementenproces; van vergunningsaanvraag, advise- ring, naar vergunning, toezicht, coördinatie, tot en met evaluatie. Het is bedoeld als aanvulling op

Deze regionale procesbeschrijving kan worden beschouwd als knooppunt waarbinnen de individuele werkzaamheden van de betrokken partijen samen- komen. De gemeente heeft de regierol in het evenementenproces, van vooroverleg tot en met evaluatie. De adviesdiensten ondersteunen de gemeente hierin.

Status van dit document   

Voor de 37 gemeenten binnen de regio Oost-Brabant kent dit document de status van handreiking. In dit document staat het ideale proces beschreven; dat wil zeggen dat de proces- stappen zo zijn ingericht dat de te leveren producten gerealiseerd kunnen worden zoals het in wet- en regelgeving bedoeld is. Het doorlopen van deze procesbeschrijving garandeert een zorgvuldige voorbereiding van een evenement vanuit overheidsperspectief. Het advies is dan ook om de lokale werkwijze af te stemmen op de voorliggende regionale procesbeschrijving. Natuurlijk leiden er meerdere wegen naar Rome. De lokale (interne) werkwijze van een gemeente m.b.t. evenementen kan verschillen t.o.v. het beschreven proces in dit document.

Voor de externe adviesdiensten (zie begrippenlijst) gaat de status van dit document verder dan handreiking. Het document betreft de basis van hun interne beleid en werkafspraken rond het evenementenproces. Immers; de externe adviesdiensten zijn georganiseerd op regionale schaal en kunnen hun werkwijzen en producten niet inrichten op 37 individuele situaties. Dat kunnen zij wel doen op de gemene deler en dus het ideale evenementenproces. Wanneer het evenementenproces wordt doorlopen zoals beschreven in dit document, dan bevordert dat de kwaliteit van advisering.

Uitgangspunten   

• •

  De door het IFV gepubliceerde landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV 2018) vormt de basis voor dit regionale document. De 8 processtappen uit de landelijke HEV worden in het voorliggende document nader uitgewerkt binnen de regionale context van Oost-Brabant. Hiermee wordt aangesloten bij een landelijk eenduidige lijn. Tevens vindt het hiermee aansluiting bij het landelijke harmoniseringstraject van de politie, dat ook uitgaat van de HEV 2018.

  • -

    Het Nederlands Handboek Evenementenveiligheid (NHEV)13 , een ander landelijk document, bevat een waardevolle inhoudelijke uitwerking van diverse thema’s en wordt beschouwd als kritisch naslagwerk.

• •

  Ook wordt voortgeborduurd op de eerdereRegionale Handreiking evenementenveiligheid Brabant-Noord (2012) en Regionale Handreiking evenementenveiligheid Brabant-Zuid- oost (2012). Met de komst van deze regionale procesbeschrijving op de schaal van Oost-Brabant komen de 2 eerdere handreikingen te vervallen.

• •

  Vergunningverlening van evenementen is een veiligheidskritisch proces. Volgens de Onderzoeksraad voor Veiligheid14 moeten burgemeester en behandelend ambtenaren zich binnen dit proces er actief van vergewissen dat de organisator van het evenement de risico’s kent en zodanig beheerst dat de openbare veiligheid niet in het geding komt. Dit vraagt om een alerte en kritische houding van de gemeente en adviseurs binnen het evenementenproces. Deze regionale procesbeschrijving -en een proactieve houding van alle betrokkenen- helpt om daar invulling aan te geven.

  • -

    Indien een gemeente zelf organisator is van een evenement, is het aan te bevelen de organiserende rol en de toetsende rol te scheiden.

• •

  Naast de openbare orde en de openbare veiligheid zijn ook de volksgezondheid en de bescherming van het milieu toetsingscriteria voor evenementen conform de APV. In eerste instantie komt deze regionale procesbeschrijving voort vanuit het veiligheidsbelang; ook poogt het koppeling te leggen met de andere toetsingsbelangen van de APV.

• •

  Tijdens de Corona-crisis zijn (tijdelijk) aanvullende producten en afspraken van kracht (geweest). Deze zijn opgenomen in aanverwante documenten maar sluiten wel aan op deze procesbeschrijving. Het evenementenproces zoals beschreven in dit document gaat daarmee uit van de reguliere behandeling van evenementen.

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden   

• •

  De organisator van een evenement is primair verantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van een evenement. Ook voorziet organisator er in om de impact van het evenement voor de omgeving te beperken.

• •

  De burgemeester is verantwoordelijk voor het toezicht op c.q. de handhaving van de openbare orde en openbare veiligheid bij evenementen (art. 172 en art. 174 Gemeentewet).

• •

  Vergunningen en ontheffingen van het bevoegd gezag zijn belangrijke instrumenten om eisen te stellen aan de organisator van een evenement. Ook kan de gemeente in lokaal (evenementen)beleid kaders en eisen stellen aan evenementenveiligheid.

• •

  De gemeente is regisseur van het -in dit document bedoelde- evenementenproces, van voorfase tot evaluatie.

• •

  De veiligheidsregio is krachtens artikel 10 van de Wet veiligheidsregio’s (Wvr) bevoegd tot “het adviseren van het bevoegd gezag over risico’s van branden, rampen en crises in de bij of krachtens de wet aangewezen gevallen alsmede in de gevallen die in het beleidsplan zijn bepaald”. Deze adviesbevoegdheid strekt zich ook uit tot het adviseren van de burgemeester als verantwoordelijk vergunningverlener van evenementen.

• •

  De politie adviseert conform artikel 3 van de Politiewet de gemeente over evenementenveiligheid in het vergunningstraject.

• •

  De gemeente kan gevraagd én ongevraagd advies krijgen van de verschillende adviesdiensten. De (gevraagde) adviesplicht van de adviesdiensten hangt mede af van de behandelclassificatie van het evenement.

Begrippenlijst   

• •

  Advies: schriftelijk product van (een van) de adviesdiensten. Inhoudelijk betreft het een afwegingskader voor het bevoegd gezag, zowel op basis van (wettelijke) toetsingskaders als op basis van een risicoanalyse.

• •

  Adviesdiensten (intern / extern): de brandweer, GHOR en politie betreffen de externe adviesdiensten binnen het evenementenproces. Aanvullend kan dat ook de casemanager van de veiligheidsregio zijn. De gemeente kan zelf ook interne adviesdiensten kennen (bv de eigen afdeling OOV, bouw- en woningtoezicht of andere afdelingen).

• •

  Behandelclassificatie: Deze regionale procesbeschrijving, gaat net als HEV 2018 uit van drie behandelclassificaties:

  • -

    Regulier evenement (A-evenement): Evenement, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. Mochten er toch risico’s aanwezig zijn die niet gereduceerd kunnen worden middels standaardvoorwaarden, dan kan door de adviesdiensten monodisciplinair geadviseerd worden.

  • -

    Aandacht evenement (B-evenement): Evenement, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. De risico’s zijn van dergelijke aard dat er aanvullend op de standaard voorwaarden door de gemeente om monodisciplinair advies wordt gevraagd bij de adviesdiensten, om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

  • -

    Risicovol evenement (C-evenement): Evenement, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. De risico’s zijn van dergelijke aard dat een multidisciplinaire behandeling van het evenement noodzakelijk is.

• •

  Casemanager veiligheidsregio: rol belegd bij een functionaris namens de veiligheidsregio, aanspreekpunt voor de gemeente bij C-evenementen, zorgt voor (interne) afstem ming binnen de eigen de organisatie en ondersteunt in de multidisciplinaire afstemming.

• •

  Evenement: elk voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak.15

• •

  Evenementenkalender: het totaaloverzicht van alle evenementen in de regio. Binnen Oost-Brabant geeft de applicatie DigiMak hier uitvoering aan.

• •

  Evenementenproces: het proces zoals beschreven in dit document (stap 0 t/m 8).

• •

  Veiligheidsregio: wanneer we het begrip veiligheidsregio in dit document gebruiken, doelen we op de aanvullende adviesdienst bij C-evenementen; en doelen we niet op de monokolommen brandweer en GHOR.

• •

  Vergunningverlener: waar in dit document gesproken wordt over ‘vergunningverlener’, wordt de ambtelijk vergunningverlener en/of medewerker vergunningen bedoeld. Niet de burgemeester als eindverantwoordelijke voor evenementenvergunningen.

Beheer van dit document   

De evenementenwereld is constant in ontwikkeling, nieuwe en andere inzichten ontstaan continu. Met dit gegeven moet deze regionale procesbeschrijving gezien worden als een dynamisch document. Op basis van relevante ontwikkelingen en inzichten wordt periodiek beoordeeld of het gewenst is om bij te sturen. De inwerkingtreding van de Omgevingswet (2022) kan bijvoorbeeld een aanleiding tot update zijn. Het beheer van dit document ligt bij het Regionaal Coördinatieoverleg Evenementen (zie colofon).

Leeswijzer   

In deze regionale procesbeschrijving worden de acht stappen (conform de landelijke HEV 2018) van het evenementenproces nader uitgewerkt. Ieder hoofdstuk omschrijft één van de processtappen, van vergunningsaanvraag tot evaluatie.

Afwijkend van de landelijke HEV 2018, is er een extra stap (stap 0) toegevoegd aan de dit regionale document. De landelijke HEV gaat er vanuit dat het proces start met de vergunnings- aanvraag; echter weten we dat daarvoor al het nodige gebeurt waardoor het verdere proces wordt bevorderd (zoals vooroverleg etc.).

Schematische weergave evenementenproces Oost-Brabant   

Stap 0: Voorfase 

Het organiseren van een evenement start met een idee van de organisator. Dit idee werkt de organisator uit, en op enig moment treedt zij naar de gemeente voor afstemming. Idealiter gebeurt dit al voordat er een formele aanvraag van een vergunning wordt gedaan. Vice versa kan de gemeente ook het initiatief nemen om in de voorfase al in contact te komen met de organisator, zeker bij terugkerende evenementen.

Vooraankondiging   

Organisatoren kunnen een vooraankondiging doen bij de gemeente. Vooraankondigingen hebben tot doel gemeenten in een vroegtijdig stadium kennis te laten nemen van de voorziene evenementen. Vooraankondigingen hebben dan ook niet de status van melding of aanvraag. In het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt kan de gemeente organisatoren verzoeken om een vooraankondiging van hun evenement te doen.

De gemeente plaatst de bij hen bekende vooraankondigingen op de regionale evenementenkalender. De gemeente en adviesdiensten krijgen hierdoor in een vroegtijdig stadium inzicht in de samenloop van evenementen, de claim op specifieke evenementenlocaties, indicaties voor capaciteitsplanning (bijvoorbeeld van politie personeel) en de mogelijkheid tot spreiding.

Vooroverleg 

Een vooroverleg tussen de organisator en de gemeente helpt om informatie uit te wisselen. Enerzijds over het beoogde evenement, anderzijds over het te doorlopen evenementenproces en de vergunningverlening. Verwachtingen over en weer kunnen worden doorgenomen. In het verdere (formele) proces komen beide partijen minder snel voor verrassingen te staan.

Afhankelijk van het evenement (vergunningsplichtig of niet) en de behoefte van de vergunningverlener, kunnen de adviesdiensten ook aansluiten bij een vooroverleg. De uitnodiging hiervoor moet tijdig worden gedaan. In het vooroverleg worden geen inhoudelijke adviezen (zie begrippenlijst) over het evenement verstrekt. Door de adviesdiensten zal over oplossings- richtingen worden meegedacht.

Voorlopige behandelaanpak   

Op basis van de vergaarde informatie in de voorfase, kan door de gemeente al een voorlopige behandelaanpak worden bepaald. De Behandelscan evenementen Brabant (zie stap 3) kan hierbij helpen. Met een voorlopige behandelaanpak kan de gemeente de organisator in staat stellen om een tijdige en complete aanvraag in te dienen. Immers gelden bij de verschillende behandelclassificaties veelal andere behandeltermijnen en indieningsvereisten.

Opzetten van het evenementenproces   

Al in de voorfase kan de gemeente het verdere evenementenproces opzetten en (overleg) data gaan inplannen. Een spoorboekje 16  kan hierbij helpen. Dit is een overzicht van de verwachte activiteiten, planning, verantwoordelijkheden en te behalen resultaten in het evene- mentenproces. Dit helpt alle partijen vooruit te kijken waardoor zij hun inspanningen kunnen inplannen. In het geval van C-evenementen kan de casemanager van de veiligheidsregio met de gemeente meedenken over de opzet van het proces.

Stap 1: Aanvragen evenement

Voor het organiseren van een evenement is veelal een melding of vergunning noodzakelijk. De aanvraag (of melding) wordt gedaan bij de gemeente waar het evenement zal plaatsvinden. Met de aanvraag start het formele traject. De gemeente voert de regie over het verdere evenementenproces. Mochten er ná de aanvraag wijzigingen in de plannen ontstaan, dan is de organisator verplicht deze te melden bij de gemeente.

Meldings- of vergunningsplicht   

Op basis van de eisen uit de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente waar het evenement wordt georganiseerd, kan worden bepaald of volstaan wordt met een melding of dat een vergunningsaanvraag noodzakelijk is. 16  Wanneer een vergunning noodzakelijk is, kunnen de volgende stappen in dit document worden doorlopen.

Daarnaast bestaan ook meldingsvrije evenementen bij een aantal gemeenten, deze hoeven slechts te voldoen aan algemene regels.

Vergunningsaanvraag en indieningsvereisten   

De organisator is verantwoordelijk voor het indienen van een volledige (digitale) vergunnings- aanvraag bij de betreffende gemeente. Deze aanvraag bestaat standaard minimaal uit een volledig ingevuld aanvraagformulier 17 , een draaiboek met minimaal programmering/activitei- tenoverzicht en inrichtingstekeningen die voldoen aan de vereisten uit het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP).

Afhankelijk van de (voorlopige) behandelclassificatie van het evenement kan verder gevraagd worden om onder andere een veiligheidsplan, ontruimingsplan, verkeers- c.q. mobiliteits- plan, beveiligingsplan, zorgplan, etc. Deze onderwerpen kunnen in afzonderlijke plannen zijn uitgewerkt, of als hoofdstuk zijn uitgewerkt in één integraal (organisatie-) plan. In bijlage A zijn richtlijnen voor de planvorming van de organisator opgenomen.

Deze documenten zijn noodzakelijk voor de afwegingen van de gemeente en de advisering door de (hulp)diensten. De documenten maken uiteindelijk ook onderdeel uit van de vergunning. De indieningsvereisten van een vergunningsaanvraag kunnen geborgd zijn in het gemeentelijke evenementenbeleid.

Evenementen in bestaandegebouwen   

Naast tijdelijke evenementenlocaties zijn er ook (bestaande) gebouwen waarin evenementen worden georganiseerd. Hoewel deze evenementen (kunnen) vallen onder de reguliere gebruiksfunctie van het gebouw 18 , kunnen deze evenementen invloed hebben op de openbare orde en veiligheid. De gemeente plaatst evenementen in gebouwen daarom ook op de regionale evenementenkalender (zie bijlage D).

Hoewel evenementen in bestaande gebouwen moeten voldoen aan de daar geldende regels, zou het in enkele gevallen aan te bevelen zijn hiervoor ook advies aan te vragen. Hiervoor is het nodig om inzichtelijk te hebben welke evenementen plaatsvinden in dergelijke evenementenhallen of gebouwen. Mogelijkheden om hiervoor in kennis gesteld te worden liggen in het lokaal (horeca)beleid of regelgeving (APV). De Behandelscan evenementen Brabant (zie stap 3) kan ook voor evenementen in bestaande gebouwen helpen om te bepalen of advies van de hulpdiensten gewenst is.

Meerjarige vergunning   

Er zijn gemeenten die voor (A-) evenementen een meerjarige evenementenvergunning afgeven. Als een gemeente hiervoor kiest, is het advies om de randvoorwaarden aan te houden zoals benoemd in bijlage B én op de uitvoering van deze evenementen toe te zien.

Stap 2: Intake door de gemeente

Het doel van de tweede processtap is het toetsen van de vergunningsaanvraag door de gemeente op volledigheid. De gemeente controleert of alle relevante stukken aanwezig zijn om tot een weloverwogen besluit te komen. Waar nodig vindt een aanvullingsverzoek aan de organisator plaats. Wanneer de aanvraag volledig is wordt deze in behandeling genomen.

Check op volledigheid van de aanvraag 

De vergunningverlener controleert of alle relevante stukken bij de vergunningsaanvraag aanwezig zijn om tot een weloverwogen besluit te komen. Dit zijn o.a. de (niet limitatief) opgesomde stukken in bij bijlage A, maar er kan nog meer nodig zijn om volledig beeld te vormen van het evenement.

De vergunningsaanvraag geeft de gemeente inzicht in de feiten en gegevens van het evenement. Enerzijds voor het beoordelen, behandelen, registreren en publiceren van het klantverzoek, anderzijds voor het vergaren van kennis van risicovolle situaties voor de openbare orde en veiligheid, het vergaren van kennis over de interventiecapaciteit van de organisator daarbij en het vergaren van kennis van af te wegen belangen.

Check op bijzondere wet- en regelgeving 

Naast de vergunningverlening van het evenementen conform de APV kan er ook sprake zijn van onderwerpen waar bijzondere wet- en regelgeving op van toepassing is. Voor deze onderwerpen kan naast de evenementenvergunning ook een aanvullende melding, vergunning, ontheffing of verklaring nodig zijn van het bevoegd gezag. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de Drank- en Horecawet, het Vuurwerkbesluit, Wegenverkeerswet, BIBOB, Zondagswet, Wet natuurbescherming of het BGBOP 19 . Bij evenementen in bestaande gebouwen moet een melding brandveilig gebruik gedaan zijn.20

Behandeltermijnen en adviestermijnen   

De gemeenten zijn gehouden aan termijnen om de vergunningaanvraag af te handelen. Deze termijnen zijn in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente vastgelegd. De behandeltermijnen kunnen vanzelfsprekend per gemeente verschillen.

In overleg met de gemeenten zijn de adviestermijnen van de hulpdiensten bepaald. De adviestermijnen gaan in zodra er een volledige adviesaanvraag is uitgezet. Zie bijlage C voor de regio specifieke afspraken over de adviestermijnen.

Plaatsing op regionale evenementenkalender   

De gemeente maakt van het aangevraagde evenement een dossier aan op de regionale evenementenkalender. Wanneer reeds een dossier is aangemaakt op de regionale evenementenkalender als gevolg van een vooraankondiging, dan wijzigt de gemeente de status hiervan naar aanvraag en voegt de benodigde documenten toe (zie bijlage D).

Stap 3: Bepalen van de behandelaanpak

Na de aanvraag van een vergunning wordt op basis van de beschikbare informatie door de gemeente de behandelclassificatie bepaald. Dit wordt bij voorkeur gedaan met behulp van de Behandelscan Evenementen Brabant21 .

Behandelscan evenementen Brabant   

De behandelscan is bedoeld voor evenementen waarvoor een vergunning vereist is22 . De uitkomst van een ingevulde behandelscan, is een indicatie van de behandelaanpak weergeven in een (behandel-)classificatie. De adviescriteria van de hulpdiensten zijn in de behandelscan verwerkt; hiermee wordt het voor een vergunningverlener eenvoudig inzichtelijk óf en bij wie van de hulpdiensten advies kan worden aangevraagd.

Deze scan is een eenvoudig invulmodel (Excel) waarbij op basis van waardering van indicatoren de mate van risico en complexiteit van standaard profielen (publiek, ruimte en activiteiten) wordt berekend. De uitkomst van een ingevulde scan is een eerste globale inschatting van de behandelaanpak. Benadrukt wordt dat de scan een richtinggevend en kwantitatief hulpmiddel is.

Behandelaanpak en adviesaanvraag   

De vergunningverlener bepaalt de behandelaanpak. Voor vergunningsplichtige evenementen zijn er drie behandelclassificaties23  te onderscheiden:

• •

  A-evenement (Regulier)

• •

  B-evenement (Aandacht)

• •

  C-evenement (Risicovol)

Nadat door de gemeente de behandelclassificatie van het evenement is vastgesteld (al dan niet in overleg met de hulpdiensten), worden de (eventuele) adviesverzoeken uitgezet. Wanneer het een C-evenement betreft, is het van belang om eerst een multidisciplinaire risicoanalyse te organiseren alvorens de adviesaanvraag wordt gedaan (zie stap 4).

De ingevulde behandelscan wordt altijd meegestuurd bij een adviesaanvraag. Voor het uitzetten van adviesverzoeken gelden de in bijlage C weergeven werkafspraken. Hier is terug te vinden aan wie de aanvraag gericht kan worden, wat de adviestermijnen zijn en wat voor advies verwacht mag worden.

Tijdens het verdere evenementenproces kan door voortschrijdend inzicht, gewijzigde plannen van de organisator of op basis van opgedane kennis en ervaring, de behandelaanpak worden op- of afgeschaald.

Stap 4: Signaleren en adviseren

Deze stap richt zich op het in beeld brengen, voorkomen en/of beperken van de aan het evenement verbonden risico’s. Afhankelijk van de behandelclassificatie van het evenement wordt een monodisciplinair of multidisciplinair traject gestart (zie figuur 1).

Figuur 1 Monodisciplinaire of multidisciplinaire behandeling i.c.m. de behandelclassificaties

A-evenementen: Gemeentelijke toetsing, standaardadviezen en infobladen 

Bij A-evenementen toetst de vergunningverlener of de aanvraag voldoet aan geldende wet- en regelgeving. De (externe) adviesdiensten hebben voor diverse onderwerpen standaardadviezen en infobladen ontwikkeld (zie bijlage E voor een overzicht van de infobladen). Voor A-evenementen hoeft geen maatwerk advies te worden aangevraagd. Optioneel kan dat wel worden gedaan24 .

In het periodieke gemeentelijk evenementenoverleg kan de vergunningverlener collegiaal sparren met de adviesdiensten over de A-evenementen en de gemeentelijke toetsing hiervan. Het collegiaal sparren kent niet de status van adviesaanvraag.

Na de gemeentelijke toetsing van de aanvraag, kan overwogen worden om de vergunning te verlenen (stap 5).

B-evenementen: Monodisciplinaire behandeling (maatwerk) 

Bij B-evenementen vraagt de vergunningverlener altijd monodisciplinaire (maatwerk) adviezen aan 25. De adviesdiensten baseren hun adviezen op hun eigen (monodisciplinaire) risicobeeld. De adviezen omvatten een beoordeling van de aangeleverde informatie op volledigheid, waarschijnlijkheid en impact van risicovolle situaties en de verwachte effectiviteit van maatregelen van de organisator. Ook bevat het advies een toets aan het wettelijk kader en/of overige regelgeving (bv. de BGBOP of veldnormen GHOR). De adviezen worden meegewogen in het besluit op de vergunningsaanvraag (stap 5) en kunnen hierbij geheel of gedeeltelijk omgezet worden in vergunningsvoorschriften. Binnen alle partijen zelf wordt het evenement ook operationeel voorbereidt (zie stap 6, eerste deel).

Optioneel kan bij B-evenementen een multidisciplinaire behandeling van de vergunningsaanvraag -of enkele onderdelen daarvan worden geïnitieerd (zie beschrijving C-evenementen).

C-evenementen: Multidisciplinaire behandeling van de aanvraag   

Bij C-evenementen, en in bijzondere gevallen bij B-evenementen, zijn de te verwachten risico’s van dusdanige aard dat een multidisciplinaire behandeling (beoordeling, afstemming, advisering en voorbereiding) noodzakelijk is. Door de multidisciplinaire behandeling, wordt integraliteit (in het proces) geborgd. De gemeente voert tijdens de multidisciplinaire behandeling de regie op het proces en kan zich desgewenst laten adviseren door de casemanager van de veiligheidsregio. Dat kan zowel inhoudelijk zijn bij de totstandkoming van onderstaande multidisciplinaire producten of als sparringpartner van de vergunningverlener voor de opzet/ inrichting van het voorbereidingstraject. De dienstverlening van de casemanager vindt in overleg plaats. In haar regierol initieert de gemeente bij deze evenementen de totstandkoming van onderstaande multidisciplinaire producten:

Multidisciplinaire risicoanalyse 

De risicoanalyse is een instrument waarmee de gemeente zich actief kan vergewissen dat de organisator van het evenement de risico’s kent en deze zodanig beheerst dat de openbare veiligheid niet in gevaar komt. Bij ieder C-evenement wordt onder regie van de gemeente samen met de hulpdiensten een multidisciplinaire risicoanalyse uitgevoerd. De gemeente bepaalt welke risicoanalyse methode26  hiervoor wordt gebruikt. Door de risicoanalyse worden risico’s inzichtelijk, kan de impact van de risico’s wordt ingeschat en kan worden beoordeeld of de maatregelen van de organisator in verhouding staan tot de risico’s. Op basis van een uitgevoerde risicoanalyse kan de organisator van het evenement (eventueel) door de gemeente om aanvullende maatregelen worden verzocht. Deze worden verwerkt in een herziening van (enkele onderdelen van) de aanvraag. Na de risicoanalyse en eventuele aanpassing van stukken volgt de adviesaanvraag en gaan de adviestermijnen lopen.

Advisering door de hulpdiensten 

Bij C-evenementen vormt de multidisciplinaire risicoanalyse de basis voor de advisering door de hulpdiensten. De adviezen kunnen dan ook pas na de multidisciplinaire risicoanalyse worden opgesteld. Het is dus van belang dat het evenementenproces zodanig is ingericht dat de hulpdiensten na de risicoanalyse voldoende tijd (zie werkafspraken in bijlage C) hebben om een adviesverzoek in behandeling te nemen. Net als bij B-evenementen, worden in het geval van C-evenementen de adviesproducten ook vanuit de monodisciplinaire verantwoordelijkheid opgesteld en aangeleverd. Echter berust de inhoud van de adviezen in dit geval op een multidisciplinaire basis (de risicoanalyse) en zijn de adviezen waar mogelijk onderling op elkaar afgestemd. De casemanager veiligheidsregio zal waar tegenstrijdigheden in de advisering voorkomen, deze signaleren en voorleggen aan het bevoegd gezag.

Bestuurlijk advies veiligheidsregio 

In navolging op de risicoanalyse en de adviezen van de hulpdiensten kan bij C-evenementen door de casemanager van de veiligheidsregio een bestuurlijk advies worden opgesteld. Het doel van dit advies is om de burgemeester te informeren over de fysieke restrisico’s die na het doorvoeren van maatregelen alsnog blijven bestaan. Deze restrisico’s in overweging nemen- de, kan de burgemeester besluiten nemen in het kader van de veiligheid en vergunningverlening van het evenement (zijn deze restrisico’s acceptabel of niet?).

Integraal Operationeel Plan (IOP) & Voorbereiding (crisis)organisatie 

Bij C-evenementen, en optioneel bij B-evenementen, wordt onder de regie van de gemeente een Integraal Operationeel Plan opgesteld en de (crisis)organisatie voorbereidt. Zie proces- stap 6.

Stap 5: Besluiten op de aanvraag

Het doel van deze processtap is om een besluit af te geven: het weigeren of (onder voorwaarden) verlenen van de evenementenvergunning in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en milieu.

Overweging van adviezen en besluiten overige bevoegde gezagen   

Alvorens een besluit over het evenement wordt genomen, neemt de gemeente alle verstrekte adviezen in overweging. Ook checkt de vergunningverlener of eventuele aanvullende vergunningen, ontheffingen of verklaringen van overige bevoegde gezagen in relatie tot het evenement zijn afgegeven.

Opstellen en verlenen van de vergunning 

Indien er geen bezwaren zijn stelt de gemeente de vergunning op. Aan de evenementenvergunning kunnen nadere voorschriften worden verbonden om het evenement te reguleren. Het is aan te bevelen om toezicht te betrekken bij het opstellen van deze voorschriften. Dit voor een toets op de handhaafbaarheid hiervan en een check of evaluatiepunten van de vorige editie zijn meegenomen.

Met het verlenen van de evenementenvergunning accepteert de burgemeester als bevoegd gezag de restrisico’s van het evenement. Doorgaans is vergunningverlening binnen een gemeentelijke organisatie ambtelijk gemandateerd. Dat neemt niet weg dat de burgemeester verantwoordelijk blijft voor de evenementenvergunning. Bij risicovolle evenementen is het aan te bevelen de burgemeester te betrekken bij de vergunningverlening en/of zelf te laten besluiten over de aanvraag.27  Overige besluiten (ontheffing geluid, kamperen, etc.) worden door het college als bevoegd gezag genomen.

Binnen zes weken na bekendmaking van het besluit kunnen belanghebbenden een bezwaarschrift indienen en een verzoek om voorlopige voorziening aanvragen. Een bezwaar schort de werking van een besluit niet op.

Weigeren, wijzigen of intrekken van de vergunning 

De burgemeester heeft uiteraard altijd het recht om – als daartoe voldoende aanleiding bestaat – de vergunning te weigeren of, als deze al verleend is, in te trekken of te voorzien van beperkingen of aanvullende vergunningvoorschriften. Het spreekt voor zich dat dit slechts kan als sprake is van nieuwe informatie of gewijzigde omstandigheden die vooraf niet te voorzien waren. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld een ernstige calamiteit nabij de evenementenlocatie, (dreiging van) rellen, stakingen, noodweer, een ramp, terreur en nationale rouw.

Informeren van de adviesdiensten 

De vergunning wordt door de gemeente opgenomen in de regionale evenementenkalender (zie bijlage D). Hierdoor hebben de hulpdiensten altijd inzage in de vergunning en vergunde plannen.

Indien de gemeente afwijkt van de verstrekte adviezen, is het wenselijk dat de hulpdiensten hiervan (ook) schriftelijk op de hoogte gesteld worden.

Stap 6: Operationele voorbereiding

Binnen deze processtap vindt de (operationele) voorbereiding van het evenement plaats door de gemeente en de hulpverleningsdiensten. De eerste paragrafen gelden voor alle categorie- en evenementen (A, B en C). De paragrafen na de streep zijn specifiek voor C-evenementen (en optioneel B-evenementen) bedoeld.

 Plan voor toezicht en handhaving   

De gemeentelijke verantwoordelijkheid voor veilige evenementen gaat verder dan het verlenen van de vergunning. De organisator moet de vergunningsvoorschriften nakomen en het bevoegd gezag ziet hier op toe. Of -en op welke wijze- toezicht nodig en/of gewenst is, is afhankelijk van diverse factoren. Denk hierbij aan de (rest)risico’s van het evenement, ervarin- gen met de organisator (zowel negatief als positief) en eventuele controles bij eerdere edities van dit evenement.

Voor wat betreft de evenementenvergunning is de gemeente zelf toezichthouder. Hierbij kunnen de adviesdiensten en andere partijen de gemeente ondersteunen (collegiaal toezicht)28 . Voorafgaand aan het evenement moeten er daarom afspraken worden gemaakt over het toezicht en handhaving. Ook kan vooraf prioritering worden aangebracht in de punten voor toezicht en handhaving. Indien er vooraf geen initiatief genomen wordt door het bevoegd gezag, kan de desbetreffende dienst vanuit haar eigen verantwoordelijkheid haar toezicht inrichten. Dit zal dan gericht zijn op de specifieke risico’s waarvoor de dienst is aangewezen. De inzet vindt plaats conform de Landelijke Handhavingstrategie (LHS)29 .

De driehoek   

In het (basisteam) driehoeksoverleg tussen de burgemeester(s), officier van justitie en teamchef van de politie worden beleidsuitgangspunten en tolerantiegrenzen rond sociale veiligheid bepaald. Hierbij valt te denken aan het te hanteren beleid van een evenement inzake drugs, maar ook de inzetcapaciteit van de politie wordt hier bepaald. Daarom is het van belang om tijdig de vooraankondigingen en aanvragen van evenementen in de regionale evenementenkalender te zetten.

Aanwijzen van contactpersonen   

De organisator wijst een contactpersoon aan die tijdens het evenement te allen tijde bereikbaar is voor de hulpdiensten. Ook kan de gemeente een ambtelijk contactpersoon30  aanwijzen. De beide contactpersonen moeten (incl. bereikbaarheidsgegevens) door de gemeente worden vermeld op de regionale evenementenkalender.

Monodisciplinaire operationele voorbereiding hulpdiensten   

De voorbereiding door de hulpdiensten op het evenement geschiedt zowel op monodisciplinaire als multidisciplinaire basis. Monodisciplinair kan dit bij alle typen evenementen (A, B, of C) het geval zijn. Hierbij valt te denken aan het maken van bereikbaarheidskaarten voor de brandweer, het afstemmen van het geneeskundige samenspel rond een evenement of de capaciteitsplanning van de politie. De hulpdiensten hebben daarbij een eigen verantwoordelijkheid voor het briefen van operationele functionarissen.

Integraal Operationeel Plan   

Bij C-evenementen (en optioneel bij B-evenementen) wordt een Integraal Operationeel Plan (IOP) opgesteld. De casemanager van de veiligheidsregio kan hierbij ondersteunen. Het IOP betreft een aantal afspraken over de noodzaak tot een (publiek/private) coördinatiestructuur tijdens het evenement, de doelen van het toezicht, informatiemanagement, calamiteitenroutes en uitgangsstellingen, voorbereide scenario’s, multi-samenwerkingsafspraken en contactgegevens.31  Het IOP vormt de basis van de monodisciplinaire voorbereiding van alle partijen op het evenement.

Voorbereiding van de regionalecrisisorganisatie 

Bij C-evenementen (en optioneel bij B-evenementen) zorgt de casemanager van de veiligheidsregio -in samenwerking met de calamiteitencoördinator (CaCo) van de meldkamer- voor de informatiepositie van de regionale crisisorganisatie. Dit betreft in ieder geval een voorbereide LCMS-activiteit waarin (indien beschikbaar) het IOP, veiligheidsplan, calamiteitenroutes, kaartmateriaal en contactgegevens ter beschikking worden gesteld. De dienstdoende crisisfunctionarissen worden geattendeerd op het evenement en de voorbereide operationele informatie 32.

Doorleefsessie   

Bij C-evenementen (en optioneel bij B-evenementen) kan door de gemeente besloten worden om voorafgaand aan het evenement een “doorleefsessie” te houden. Dit al dan niet op advies van de hulpdiensten. Een doorleefsessie is een door de gemeente georganiseerde bijeenkomst waarbij scenario’s worden besproken, ervaringen worden uitgewisseld en de maatregelen uit het veiligheidsplan en IOP worden doorlopen. Het is van belang dat de doorleefsessie geruime tijd voor het evenement plaatsvindt, zodat eventueel nog zaken in de planvorming kunnen worden bijgesteld.

Bij deze doorleefsessie zijn minimaal de gemeente, organisator en haar inhuurpartijen, de adviseurs en de tijdens het evenement dienstdoende operationeel leidinggevenden uit de crisisorganisatie aanwezig. De casemanager veiligheidsregio kan faciliteren bij het organiseren van een doorleefsessie.

Stap 7: (uitvoeren van) het evenement

Na alle voorbereidingen vindt het evenement uiteindelijk plaats. De organisator is degene onder wiens verantwoordelijkheid het evenement plaatsvindt en moet uitvoering geven aan de vergunningsvoorschriften. De toezichthouders en hulpdiensten voeren de geplande werkzaamheden in deze fase uit.

Schouw voor aanvang van het evenement   

Voor aanvang van het evenement kan er een schouw plaatsvinden op het evenemententerrein waarbij gecontroleerd wordt of de vergunningsvoorschriften nageleefd worden en of bouwsels veilig zijn geplaatst (constructieve veiligheid). De gemeente regisseert de schouw, de verslaglegging en de terugkoppeling hierover aan de betrokken partijen en hulpdiensten. Al in stap 6 (plan voor toezicht en handhaving) stemt de gemeente met de betrokken partijen af of vertegenwoordiging van hen tijdens de schouw gewenst is.

Als tijdens de schouw blijkt dat op onderdelen niet is voldaan aan de voorschriften, wordt dit ter plekke kenbaar gemaakt aan de organisator en wordt een termijn voor het aanpassen ge- steld. Het is daarom belangrijk dat de schouw tijdig plaatsvindt zodat er voldoende tijd is voor de organisator om eventuele aanpassingen te verrichten. Op basis van een (eventuele) ver- volgschouw blijkt of alle noodzakelijke aanpassingen zijn doorgevoerd en beslist de gemeente of het evenement kan starten.

Toezicht tijdens het evenement   

Niet alleen bij de schouw maar ook tijdens het verdere verloop van het evenement kan de gemeente door middel van toezicht en handhaving sturen op het verloop van het evenement. De gemeente heeft als bevoegd gezag de taak om te controleren of de organisator zich houdt aan de in de vergunning gestelde voorschriften. De organisator moet te allen tijde de aanwijzingen opvolgen. Het toezicht is een samenspel tussen de gemeente en betrokken diensten, waarbij ieder vanuit zijn eigen bevoegdheid opereert. Bereikbaarheid van het bevoegd gezag in die gevallen dat er een besluit genomen moet worden (anders dan acute bestuursdwang) verdient aandacht.

Naast de gemeente en hulpdiensten (naleving evenementenvergunning, APV, constructieve veiligheid) zijn er ook andere toezichthoudende instanties. Denk hierbij aan de NVWA (roken, voedselveiligheid, kermisattracties), de Omgevingsdienst (geluid en milieu), het Agentschap Telecom (mobiele bereikbaarheid) en andere instanties die vanuit hun eigen bevoegdheid opereren.

Mogelijkheden tot handhaving   

Als blijkt dat de organisator zich niet aan de vergunningsvoorschriften houdt, dan kan de gemeente daarop handhaven. Dit kan zowel voorafgaand, tijdens als na afloop van het evenement. Afhankelijk van de ernst en aard van de geconstateerde overtreding of afwijking, besluit de burgemeester welke bestuurlijke maatregel passend wordt geacht. Conform de Landelijke Handhavingstrategie (LHS) zijn hiervoor zijn diverse mogelijkheden:

Operationeel veiligheidsoverleg/CMT   

Bij risicovolle evenementen kan een operationeel veiligheidsoverleg/Coördinerend Management Team (CMT) zijn ingesteld. Dit al dan niet in afstemming met -of op advies van- de hulpdiensten (zie stap 6: Integraal Operationeel Plan).

Afhankelijk van de (rest)risico’s van het evenement, zijn de doelstelling van het veiligheidsoverleg, de samenstelling (publiek/privaat), het voorzitterschap, vergaderfrequentie, informa- tiemanagement en andere afspraken gemaakt. De invulling van voorgaande punten is per definitie maatwerk.34

Contact met Meldkamer Oost-Brabant   

Per januari 2020 is er een calamiteitencoördinator (CaCo) op de Meldkamer Oost-Brabant actief. Tijdens evenementen is de CaCo namens de meldkamer het aanspreekpunt voor organisatoren en het operationeel veiligheidsoverleg/CMT. De CaCo zorgt voor multidisciplinaire afstemming op de meldkamer en staat in rechtstreeks contact met de meldtafels brandweer, ambulance en politie. De CaCo is 24/7 te bereiken op 088 061 82 02.

De CaCo zal ook een belangrijke rol gaan spelen in de voorbereide operationele informatievoorziening van evenementen (zie stap 6).

Crisismanagement   

Tijdens een evenement kan een calamiteit of crisis ontstaan. Het algemene beleid hiervoor staat beschreven in het Regionaal crisisplan (RCP) van de veiligheidsregio. Het Regionaal crisisplan is het overkoepelende multidisciplinaire plan waarin beschreven staat hoe de crisisorganisatie is georganiseerd en welke verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden waar zijn belegd. Wanneer gewenst en noodzakelijk levert de veiligheidsregio de benodigde input voor de multidisciplinaire operationele voorbereiding.

Stap 8: Evaluatie van het proces

Nadat het evenement heeft plaatsgevonden, wordt het evenement én het doorlopen evenementenproces geëvalueerd. De evaluatie vindt bij voorkeur binnen 4 weken na het evenement plaats. Bij terugkerende evenementen worden de uitkomsten van de evaluatie gebruikt als input voor de volgende editie.

Wijze van evalueren   

De gemeente beslist of en op welke wijze35  er geëvalueerd gaat worden. In principe kan ieder evenement geëvalueerd worden. Van belang is dat het gehele evenementenproces wordt geë- valueerd; niet alleen de uitvoering. De gemeente kan ook door de adviesdiensten of organisator verzocht worden een evaluatie te organiseren of eraan bij te dragen.

Evaluatie van C-evenementen   

C-evenementen (en eventueel B-evenementen) die een multidisciplinaire behandeling kenden worden altijd geëvalueerd. Daarbij wordt de effectiviteit van de getroffen maatregelen beoor- deeld en worden conclusies getrokken die in het daaropvolgende jaar kunnen leiden tot een verbeterde opzet. De keuze voor de vorm en de deelnemers aan de evaluatie is situatieafhan- kelijk.

Bijlage A Richtlijnen planvorming

In deze bijlage wordt een uitwerking gegeven voor de inhoud van de planvorming van de organisa tor. De opsommingen fungeren als hulpmiddel voor betrokken partners, maar zijn niet limitatief.

Indieningsvereisten tekeningen BGBOP   

Op de ingediende tekeningen moeten de volgende punten zijn aangegeven:

• a.

  een situatieschets met noordpijl;

• b.

  een plattegrond met een maat- of schaalaanduiding, die de objecten, groter dan 25m², op die plaats bevat.

Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven, en bevat de plattegrond per verblijfsruimte:

• a.

  de voor personen beschikbare m² gebruiksoppervlakte;

• b.

  de gebruiksbestemming;

• c.

  de opstelling van inventaris en van de inrichtingselementen.

Tevens moet op de tekening worden aangegeven, zover deze aanwezig zijn:

• 1.

  brand- en rookwerende scheidingsconstructies;

• 2.

  vluchtroutes;

• 3.

  draairichting van deuren in doorgangen;

• 4.

  nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedtedaarvan;

• 5.

  vluchtrouteaanduidingen;

• 6.

  noodverlichting;

• 7.

  brandblusvoorzieningen

• 8.

  brandweeringang.

• 9.

  de aanduidingen (symbolen) zijn conform NEN 1413, als deze norm daarin voorziet.

Richtlijn draaiboek van de organisator   

In het draaiboek van de organisator worden onderdelen van de aanvraag verder uitgewerkt (activiteit, publiek en ruimtelijkprofiel). In het draaiboek van de organisator moeten minimaal de volgende onderdelen opgenomen worden:

• •

  Gegevens organisator en aanvrager

• •

  Aard van het evenement

• •

  Toegang van het evenement (betaalt of gratis, toegangscontrole)

• •

  Het publieksprofiel (totaal en maximaal gelijktijdig aanwezige deelnemers en bezoekers, doelgroep, etc.)

• •

  De beschrijving van de locatie

• •

  Het tijdstip en duur van het evenement

• •

  Het programma van het evenement

• •

  Aantal, type en locatie sanitaire voorzieningen

• •

  Aantal en locaties van drinkwatervoorzieningen

• •

  Plattegrond met daarop de inrichting van het evenemententerrein

• •

  Namenlijst en (telefonische) bereikbaarheidsgegevens van key-partners (organisatie en externe leveranciers)

Richtlijn veiligheidsplan organisator   

Het veiligheidsplan is het plan waarin beschreven wordt hoe de organisator de veiligheid van mensen (bezoekers, medewerker, artiesten en omgeving) bij en rondom een evenement borgt. Het beschrijft de preventieve (personele, materiële en organisatorische) maatregelen die de organisator getroffen heeft.

In het veiligheidsplan wordt de veiligheidsorganisatie beschreven. Daarin wordt beschreven wie per taakgebied coördinator is en hoe hij/zij bereikbaar is (intern-extern). Tevens worden de namen en onderlinge communicatiemogelijkheden van politie, brandweer, GHOR met de organisatie en zijn onderaannemers beschreven.

De volgende plannen kunnen afzonderlijk, maar ook als onderdeel van het veiligheidsplan aangeleverd worden:

• •

  Beveiliging

• •

  Brandveiligheid

• •

  Crowd management en calamiteiten

• •

  Gezondheid / zorg

• •

  Communicatie

• •

  Verkeer / mobiliteit

 Beveiliging: 

• •

  Naam geregistreerd beveiligingsorganisatie

• •

  Aantal gecertificeerde beveiligers per taak, moment en locatie

• •

  Herkenbaarheid van beveiligingspersoneel

• •

  De eisen die de organisator stelt om het terrein te mogen betreden (tolerantiebeleid)

• •

  De maatregelen die de organisator treft om drugsgebruik tegen te gaan

• •

  Beschrijving van de communicatiemiddelen

Brandveiligheid: 

• •

  Maatregelen om brandveiligheid maximaal te waarborgen, zoals

  • -

    Inrichting evenemententerrein en tijdelijke bouwsels (bijvoorbeeld podia, nooduitgangen, aanrijdroutes hulpdiensten)

  • -

    Constructie en indeling van tijdelijke bouwsels (inclusief technische brandklasse certificaten)

  • -

    Opstellingsplannen

  • -

    Stoffering en versiering

  • -

    Te plaatsen aggregaten

  • -

    Aantal beschikbare brandwachten

  • -

    Vluchtcapaciteit

  • -

    Brandveiligheidsvoorzieningen, zoals brandblusmiddelen, vluchtwegverwijzing, omroepinstallaties

  • -

    Bereikbaarheid hulpdiensten

  Crowd management en calamiteiten: 

• •

  Beschrijving van relevante scenario’s voor het evenement (o.b.v.risicoanalyse).

  • -

    Beschrijving van de preventieve maatregelen die getroffen zijn

  • -

    Beschrijving van repressieve maatregelen. Hierdoor weet eenieder wat er van hem/ haar verwacht wordt bij een specifieke calamiteit.

    • .

      taken en verantwoordelijkheden (afbakening tussen organisator en hulpdiensten)

    • .

      crisisstructuur (deelnemers, locatie, vergaderfrequentie)

    • .

      communicatie (alarmering medewerkers, waarschuwen bezoekers, inlichtingshulpmiddelen, verbindingsschema en afspraken over woordvoering)

• •

  Het scenario (algehele) ontruiming van het evenemententerrein moet altijd omschreven worden. Hierin wordt aangegeven hoe het evenemententerrein wordt ontruimd, door wie en met gebruik van welke middelen.

• •

  Crowdmanagementmaatregelen

  • -

    Preventieve crowdmanagementmaatregelen (zoals inrichting evenementenlocatie, veiligheidsnormen, risicoanalyse, programmering en preventief informeren)

  • -

    Repressieve crowdmanagementmaatregelen (zoals lichtkranten, cityguides, omroepinstallaties, exit banners)

• •

  Plattegrond(en)

  • -

    Inrichting evenemententerrein (podia, horeca, toiletten, beveiligingspost, EHBO e.d.)

  • -

    Locatie van brandkranen op of in de buurt van het evenemententerrein

  • -

    Fysiek genomen maatregelen (nooduitgangen, aanrijdroutes, calamiteitenroutes, crowdmanagementmaatregelen, verkeersmaatregelen e.d.)

 Gezondheid / zorg: 

• •

  Gegevens EHBO

  • -

    Naam EHBO-organisatie

  • -

    Contactgegevens EHBO-coördinator

  • -

    Plaats bereikbaarheid EHBO-post(en) (en ambulances)

  • -

    Aantal aanwezige EHBO’ers (moment en locatie)

• •

  In te zetten materiaal (uitrusting, AED, communicatiemiddelen, e.d.)

• •

  Inzettijden van de EHBO en andere medischehulpverleners

• •

  Aanwezigheid van andere medische hulpverleners (verpleegkundige, arts, ambulance e.d.)

• •

  Eventuele werkafspraken met organisator, ziekenhuis, huisarts en/of meldkamer ambulancezorg

• •

  Bereikbaarheid van de evenementenlocatie

• •

  Locatie chill-out ruimte

• •

  Beschrijving ten aanzien van alcohol- en drugsgebruik

• •

  Maatregelen ten aanzien van hitte

• •

  Technische hygiëne zorg, infectieziektebestrijding en andere gezondheidskundige aspecten (drink)watervoorzieningen, afvalverwerking, sanitaire voorzieningen, dieren)

Het communicatieonderdeel bevat: 

• •

  Communicatie door de organisator naar direct omwonenden (zoals een bewonersbrief en/of een advertentie in de krant of een wijkblad)

• •

  Communicatie van de organisator naar bezoekers/deelnemers (zoals huisregels, bewegwijzering, gebruik openbaar vervoer, parkeerfaciliteiten en preventieve boodschappen)

• •

  Organisatieschema (inclusief taken, verantwoordelijkheden en contactgegevens)

Richtlijn verkeersplan organisator   

Het verkeersplan bevat maatregelen om de verkeersveiligheid te borgen, zoals:

• •

  Ingehuurde organisatie

• •

  Aantal verkeersregelaars per taak, moment en locatie

• •

  Tijden en locaties van de wegafsluitingen en omleidingen

• •

  Toegankelijkheid evenemententerrein

• •

  Parkeerfaciliteiten

• •

  Aan- en afvoer van bezoekers in relatie tot het openbaar vervoer en parkeerfaciliteiten

• •

  Doorgang openbaar vervoer in relatie tot het evenemententerrein

• •

  Af- en aanrijdroutes (artiesten, leveranciers)

• •

  Calamiteitenroutes hulpdiensten

• •

  Vrijhouden van brandkranen bij parkeren van voertuigen in de buurt van het evenement

• •

  Bebordingsplan

• •

  Aantal gecertificeerde verkeersregelaars (evenementen/beroeps)

• •

  Garanderen van bereikbaarheid van onder andere ziekenhuizen, huisartsen, gemeentehuis

• •

  Begaanbaar houden af- en aanrijdroutes en calamiteitenroutes

Bijlage B Meerjarige vergunning

Randvoorwaarden voor meerjarige vergunning   

Voor het afgeven van een meerjarige vergunning, kan de gemeente de volgende randvoorwaarden stellen:

• •

  het evenement vindt al minstens drie jaar in de gemeenteplaats;

• •

  er zijn geen negatieve ervaringen opgedaan, ofwel de evaluatie van het evenement in voorgaande jaren is positief;

• •

  het betreft geen evenement dat de status aandacht- (B) of risico-evenement (C) heeft, waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving en er extra capaciteit van de hulpdiensten is vereist;

• •

  er is sprake van geringe risico’s ten aanzien van de openbare orde en veiligheid, een en ander ter beoordeling van de burgemeester (en op advies van de politie);

• •

  het evenement wijzigt niet qua aard en omvang en wordt elk jaar op dezelfde locatie gehouden.

Intrekken of wijzigen van een meerjarige vergunning   

Bij voorkeur wordt een meerjarige vergunning verleend voor een bepaalde periode en kan worden ingetrokken of gewijzigd als:

• •

  alsnog blijkt dat er sprake is van substantiële wijzigingen in de aard, omvang of locatie;

• •

  de voorschriften in de vergunning niet worden nageleefd;

• •

  zich een calamiteit heeft voorgedaan;

• •

  er serieuze klachten zijn binnengekomen;

• •

  de locatie van het evenement niet beschikbaar is (bijvoorbeeld door werkzaamheden);

• •

  als ter verkrijging daarvan onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt;

• •

  als op grond van een verandering van de omstandigheden of inzichten opgetreden na het verlenen van de vergunning, intrekking of wijziging noodzakelijk is vanwege het belang of de belangen ter bescherming waarvan de vergunning is vereist;

• •

  de burgemeester dit om andere redenen noodzakelijk acht.

Toezicht en handhaving   

Wanneer een gemeente ervoor kiest om een meerjarige vergunning voor een evenement af te geven, is het aan te bevelen om voor dit evenement in ieder geval in te zetten op toezicht en handhaving (tijdens het evenement). Dit is het instrument waarmee de gemeente alsnog invulling kan geven aan haar wettelijke verplichting (art. 172 Gemeentewet).

Bijlage C Werkafspraken adviesdiensten 

Interne adviesdiensten afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie   

Dit betreft het interne proces van de gemeentelijke organisaties en is daarom geen onderdeel van dit document.

Externe adviesdiensten verdeeld naar regio   

Op de volgende pagina’s staan de werkafspraken van de adviesdiensten in tabellen weergegeven. De 1e tabel betreft de werkafspraken van de adviesdiensten in regio Brabant-Noord. De 2e tabel betreft de werkafspraken van de adviesdiensten in regio Brabant-Zuidoost.

Bijlage D Reg. Evenementenkalender

Doelen van de regionale evenementenkalender   

De regionale evenementenkalender heeft voor alle gemeenten en hulpdiensten in Oost-Brabant de volgende doelstellingen:

• •

  Inzage in het totaal aan evenementen in Oost-Brabant

• •

  Mogelijkheid tot het signaleren van knelpunten in het totaal aan evenementen (bijvoorbeeld een ongewenste samenloop van evenementen)

• •

  Mogelijkheid tot ongevraagd adviseren en ongevraagd toezicht

• •

  Inplannen van capaciteiten en personeel (waaronder politie)

• •

  Operationele voorbereiding van medewerkers (inlezendocumenten)

• •

  Raadplegen van bereikbaarheidsinformatie in het geval van calamiteiten door meldkamer

De regionale evenementenkalender dient dus niet ter facilitering van het inhoudelijke adviseringsproces van een evenement. De aanvraag van adviezen loopt d.m.v. het in dit docu- ment geschetste evenementenproces (stappen 0 t/m 8) en bijhorende werkafspraken van de adviesdiensten (bijlage C).

De gezamenlijke regionale evenementenkalender (Digimak) is de enige wijze waarop bovenstaande doelstellingen kunnen worden bereikt. Immers heeft geen enkele individuele partij (gemeente of hulpdienst) in Oost-Brabant overzicht van álle vergunningsplichtige evenementen in Oost-Brabant.

Richtlijnen voor het vullen van Digimak   

Om bovenstaande doelstellingen te bewerkstellingen maken we in Oost-Brabant al enige jaren gebruik van de applicatie Digimak. Conform eerder gemaakte afspraken maken de gemeen- ten de evenementendossiers aan in Digimak. Voor het vullen van deze evenementendossiers in DigiMak gelden de volgende richtlijnen:

• •

  Alle vergunningsplichtige evenementen (A, B of C) worden op Digimak geplaatst.

• •

  Meldingsplichtige evenementen hoeven niet op DigiMak te worden geplaatst.

• •

  Vooraankondiging: indien een organisator een vooraankondiging bij de gemeente doet, maakt de gemeente een evenementendossier aan op Digimak.

• •

  Aanvraag: zodra de aanvraag van een evenement bij de gemeente is gedaan, maakt de gemeente een evenementendossier aan op Digimak. Relevante documenten (zie hieronder) worden toegevoegd. Wanneer al een dossier was aangemaakt a.g.v. een vooraankondiging, dan wijzigt de gemeente de status hiervan.

• •

  Vergunning: Zodra de vergunning is verleend, plaatst de gemeente deze vergunning (en eventuele gewijzigde/definitieve documenten) op Digimak.

• •

  Uploaden relevante documenten: de documenten die van belang zijn om toe te voegen aan een evenementendossier in Digimak zijn (indien beschikbaar) minimaal:

  • -

    Plattegrond / GRID-kaarten

  • -

    Veiligheidsplan & calamiteitenplan

  • -

    Medisch / gezondheidsplan

  • -

    Verkeersplan

  • -

    Vergunning

• •

  Contactgegevens: De contactgegevens (operationele contactpersonen) van de organisator en gemeente worden voor ieder evenement onder het tabblad contactpersonen vermeld.

Bijlage E Overzicht infobladen